Nota fiscal

Por que é importante emitir nota fiscal de entrada? Aprenda como

Publicado em . Atualizado em
Por João Vitor Possamai . Tempo de leitura: 10 mins
Mulher conferindo nota fiscal de entrada de seu estabelecimento. Ela está sentada em frente a uma mesa, segura um papel e digita em uma calculadora.

A gestão eficiente das notas fiscais é fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa. Afinal, a cobrança de tributos e impostos para empresas está diretamente relacionada às finanças empresariais. 

Entre os diversos tipos de documentos fiscais, a nota fiscal de entrada desempenha um papel fundamental no registro e na contabilização das operações de compra de mercadorias ou serviços

Neste artigo, detalharemos o que é uma nota fiscal de entrada, quando emiti-la, a importância para uma empresa e sua função na gestão contábil e tributária da empresa. Continue lendo!

O que é uma nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento fiscal obrigatório e legalmente exigido que formaliza uma transação comercial na qual uma empresa adquire bens ou serviços de um fornecedor. A Lei n.º 8.846/94 discorre sobre as obrigatoriedades do documento fiscal.

Esse documento, geralmente emitido pelo fornecedor ou pelo prestador de serviços, registra detalhadamente as informações da operação, entre eles: 

  • Data;
  • Descrição dos produtos ou serviços adquiridos;
  • Valores, tributos incidentes;
  • Dados do fornecedor e do comprador.

Ou seja, ela declara, para o Estado, que um produto passou a integrar o estoque de uma empresa, sendo uma boa forma de controle de quantidades. Ela favorece o controle de estoque e planejamento de reposição de produtos. 

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E do ponto de vista fiscal, a nota fiscal de entrada é crucial para a apuração e o pagamento de impostos, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Qual a diferença entre nota fiscal de entrada e saída?

Existem diferentes tipos de notas fiscais, cada uma com características específicas e finalidades distintas. As principais diferenças entre elas estão geralmente relacionadas ao tipo de operação realizada, aos produtos ou serviços envolvidos e aos aspectos tributários. 

Abaixo, destacamos as notas fiscais de entrada e saída, que são bastante úteis para a fazer o controle de estoque e controle do inventário empresarial:

  • Nota Fiscal de Entrada: é utilizada para registrar a entrada de mercadorias ou serviços na empresa, provenientes de fornecedores ou prestadores de serviços. Geralmente, essa nota é emitida pelo próprio fornecedor e comprova a legalidade da transação, controla o estoque e apura os impostos devidos.
  • Nota Fiscal de Saída: é emitida pela empresa ao realizar vendas de produtos ou serviços para clientes. Ela registra a saída dos produtos do estoque, por exemplo, e é fundamental para o controle fiscal e contábil, bem como para o cumprimento das obrigações tributárias.

Assim, ambas são fundamentais para o controle dos processos financeiros da empresa, sendo obrigatórias para emitir em cada uma das entradas ou saídas que um negócio fizer. 

Quem pode emitir nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada pode ser emitida pelo fornecedor ou pelo prestador de serviços que realiza a operação de venda para a empresa, ou até mesmo pela empresa que recebeu o produto/serviço. 

Isso porque, conforme a legislação brasileira, toda empresa tem a obrigação de emitir NF-e sempre que vende um produto ou serviço. Isso regulariza a situação fiscal da empresa com a Receita Federal. Veja o que diz a Lei: 

Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.

Geralmente, a nota fiscal eletrônica (NF-e) recebida após a compra de um serviço ou prestação de serviço já serve como nota fiscal de entrada. Assim, não é obrigatório a emissão de uma segunda nota para comprovar essa entrada. 

No entanto, em caso de isenção do fornecedor, é responsabilidade da empresa registrar o documento fiscal de entrada. Para a emissão dessas notas, é possível contar com uma plataforma como a do Asaas, para automatizar este processo.

Quando emitir nota fiscal de entrada?

A empresa deve receber a nota fiscal da transação, que servirá como nota entrada em diversos casos que envolvem a entrada de mercadorias ou a contratação de serviços. É importante sempre contar com o auxílio de uma contabilidade para empresas para tornar os processos mais simples. 

No entanto, há algumas exceções, que obrigam a empresa a emitir por conta própria a nota de entrada, como fornecedores isentos de emissão. Ou, ainda, quando não há nenhum tipo de transação financeira relacionada à mercadoria, por exemplo. 

Os casos mais comuns da obrigatoriedade da emissão da nota de entrada são: 

1. Aquisição de mercadorias para revenda

Quando a empresa adquire produtos para serem revendidos, seja para reposição de estoque ou para novas linhas de produtos, é necessário emitir nota fiscal de entrada para registrar essa entrada de mercadorias.

Estes são os casos mais comuns, já que a entrada do novo estoque precisa ser registrado. Geralmente, as notas fiscais recebidas dos fornecedores já cumprem o requisito da entrada. 

2. Compra de produtos importados

Quando há compra de mercadorias importadas, a empresa é obrigada a emitir a nota de entrada, uma vez que a nota estrangeira não tem validade no território nacional. 

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As notas fiscais vindas do exterior vêm em formado de invoice, que não tem nenhum valor fiscal no Brasil. Por isso, a emissão por parte da empresa cadastrada em território nacional é fundamental. 

3. Recebimento de mercadorias devolvidas

Se a empresa recebe mercadorias devolvidas por clientes ou fornecedores, seja por questões de qualidade, trocas ou outras razões, também é necessário emitir nota fiscal de entrada para registrar essa operação.

