Saiba como fazer o controle de contas a receber em pequenas empresas

Por Diego Contezini
Publicado em 29 de novembro, 2019 | Atualizado em 24 de fevereiro, 2021

Ficar de olho em todo em qualquer valor que entra e deve entrar no seu caixa permite fazer previsões de recebimento, além de auxiliar na tomada de decisão. Contudo, isso só é possível com um contas a receber bem-estruturado.

Se você também sempre fica perdido com tantos dados e informações, confira neste post como o contas a receber é um setor essencial para uma empresa!

Conteúdo

O que é o contas a receber?

O contas a receber é um time responsável pelo controle de tudo que a empresa tem a receber de seus clientes. Basicamente, ele é um subsistema de controle de recebíveis que faz parte de um sistema maior, o financeiro.

O sucesso empresarial é baseado no bom gerenciamento dos recursos. Compreender os ciclos que ocorrem dentro de um negócio é fundamental para provisionar o montante de valores que entrará na empresa. Assim, é possível organizar os pagamentos sem que isso deixe o empreendimento sem capital de giro.

Como realizar o contas a receber?

Compreender os processos internos do negócio é imprescindível, isso requer análises e estudos, logo para estruturar um time de contas a receber seguro e com informações fidedignas é necessário seguir alguns passos, veja os principais.

Faça o registro de todas as contas a receber

Antes de qualquer coisa, você precisa ter o seu fluxo de caixa em dia e organizado, pois precisará separar as despesas, as receitas, as contas a prazo e aquelas que foram feitas a vista. Além disso, com essa organização saberá de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa.

O seu controle de recebimentos deve começar pelo registro constante e atualizado sobre todas as contas e valores que estão para entrar no seu caixa. Essa é uma prática básica para a sua gestão financeira e para qualquer tipo de planejamento.

Para isso, tenha um controle digitalizado – para evitar perder as suas informações – e registre, principalmente, as suas vendas a prazo, aquelas agendadas e que estão em atraso. Esse registro deve ser feito diariamente ou sempre que for feita uma venda que não seja a vista. Se você deixar para fazer em outros momentos, ou somente uma vez por semana, por exemplo, certamente perderá valores e informações no meio desse caminho.

Separe por tipo de recebimento

Categorizar as suas contas é uma ótima maneira de ordenar tudo o que precisa receber, o que já foi recebido e o que está em atraso. Assim, você consegue visualizar melhor a situação das suas contas e prever a situação do caixa.

Então, depois de fazer o registro no seu controle de recebimentos, classifique o tipo de conta, detalhando o cliente, o valor e como esse será recebido. Além de facilitar a sua identificação, assim você poderá começar o seu processo de cobrança em tempo hábil.

Por exemplo, detalhe se o valor será pago em cheque, cartão de crédito ou boleto bancário, especifique o produto ou serviço adquirido e a data acordada para pagamento. Essas informações são importantes para o seu planejamento do recebimento, pois cheques precisam ser descontados no banco, por exemplo, já cartões e boletos são compensados automaticamente.

Classifique as contas em ordem cronológica

As suas contas a receber devem ser organizadas e armazenadas seguindo a data de venda ou de pagamento. Para isso, as primeiras devem ser aquelas com recebimentos mais recentes, seguidas dos mais tardios. Afinal, não faz tanto sentido se preocupar com vendas que serão pagas daqui a dois meses, por exemplo, se este mês há valores a serem pagos.

Dessa maneira, consegue prevenir a inadimplência e ainda organizar os recebimentos de acordo com o período do mês. Isso influência positivamente até mesmo no seu relacionamento com fornecedores e garante que o seu caixa terá recursos para continuar disponibilizando as suas compras a prazo.

Tenha um meio seguro para armazenar o seu controle

Imagine se você faz todo o seu controle com papel, caneta e um caderno e acaba perdendo esse livro de registros? Além de todo o tempo perdido preenchendo manualmente as contas a receber, você perderá tudo o que registrou.

Ou então, pense em controles feitos em planilhas que ficam salvas no seu computador. Se ele apresentar algum problema no disco rígido, você também perde tudo. Dito isso, procure armazenar os seus arquivos em locais seguros, como na nuvem ou plataformas de gestão. Assim, não há o risco de perder os seus documentos e você ainda se protege contra a ação de terceiros, já que precisa de um login e senha para acessar as suas informações.

Registre as suas receitas

Para que o seu controle seja eficiente é necessário fazer o registro de todas as receitas do seu caixa, de maneira que possa cruzar esses dados e identificar o pagamento. Para fazer isso de maneira prática e sem confusões de valores, basta ter os dados de todos os créditos, como o serviço ou produto oferecido, e acompanhar todas as movimentações do seu caixa.

Assim você não corre o risco de deixar passar despercebido um pagamento que foi efetuado ou que está em atraso por falta de comprovante.

