Guia de como fazer a gestão financeira para pequenas empresas

O processo de gerir um negócio apresenta muitos desafios seja para grandes ou pequenas empresas. 

Não à toa, o levantamento de 2021 do Sebrae revelou que entre os pequenos negócios, a taxa varia de 30% a 14% de mortalidade em até cinco anos. A variável desse número está relacionada ao setor de atuação da empresa.

Para evitar que sua empresa entre nessa estatística é fundamental focar seus esforços em melhorar a gestão financeira empresarial. Por isso, confira esse artigo completo sobre o assunto. Continue lendo!

Qual a importância da gestão financeira para pequenas empresas?

A gestão financeira é fundamental para o sucesso das pequenas empresas porque permite o controle adequado dos recursos financeiros, garantindo que as despesas sejam devidamente controladas e os lucros maximizados.

Além disso, a gestão financeira para pequenas empresas também permite uma análise precisa da saúde financeira do negócio, auxiliando na tomada de decisões estratégicas, como investimentos, expansão ou redução de custos. 

Por isso, independente do tamanho do seu negócio, uma boa gestão financeira proporciona maior visibilidade sobre o fluxo de caixa, permitindo antecipar e planejar os momentos de maior ou menor entrada de recursos. 

Isso auxilia na prevenção de problemas de liquidez e na garantia de que suas obrigações fiscais sejam cumpridas, como o pagamento de fornecedores e funcionários.

Quais são os elementos essenciais de uma boa gestão financeira empresarial?

Para realizar uma boa gestão financeira, seu negócio precisa ser estratégico. Esse processo precisa considerar uma análise ampla e aprofundada – considerando diferentes setores e situações da rotina do seu negócio.

Portanto, confira quais são os principais elementos que precisam ser válidos e otimizados dentro de uma boa gestão financeira:

Capital de giro

O capital de giro são os recursos que circulam pela sua empresa durante sua rotina empresarial. Ele é fundamental para manter as operações de rotina e permitir o pleno funcionamento das suas atividades. 

O capital de giro é utilizado para cobrir despesas operacionais, pagar fornecedores, salários, aluguel, estoque e outras demandas.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa também é uma ferramenta de gestão muito importante que permite ao seu negócio administrar melhor a entrada e saída de recursos.

Dentro de um determinado período, o fluxo de caixa ajuda sua gestão a manter um controle mais apurado do seu dinheiro, possibilitando acompanhar de forma detalhada as suas movimentações financeiras e controle de despesas.

Incluir a otimização de caixa dentro da sua empresa permite que sua gestão tenha uma visão mais clara da sua situação, tanto internamente quanto em relação ao mercado. 

Assim, você pode prospectar investimentos, realizar cortes de gastos e manter as atividades otimizadas.

Gestão de contas

Da mesma forma que entender a entrada e saída de recebíveis do seu negócio, sua empresa precisa entender quais são as principais deficiências da sua gestão de contas. 

Sua gestão precisa considerar apurar a gestão de contas, a pagar e a receber. Ou seja, você precisa administrar as contas e os contratos da sua empresa para que todos os pagamentos sejam feitos corretamente. 

Compras de equipamento, despesas fixas, manutenções, salários e outras demandas. Por isso, é fundamental entender quais são as contas que sua empresa precisa manter e estar em dia com todas essas obrigações.

Gestão de Notas Fiscais

As notas fiscais são parte fundamental das obrigações fiscais do seu negócio, por isso precisam ser organizadas e emitidas dentro dos principais requisitos determinados pelo Fisco.

Além de ajudar na sua organização interna, sua gestão também precisa considerar que uma fiscalização pode encontrar erros no processo de emissão de notas e aplicar multas para seu negócio. Por isso, essa demanda não pode ser negligenciada.

Gestão de estoque

Os estoques são determinantes para o sucesso da sua empresa, mesmo que não impactem sua relação com o consumidor final. 

Porém, manter um estoque equilibrado significa manter uma boa relação financeira, afinal é essencial entender quantos produtos você tem à disposição. Dessa forma, sua empresa pode melhorar a negociação com seus fornecedores, evitar prejuízos e adaptar a logística da empresa.

Estratégia de marketing e vendas

O marketing é uma das melhores estratégias que sua empresa pode utilizar para aumentar a base de clientes e ainda fidelizar consumidores para seu negócio. Por isso, um bom funil de vendas é essencial para entender seu público e aumentar as taxas de conversão.

Por isso, dentro da sua gestão financeira é fundamental compreender o desempenho das estratégias de marketing e propor melhorias.

Planejamento financeiro

O planejamento financeiro é fundamental para ajudar seu negócio a enfrentar momentos de baixa de vendas. Afinal, nem sempre sua empresa irá lucrar, ainda mais no começo das suas atividades.

Sendo assim, o planejamento financeiro permite solidificar seu negócio, para que as atividades prossigam sem depender de uma alta taxa de lucro nos primeiros meses.

Quais erros devem ser evitados na gestão financeira de pequenas empresas?

