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7 formas de reduzir o extravio de boletos na sua empresa

Por Diego Contezini
2 de janeiro, 2020

Reduzir o extravio de boletos é muito importante para as empresas porque evita alguns problemas, como o pagamento de multas e de juros devido a atrasos. Além disso, boletos extraviados podem causar conflitos com os fornecedores.

Com alguns cuidados e a tecnologia moderna, é possível evitar esse tipo de transtorno. Quando não se paga o boleto na data prevista, isso também interfere negativamente na saúde do fluxo de caixa. Neste artigo, vamos mostrar algumas formas de reduzir extravio de boletos na sua empresa! Boa leitura!

1. Use boletos eletrônicos para reduzir extravio de boletos

Os boletos eletrônicos são mais seguros que os boletos impressos. O documento favorece a economia, já que reduz custos com papel e tinta da impressora, além de melhorar a gestão das contas que devem ser recebidas e que devem ser pagas. Boletos digitais evitam surpresas no fechamento do mês. Eles ainda possibilitam que a empresa faça o rastreamento de todos os títulos que emitiu.

Uma das coisas que podem acontecer com os boletos impressos é a seguinte: digamos que determinado profissional descobre que, ainda que o serviço tenha sido realizado, e o boleto tenha sido entregue ao cliente, ele não recebeu o título. É possível que tenham ocorrido diferentes situações:

  • o documento pode não estar com a nota fiscal;
  • a equipe interna pode não ter enviado o boleto;
  • o boleto pode ter extraviado durante o transporte.

Seja como for, o mais provável é que a empresa não receba o valor do boleto no prazo, atrapalhando o fluxo de caixa, já que a entrada do dinheiro não se dá na data prevista. Vivenciando uma economia incerta, o gestor precisa ficar alerta à taxa de inadimplência dos seus clientes. Emitindo boletos eletrônicos, fica mais simples administrar a carteira de cobrança.

2. Invista em um sistema que automatize a emissão de boletos e a cobrança

Caso a empresa receba vários boletos de cobrança, é fundamental deixar em ordem todas as informações para reduzir extravio de boletos, pois se isso vier a ocorrer, os pagamentos ficarão em atraso e, consequentemente, você terá que pagar juros e multas, além de ficar malvisto diante de seus fornecedores, ou seja, a imagem da empresa ficará prejudicada.

A automação de boletos torna-se uma solução eficaz. O software realiza tarefas que permitem que os funcionários disponham de mais tempo para ações mais estratégicas. As atividades mais burocráticas costumam ser mais cansativas e geradoras de queda na produtividade.

Consequentemente, ao automatizar a emissão de boletos e o sistema de cobrança, os riscos de falhas nesse processo caem consideravelmente, os trabalhos repetitivos são executados automaticamente e com eficiência e a produtividade tende a aumentar.

3. Mantenha um bom sistema de gestão de boletos

A administração empresarial sempre é difícil, seja a organização pequena, seja média, seja grande. Também não importa o setor em que ela atua. O gestor precisa focar diferentes aspectos, sempre disposto a trabalhar no sentido de obter os resultados mais satisfatórios, com a oferta de produtos e/ou serviços que atendem às demandas da população.

Quando ele procura ferramentas que o auxiliem na conquista desses resultados, fica mais fácil alcançar o sucesso. Um sistema que emite e gerencia boletos é de enorme relevância para otimizar a saúde financeira do negócio, controlando melhor pagamentos e recebimentos.

Um bom sistema para administrar boletos é útil, inclusive, para empresas de qualquer tamanho, incluindo as que são pequenas e ainda estão começando, valendo, ainda, para trabalhadores autônomos, que não dispõem de funcionários para fazer o monitoramento dos boletos.

Uma plataforma que gerencie boletos bancários deve ter uma interface intuitiva e acessível, facilitando a administração das finanças ao gerenciar esses documentos com cuidado e eficiência.

4. Envie boletos diretamente por e-mail

Outra estratégia eficaz para reduzir extravio de boletos é enviar e receber o documento por e-mail. Mesmo que o cliente queira imprimir e venha a perdê-lo, o boleto original continua armazenado na caixa de entrada do e-mail, em anexo. Enquanto não for enviado para a lixeira, o documento continuará ali, em total segurança, pronto para ser pago das mais diferentes formas, seja pelo Internet Banking, seja diretamente no banco, seja por meio de aplicativo.

5. Use o código de barras para pagamentos e recebimentos

Uma alternativa que vem sendo muito usada atualmente é o pagamento por meio do código de barras. Assim, não é necessária a utilização do boleto. O código de barras, em pagamentos automáticos via internet ou aplicativo, pode ser copiado e colado. Também pode ser copiado em um papel e levado ao caixa, seja o eletrônico, seja o caixa físico da instituição, da lotérica ou de outros representantes bancários.

Mas essa ainda não é uma solução popularizada. Muitas pessoas preferem o boleto, já que o código de barras é uma sequência longa de números, fato que leva alguns a julgarem essa alternativa mais complexa e mais propensa a erros.

6. Rastreie o boleto para garantir mais segurança

O boleto que não era registrado, e nem tinha conexão com a instituição bancária emissora, passou a ser registrado conforme determinação do Banco Central. Desse modo, o banco é informado toda vez que um boleto é emitido. Os dados do boleto, como nome e endereço do cliente, vão para o banco, o qual registra as informações e fica ao aguardo da confirmação do pagamento para a liberação do valor na conta da organização.

Um boleto registrado é bem mais prático de ser rastreado e, desse modo, torna-se possível contatar o cliente e enviar uma mensagem para ele, falando sobre a dívida pendente, disponibilizando uma segunda via. Isso significa que existem formas de mapear a inadimplência e modificar a situação.

7. Adote os serviços de uma plataforma online

Essa última dica reúne, praticamente, todas as outras. Utilize os serviços de uma plataforma de gestão na nuvem e tenha sucesso definitivo em reduzir o extravio de boletos. Uma boa plataforma gera boletos rapidamente e efetua sua administração com plena eficiência. Você tem, à sua disposição, todos os recursos disponíveis para garantir controle sobre suas contas.

Primeiramente, a plataforma emite e envia boletos por e-mail sem cobrar nada. Também envia notificações por e-mail e SMS para o cliente, antes e após o vencimento. Com o robô de cobrança, os clientes são notificados a respeito de cobranças vencidas. A cobrança pode ser feita via cartão de crédito ou débito. Você pode configurar o momento mais adequado para emitir e enviar automaticamente a nota fiscal eletrônica.

Aplicando essas 7 dicas, é possível reduzir extravio de boletos e otimizar a gestão financeira da empresa. Uma plataforma especializada oferece diversos recursos para melhorar a administração do negócio.

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