Nota fiscal de entrada: saiba o que é e como fazer a emissão

Por João Vitor Possamai
Publicado em 15 de março, 2022 | Atualizado em 19 de julho, 2022

A nota fiscal de entrada é aquela que, como o próprio nome diz, registra a entrada de determinados itens no estoque da empresa

Mas quem precisa emitir esse tipo de nota fiscal? Em qual momento é ideal fazer essa emissão? Qual é a forma mais eficiente de emiti-la?

Essas e outras questões foram respondidas neste artigo. Para saber mais sobre o assunto, é só continuar a leitura.

Conteúdo:

O que é nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um tipo de documento emitido para formalizar a entrada de mercadorias no estoque da empresa.

Esse tipo de nota fiscal é comumente utilizado pela equipe de compras e pelo setor financeiro das empresas para controlar o que foi comprado para a empresa, por que, quanto e quando foi gasto.

Dentre essas mercadorias, devem ser consideradas as matérias-primas utilizadas na fabricação de outros produtos e mercadorias prontas para serem revendidas. Portanto, todas as empresas que atuam com venda ou revenda de produtos devem emitir nota fiscal de entrada.

No entanto, não significa que esse tipo de nota fiscal deve ser emitido apenas quando são realizadas compras. Outras entradas também precisam ser registradas, como quando há devoluções de produtos, por exemplo.

Ou seja, se a mercadoria retornou para o estoque, é necessário registrar essa nova entrada imediatamente.

Qual é a diferença entre nota fiscal de entrada e saída?

É importante entender que existem esses dois tipos de nota fiscal e que ambas devem ser emitidas para um controle de estoque eficiente: a nota fiscal de entrada e a nota fiscal de saída.

Algumas empresas emitem apenas a nota fiscal de saída, que é o documento que registra quando a mercadoria é vendida e sai do estoque da empresa. No entanto, não registrar a entrada dessa mercadoria na empresa, antes de ser vendida, pode causar problemas no estoque.

Por exemplo, pode acontecer das empresas que não fazem um controle de entrada se perderem em relação ao número de unidades de determinado item. Portanto, o ideal é registrar tanto a entrada quanto a saída para uma gestão de estoque de mais excelência.

Quando devo emitir nota fiscal de entrada?

A emissão da nota fiscal de entrada é necessária sempre que for realizada alguma movimentação de mercadoria na empresa. É importante relembrar que entradas não significam apenas compras. 

Por isso, listamos aqui algumas situações em que a emissão desse tipo de nota fiscal deve ser feita para manter em dias as obrigações fiscais:

1. Compras de produtos

A primeira situação e também a mais comum que exige a emissão de nota fiscal de entrada dentro de uma empresa é a compra de produtos, especialmente se eles forem importados.

Quando a empresa faz uma compra internacional, os produtos chegam com um tipo de nota fiscal que não tem valor legal no Brasil. Por isso, após o recebimento de mercadorias vindas do exterior, é necessário emitir a nota fiscal de entrada que tenha validade no país.

Fazer essa emissão é importante não apenas para ter controle do estoque da empresa, mas também para comprovar o recebimento legal das mercadorias no Brasil.

2. Devolução de mercadorias

Outra situação comum nas empresas e que precisa ser registrada com a emissão de nota de entrada é a devolução de mercadorias, qualquer que tenha sido o motivo.

Nesse caso, a nota fiscal de entrada vai servir como documento para formalizar o cancelamento daquela venda e informar que a mercadoria foi devolvida para o estoque da empresa.

3. Retorno de mercadoria para industrialização

O lançamento de notas fiscais de entrada também é necessário quando a empresa recebe produtos prontos que passaram por industrialização após a entrada de matérias-primas e insumos.

Ou seja, quando os produtos chegam modificados, a empresa deve emitir a nota fiscal de entrada para o recebimento deles no estoque.

4. Retorno de simples remessa

Essa situação acontece quando a mercadoria sai da empresa por outro motivo que não uma venda. Quando retorna, a sua entrada precisa ser registrada.

Pode acontecer de produtos saírem para serem consertados ou para serem expostos em uma feira, por exemplo.

Como emitir nota fiscal de entrada?

Existem duas principais maneiras de emitir nota fiscal de entrada na sua empresa: manualmente ou usando um sistema de gestão (ERP).

Emitir nota fiscal de entrada manualmente

De forma manual, é preciso criar o próprio controle de entrada de mercadorias para a gestão de estoque da empresa

Geralmente, são feitas planilhas, que exigem a inserção de dados. Porém, não retornam com informações muito completas, uma vez que não permite um cruzamento com dados de outras áreas, por exemplo.

Outra dificuldade de fazer o controle de estoque usando apenas planilhas é a ocorrência de erros. Afinal, alimentá-las manualmente é estar sujeito a falhas humanas, o que é natural.

Emitir nota fiscal de entrada via ERP

Por outro lado, quando a empresa conta com um ERP, o controle de entrada de mercadorias e a gestão do estoque da empresa se tornam muito mais eficientes. Primeiramente, porque é possível automatizar muitos processos para ganhar tempo.

Com um sistema, a nota fiscal de entrada alimenta os estoques dos itens que foram comprados já com o valor de compra unitário. Caso o fornecedor tenha enviado, ela também alimenta o contas a pagar da empresa, evitando que o gestor tenha que fazer o mesmo procedimento várias vezes.

Ou seja, a sua empresa aumenta a produtividade, além de poupar tempo e dinheiro.

Como consultar e importar notas fiscais de entrada emitidas?

Uma das grandes facilidades que um ERP proporciona para a empresa é a possibilidade de consultar e importar as notas fiscais de compra emitidas contra o CNPJ da empresa, direto da Receita Estadual.

Ou seja, é uma maneira muito mais fácil de ter acesso às notas fiscais. No entanto, também é possível entrar com arquivo XML da nota no sistema, fazendo toda a movimentação necessária.

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