Conheça todos os tipos de notas fiscais e como emitir cada uma

por 23 set 2015Gestão Financeira

Manter o sistema fiscal da sua empresa organizado é um dever que todo gestor precisa ter. Apesar das facilidades proporcionadas pela emissão eletrônica de notas fiscais, o sistema tributário brasileiro ainda é muito complexo – e para evitar transtornos, você precisa conhecer bem todos os tipos de notas fiscais, além das suas funcionalidades e aplicações.

Um estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-SP) mostrou que 90% das empresas brasileiras têm algum problema de controle fiscal. No comércio, inclusive, esse número pode chegar até 96%.

Por isso, esse artigo vai ajudar a esclarecer quais são as diferentes categorias e tipos de notas fiscais, mostrando como você pode utilizar cada uma delas e quais são os principais processos para manter uma organização financeira do seu negócio. Continue lendo!

Conteúdo

O que é nota fiscal e para que ela serve?

Uma nota fiscal é um documento que formaliza uma transação comercial. As notas registram a venda de produtos ou serviços, além de serem utilizadas para indicar possíveis doações, transferências de bens e devoluções de mercadorias.

Ou seja, ela ajuda a manter um controle direto de todas as transações feitas entre sua empresa e seus clientes ou fornecedores. Assim, o Fisco (conjunto de órgãos que realizam o controle tributário) podem recolher seus impostos e manter as empresas legalizadas.

Vale ressaltar que desde 2006, o governo estabeleceu um projeto para modernizar a emissão de notas fiscais substituindo os antigos talões em papel pelo arquivo eletrônico. Com isso, tornou- se mais fácil emitir e ter acesso às notas fiscais do seu negócio.

Qual a importância da nota fiscal?

Conforme já mencionado, o Fisco possui um rígido controle sobre os impostos devidos por todas as empresas em território nacional. Caso algo não esteja dentro da legalidade, sua empresa pode se enquadrar dentro do crime de sonegação fiscal, conforme a Lei 4.729/1965.

Além disso, as notas fiscais ajudam que sua empresa mantenha seu balanço patrimonial e demonstrações financeiras e contábeis em dia – já que é através delas que seu contador pode realizar essa organização.

No fim do dia, a nota fiscal pode se tornar um registro dos seus lucros e custos, demonstrando como sua empresa está desempenhando suas funções e quanto de liquidez que seu fluxo de caixa apresenta.

Em um ambiente competitivo, independente do segmento, é fundamental possuir a maior quantidade de informações sobre o seu negócio. Além disso, quanto mais organizada forem suas finanças, melhor será a saúde financeira da sua empresa.

Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?

Os modelos de notas fiscais eletrônicas foram implementados pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para aperfeiçoar e agilizar os processos entre os consumidores de bens e serviços, o fisco e as empresas contribuintes.

Existem treze principais tipos de notas fiscais eletrônicas que podem ser emitidas pelas empresas, de acordo com suas necessidades e responsabilidades fiscais. 

Entender as diferenças entre os tipos de notas fiscais é essencial para manter suas estratégias de negócio otimizadas, ajudando que sua gestão possa tomar decisões melhores, respeitando as legislações.

Confira quais são os principais tipos de notas fiscais e como cada uma delas se aplica dentro do contexto do seu negócio para manter sua contabilidade em dia:

1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento eletrônico emitido e armazenado digitalmente. Ele visa substituir o modelo de notas tradicional, registrando a venda de produtos físicos, com cobrança de Impostos sobre Circulação de Mercadoria Serviços (ICMS) e de Impostos sobre Produtos Industrializados (IPI).

Essa nota precisa ser emitida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda e considera operações comerciais envolvendo a circulação de mercadorias, como venda para pessoa jurídica, devolução, transferência etc. 

Como ferramenta mais popular de controle, a NF-e é fundamental para manter uma boa gestão fiscal do seu negócio e manter a regularização de acordo com a lei.