Para atuar como uma gestão financeira otimizada, sua empresa precisa evitar alguns erros que são cometidos por empresas iniciantes e que podem prejudicar o desempenho do seu negócio.

No geral, é importante criar um plano de negócio que antecipe problemáticas e proponha soluções que contornam essas demandas. Confira:

Não definir um pró-labore

O pró-labore é o “salário” definido pelo administrador do negócio, que precisa ser diferente dos lucros formais do negócio. 

A definição do pró-labore é muito importante para a profissionalização da sua empresa, que poderá ter mais autonomia para manter um fluxo de caixa satisfatório e possibilitar investimentos.

Não registrar todas as entradas e saídas

Manter um registro de entradas e saídas dos recursos é imprescindível para a saúde do seu negócio. Muitos empreendedores utilizam planilhas para organizar essas demandas e manter o controle dos recursos financeiros.

Porém, é muito mais eficiente utilizar um sistema de automação e controle financeiro que faz esse controle de modo automatizado.

Não criar uma reserva financeira

Momentos ruins podem acontecer dentro de qualquer setor ou negócio, porém pequenas empresas podem ser mais suscetíveis a momentos de baixa, já que muitas vezes estão tentando se consolidar no mercado.

Por isso, uma reserva financeira precisa ser o foco do seu negócio e da sua gestão financeira, indo além do capital de giro.

Não possuir um objetivo

A definição de um propósito para sua empresa vai manter seu negócio deve acompanhar sua gestão financeira desde o início do seu projeto de negócio. 

Afinal, é através da definição de metas e objetivos que sua empresa pode definir o caminho a ser seguido e tomar decisões assertivas. Sua gestão financeira também deve seguir esse princípio, ao definir metas sustentáveis e que tragam resultados para seu negócio.

Não buscar melhorias

Por fim, o maior erro que sua empresa pode cometer é não buscar soluções para a melhora constante. Esse processo envolve tanto a melhora dos seus produtos e serviços, assim como a otimização de processos e outras áreas.

Seu atendimento ao cliente, estratégias de marketing, processo de vendas, controle interno e qualquer outro setor precisa se aperfeiçoar, a partir de metas, feedbacks e análise de dados.

9 dicas de gestão financeira para pequenas empresas

Agora que já explicamos os principais desafios para estabelecer uma boa gestão financeira dentro da sua empresa, precisamos citar as principais boas práticas que seu negócio pode implementar.

Vale ressaltar, que cada empresa de pequeno porte possui desafios específicos da sua jornada que precisam ser levados em conta. Além disso, cada setor e nicho também acabam caindo em diferentes situações dentro de um crescimento financeiro.

Por isso, essas dicas tentam abranger os cenários mais comuns e as práticas básicas para que seu negócio possua uma gestão financeira e possua escalabilidade de vendas.

1. Separe as finanças da empresa

Conforme já comentamos, definir um pró-labore é essencial para manter uma autonomia dos recursos do seu negócio. Porém, essa divisão entre gastos pessoais e empresariais precisa ser profunda.

Afinal, sua empresa precisa conhecer sua própria liquidez e rentabilidade. Por isso, a transparência financeira é essencial para definir metas e estabelecer melhorias dentro das suas atividades.

2. Análise seu cenário de mercado

O mercado no qual sua empresa está inserido influencia diretamente na performance do seu negócio. Afinal, seus concorrentes estão disputando o mesmo público, que possui um perfil de comportamento específico.

Sendo assim, entender quem é esse público e como seus concorrentes dialogam com eles é fundamental para obter sucesso a longo prazo. Para isso, você pode desenvolver duas análises dentro do espectro da sua gestão financeira:

Benchmarking

O benchmarking é a prática de avaliar como seus concorrentes de mercado encontram e desenvolvem soluções dentro das atividades. Você pode olhar tanto para concorrentes diretos de mercado, quanto para os grandes players.

Assim, é possível prospectar boas práticas que podem ser implementadas dentro da sua rotina financeira e empresarial, assim como outras soluções que podem ser melhoradas.

Análise de público-alvo

O público-alvo são as pessoas que seu negócio pretende alcançar e transformar em consumidores. O primeiro passo para conquistar esse público, é conhecer seu padrão de comportamento e entender suas necessidades.

A partir disso, você pode propor soluções personalizadas e que atendam essas demandas com assertividade.

3. Acompanhe o fluxo de caixa

Neste artigo mencionamos diversas vezes o quanto o controle do fluxo de caixa é essencial para entender a dinâmica financeira e sustentabilidade do seu negócio. 

Com um bom controle das entradas e saídas, você pode definir projetos mais assertivos para sua empresa. Por isso, sua gestão financeira precisa entender o fluxo de caixa como uma das ferramentas mais importantes para o sucesso do negócio.

4. Desenvolva um planejamento e metas

Uma vez que sua gestão tiver identificado seu cenário empresarial e projetar soluções para seu negócio, sua empresa pode definir metas para o futuro e iniciar um planejamento estratégico.

