Régua de cobrança: o que é e como usar na sua empresa

Entre as principais dificuldades dos empreendedores estão o controle das cobranças e o combate à inadimplência. Manter o financeiro em dia não é um processo simples, pois demanda conhecimento, planejamento e o uso de ferramentas adequadas, como a régua de cobrança.

Conhecer melhor o conceito de régua de cobrança, seus benefícios e sua aplicação na prática pode fazer toda a diferença na gestão financeira da sua empresa. Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo com informações valiosas sobre o assunto. Acompanhe!

O que é uma régua de cobrança?

Régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira que tem o objetivo de reduzir a inadimplência, padronizar e organizar as etapas de cobrança da empresa. Ou seja, é um processo que estabelece quando e como acontecerá cada etapa de cobrança, definindo o envio de lembretes.

Dessa forma, a régua de cobrança representa a organização das etapas de contato com um cliente, o que pode ocorrer antes da inadimplência, começando por lembretes de pagamento.

Para alcançar resultados eficientes no uso da régua de cobrança, é fundamental que a empresa adote boas práticas de comunicação e um tom de voz alinhado ao momento da cobrança.

Por meio dessa ferramenta, a empresa consegue melhorar o controle da gestão de pagamentos, aumentar a previsão de receita, reduzir a inadimplência e melhorar o relacionamento com os clientes. Embora seja extremamente importante, grande parte das empresas não adota a régua de cobrança no seu dia a dia.

Como a régua de cobrança funciona na prática?

A régua de cobrança é mais simples do que você imagina. Ela é um processo que ajuda a identificar os melhores momentos para a empresa entrar em contato com o cliente para realizar a cobrança de uma fatura — que pode estar vencida, ou não.

A estratégia adotada dependerá das particularidades do negócio e do tipo de cliente atendido. Assim, a sua elaboração consiste na análise de três fatores principais: identificação do momento em que se dará o contato, avaliação do perfil dos clientes e escolha da ferramenta de comunicação.

É fundamental que a empresa escolha as ferramentas de comunicação adequadas ao perfil do seu cliente: e-mail, WhatsApp, ligação telefônica, SMS, entre outras. Confira a seguir um exemplo de régua aplicada na prática.

Suponha que sua empresa acabou de realizar uma venda. O passo a passo da sua régua de cobrança pode ser:

Cobrança preventiva

1. Emissão e envio da cobrança ao cliente;
2. Lembrete de pagamento 5 dias antes do vencimento;
3. Lembrete de pagamento no dia do vencimento;
4. Envio da confirmação do pagamento.

Quando o cliente realiza o pagamento da fatura até a data de vencimento, a última etapa da régua de cobrança é o envio da confirmação de pagamento ao cliente, para que ele saiba que a empresa recebeu o dinheiro. No entanto, nos casos de inadimplência, é preciso adicionar mais algumas etapas, através da cobrança reativa.

Cobrança reativa

Caso o cliente não realize o pagamento, é necessário continuar a comunicação de forma amigável. Pode ser que o cliente tenha tido algum problema na transação, por exemplo. Para a cobrança reativa, considere as seguintes etapas:

1. Aviso de atraso 1 dia após o vencimento;
2. Aviso de atraso 7 dias após o vencimento;
3. Aviso de atraso 14 dias após o vencimento;
4. Notificação por voz 30 dias após o vencimento;
5. Negativação do pagador 45 dias após o vencimento.

Assim que o cliente realizar o pagamento da cobrança, ele também deve receber uma confirmação de pagamento. Mas, caso ele não pague, a melhor alternativa é realizar a negativação nos órgãos de proteção ao crédito, como o Serasa, por exemplo. Trata-se de uma opção mais barata e prática do que o protesto de boleto.

Dica: com o Asaas você consegue automatizar todas as etapas da sua régua de cobrança, desde a emissão, passando pelo envio de lembretes antes e depois do vencimento, até a negativação no Serasa (caso seja necessário).

Qual a importância da régua de cobrança para a gestão financeira?

A régua de cobrança é uma ferramenta eficaz no controle das cobranças e principalmente no relacionamento com o cliente. Isso porque ela ajuda a prevenir contra eventuais esquecimentos, tanto por parte da empresa que precisa receber quanto por parte do cliente, que pode, por alguma razão, esquecer de pagar a fatura no prazo.

Com a régua e os envios dos lembretes, por exemplo, você já elimina o risco de esquecimento por parte do seu cliente.

Outro benefício da régua é que ela deixa a cobrança mais profissional. Dessa forma, o cliente passa a ter uma visão de seriedade com relação ao seu negócio, o que traz credibilidade e impacta positivamente no relacionamento.

Ao optar pela régua, a empresa também facilita o recebimento, especialmente se todo o processo estiver vinculado ao uso de sistemas automatizados.

Como montar uma régua de cobrança?

As réguas de cobrança podem ter diferentes processos que são definidos com base nas particularidades do negócio e considerando o meio de pagamento. A seguir, separamos dicas de três réguas de cobrança: para pagamentos com boleto bancário, cartão de crédito e transferência/depósito. Confira!

Boleto bancário

O boleto bancário é uma modalidade de pagamento muito utilizada no Brasil, ela é considerada a melhor opção por muitos consumidores, por isso, é fundamental que a empresa ofereça esse meio.

Na régua de cobrança do boleto, o primeiro ponto de atenção deve ser a data de vencimento do boleto. Considere os períodos em que o cliente tem mais condições de pagar o título. Geralmente essas datas são entre os dias 5 e 15 do mês.

A empresa pode apostar no envio de notificações de vencimento via SMS e e-mail, especialmente para clientes pessoa física. Tenha cuidado com o tom de voz e a comunicação dessas mensagens, evitando qualquer tipo de ameaça ou tom mais agressivo.

Cartão de crédito

No caso do pagamento por cartão de crédito — especialmente online — o que pode acontecer são problemas com o limite mensal, com o vencimento do cartão ou suspeita de fraude. A causa vai determinar qual é o melhor procedimento a ser adotado:

• cartão vencido: notificar o cliente para atualização do documento ou alteração na modalidade de pagamento.
• suspeita de fraude ou limite insuficiente: as próximas tentativas de cobrança devem ser feitas com base nas regras da operadora do cartão ou do banco responsável pela emissão do mesmo.

De forma geral, as cobranças por cartão de crédito não costumam dar problemas na compras presenciais, caso deem, a negociação é interrompida. Por outro lado, para empresas que operam online é importante ficar atento aos procedimentos de cobrança de clientes que pagam com cartão de crédito.

Depósito ou transferência bancária

No caso de depósito, transferência bancária e Pix, a empresa pode usar o mesmo fluxo da régua de cobrança do boleto bancário.

Como você pode ver, a régua de cobrança é uma ferramenta útil e eficaz. Ela deve ser desenvolvida com base nas particularidades de cada empresa e demandas específicas do negócio. Com uma boa gestão, é possível reduzir os índices de inadimplência e melhorar a previsibilidade dos recebimentos.

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