Saiba como fazer o controle de recebimentos em pequenas empresas

O controle de recebimentos é a organização e acompanhamento de todos os valores que você tem para receber de seus clientes, independentemente se foi uma venda parcelada ou com pagamento futuro. Essa deve ser a base da sua gestão financeira, já que sem o conhecimento das contas a receber, fica impossível fazer avaliações de desempenho, acompanhamento de caixa, planejamento financeiro e, principalmente, fica inviável controlar os clientes inadimplentes.

Ficar de olho em todo e qualquer valor que entra e deve entrar no seu caixa permite fazer previsões, ter um cadastro de clientes completo, separando os bons pagadores dos devedores, consegue programar as suas compras e, ainda, possibilita que antecipe momentos de crise para que não sofra graves consequências.

Se você também sempre fica perdido com tantos dados e informações, confira sete maneiras práticas de manter o seu controle de contas a receber. Veja só.

Faça o registro de todas as contas a receber

Antes de qualquer coisa, você precisa ter o seu fluxo de caixa em dia e organizado, pois precisará separar as despesas, as receitas, as contas a prazo e aquelas que foram feitas a vista. Além disso, com essa organização saberá de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa.

O seu controle de recebimentos deve começar pelo registro constante e atualizado sobre todas as contas e valores que estão para entrar no seu caixa. Essa é uma prática básica para a sua gestão financeira e para qualquer tipo de planejamento.

Para isso, tenha um controle digitalizado – para evitar perder as suas informações – e registre, principalmente, as suas vendas a prazo, aquelas agendadas e que estão em atraso. Esse registro deve ser feito diariamente ou sempre que for feita uma venda que não seja a vista. Se você deixar para fazer em outros momentos, ou somente uma vez por semana, por exemplo, certamente perderá valores e informações no meio desse caminho.

Separe por tipo de recebimento

Categorizar as suas contas é uma ótima maneira de ordenar tudo o que precisa receber, o que já foi recebido e o que está em atraso. Assim consegue visualizar melhor a situação das suas contas e evitar que vire uma bola de neve.

Então, depois de fazer o registro no seu controle de recebimentos, classifique o tipo de conta, detalhando valor, cliente e como ele será recebido. Além de facilitar a sua identificação poderá começar o seu processo de cobrança em tempo hábil.

Por exemplo, detalhe se o valor será pago em cheque, cartão de crédito ou boleto bancário, especifique o produto ou serviço adquirido e a data acordada para pagamento. Essas informações são importantes para o seu planejamento do recebimento, pois, cheques precisam ser descontados no banco, por exemplo, já cartões e boletos são compensados automaticamente.

Classifique as contas em ordem cronológica

As suas contas a receber devem ser classificadas e armazenadas seguindo a data de venda ou de pagamento. Para isso, as primeiras devem ser aquelas com recebimentos mais recentes, seguidas dos mais tardios. Afinal, não faz tanto sentido se preocupar com vendas que serão pagas daqui a dois meses, por exemplo, se este mês há valores a serem pagos.

Dessa maneira, consegue prevenir a inadimplência e ainda organizar os recebimentos de acordo com o período do mês. Isso influencia positivamente até mesmo no seu relacionamento com fornecedores e garante que o seu caixa terá recursos para continuar disponibilizando as suas compras a prazo.

Tenha um meio seguro para armazenar o seu controle

Imagine se você faz todo o seu controle com papel, caneta e um caderno e acaba perdendo esse livro de registros? Além de todo o tempo perdido preenchendo manualmente as contas a receber, perderá tudo o que registrou.

Ou então, pense em controles feitos em planilhas que ficam salvas no seu computador. Se ele apresentar algum problema no disco rígido, você também perde tudo. Dito isso, procure armazenar os seus arquivos em locais seguros, como na nuvem ou plataformas de gestão. Assim não corre o risco de perder os seus documentos e. ainda, se protege contra a ação de terceiros, já que você precisa de um login e senha para acessar as suas informações.

Registre as suas receitas

Para que o seu controle seja eficiente é necessário fazer o registro de todas as receitas do seu caixa, de maneira que possa cruzar esses dados e identificar o pagamento. Para fazer isso de maneira prática e sem confusões de valores, basta ter os dados de todos os créditos, como o serviço ou produto oferecido, e acompanhar toda e qualquer movimentação do seu caixa. Assim você não corre o risco de deixar passar despercebido um pagamento que foi efetuado ou que está em atraso, mas não foi enviado nenhum comprovante.

Faça o controle de recebimentos todos os meses

O ideal é que o seu controle de contas a receber seja feito mês a mês e em conjunto com os extratos bancários e demais comprovantes de pagamentos que são enviados pelos compradores. Além de otimizar a sua organização de recebimentos, fazer o registro todos os meses permite identificar padrões dos clientes.

Afinal, não é porque um consumidor atrasou o pagamento em um mês que ele é um mal pagador. Esse tipo de informação é fundamental para o seu controle.

Faça análises

O seu controle de recebimentos guarda informações e dados valiosos para as suas vendas e para o seu negócio. Visualize o seu plano de recebimentos de maneira generalizada e observe os resultados. Com isso, você poderá identificar, por exemplo:

  • número de inadimplentes aumentando ou diminuindo;
  • meses com maiores quantidades de atrasos;
  • período do ano com pagamentos efetuados em dia.

Para ajudar no seu controle, o Asaas é uma plataforma completa que permite o gerenciamento de todos os seus recebimentos, independentemente, se são de cartões de crédito ou débito e boletos bancários. Dessa forma, nenhuma informação passa despercebida na sua organização de contas.

O controle de recebimentos é a ferramenta que você tem em mãos para identificar os valores que foram pagos e aqueles que estão em aberto. Consequentemente, é uma maneira rápida de identificar os clientes inadimplentes daqueles que cumprem com os prazos de pagamentos. Assim, evita passar por prejuízos financeiros e consegue ter um processo de cobrança antes que o seu caixa fique no vermelho.

Agora que já sabe como fazer o seu controle, entre em contato conosco e conheça a nossa plataforma!

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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