E-mail de cobrança: 4 modelos para acabar com a inadimplência

Publicado em 2 de dezembro, 2020 | Atualizado em 9 de outubro, 2023

A inadimplência é um problema muito comum nas empresas. Para auxiliar nesse processo, uma ferramenta eficiente é o e-mail de cobrança para cliente. 

Além de reduzir a inadimplência, escrever um e-mail de cobrança da forma correta colabora para a boa relação com o consumidor. Saber ser formal e firme, sem parecer grosseiro, é essencial para manter a imagem da sua empresa e poder fidelizar seus clientes.

Ao longo deste texto, te mostraremos como fazer um e-mail de cobrança amigável e eficiente, apresentando três exemplos de cobrança para auxiliá-lo. Continue a leitura.

O que considerar na hora de escrever um e-mail de cobrança amigável?

Enviar cobrança por e-mail é legal, porém, ao escrever um e-mail de cobrança de pagamento, é fundamental considerar alguns aspectos importantes. Lembre-se que o e-mail precisa ser escrito com cordialidade, evitando deixar o seu cliente constrangido ou estressado com a cobrança. 

Há uma série de problemas que podem levar à inadimplência. Por isso, busque entender o que o seu consumidor está passando e ofereça soluções eficientes de pagamento. 

Abaixo, vamos te explicar o que você deve analisar na hora de escrever um e-mail de cobrança:

Elabore um título claro e objetivo

O título do assunto do e-mail de cobrança de pagamento deve ter um tom de voz firme e amigável, dentro do padrão de linguagem estabelecido pela empresa. 

Evite utilizar palavras de cunho pejorativo ou ações muito incisivas, que afetem a integridade e, consequentemente, o seu relacionamento com o cliente.

Confira alguns exemplos de títulos para e-mail de cobrança de boleto vencido ou fatura não paga:

• “Aviso de cobrança”
• “Sua fatura está próxima do vencimento”
• “Faça o pagamento do seu boleto agora mesmo!”
• “Seu boleto está em aberto”
• “Ainda não identificamos o seu pagamento”

Lembre-se: o título utilizado deve condizer com o tipo de cobrança.

Neste campo, a mensagem deve ser curta e objetiva. Seu consumidor deve entender o assunto do e-mail logo pelo título, evitando que ele seja confundido com outras notificações spam e comerciais. 

Entenda as leis sobre cobrança

Para que sua empresa não sofra penalidades jurídicas, é importante que o seu e-mail de cobrança esteja dentro das recomendações impostas pela legislação. Além de proteger a imagem do seu negócio, você melhora a experiência do seu cliente.

Os principais regulamentos de cobrança são:

• Lei de Proteção de Dados
• Regras de Spam
• Código de Defesa do Consumidor

Além de auxiliarem o jurídico da sua empresa, esses tópicos fornecem uma estrutura de proteção ao consumidor. Essa segurança faz com que o cliente se sinta confortável em fechar com a sua empresa, podendo aumentar a sua taxa de vendas.

Quais as vantagens de cobrar por e-mail?

Utilizar o e-mail de cobrança para empresa pode ser muito vantajoso para a sua empresa. Se bem utilizado, pode gerar a redução de gastos com papel e mão de obra. 

Além disso, existem outros tipos de benefícios desse recurso. Como, por exemplo:

Amplia suas chances de recebimento

Ao contrário das ligações, no e-mail seu cliente pode acessar o documento a qualquer hora do dia, facilitando o pagamento da fatura. Isso amplia as chances de recebimento, já que o cliente poderá responder no momento mais adequado para ele.

Quanto mais amplo forem os meios de chegar até o cliente, mais fácil será a comunicação. 

Vale ressaltar que, para todas as ações de cobrança, é importante que sua empresa tenha uma ficha de cadastro do consumidor, para registro de contato e acompanhamento de cobrança.