2. Nota fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

Já a NFS-e é um tipo de nota fiscal voltada para serviços, como o nome sugere. Serviços como oficinas, cursos, faculdades, escolas e academias precisam evitar esse tipo de nota. Porém, esse modelo é municipal, e por isso cada prefeitura tem regras diferentes.

Para emitir esse modelo de nota basta realizar um cadastro na internet ou emitir um certificado digital no site da prefeitura da sua cidade. Por isso, é importante contatar um contador para entender qual o procedimento correto para emissão desse modelo de nota.

Também existem plataformas de automação que podem tornar o processo de emissão de nota eletrônica, como o Asaas. Tornando todo o processo mais rápido e organizado para sua gestão financeira.

3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

A nota de CT-e engloba todas as áreas da logística, como transportes de avião, rodoviário ou aquaviário.  Para que tenha validade, é preciso que conte com a assinatura de quem está emitindo.

Nesse caso, é o emissor quem garante a integridade das informações perante a Receita Federal.  Assim, as empresas asseguram a agilidade do processamento das faturas, além de diminuírem possíveis problemas entre produtos transportados e suas notas – cortando duplicidades.

4. Nota fiscal de consumidor (NFC-e)

A NFC-e é um tipo de nota fiscal emitida pelo varejo, é feita para ser entregue ao consumidor final. Ela tende a substituir o cupom fiscal, embora alguns contribuintes ainda não sejam obrigados a emiti-la.

Esse modelo de nota busca proporcionar um controle mais fácil para o fisco e produzir benefícios, sendo que alguns deles são a redução de custos, maior agilidade para as empresas e melhora no controle dos processos financeiros.

Esse modelo serve para provar legalmente que o consumidor adquiriu algum produto, além de demonstrar os custos dessa operação para processos fiscais. 

5. Nota fiscal avulsa (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa é uma nota para negócios que não tem obrigatoriedade de contribuir com o ICMS, sendo voltada para Microempreendedores Individuais (MEI) e pequenas empresas. 

Isso acontece porque elas possuem tributações diferentes em comparação com outros tipos de negócios.

Para emiti-la, é necessário que o empreendedor tenha um cadastro do negócio no sistema e esteja regularizado junto ao seu município e estado. Com isso, as regras para esse tipo de nota podem variar de acordo com a região da sua empresa.

6. Cupom fiscal eletrônico (CF-e)

O Cupom Fiscal Eletrônico é um documento fiscal e que existe apenas no âmbito digital, sendo emitido pelo varejo em São Paulo. Essa nota é feita através do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).

O consumidor recebe em mãos um extrato do CF-e, que serve como uma forma de controle de gastos e aquisições. O Cupom Fiscal Eletrônico não reúne todo o recolhimento de informação do consumidor.

7. Módulo fiscal eletrônico (MFE)

O Módulo Fiscal Eletrônico funciona de forma parecida com o Cupom Fiscal Eletrônico, porém voltado para a região do Ceará, e substitui o Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Para emissão é necessário  um tipo específico de aparelho, imposto pela SEFAZ/CE.

8. Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e)

Assim como o CT-e, o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos é utilizado para movimentações de cargas do transporte interestadual

Em São Paulo, Mato Grosso do Sul e Paraná já é exigido a emissão do MDF-e para operações financeiras internas também.

Por isso, é fundamental consultar um contador para entender quais são as exigências da sua região para estar de acordo com as regulamentações e exigências do Fisco.

9. Nota fiscal complementar

Como o nome sugere, esse documento é emitido para complementar ou corrigir a quantidade de mercadoria ou dos valores de impostos que foram registrados como inferior ou correto.

Ela pode demonstrar um reajuste de preços, aumento do valor original do serviço ou produto. Pode constar uma variação na cotação da moeda em exportações ou erro no lançamento da classificação fiscal.

A Nota Complementar é apresentada junto da nota original, representando a operação correta.

