Entenda como redigir um e-mail de cobrança de forma apropriada

Por Diego Contezini
Publicado em 2 de dezembro, 2020 | Atualizado em 30 de dezembro, 2020

Fazer a cobrança de inadimplentes pode se tornar uma tarefa desgastante para muitos empreendedores. No entanto, não precisa ser assim. Em vez de esperar que o prazo de pagamento vença para iniciar uma cobrança formal, é possível começar um diálogo antecipado, informal e amigável oferecendo alternativas para os devedores. Nesse sentido, uma boa saída é redigir um e-mail de cobrança.

Pensando nisso, separamos alguns modelos e dicas para o envio de e-mails antes e depois do vencimento. Quer conhecer as boas práticas e dicas de como redigir um e-mail de cobrança de maneira eficiente para evitar transtornos judiciais? Continue a leitura deste artigo!

Conteúdo

Exemplos de e-mail de cobrança

Cedo ou tarde, os empreendedores irão descobrir que um alto índice de inadimplência traz muitos transtornos para o negócio, que precisa arcar com os custos das vendas realizadas e não recebidas, além de ter que arcar com as despesas das cobranças.

O que é possível fazer é se preparar e entender como realizar uma correta gestão de cobranças, evitado assim um aumento exponencial de inadimplentes. Muitas pessoas que ficam em dívida buscam solucionar esse problema e ainda evitá-lo.

Separamos alguns modelos de e-mail para auxiliar nesse momento delicado da relação entre empresa e cliente. Confira a seguir!

Antes do vencimento

Para evitar a urgência e o tom de formalidade, é fundamental realizar o envio de e-mail com um modelo de lembrete. Essa comunicação antecipada mostra que a empresa se preocupa com seus clientes e com o pagamento das dívidas.

No corpo desse e-mail, a empresa deve comunicar ao consumidor que a data do pagamento está se aproximando e que o cliente deve se atentar ao valor cobrado e ao prazo.

Além disso, é importante deixar claro que, em caso de dúvidas sobre o valor cobrado e sobre a data de pagamento, a empresa está disponível para esclarecer as informações. Esse modelo permite uma linguagem mais amigável e informal.

ebook regua de comunicacao banner

Próximo ao vencimento

Esse modelo é ideal para utilizar quando o prazo está muito próximo do vencimento. Um dia antes da data, é possível enviar um e-mail alertando sobre a proximidade do prazo, dando destaque à urgência de quitar a dívida. Logo, utilize termos que destaquem a escassez de tempo.

Como a dívida ainda não está vencida, esse modelo de e-mail de cobrança também funciona como um lembrete. Assim, é possível usar uma linguagem menos formal e amigável, dando destaque para o cumprimento do prazo de vencimento.

Após o vencimento

Esse tipo de cobrança já não segue o modelo de lembrete. É fundamental mostrar a seriedade do assunto e utilizar um tom mais sério e objetivo. É preciso lembrar ao consumidor de que a dívida não foi quitada e que o valor cobrado ainda está em aberto.

A linguagem também deve ser mais direta e a empresa precisa mostrar que oferece alternativas para solucionar o problema do cliente. Mesmo em dívida, o consumidor ainda é seu cliente e precisa ser bem-tratado! Por esse motivo, a empresa deve manter sempre a educação e não utilizar palavras ofensivas.

Dicas ao redigir e enviar um e-mail de cobrança

Para melhorar ainda mais os seus e-mails, separamos algumas dicas para otimizar a comunicação com seus clientes. Acompanhe!

Seja educado e se comunique com clareza

A educação deve sempre prevalecer e a empresa deve estar ciente quanto aos deveres e direitos dos inadimplentes. Seguir os respaldos legais e manter um diálogo amigável pode ser o diferencial.

Mostre os benefícios de ser pontual

Conforme o prazo de pagamento for diminuindo, é preciso deixar visível que o cumprimento do prazo evitará juros, correções e possíveis medidas legais. Logo, informe sobre o valor atual e o possível aumento do mesmo.

Dê um prazo para que a dívida seja quitada

Empresas que esperam o prazo vencer perdem a capacidade de negociação e diminuem a qualidade da comunicação, uma vez que o tom da conversa já será em um tom de cobrança.

Enviar e-mails de cobrança antes do vencimento, no modelo de lembrete, é mais eficiente para evitar os atrasos. Ainda assim, mesmo que o prazo esteja vencido, ofereça alternativas para que o devedor tenha alternativas e opte pelo pagamento.

Tenha certeza que a dívida está em aberto

Em alguns casos a quitação pode demorar um pouco para ser registrada, e o setor financeiro pode não receber de imediato. É preciso estar atento para não fazer cobranças indevidas e ocasionar em transtornos legais.

Para evitar esse tipo de situação, é preciso deixar claro que, caso a dívida já tenha sito quitada, basta desconsiderar o e-mail enviado.

banner Guia de Cobrancas para Empreendedores

Entenda o lado do cliente

Na maioria dos casos, o consumidor não tem a intenção de se tornar um inadimplente. Por isso, as cobranças devem ser acompanhadas de alternativas e a empresa precisa mostrar que entende a situação e se preocupa com seus clientes.

Considere automatizar esse processo

A automação de processos é uma boa saída para que uma empresa não precise se preocupar com essa questão e possa concentrar seus esforços na melhoria de seus produtos e serviços. Quando os processos são automatizados, especialmente os de cobrança, a empresa evita perder tempo e reduz os custos com essa tarefa, além de manter uma comunicação muito mais amigável.

A gestão de inadimplentes é uma tarefa complicada, mas empreendedores e empresários precisam lidar com ela em sua rotina. Logo, entender como redigir um e-mail de cobrança e conhecer boas dicas podem facilitar muito sua rotina. Por isso, considerar a automação desse processo pode trazer muitas vantagens para o negócio.

O Asaas, por exemplo, oferece uma plataforma completa que automatiza as cobranças da sua empresa. Dessa forma, você pode enviar notificações automáticas por e-mail e SMS, antes e depois do vencimento. Crie uma conta gratuita no Asaas e descubra como é fácil receber dos seus clientes e reduzir a inadimplência!