Entenda a importância de estruturar os processos financeiros do seu negócio

 A estruturação e padronização dos processos financeiros é uma solução que vem sendo adotada por muitas empresas que querem atingir a excelência operacional.

Criar um planejamento estratégico que foque no conceito de estabelecer uma visão única dos processos, padronizando tarefas e organizando as atividades, contribui também para a redução de custos, para o aumento da qualidade nos serviços prestados, a melhora nos índices de produtividade, a satisfação dos colaboradores, além de gerar maior eficiência na gestão do tempo.

Neste artigo, você vai ter acesso a um panorama completo sobre o assunto. A ideia é ajudá-lo a entender a importância de padronizar os processos financeiros no seu negócio.

Além de conhecer o conceito de padronização de processos e entender suas principais características, você vai descobrir quais são os processos financeiros de uma empresa e a importância de um departamento financeiro bem estruturado.

No final da leitura, você terá acesso às dicas práticas que vão ensiná-lo a estruturar os processos financeiros da sua empresa, melhorando os resultados e contribuindo para o desenvolvimento do seu negócio.

Ficou curioso? Então continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é a padronização de processos?

A padronização de processos consiste na uniformização do trabalho realizado por um determinado setor de uma empresa.

Ele é feito por meio da organização e formalização de todos os processos comuns à rotina daquele setor. Estabelecer padrões de trabalho ajuda a criar uma visão única de todo o trabalho, reduzindo a possibilidade de retrabalhos, aumentando a eficiência dos processos e minimizando o risco de erros.

Geralmente, as empresas que não investem em padronização acabam sofrendo com a problemas de inconsistência, demora na entrega de trabalhos, falta de informação, dificuldade de entender quem são os responsáveis, entre outros.

Muito embora o processo de padronização de processos não seja tão simples, já que requer a estruturação e documentação de todas as atividades realizadas pelo setor, ela contribui significativamente para que o negócio tenha sucesso a longo prazo.

O material desenvolvido é disponibilizado a todos os colaboradores — tanto membros quanto não membros do setor — que poderão consultá-lo para tirar dúvidas, ou apenas para entender ou reforçar o conhecimento sobre determinado setor.

Na prática, a padronização ajuda os colaboradores a entenderem o que é esperado de cada um deles dentro dos processos, por isso ele acaba sendo uma ferramenta que contribui também para a comunicação.

Você deve estar se perguntando: mas como padronizar processos? Existe um caminho a ser seguido? Há uma fórmula que pode ser aplicada para todos os setores? Qual setor do meu negócio merece mais atenção?

Antes de aprofundar a questão, vamos começar com dicas que vão ajudá-lo em todas as etapas de padronização e que são muito importantes para o mapeamento do negócio.

Essas dicas consistem em algumas ações básicas que devem ser consideradas no planejamento do trabalho. Confira:

  • entenda qual é a missão daquele processo;
  • identifique quais são as entradas e as saídas do processo;
  • estabeleça quem é a pessoa ou a equipe responsável por aquele processo;
  • defina quem são todos os participantes do processo e em qual etapa eles atuam;
  • delineie todas as atividades que compõem aquele processo;
  • entenda qual é o resultado esperado do processo.

Por que é importante padronizar os processos?

A padronização é importante porque ajuda a estabelecer um modelo de trabalho. Na prática, isso significa que todos os seus colaboradores farão o mesmo trabalho da mesma forma, evitando inconsistências e minimizando o risco de gargalos.

Você consegue imaginar como seria se três vendedores da sua empresa dessem entrada em um pedido de forma totalmente diferente? Com a padronização, você minimiza o risco de que problemas como esse aconteçam.

Ela também é importante, pois define o fluxo de execução das atividades, facilitando a comunicação interna e até mesmo externa. Imagine, por exemplo, que um cliente liga para saber mais informações sobre um pedido, sem a padronização é provável que cada funcionário dê uma informação diferente. Com a padronização, todos saberão explicar facilmente em qual etapa do processo o pedido se encontra.

É por isso que a documentação dos processos é importante, pois ela ajuda os colaboradores a consultarem as informações sempre que sentirem necessidade.

Além disso, a padronização possibilita a identificação de todos os responsáveis e participantes de cada processo. Com isso, você tem clareza na identificação de quem responde diretamente pelo processo, quem contribui para o resultado e quem não tem relação alguma com aquela etapa do trabalho.

Quais são os processos financeiros de uma empresa?

Agora que você já entendeu um pouco melhor a padronização de processos, vamos aprofundar a temática dentro de um setor específico das empresas: o setor financeiro.