10. Nota fiscal de entrada

A Nota Fiscal de Entrada, diferente de outras modalidades da lista, considera as compras da sua empresa e não as vendas. Ou seja, ela é emitida para registrar tudo aquilo que é adquirido pelo negócio.

Nessa nota constam tudo aquilo que envolve o item recebido, ajudando seu negócio a manter uma gestão eficiente dos elementos financeiros da aquisição, controle do estoque, planejamento da produção etc.

11. Nota fiscal denegada

A nota fiscal denegada é gerada no momento em que existem irregularidades fiscais em alguma etapa envolvida na transação – seja por parte da empresa ou do comprador.

Por exemplo, uma nota fiscal é denegada quando o emitente ou destinatário está irregular. Ou quando o destinatário não está habilitado para operar na Unidade Federativa.

As notas fiscais denegadas precisam ser cuidadosamente organizadas dentro do seu negócio, para evitar irregularidades e manter todas as informações sobre operações e transações corretas.

12. Nota fiscal rejeitada

Parecida com a Nota Fiscal Denegada, essa modalidade é emitida quando a nota original possui alguma informação errada em sua composição

Neste caso, é possível corrigir as informações, mantendo o mesmo número da nota – diferente do que acontece com a nota denegada, que muda a numeração.

São mais de 600 possibilidades de rejeição para um nota, sendo os motivos mais comuns:

  • A empresa não é habilitada para emitir notas fiscais
  • CNPJ é inválido ou foi digitado incorretamente
  • Existe diferença entre o CNPJ da empresa e o emitido na NF-e
  • Prazo de cancelamento da nota fiscal é excedido
  • Duplicidade da Nota
  • Erro na descrição dos impostos

13. Nota fiscal de remessa

Um dos tipos de notas fiscais, a Nota Fiscal de Remessa é gerada quando uma empresa envia um bem sob o qual já existia uma operação fiscal registrada. Ou seja, esse documento é emitido quando não há uma venda, e sim um acompanhamento da mercadoria.

Ele informa que o produto está sendo enviado para conserto, doação, demonstração, venda fora do estabelecimento ou armazenamento.  Por isso, não se faz necessário pagar impostos uma segunda vez.

Qual diferença entre Nota Fiscal e DANF-e?

Uma dúvida frequente quando falamos sobre notas fiscais, são as diferenças entre Danfe e a NF-e. Afinal, essas duas ferramentas funcionam como um registro de uma operação e podem ajudar na organização do seu planejamento financeiro interno.

Porém, o Danfe é apenas um registro físico para acesso fácil dos dados de uma compra. Por outro lado, a nota fiscal é o documento oficial exigido durante uma aquisição para prestações de contas com o Fisco.

O Danfe existe para simplificar o acesso a essas informações, tanto pela empresa quanto para o cliente, com um registro impresso. 

Por exemplo, ele serve para colher a assinatura do destinatário, durante o ato da entrega de uma mercadoria ou prestação de serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.

Quem pode emitir a nota fiscal?

Qualquer empresa que trabalhe com produtos ou serviços precisa emitir a nota fiscal de forma obrigatória. Esse documento comprova que a empresa está atuando de forma legalizada, recolhendo tributos corretamente e mantendo suas obrigações fiscais.

Porém, para a NFS-e é destinada a empresas prestadoras de serviço, de acordo com as exigências da região na qual sua empresa é estabelecida. 

Vale ressaltar que para realizar a emissão da nota eletrônica é preciso ter um CNPJ ativo, além de gerar um certificado digital e estar atento para as regras impostas pelo Fisco, assim como as condições do seu município e estado.

A emissão de notas fiscais é obrigatória para pessoas jurídicas, com exceção dos MEIs. Os microempreendedores individuais precisam emitir notas apenas para pessoas jurídicas. A emissão de notas para pessoas físicas é facultativa.