Independente do motivo, uma vez que o produto retorna ao estoque, é preciso que ele seja registrado novamente pela empresa. Além disso, a cobrança e a transação da venda desfeita deve ser registrada. 

4. Retorno de simples remessa 

Neste caso, quando um produto sai do estoque sem propósito de venda, ao retornar, é preciso emitir a nota de entrada. Isso acontece em alguns casos, como: conserto, armazenagem em outra filial, demonstração de estoque, etc. 

Esses são os motivos mais comuns de emitir nota de entrada. Para a regularização fiscal desse procedimento, é importante consultar uma contabilidade para empresas, para garantir que todo o processo aconteça conforme a regulamentação brasileira. 

É possível emitir nota fiscal de entrada retroativa?

Sim, é possível emitir nota fiscal de entrada retroativa em algumas situações específicas, como correções de lançamentos contábeis, regularizações fiscais ou ajustes de estoque. 

No entanto, é importante observar que essa prática deve estar conforme a legislação tributária vigente e as normas estabelecidas pela Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ) de cada jurisdição. 

Geralmente, a emissão de notas fiscais retroativas requer uma justificativa plausível e pode estar sujeita a penalidades, caso não seja realizada adequadamente.

Como emitir nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento fundamental para empresas que trabalham diretamente com comercialização de produtos ou serviços, independente do modelo de negócio e nicho de mercado. 

Por isso, aprender como emiti-la torna o processo contábil da empresa mais eficiente. É importante ressaltar que existem diversos emissores de nota fiscal que facilitam o processo de emissão, como o Asaas. 

Passo a passo para emitir nota fiscal pelo Asaas.

No entanto, saber como emitir sem um sistema também é importante, e mostraremos o passo a passo abaixo, de duas formas: por emissão ou por importação! Confira: 

Nota fiscal de entrada por emissão

A emissão de uma nota fiscal de entrada por emissão ocorre quando a empresa adquire mercadorias ou contrata serviços de fornecedores localizados no país. Para emitir essa nota fiscal, siga os seguintes passos:

  • Cadastro do fornecedor: cadastre o fornecedor no sistema da empresa, com todos os dados para emissão de nota fiscal, como CNPJ, endereço e atividade econômica.
  • Registro da compra ou contratação: inclua todos os detalhes relevantes da transação, como descrição dos produtos ou serviços, quantidade, valores unitários e totais.
  • Emissão da nota fiscal de entrada: com todas as informações registradas corretamente, emita a nota fiscal de entrada por emissão no sistema da empresa. Certifique-se de que todos os dados estejam corretos e conforme a legislação fiscal vigente. Após a emissão, envie a nota de entrada ao fornecedor para que ele possa realizar os devidos registros fiscais e contábeis em sua empresa.
  • Arquivamento: após o envio ao fornecedor, mantenha uma cópia da nota fiscal de entrada devidamente arquivada, conforme as obrigações legais, para futuras consultas e para cumprir as exigências fiscais.

Nota fiscal de entrada por importação

A emissão de uma nota fiscal de entrada por importação ocorre quando a empresa adquire mercadorias ou serviços de fornecedores localizados fora do país

Esse processo envolve procedimentos específicos e pode variar conforme a legislação aduaneira e tributária. Aqui está uma visão geral dos passos envolvidos:

  • Cadastro no Radar Siscomex: antes de realizar qualquer operação de importação, a empresa precisa se cadastrar no Radar Siscomex, sistema da Receita Federal que permite a habilitação para operar no comércio exterior.
  • Contratação de despachante aduaneiro: embora não seja obrigatório, a contratação de um despachante aduaneiro facilita os trâmites burocráticos, como o registro da importação e o desembaraço aduaneiro.
  • Desembaraço aduaneiro: após o registro da importação, as mercadorias chegam ao país e passam pelo processo de desembaraço aduaneiro, onde são realizadas as verificações e liberações necessárias para entrada no território nacional.
  • Emissão da nota fiscal de entrada por importação: após o desembaraço aduaneiro, a empresa emite a nota fiscal de entrada por importação, registrando todas as informações relacionadas à operação, como descrição das mercadorias, valores, tributos incidentes, entre outros.
  • Pagamento de tributos e arquivamento: após a emissão da nota fiscal, a empresa deve realizar o pagamento dos tributos de importação devidos. Após o processo, a empresa deve arquivar adequadamente todos os documentos relacionados à importação.

O processo de importação, embora seja mais complicado, é crucial para a organização fiscal. Um sistema ERP, por exemplo, pode facilitar no processo de gestão contábil. 

Assim, ao utilizar um emissor de nota fiscal, todo o processo, inclusive de notas de entrada de importação, é mais eficiente. O Asaas, por exemplo, é uma conta digital que oferece a emissão de notas fiscais automatizadas. 

Mas, além de ser uma conta digital, os clientes da conta digital Asaas possuem acesso ao Base by Asaas, um sistema ERP gratuito e completo, que oferece diversas funcionalidades para empresas. 

funcionalidades do base erp

Entre elas, estão: controle de estoque, controle de negociação com fornecedores, emissão de diversos tipos de nota fiscal, e muito mais!

Comece a emitir notas fiscais no Asaas e usufrua de todas as funcionalidades que a conta digital e o ERP podem oferecer para a sua empresa!

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Escrito por

João Vitor Possamai

Diretor Financeiro do Asaas. Formado em Finanças e Contabilidade pela New York University (NYU), possui mais de 10 anos de experiência no mercado financeiro. Atuava como diretor no CPP Investments, maior fundo de pensão canadense, com quase 500 bilhões de dólares sob gestão. Já teve passagem pelo Macquarie, em Nova York, e pelo HSBC, em São Paulo.

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