O departamento financeiro é o setor responsável por todos os procedimentos administrativos que envolvem análise, planejamento, e controle das atividades financeiras da organização.

Além de cuidar do capital do negócio, ele é responsável — junto do gestor — por melhorar os resultados da organização, aumentando o seu o patrimônio e gerir pagamentos e recebimentos de forma eficaz. Confira a seguir quais são os principais processos financeiros de uma empresa.

Administração de estoque

A administração do estoque é o processo que garante um fluxo adequado na produção e nas vendas de produtos de uma empresa. Nele é feito o controle de entradas e saídas, geralmente o setor logístico controla a parte física e o financeiro controla a parte econômica da administração do estoque.

Aplicação de recursos financeiros

É o processo por meio do qual se realiza o planejamento e a organização dos recursos financeiros, visando evitar que faltem recursos para o correto andamento do negócio.

Controle do fluxo de caixa

É um dos procedimentos mais importantes e corriqueiros dentro das empresas. Ele consiste na apuração e projeção do saldo disponível em caixa, que deve ser trabalhado para que sempre exista capital de giro disponível.

Assim, o processo de controle do fluxo de caixa estabelece um elo entre a projeção dos recebimentos e pagamentos, o que interfere em diversas decisões estratégicas do negócio.

Contas a pagar e contas a receber

Como o próprio nome sugere, são os processos que têm a função de controlar os recursos que a empresa deve e os créditos que tem a receber.

Por meio desse processo é feito o controle de entradas e saídas de dinheiro, de pagamento e recolhimento de boletos bancários, sendo uma atividade essencial no suporte ao fluxo de caixa.

Captação de recursos

É o processo por meio do qual a empresa busca aportes financeiros para complementar o seu caixa.

Controle bancário

É o processo de controle das movimentações bancárias no caixa da empresa. É um processo que influencia diversos outros como: contas a pagar e receber, fluxo de caixa, captação e aplicação de recursos.

Demonstração de resultados

É o processo no qual se faz o cruzamento de informações sobre as receitas, custos e resultados da empresa. Assim ele determina, de forma transparente, qual é o resultado líquido da organização, trazendo informações concretas sobre lucros e perdas.

Faturamento

Outro processo muito importante para a empresa. Nele estão atividades como a emissão e controle de notas fiscais, controle de vendas, baixa de estoque e gerenciamento de contas a pagar e receber.

Gestão orçamentária

Processo que envolve a estruturação do plano orçamentário e que contribui para a avaliação da possibilidade e da situação da empresa com relação à geração de receita. Nele são projetados e analisados cenários e possibilidades.

Gestão de crédito e cobrança

A gestão de crédito e gestão de cobrança são processos por meio dos quais é realizada a análise da capacidade de pagamento dos clientes. Nele, também é realizada a cobrança dos clientes inadimplentes.

Planejamento financeiro

É o processo por meio do qual se criam determinadas estratégias e ações focadas em atingir um objetivo específico. Na área financeira, o planejamento é muito importante para a análise de planilhas de gastos, da estrutura financeira e criação do fluxo de caixa além de ajudar na busca de soluções de financiamentos e investimentos.

Como você pode ver, existem inúmeros processos financeiros dentro das empresas. É claro que cada organização tem suas especificidades e demandas, por isso a rotina do setor financeiro pode variar de um negócio para o outro.

O ponto central e que merece atenção é que as finanças do negócio devem estar baseadas em um processo bem estruturado. Isso porque a prática de padronização vai garantir eficiência no dia a dia, agregando mais precisão e segurança nas atividades realizadas.

Você quer entender melhor qual é a importância da estruturação do seu departamento financeiro. Então continue a leitura e confira os benefícios da padronização.

Qual é a importância de ter um departamento financeiro bem estruturado?

Você já sabe o que a padronização dos processos e o seu impacto na organização das empresas. Além disso, já entendeu quais são os processos mais comuns em um setor financeiro e de que forma eles influenciam na organização, planejamento e execução das atividades.