Como reduzir erros na emissão de nota fiscal

A emissão de nota fiscal é imprescindível para sua empresa. Isso significa que esse processo precisa ser feito de forma cuidadosa e organizada, mesmo para evitar que se torne um fardo financeiro para sua empresa.

O controle errado das notas pode gerar custos, além de multas e problemas com a fiscalização, que podem ser evitados a partir de um sistema de gestão mais eficiente do seu negócio e processos financeiros. Confira algumas dicas de como reduzir erros na emissão de notas fiscais:

Organize e controle a emissão de notas

O primeiro passo para evitar erros durante a emissão de notas é manter um bom controle de contas e operações do seu negócio. A partir de um sistema de logística empresarial eficiente, é possível controlar a emissão de notas e armazenar em um ambiente digital adequado.

Vale lembrar que toda emissão de nota pode ser enviada para o Fisco, via arquivo XML, e precisa continuar armazenada no sistema da sua empresa por até 5 anos para consulta e vistoria.

Foque na emissão de nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica traz inúmeros benefícios para seu negócio, já que ela torna o processo mais eficiente, reduzindo custos administrativos e mantendo o controle financeiro, padronizando o preenchimento dos campos de dados e aumentando a credibilidade das informações presentes nas notas.

Com a NF-e também é possível realizar a integração com plataformas de gestão centralizada e plataformas de vendas físicas ou virtuais.

Invista em um sistema de automação

O sistema de automação é parte importante das melhorias que as notas fiscais permitem para sua empresa. 

Além de aumentarem a organização e permitirem integração com outras ferramentas – como plataformas de vendas – é possível otimizar todas as etapas dos processos, otimizando seu plano de contas e outros processos internos que são fundamentais para sua logística empresarial.

Por isso, separamos algumas das vantagens em investir numa plataforma de automação como o Asaas. Confira:

Redução de custos

Utilizar uma plataforma de automação para emissão de notas pode reduzir custos do seu negócio. Com maior organização e a digitalização de processos, você e sua empresa economizam com armazenamento e evitam desperdícios causados por erros de preenchimento, emissões duplicadas etc.

Otimização de tempo

Emitindo com maior agilidade, os sistemas de automatização economizam tempo da sua equipe que consegue operacionalizar essas atividades, evitando perder tempo com preenchimento de tabelas ou planilhas.

Segurança para o cliente

Utilizar uma plataforma de automatização também passa maior credibilidade para o cliente – afinal, ele tem acesso a nota com maior agilidade e sem erros. 

A longo prazo, esse pode ser um fator que ajuda na satisfação do cliente, melhorando a experiência entre o consumidor e sua empresa.

Padronização da emissão

A padronização de emissão das notas fiscais também é fundamental para evitar problemas com o Fisco. Conforme comentamos, existem diversos modelos de notas, e sua empresa precisa entender quais são os padrões de notas que deve emitir.

Com um sistema de automação, é possível padronizar essa etapa da sua logística financeira, realizando a emissão com maior segurança, agilidade e eficiência.

Integração entre vendas físicas e virtuais

Se sua empresa possui uma loja virtual e física, a integração entre plataformas também ajuda seu negócio a ser mais eficiente, especialmente com a emissão de notas fiscais. Afinal, todas as suas compras acabam centralizadas em um único ambiente, facilitando o controle de conversão das vendas, fluxo de caixa e estoque.

Integração com sistema de gestão financeira

Além de emitir notas fiscais com maior agilidade, uma plataforma de gestão financeira, como o Asaas, torna toda sua logística financeira mais prática.

Seja para cobrar clientes, realizar consultas de crédito, negativar, enviar notificações ou receber pagamentos – a plataforma do Asaas permite todas essas funções, além de contar com uma API de pagamentos que otimiza toda sua plataforma digital.

Não deixe de conferir como o Asaas pode tornar sua emissão de nota fiscal mais eficiente, prática e segura.

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