O processo de gerir um negócio apresenta muitos desafios, seja para grandes ou pequenas empresas. Afinal, os cenários econômicos e mercadológicos são mutáveis e podem atingir as empresas de maneiras diferentes.
O levantamento do IBGE revelou que cerca de 60% das empresas acabam fechando em até 5 anos após abertura. E esse problema de sobrevivência empresarial atinge, principalmente, empresas de pequeno porte.
Assim, pensando em gestão financeira para pequenas empresas, preparamos um artigo completo explicando a importância do processo, o que não fazer e dicas para uma gestão bem-sucedida. Continue a leitura!
Qual a importância da gestão financeira para pequenas empresas?
A gestão financeira é fundamental para o sucesso das pequenas empresas, já que permite o controle adequado dos recursos financeiros, garantindo que as despesas sejam devidamente controladas e os lucros maximizados.
Além disso, também permite uma análise precisa da situação do negócio, auxiliando no processo de tomada de decisões, como investimentos, expansão ou redução de custos.
Por isso, independente do tamanho do negócio, uma boa gestão financeira proporciona maior flexibilidade para a empresa, permitindo antecipar e planejar os momentos de maior ou menor entrada de recursos.
Isso auxilia na prevenção de problemas de liquidez e na garantia de que as obrigações fiscais sejam cumpridas, como o pagamento de fornecedores e funcionários.
O que considerar ao fazer uma boa gestão financeira empresarial?
Para realizar uma boa gestão financeira, o negócio precisa ser estratégico. Com planejamento, objetivos baseados em dados e análise, é fundamental considerar alguns aspectos do negócio ao gerir as finanças.
Esses elementos podem ditar o sucesso ou o fracasso de um negócio. Confira quais são os principais pontos que precisam ser validados e otimizados em uma durante a gestão financeira para pequenas empresas:
Realização da gestão de contas das pequenas empresas
Um dos pontos mais importantes para realizar a gestão financeira para pequenas empresas é criar e realizar a gestão de contas. Ou seja, pensar nas entradas e saídas e manter esse fluxo organizado é fundamental.
Afinal, a empresa necessita, com frequência, apurar as receitas e despesas financeiras, tanto fixas quanto variáveis. Assim, com a administração dessas contas, a administração dos valores e dos contratos é mais eficiente, evitando perdas de prazos e atrasos.
Nesta conta, é importante incluir: compras de equipamento, despesas fixas, manutenções, salários e outras demandas. Por isso, é fundamental entender quais são as contas que a empresa precisa manter e estar em dia com todas essas obrigações.
Priorizar a manutenção do capital de giro
O capital de giro diz respeito aos recursos que circulam pela empresa durante a rotina empresarial. Ele é fundamental para manter as operações de rotina e permitir o pleno funcionamento das atividades.
É utilizado para cobrir despesas operacionais, pagar fornecedores, salários, aluguel, estoque e outras demandas. É importante sempre manter um controle desse indicador, uma vez que ele dita possíveis movimentações da empresa.
Com um bom controle do capital de giro, a empresa evita a criação de dívidas, tem melhor acesso às linhas de crédito e tem outros benefícios rápidos, sem ter que recorrer a ajudas externas para que o financeiro se mantenha estabilizado.
Facilitar a emissão de notas fiscais
As notas fiscais são parte fundamental das obrigações fiscais de um negócio. E, por isso, precisam de prioridade na organização e emissão, seguindo os principais requisitos determinados pelo Fisco.
Por isso, contar com plataformas que contam com um emissor de nota fiscal, além de evitar erros manuais, também agiliza e automatiza o processo. O Asaas, por exemplo, permite a emissão automática de NFs após a criação e pagamento de uma cobrança específica, evitando esquecimento por parte da empresa.
Realizar a gestão de estoque
Os estoques são determinantes para o sucesso de uma empresa, mesmo que não impactem na relação com o consumidor final. Afinal, com o estoque organizado, é possível evitar erros de vendas de produtos esgotados, ou em tamanhos errados, etc.
Com um estoque organizado, não há problema com compras de produtos repetidos e falta de outros produtos, direcionando os recursos da empresa para as necessidades reais. Assim, a empresa também pode melhorar a negociação com seus fornecedores, a fim de evitar prejuízos e adaptar a logística da empresa.