Para essa etapa, é necessário considerar os pontos fortes e deficiências do seu negócio. Você pode utilizar ferramentas como o ciclo PDCA, análise SWOT e outras técnicas que ajudam a mapear o seu negócio e definir metas.

Também é muito importante que sua empresa determine indicadores de desempenho financeiro, que permitam um acompanhamento aprofundado desses resultados.

5. Reduza gastos

Entre suas metas financeiras, reduzir gastos precisa estar entre os principais objetivos. Afinal, cortar custos é importante para manter a sustentabilidade do negócio e, potencialmente, aumentar seus lucros.

Por isso, você precisa mapear os custos da sua empresa e definir quais são essenciais e quais despesas podem ser cortadas a curto, médio e longo prazo.

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que permanecem constantes independentemente do volume de produção ou vendas da sua empresa. Eles não variam, independente do seu desempenho operacional.

Exemplos de custos fixos incluem aluguel, salários dos funcionários, seguros e depreciação de equipamentos. Mesmo que sua empresa produza ou venda mais ou menos, esses custos permanecem praticamente os mesmos.

Custos variáveis

Por outro lado, os custos variáveis são aqueles que estão diretamente relacionados à produção ou vendas da sua empresa. Eles variam de forma proporcional ao aumento ou diminuição das suas atividades operacionais. 

Entre os custos variáveis podemos mencionar os custos de matérias-primas, comissões, custos de embalagem e outras despesas com fornecedores, fretes, etc.

6. Busque por injeção de capital

Buscar por investimentos também pode ser uma solução viável para potencializar os resultados do seu negócio e ajudar a gestão financeira da sua empresa a desenvolver um planejamento saudável.

Empréstimos também são soluções viáveis para aumentar sua renda no curto prazo, mas podem trazer mais custos. Outra solução viável para expandir seu capital de giro é solicitar a antecipação de recebíveis de vendas a prazo.

7. Integre as áreas da empresa

A integração de áreas também pode colaborar para tornar seu negócio mais sustentável a longo prazo e ajudar a manter suas finanças mais rentáveis. 

Através de um conjunto de ações planejadas e um sistema de comunicação eficiente, é possível manter sua equipe mais alinhada – permitindo decisões mais assertivas. 

Utilizar um sistema eficiente também permite uma gestão de tempo mais apurada, evitando erros de comunicação que podem prejudicar os rendimentos do seu negócio.

8. Busque solução contra inadimplência

Outro fator determinante para o sucesso da sua gestão financeira é encontrar soluções que driblam e reduzam as taxas de inadimplência. Afinal, se seus clientes estão dentro dessa situação, seus lucros serão reduzidos.

Por isso, é fundamental estabelecer um modelo de régua de cobranças, que padronize as comunicações e consiga alcançar os clientes.

Por isso, você precisa de uma solução eficiente para cobranças e notificações, mantendo um tom adequado – conseguindo evitar a inadimplência e mantendo o consumidor fidelizado.

9. Utilize a automação de processos

A automação de processos também é fundamental para que sua gestão financeira possa equilibrar as contas e manter o negócio em pleno funcionamento. A automação é parte da revolução tecnológica que as empresas estão sofrendo nos últimos anos.

Através da automação, sua gestão pode padronizar funções, tornando algumas práticas menos burocráticas, mais rápidas e aumentando a produtividade do negócio.

Automação de cobranças

A automação de cobranças, por exemplo, ajuda a reduzir sua taxa de inadimplência, assim como mantém um controle mais apurado dos valores que seu negócio tem de receber. Isso permite mais assertividade no momento de analisar os dados financeiros e estabelecer metas.

Além disso, cobranças indevidas são problemas recorrentes na maioria das empresas. A automação evita que esse problema aconteça, melhorando seu relacionamento com o consumidor.

Automação de notas fiscais

As notas fiscais são essenciais para prestar contas com o Fisco, assim como também se tornam um documento obrigatório para apresentar ao cliente. Porém, emitir notas pode ser uma tarefa burocrática e massante.

Com a automação, é possível realizar essa demanda com mais rapidez, reduzindo erros e melhorando a organização – além de ser um processo digital, que não ocupa espaço dentro da sua empresa e não requer gastos adicionais.

O uso de um ERP, como o Base by Asaas, pode auxiliar no processo de automação de diferentes serviços. Além de gratuito, ele é fácil de integrar e funciona totalmente na nuvem.

Como usar a tecnologia como aliada da gestão financeira empresarial?

A tecnologia sempre foi uma aliada da gestão financeira. Através de soluções é possível expandir sua área de atuação e melhorar seus processos financeiros. 

Além disso, contar com a tecnologia está cada vez mais fácil. O Asaas, por exemplo, é uma conta digital completa e gratuita para empresas. Através da plataforma seu negócio pode agregar diversas soluções voltadas para a gestão financeira e sustentabilidade do seu negócio.

Se você precisa organizar a gestão financeira da sua empresa, não deixe de contar com a tecnologia. Conheça todas as soluções que o Asaas oferece para otimizar seus processos financeiros e expandir seu negócio.