Faça o controle de recebimentos todos os meses

O ideal é que o seu controle de contas a receber seja feito mês a mês e em conjunto com os extratos bancários e demais comprovantes de pagamentos que são enviados pelos compradores. Além de otimizar a sua organização de recebimentos, fazer o registro todos os meses permite identificar padrões dos clientes.

Afinal, não é porque um consumidor atrasou o pagamento em um mês que ele é um mal pagador. Esse tipo de informação é fundamental para o seu controle.

Mensure o índice de inadimplência

Saber quanto os inadimplentes representam dentro de uma carteira de clientes é fundamental, pois essa inadimplência significa que o dinheiro da empresa não está entrando no tempo previsto. Obviamente, o percentual ideal seria 0%, mas sabemos que essa não é a realidade da maioria dos empreendimentos. Dessa forma, os gestores precisam trabalhar para manter esse percentual o mais baixo possível.

Para calcular o índice de inadimplência (II), utiliza-se a seguinte fórmula:

II=total não recebível do mês/total de receitas do mês

Vale lembrar que cada empresa tem suas particularidades, dessa forma esse indicador pode variar e ser calculado com um prazo maior de tempo.

Negocie com o cliente

Manter a boa relação com o consumidor é imprescindível, no entanto, deixar de cobrar não é algo plausível para os negócios. Por isso, uma alternativa é procurar entender a real situação do cliente e, a partir daí, traçar estratégias de negociação e parcelamento dentro das possibilidades desse consumidor.

O uso adequado de negociação faz com que a empresa receba o que lhe é devido e ainda mantenha a boa relação com o cliente.

Mantenha um histórico de pagamento dos clientes

O histórico do cliente é fundamental para a análise de perfil do seu consumidor, além disso, ele proporcionará um embasamento para futuras negociações. Com essas informações é possível verificar se o cliente está passando por um momento específico ou se está costumeiramente inadimplente com os pagamentos.

O que evitar no setor de contas a receber para não cometer erros?

O número de informações necessárias para o controle do contas a receber é muito grande para ser negligenciado, por isso existem alguns erros que devem ser evitados para não comprometer a saúde financeira da empresa.

Controlar manualmente

Registrar todos os fatos ocorridos de forma manual é uma das principais causas de falha humana, o que acarreta informações equivocadas, por isso é imprescindível que a empresa invista em uma gestão informatizada do contas a receber.

Misturar as contas

Um dos grandes problemas das empresas é a falta de separação das despesas pessoais das despesas empresariais. Quando não há essa separação, independentemente da quantidade de receitas projetadas, o número de despesas sempre será além da capacidade da empresa, apresentando indicadores de solvência equivocados.

Dessa forma, é essencial estipular um pró-labore para os sócios e não utilizar os recursos da empresa para pagar contas particulares.

Como a tecnologia pode ajudar no controle do contas a receber?

Softwares para computador e plataformas para dispositivos móveis já fazem a gestão financeira de maneira acertada e funcional, gerando notas fiscais para o controle de caixa e emitindo lembretes para as datas de pagamento e recebimento.

Com a possibilidade de salvar seus dados em sistemas de cloud computing, seus dados estão seguros e acessíveis de qualquer lugar. Fica fácil mostrar ao cliente quaisquer documentos requisitados ou fazer registros no sistema utilizando apenas o telefone celular.

Já deu para perceber que a tecnologia é uma grande aliada do seu negócio quando é preciso gerenciar as contas a receber — mas os benefícios não param por aí.

Além de permitir deixar de lado os processos analógicos, os novos softwares para gestão das contas permitem, ainda, que seus dados estejam salvos com segurança.

Já imaginou ter de checar as informações de cada cliente em meio a papeladas, escaninhos e pastas? Os processos burocráticos são reduzidos quando a gestão aposta em tecnologia.

Registrar os dados dos consumidores é também uma forma de otimizar o relacionamento com a clientela e desenvolver um laço afetivo entre a empresa e seus clientes — o que, a longo prazo, diminui as inadimplências.

Com um registro do hábito de compras do consumidor, de seu comportamento, ticket médio e desejos, o gestor pode adotar novas estratégias de fidelização. Um cliente fidelizado dá preferência ao seu negócio. Com um software, é fácil manter registrados todos os dados essenciais do cliente e traçar planos de ação que o atinjam diretamente.

Para ajudar no seu controle, o Asaas é uma plataforma completa que permite o gerenciamento de todos os seus recebimentos, independentemente se são de cartões de crédito, débito e boletos bancários. Dessa forma, nenhuma informação passa despercebida na sua organização de contas.

O controle de recebimentos é a ferramenta que você tem em mãos para identificar os valores que foram pagos e aqueles que estão em aberto. Agora que sabe a importância do contas a receber, crie uma conta gratuita no Asaas e tenha total controle sobre as finanças da sua empresa!

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