Confira a planilha de gestão de estoque do Asaas.
Manter o fluxo de caixa
O fluxo de caixa também é uma ferramenta de gestão muito importante para a administração do negócio, visando a melhor forma de registrar a entrada e saída de recursos.
Em um determinado período, o fluxo de caixa ajuda a manter um controle mais apurado do dinheiro, possibilitando o acompanhamento detalhado das movimentações financeiras e controle de despesas.
Assim, é possível prospectar investimentos, realizar cortes de gastos e manter as atividades otimizadas. Confira a planilha de fluxo de caixa do Asaas.
Quais erros devem ser evitados na gestão financeira de pequenas empresas?
Para atuar como uma gestão financeira otimizada, a empresa precisa evitar alguns erros comuns, cometidos por iniciantes, que podem prejudicar o desempenho e crescimento do negócio.
Por isso, para garantir que os processos estejam alinhados, é importante criar um plano de negócio que antecipe problemáticas e proponha soluções que contornam essas demandas. Conheça os principais erros a serem evitados no processo de gestão de pequenas empresas:
- Não definir um pró-labore: o pró-labore é o “salário” definido pelo administrador do negócio, que precisa diferir dos lucros formais do negócio. A definição desse valor é muito importante para a profissionalização da empresa, para separar os gastos pessoais dos empresariais.
- Não registrar todas as entradas e saídas: manter um registro de entradas e saídas dos recursos é imprescindível para a saúde do negócio. Muitos empreendedores utilizam planilhas para organizar essas demandas e manter o controle dos recursos financeiros.
- Não criar uma reserva financeira: pequenas empresas podem ser mais suscetíveis a momentos de baixa, já que muitas vezes estão tentando se consolidar no mercado. Por isso, um fundo de emergência precisa ser o foco do negócio e da gestão financeira, indo além do capital de giro.
- Não buscar melhorias: o maior erro que uma empresa pode cometer é não buscar soluções para a melhora constante. Esse processo envolve tanto a melhora dos produtos e serviços, quanto a otimização de processos e outras áreas.
Dicas de gestão financeira para pequenas empresas
Ao entender os principais desafios empresariais, torna-se essencial conhecer as boas práticas de gestão financeira para pequenas empresas.
Vale ressaltar que a empresa de pequeno porte possui desafios específicos da jornada que precisam ser considerados. Além disso, cada setor e nicho também acaba caindo em diferentes situações em um crescimento financeiro.
Por isso, essas dicas abrangem os cenários mais comuns e as práticas básicas para alcançar a organização financeira e a escalabilidade do negócio.
1. Separe as finanças da empresa
Separar os gastos empresariais dos pessoais é o primeiro passo para manter a autonomia dos recursos de um pequeno negócio. Porém, essa divisão entre gastos pessoais e empresariais precisa ser profunda. E, por isso, é um erro não criar o pró-labore.
Afinal, a empresa precisa conhecer sua própria liquidez e rentabilidade, com padrões separados dos gastos pessoais dos sócios ou donos. Por isso, a transparência financeira é essencial para definir metas financeiras e estabelecer melhorias.
2. Análise do cenário de mercado
O mercado no qual a empresa está inserida influencia diretamente na performance e na gestão do negócio. Afinal, os concorrentes estão disputando o mesmo público, que possui um perfil de comportamento específico.
Sendo assim, entender quem é esse público e como os concorrentes dialogam com eles é fundamental para obter sucesso a longo prazo. Para isso, é fundamental desenvolver duas análises para a realização da gestão financeira para pequenas empresas:
Benchmarking
Fazer benchmarking auxilia na avaliação de como os concorrentes de mercado encontram e desenvolvem soluções nas atividades realizadas. Nessa análise, é possível buscar tanto para concorrentes diretos de mercado, quanto para os grandes players.
Assim, é possível prospectar boas práticas que podem ser implementadas na rotina financeira e empresarial, assim como outras soluções que podem ser melhoradas, visando uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes.
Análise de público-alvo
O público-alvo são as pessoas que um negócio pretende alcançar e transformar em consumidores. O primeiro passo para conquistar esse público, é conhecer seu padrão de comportamento e entender suas necessidades.
A partir disso, ao definir o público alvo, a empresa consegue criar soluções personalizadas, que atendam essas demandas com assertividade.
