Qual o melhor ERP para pequenas empresas? Guia para escolher

No mundo empresarial moderno, a eficiência operacional e a gestão financeira eficaz são fundamentais para o sucesso das pequenas empresas. Por meio de organização e integração entre setores, as empresas podem prosperar e alcançar ainda mais eficiência nos processos.

Nesse contexto, os sistemas ERP desempenham um papel importante, oferecendo uma solução abrangente e integrada para gerenciar todos os aspectos do negócio, desde o controle financeiro até o gerenciamento de estoque e vendas. 

Com esse artigo, entenda qual é o melhor ERP para pequenas empresas, porque ele é importante e como escolher a solução para atender às necessidades específicas do negócio. Continue lendo!

Quais os benefícios de um ERP para pequenas empresas?

Um ERP pode oferecer uma série de benefícios para pequenas empresas, já que é um sistema que engloba a organização e administração de diversos setores empresariais. 

Ao visar a redução de custos, aumento da produtividade, aumento na eficiência, melhor gestão do negócio e melhora na segurança de informações, otimizam as operações comerciais e o sucesso a longo prazo da empresa. Confira um pouco sobre cada um deles:

Redução de custos

Implementar um ERP pode reduzir significativamente os custos para pequenas empresas. Isso ocorre devido à automação de processos, que elimina a necessidade de mão de obra manual em tarefas repetitivas. 

Além disso, o software de gestão pode ajudar a otimizar o uso de recursos, reduzir desperdícios e minimizar erros operacionais, resultando em economias financeiras a longo prazo e processos mais bem definidos em diversos setores.

Aumento da produtividade

Com um sistema ERP, as pequenas empresas podem aumentar sua produtividade ao automatizar processos manuais e burocráticos. Isso libera tempo para os funcionários se concentrarem em atividades mais estratégicas e produtivas, aumentando a eficiência geral das operações. 

Além disso, a centralização de informações em um único sistema facilita o acesso rápido a dados relevantes, agilizando a tomada de decisões e o levantamento de informações a respeito do desempenho empresarial.

Melhor gestão de impostos

Para pequenas empresas, a gestão eficaz dos impostos é essencial para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e evitar multas e penalidades. 

O software de gestão facilita o controle e o acompanhamento das transações financeiras e operacionais, permitindo um entendimento mais preciso e eficiente dos impostos para empresas — calculados sobre a receita de vendas de produtos ou serviços. 

Além disso, muitos ERPs oferecem recursos específicos para o cálculo automático de impostos e a geração de relatórios fiscais, facilitando o processo de conformidade tributária.

Redução de falhas

A implementação de um sistema ERP contribui para a redução de falhas e erros operacionais. 

Ao automatizar processos e integrar informações em uma única plataforma, as chances de ocorrência de erros humanos são significativamente reduzidas. Isso resulta em uma operação mais suave e eficiente, com menos retrabalho e desperdício de recursos.

Oferece vantagem competitiva

Ao adotar um sistema ERP, as pequenas empresas ganham uma vantagem competitiva significativa no mercado. Isso porque aprimora a eficiência operacional, melhora a capacidade de resposta a mudanças no ambiente de negócios e permite um serviço mais ágil e personalizado aos clientes. 

Todos esses pontos são diferenciais de uma empresa, e podem se tornar fatores decisivos na decisão do cliente. Além disso, um sistema ERP permite que as empresas se adaptem rapidamente às demandas do mercado, mantendo-se ágeis e flexíveis em um ambiente comercial disputado.

Quais as funcionalidades de um sistema ERP para pequenas empresas?

Os ERPs são sistemas que oferecem funcionalidades de gestão, a fim de manter a organização das informações empresariais. O software pode auxiliar em diversas áreas da empresa, agilizando a troca de informações e a tomada de decisões. 

Essas funções auxiliam o trabalho operacional e logístico, além de integrar com o sistemas financeiros e fiscais de uma organização. Confira alguns dos principais pontos em que um software de gestão pode auxiliar: 

• Gestão de pedidos: auxilia no controle completo do ciclo de pedidos, desde o recebimento até a entrega. Isso inclui o registro de novos pedidos e o acompanhamento do status de cada pedido em tempo real. 

• Emissão de notas fiscais: integra a emissão de notas fiscais ao processo de gestão de pedidos e vendas. Ao receber um pedido, o sistema gera a nota fiscal correspondente, com base nas informações oferecidas sobre a compra. Isso simplifica o processo, principalmente com a integração aos órgãos responsáveis. 

• Gestão financeira: possui módulos específicos para o gerenciamento financeiro, permitindo o controle completo das finanças da empresa. Isso engloba desde a categorização de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, controle de despesas e receita e gestão de preços. 

• Relatórios financeiros e/ou operacionais: relatórios que fornecem insights valiosos para a análise de desempenho financeiro, identificação de áreas de desperdício, otimização de processos financeiros e tomada de decisões estratégicas. 

• Integração de recursos: diferentes departamentos e áreas de negócio podem compartilhar dados e informações de forma instantânea e precisa, eliminando redundâncias, retrabalho e problemas de comunicação. 

Como escolher o melhor ERP para pequenas empresas? 

Escolher o melhor sistema ERP para pequenas e médias empresas (PMEs) é uma decisão que pode impactar todos os processos empresariais. A ideia é buscar, considerando as necessidades da empresa, módulos de gestão que tornem a rotina mais eficiente.   

Mapear os pontos da empresa que podem usufruir de melhorias de processos, que possam ser automatizados ou que tenham muitos erros manuais é um bom caminho para seguir. A partir disso, buscar um ERP para pequenas empresas que auxilie em todos esses pontos. 