A dúvida é: afinal, qual é a importância e os benefícios reais e práticos da estruturação do departamento financeiro para o meu negócio? Veja abaixo:

  • melhora na distribuição dos recursos financeiros, contribuindo para a eficiência operacional e o desenvolvimento do negócio;
  • redução de falhas, erros e inconsistências nos processos, como, por exemplo, emissão incorreta de documentos fiscais, extravio de documentos e falta de precisão nas informações de fluxo de caixa;
  • aumento da produtividade, associado à melhora dos processos, à redução de erros e retrabalhos e ao bem-estar e motivação dos trabalhadores. Com processos bem estruturados, os seus colaboradores têm menos dúvidas e mais clareza com relação aos seus deveres;
  • facilita o treinamento dos colaboradores: a estruturação e padronização dos processos facilita no treinamento tanto de novos funcionários, quanto da equipe que já faz parte do setor de finanças;
  • traz mais transparência para os processos: com obrigações, tarefas e atividades bem delineadas, você consegue estabelecer quem é responsável pelo que. Isso traz transparência e incentiva o desenvolvimento de um trabalho de qualidade;
  • contribui para melhora na experiência do cliente, já que o trabalho desenvolvido terá mais qualidade e será muito mais eficiente;
  • reduz custos, principalmente com relação ao tempo dedicado a retrabalhos e ao quadro de pessoal, que será mais enxuto;
  • aumenta o engajamento dos colaboradores, que se sentem mais motivados a trabalhar e cientes das suas responsabilidades e do seu papel dentro dos processos nos quais estão inseridos;
  • melhora a relação com fornecedores, já que são reduzidos os erros e melhorados os processos;
  • reduz as redundâncias nos processos, uma vez que existe mais clareza com relação à todas as etapas de trabalho e aos responsáveis por cada uma delas.

Como você pode ver, estruturar os processos financeiros da empresa é uma etapa essencial no planejamento e na gestão do negócio.

A organização contribui para o desenvolvimento da empresa como um todo, favorecendo todos os envolvidos na cadeia: gestores, colaboradores, fornecedores e clientes.

Como estruturar os processos financeiros da sua empresa?

Agora você entenderá como colocar em prática toda a teoria que apresentamos até agora. Primeiro, é importante que você tenha em mente que cada empresa tem suas características, necessidades e particularidades. Por isso é necessário avaliar quais são as demandas do seu negócio, respondendo às seguintes perguntas:

  • qual a missão do processo que pretendo estruturar?
  • Como o processo se inicia?
  • Como o processo finaliza?
  • Quem é a pessoa responsável pelo processo?
  • Quem são os colaboradores que participam do processo e em qual etapa cada um deles atua?
  • Quais são as atividades que compõem o processo?
  • Qual é o resultado que a equipe deve alcançar ao chegar ao final do fluxo do processo?

Encontrando as respostas para essas perguntas, você terá condições de atingir mais segurança para dar início à estruturação dos processos financeiros da sua empresa. Confira a seguir como começar!

Faça o mapeamento dos processos

O mapeamento de processos é a primeira etapa na estruturação dos processos financeiros e você entenderá por que ele é tão importante para o negócio de uma forma geral.

Antes de entender e planejar a organização do negócio, é necessário considerar que uma empresa funciona bem quando está baseada em processos.

Como você já viu no decorrer deste artigo, os processos são caminhos percorridos por aquilo que a empresa oferece, seja um produto, um atendimento, um serviço, qualquer outro tipo de demanda que represente um início, fim, ou uma entrada e uma saída.

Todos os setores de uma empresa estão interligados de alguma maneira. Para perceber isso, basta pensar na quantidade de vezes em que o problema de um determinado setor acabou atrapalhando no trabalho desenvolvido por outro.

Esse tipo de situação acontece em razão da ausência de um mapeamento de processos, que é o mecanismo que permite ao gestor ter uma visão ampla do fluxo de trabalho, das informações e das atividades que são desempenhadas dentro da organização empresária.

Por isso, mapear é conhecer a sua empresa. Nesse contexto, o mapeamento de processos financeiros ajuda a entender quais são as atividades desempenhadas e quem vem realizando cada uma deles.

Isso ajuda a analisar, entre outras coisas, quais são os processos mais complicados, quais são os problemas comuns, quais são as deficiências, os erros, os retrabalhos e o que realmente funciona bem.

Ao fazer um mapeamento você consegue perceber como a empresa funciona de uma forma analítica. É possível identificar as falhas e em como solucioná-las.

É por isso que o primeiro passo de todo o processo de gestão e organização dos processos financeiros do negócio é o mapeamento completo de todos os processos da sua empresa. O segundo passo é a construção de fluxos baseados nesse desempenho, como você verá a seguir.

Desenhe o fluxo ideal desses processos

O fluxograma consiste em uma representação gráfica de um processo. Basicamente ela é feita por meio de símbolos que ilustram, sequencialmente, as etapas e elementos de um determinado processo.