Possibilita diversas abordagens com o cliente

Uma das coisas mais importantes para um bom relacionamento com o cliente é a forma com que ele é atendido. No caso da cobrança por e-mail, como tudo é feito pela internet, sua empresa pode explorar diversas ações para essa abordagem.

É possível, por exemplo, enviar lembretes amigáveis ou, ainda, solicitar documentos, como o comprovante de pagamento (se necessário). 

Além disso, o e-mail de cobrança para cliente permite que você personalize a mensagem. Você pode adotar uma linguagem mais prática, trazendo recursos visuais que complementam o objetivo da mensagem.

Essa personalização demonstra uma preocupação genuína em tornar a experiência do cliente melhor, o que pode levar a quitação da dívida e aumentar a fidelização de seus consumidores.

Quais são os tipos de e-mail de cobrança para cliente?

Para começar, é fundamental entender o contexto de cada contrato. Existem três tipos de fatura: 

1. as que estão longe do prazo de vencimento;
2. as que estão próximas do prazo e;
3. as que já passaram da data de vencimento. 

Em cada uma dessas ocasiões, é importante criar um fluxo de comunicações que lembre o cliente do pagamento. Abaixo, vamos te mostrar como construir cada tipo de e-mail de cobrança para empresa. 

E-mail de cobrança antes do vencimento

Nesta fase, você deve evitar criar uma situação de urgência. É fundamental realizar o envio do e-mail como uma forma de lembrete. Essa comunicação antecipada mostra que a empresa se preocupa com seus clientes e com o pagamento das dívidas.

Além disso, essa é uma forma de ajudar o seu cliente a se organizar financeiramente, para efetuar o pagamento dentro do prazo. 

E-mail de cobrança próximo ao vencimento

Um dia antes da data, é possível enviar um e-mail alertando sobre a proximidade do prazo, dando destaque à urgência de quitar a dívida. Neste caso, você pode utilizar termos que destaquem a escassez de tempo ou, até mesmo, emojis. 

A linguagem também deve ser mais direta e a empresa precisa mostrar interesse em solucionar o problema do cliente, oferecendo diversas opções de pagamento. Seu cliente precisa entender a importância de efetuar o pagamento dentro do prazo.

E-mail de cobrança após o vencimento

Esse tipo de cobrança já não segue o modelo de lembrete. É fundamental mostrar a seriedade do assunto e utilizar um tom mais sério e objetivo. É preciso lembrar ao consumidor de que a dívida não foi quitada e que o valor cobrado continua em aberto.

Um ponto importante é: em qualquer um dos tipos de cobrança, evite usar um tom de voz agressivo. Isso assusta o cliente e traz uma imagem negativa para a empresa. Acima de tudo, seja respeitoso com seu cliente.

É importante destacar que o cliente deve entender a importância de cumprir com o pagamento com o máximo de urgência, mas a empresa não deve usar de ameaças ou constrangimento durante este contato.

Como fazer um e-mail de cobrança formal?

Primeiramente, seja educado e mantenha uma comunicação clara e objetiva. Lembre-se de utilizar uma linguagem formal e amigável, seguindo os critérios mencionados acima.

Além disso, é crucial que você tenha certeza de que a dívida existe, tendo um controle eficiente dos pagamentos. 

Para melhorar ainda mais os seus e-mails, separamos algumas dicas para otimizar a comunicação com seus clientes. Acompanhe e entenda como enviar o pedido de pagamento a clientes!

Seja educado e se comunique com clareza

Seja qual for a situação, a educação com o seu cliente deve prevalecer, trazendo sempre uma linguagem compreensível e objetiva. 

Além disso, sua empresa deve estar ciente quanto aos deveres e direitos dos inadimplentes. O artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor orienta com relação à conduta durante um procedimento de cobrança:

“Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

Mostre os benefícios de ser pontual

Nesse modelo de e-mail de cobrança formal, você pode oferecer descontos para o cliente caso ele pague antes do prazo de vencimento. Isso ajuda a fortalecer a ideia de pagamento antecipado, o que faz com que ele sempre queira pagar antecipadamente.