3. Desenvolva um planejamento e metas
Uma vez que as análises identificarem o cenário empresarial, é importante projetar soluções para o negócio. E essas soluções serão feitas por meio de um planejamento estratégico, com metas e objetivos a serem cumpridos.
Para essa etapa, é necessário considerar os pontos fortes e deficiências do seu negócio, por meio de tendências identificadas por meio de uma análise SWOT, por exemplo.
Ou, ainda, o mapeamento pode ser feito utilizando os princípios do ciclo PDCA e outras técnicas que ajudarão a mapear as metas. Também é muito importante que a empresa determine indicadores de desempenho financeiro, que permitam um acompanhamento aprofundado desses resultados.
4. Reduza gastos
Entre as metas financeiras, reduzir gastos precisa estar entre os principais objetivos. Afinal, cortar custos é importante para manter a sustentabilidade do negócio e, potencialmente, aumentar os lucros.
Por isso, é fundamental mapear os custos fixos e variáveis da empresa e definir quais são essenciais e quais despesas podem ser cortadas a curto, médio e longo prazo:
- Custos fixos: são aqueles que permanecem constantes independentemente do volume de produção ou vendas da empresa. Eles incluem aluguel, salários dos funcionários, seguros e depreciação de equipamentos. Mesmo que a empresa produza ou venda mais ou menos, esses custos permanecem praticamente os mesmos.
- Custos variáveis: são aqueles diretamente relacionados à produção ou vendas da empresa. Eles variam proporcionalmente ao aumento ou diminuição das atividades operacionais. Entre os custos variáveis podemos mencionar os custos de matérias-primas, comissões, custos de embalagem e outras despesas com fornecedores, fretes, etc.
5. Busque soluções contra inadimplência
Outro fator determinante para o sucesso da gestão financeira para pequenas empresas é encontrar soluções que driblam e reduzem a inadimplência. Afinal, se os clientes se encontram nessa situação, os lucros serão reduzidos.
Por isso, é fundamental estabelecer um modelo de régua de cobranças, que padronize as comunicações e alcance os clientes.
Para isso, utilize de uma solução eficiente para cobranças e notificações, como as ferramentas disponibilizadas pelo Asaas. Ao enviar cobranças automaticamente, também é possível criar todo um fluxo de lembrete de cobrança personalizado.
Assim, a empresa enviará diversas mensagens relembrando do pagamento da conta, sempre mantendo um tom adequado no contato. Essa estratégia é essencial para conseguir combater a inadimplência.
6. Utilize a automação de processos
A automação de processos também é fundamental para a gestão financeira de pequenas empresas. Isso porque, a automação auxilia a equilibrar as contas e manter o negócio em pleno funcionamento.
Através da automação, a empresa pode padronizar funções, tornando algumas práticas menos burocráticas, mais rápidas e visando o aumento da produtividade do negócio.
O uso de um ERP, como o Base by Asaas, por exemplo, pode auxiliar no processo de automação de diferentes serviços. Além de gratuito, ele é fácil de integrar e funciona totalmente na nuvem.
Por que o Asaas é o melhor software de gestão financeira para pequenas empresas?
A tecnologia sempre foi uma aliada da gestão financeira para pequenas empresas. Por meio de soluções eficientes, é possível expandir a área de atuação da empresa e melhorar seus processos financeiros.
Com o Asaas, uma conta digital completa e gratuita para empresas, é possível usufruir de diversos recursos e ferramentas financeiras de gestão. Ao utilizar a plataforma, o negócio pode agregar diversas soluções voltadas para a gestão financeira e sustentabilidade do seu negócio:
- Emissão de notas fiscais automáticas;
- Suporte personalizado 24 horas por dia, 7 dias na semana;
- Possibilidade de negativação no Serasa, por meio de integração;
- Sistema ERP integrado e gratuito para contas digitais PJ;
- Envio de notificações de cobrança personalizadas;
- Cobrança avulsa, recorrente ou por assinatura, para definição pela empresa;
- Diversas formas de pagamento para o cliente escolher o melhor para ele;
- E muitos outros serviços de gestão financeira.
Se você precisa organizar a gestão financeira da sua empresa, não deixe de contar com a tecnologia. Conheça todas as soluções que a conta digital Asaas oferece para otimizar os processos financeiros e expandir seu negócio.