Esse desenho, ou gráfico, contém uma passo a passo com todas as etapas ou atividades previstas para cada processo. Consequentemente, ele vai apresentar, de forma sequencial, o fluxo das etapas do processo, indicando, os setores e profissionais da empresa que são envolvidos no trabalho e responsáveis pela execução das atividades.

Dessa forma, podemos pensar no fluxograma como uma representação do caminho que deve ser percorrido para alcançar um objetivo. Nesse caso, você saberá qual é o objetivo, pois respondeu às perguntas que mostramos no título “Como estruturar os processos financeiros da sua empresa?”.

Construa e siga o fluxo de caixa

Uma dica interessante durante a montagem do fluxograma dos processos financeiros da sua empresa é pensar na atividade empresarial de uma forma ampla.

Assim, você consegue fazer um levantamento de cada fase que será executada, dos documentos necessários, de todas as áreas envolvidas e no objetivo final.

São essas informações que serão inseridas e organizadas no fluxograma para a montagem do desenho de todo o processo.

Fazer uma reunião com todos os profissionais envolvidos pode ajudar muito no processo. Quem está no dia a dia da atividade e conhece bem o setor tem muito a contribuir com a montagem do fluxo.

Outra opção interessante é montar o fluxograma durante a execução da atividade. Você pode estimular os seus colaboradores para que os mesmos façam anotações dos processos ao longo das semanas, essas informações vão ser muito úteis no desenho do fluxo.

Automatize os processos financeiros da sua empresa

Após o mapeamento e a elaboração do desenho dos processos, você deve buscar tecnologias que possam contribuir para que os processos se tornem mais ágeis.

De forma geral, quando existe muita interferência humana, especialmente em processos que podem ser automatizados, é natural que eles se tornem demasiadamente lentos e burocráticos, além de ficarem mais passíveis de erros.

Por isso é importante que a sua empresa invista na automação dos processos financeiros, visando torná-los mais inteligentes. Entenda quais são as vantagens da automação:

  • ajuda a reduzir as etapas de execução do processo;
  • ajuda a reduzir o tempo de execução das tarefas;
  • elimina pessoas que não precisariam participar dos processos;
  • reduz o envio de e-mails e o trânsito de informações desnecessárias;
  • reduz a ocorrência de erros humanos;
  • traz produtividade para toda a cadeia produtiva.

Se o foco estratégico da sua empresa é crescer no mercado e entregar um trabalho de qualidade, o uso de tecnologia acaba contribuindo para obter os melhores resultados.

A automatização dos processos financeiros permite que a tarefa chegue ao responsável e seja executada dentro do prazo esperado. Na prática, isso vai significar um controle muito maior do processo e a possibilidade de identificar, de forma antecipada, eventuais atrasos.

Além disso, ela trará mais clareza com relação aos responsáveis e ao momento em que um eventual erro aconteceu. Com isso, o empresário terá um controle muito maior sobre o negócio e terá condições de lembrar os colaboradores caso identifique alguma tarefa pendente e que está sob a responsabilidade dos mesmos.

Também é importante destacar que com a automação você tem condições de integrar sistemas, anexar documentos e emitir relatórios, por exemplo. Essas facilidades contribuem para a comunicação, já que a informação é transmitida com mais qualidade, rapidez e precisão.

Você sabe que os processos financeiros são complexos, envolvem muitas tarefas e etapas, e erros não podem acontecer, já que eles englobam recursos financeiros. Por isso, o gestor deve focar na otimização, redução de desperdícios, diminuição do tempo total do processo, eliminação da espera e outras ações que possam contribuir para a segurança e eficácia de toda operação.

Como você pode ver ao longo deste artigo, a gestão eficiente dos processos financeiros parte de um mapeamento, seguido da elaboração dos fluxos e, posteriormente, do investimento em tecnologia, com foco na automação dos processos.

O uso da tecnologia é um diferencial competitivo que tem feito toda a diferença na gestão de processos das empresas, uma vez que oferece ferramentas de desenvolvimento que contribuem para melhorias que agregam qualidade e melhora no desempenho de qualquer setor de uma organização empresária.

Muito embora as três medidas principais demandem tempo, dedicação e energia, elas favorecem o negócio, trazendo mudanças significativas que vão impactar em todo o processo operacional e produtivo, contribuindo para a expansão empresarial, a melhora na competitividade, a atração de novos clientes e resultados que poderão ser observados diretamente nos indicadores de desempenho financeiro.

Você quer melhorar os processos financeiros da sua empresa? Então, entre em contato com a Asaas e conheça as nossas soluções.

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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