Separamos algumas dicas para a área responsável conseguir escolher o melhor ERP para pequenas empresas: 

1. Avalie a escalabilidade do sistema

Após analisar a empresa e os pontos que podem ser melhorados com o uso de um sistema de gestão, certifique-se de escolher uma solução que visa a escalabilidade do negócio.

Ou seja, busque em um sistema ERP funcionalidades que mitiguem todos os pontos de melhoria da empresa. Desde a quantidade de usuários que podem ter acesso ao sistema, até tipos de notas necessárias, relatórios, categorização de transações, etc. 

2. Considere a facilidade de uso e implementação

Um ERP fácil de usar e implementar é essencial para uma PME, especialmente se não houver uma equipe de TI dedicada. Procure por sistemas com interfaces intuitivas, suporte ao usuário acessível e opções de implementação flexíveis, como nuvem ou instalação local.

Por exemplo, o Base, ERP do Asaas, está disponível para os clientes PJ da conta digital. A interface é simples e intuitiva de utilizar, com todos os caminhos facilitados. E ainda possui uma equipe de suporte em caso de dúvidas em algum processo específico da empresa. 

3. Verifique a integração com outras ferramentas e sistemas

O sistema ERP escolhido deve se integrar facilmente com outras ferramentas e sistemas que a empresa já utiliza, como software de CRM, e-commerce, pagamento, entre outros. 

Afinal, com todas essas informações integradas, a análise das informações ficará mais eficiente e erros podem ser mais facilmente evitados. Além disso, garantirá uma troca eficiente de dados e informações entre diferentes plataformas.

4. Avalie o suporte e o serviço ao cliente

Um bom suporte e serviço ao cliente são fundamentais para garantir que qualquer problema ou dúvida seja resolvido rapidamente.  Procure por fornecedores de ERP que ofereçam suporte técnico confiável, treinamento para usuários e atualizações regulares do sistema.

Além disso, que também ofereçam um bom sistema antifraude, para garantir a segurança das informações da empresa. Afinal, não somente os dados da organização, mas de clientes também são utilizados no dia a dia empresarial. 

5. Analise o custo total de propriedade (TCO)

Além do custo inicial de aquisição, considere os custos contínuos, como taxas de licença, manutenção, atualizações e suporte. Calcule o TCO (custo total de propriedade) ao longo do tempo para determinar o retorno do investimento (ROI) do sistema ERP escolhido. 

No entanto, é importante ressaltar que o Base ERP, oferece condições mais atrativas, sem cobrar por mensalidade para o uso. Assim, a cobrança de taxas acontece apenas no momento de uso de algum serviço específico — com opções atrativas para a empresa. 

Conheça o ERP na nuvem para pequenas empresas

Escolher um ERP para pequenas empresas é uma etapa fundamental para a melhoria da gestão da empresa. Afinal, deve fazer parte da estratégia de crescimento de um pequeno negócio. 

Existem, atualmente, diversos ERPs na nuvem, que facilitam a usabilidade do sistema, sem a necessidade de integrações ou equipamentos mais avançados para o uso.

O Base ERP, por exemplo, é um sistema online para pequenas empresas, possibilitando que a equipe acesse os dados de que precisa no dia a dia, de qualquer lugar onde estiver.

Trata-se de um ERP SaaS, que significa que não é necessário instalar nada localmente. Basta criar a sua conta PJ no Asaas e integrar o ERP, de maneira totalmente gratuita, e sem a necessidade de uma grande infraestrutura de hardware e software.

Funcionalidades do ERP Base

Com todas essas funcionalidades integradas em um único sistema, o Base oferece uma solução completa e eficiente para a gestão empresarial, proporcionando maior controle, eficiência operacional e conformidade fiscal para pequenas e médias empresas. 

Confira alguns dos módulos de gestão que o Base pode oferecer a empresas: 

• Gestão de contas: gerenciar todas as contas a pagar e receber de forma centralizada. Controle de recebimento de clientes, pagamentos a fornecedores, vencimentos das contas, classificações para garantir a exatidão das transações e maior compreensão dos gastos. Além da emissão de cobranças e gerenciamento de prazos de pagamento.

• Fluxo de caixa: oferece uma visão abrangente e em tempo real do fluxo de caixa da empresa. Isso inclui a entrada e saída de recursos financeiros, previsões de receitas e despesas, controle de saldos bancários e análises detalhadas para auxiliar na tomada de decisões financeiras estratégicas.

• Pedido de compra e de venda: com essa funcionalidade, é possível registrar e gerenciar todos os pedidos de venda da empresa, desde a emissão do pedido até a entrega do produto ou serviço ao cliente. Com funções como: controle de estoque, cálculo de preços, emissão de pedidos, acompanhamento dos pedidos, negociações, etc.

• Emissão de notas fiscais: emissão rápida e segura de notas fiscais (NF-e, NFS-e, NFC-e, nota fiscal de entrada), conforme exigido pela legislação tributária brasileira.  Isso inclui a geração, envio e armazenamento seguro das NF-e, garantindo conformidade fiscal e facilitando o cumprimento das obrigações legais.

• Cadastro de clientes: registro de clientes da empresa e histórico de compras que facilita a gestão das vendas e emissão de cobranças.

• Estoque automático: controle de estoque de forma automática e integrada com outras áreas do sistema. Isso inclui o registro e monitoramento de entrada e saída de produtos, alertas de reposição e gestão de inventário.

O Base ERP está disponível para todos os clientes PJ da conta digital gratuitamente. O sistema permite a escalabilidade do negócio, se adaptando às necessidades da sua empresa. E ainda oferece um suporte técnico especializado e dedicado, para solucionar as questões que o seu negócio enfrentar. 

Conheça agora todas as funcionalidades do ERP do Asaas para realizar a gestão eficiente do seu negócio.