Da mesma forma, você também pode lembrá-lo sobre o acréscimo de juros e multas em caso de atraso no pagamento, conforme estabelecido no contrato de compra.

Dê um prazo para que a dívida seja quitada

Empresas que esperam o prazo vencer perdem a capacidade de negociação e diminuem a qualidade da comunicação com o consumidor. Um acompanhamento da dívida demonstra interesse pelo pagamento e profissionalismo.

Entretanto, evite tornar essa situação massante. Procure estabelecer um cronograma para o processo de cobrança. 

Lembre-se que: o envio de muitas mensagens pode gerar uma ação judicial contra a empresa, por importunação ao cliente.

Tenha certeza que a dívida está em aberto

Em alguns casos, a quitação pode demorar um pouco para ser registrada. Por isso, é necessário aguardar o prazo de compensação. 

A cobrança indevida, faz com que o cliente se sinta inseguro quanto ao pagamento realizado, fazendo com que ele desconfie, inclusive, da sua marca.

Por isso, uma dica importante é: deixe claro que, caso a dívida já tenha sido quitada, basta desconsiderar o e-mail enviado. Isso diminuiu a possibilidade de erro, e, caso já tenha feito o pagamento, aumenta a segurança do cliente.

Entenda o lado do cliente

Geralmente, o consumidor não tem a intenção de se tornar um inadimplente. Por isso, as cobranças devem ser acompanhadas de soluções. Esse interesse genuíno pelo cliente, faz com que ele também se preocupe em pagar pelo produto e serviço.

Busque por um atendimento amigável e eficiente, oferecendo formas de pagamentos variadas, que atenda as necessidades do comprador.

Considere automatizar esse processo

A automação de processos é uma boa saída para que uma empresa não precise se preocupar com essa questão e possa concentrar seus esforços na melhoria de seus produtos e serviços.

Quando os processos são automatizados, especialmente os de cobrança, a empresa evita perder tempo e reduz os custos com essa tarefa, além de manter uma comunicação muito mais amigável.

Qual modelo de e-mail de cobrança ideal para cobrar uma dívida?

Para escrever o e-mail de cobrança ideal, é importante que, primeiramente, você conheça o seu público-alvo. Estabeleça uma linguagem, um fluxo de mensagem e um “rosto” para a cobrança, criando um ambiente amigável e negociável com o cliente.

Para ajudá-lo a entender melhor como usar as palavras de forma adequada, separamos quatro modelos de e-mails de cobrança. Confira o modelo de texto de cobrança por e-mail!

1. Modelo de e-mail de cobrança antes do vencimento

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Estamos enviando esta mensagem para lembrá-lo do pagamento da sua prestação, que irá vencer em inserir a data do vencimento, referente à compra de descrever o produto, no valor de descrever o valor.

Em caso de dúvidas, estamos à disposição.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.

2. Modelo de e-mail de cobrança próximo ao vencimento

Cidade, dia, mês e ano

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Gostaríamos de lembrar que a sua fatura referente à compra de descrever o produto, no valor de descrever o valor, está próxima do vencimento. 

Efetue o pagamento até inserir a data do vencimento, para evitar possíveis juros e multas por atraso, conforme estabelecido em contrato.

Solicitamos a regularização dos valores em atraso para podermos dar baixa em nosso sistema. Caso tenha qualquer dúvida, estamos à disposição.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.

3. Modelo de e-mail de cobrança de obrigação vencida

Cidade, dia, mês e ano

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Notamos que não consta em nosso sistema o registro do pagamento da prestação vencida em inserir a data do vencimento, referente à compra de descrever o produto, no valor de descrever o valor.

Solicitamos a regularização dos valores em atraso para que possamos dar baixa em nosso sistema. Caso tenha qualquer dúvida, estamos à disposição.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.

4. Modelo de e-mail de cobrança após o vencimento com juros

Cidade, dia, mês e ano

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Consta em nosso sistema que o pagamento da parcela do produto inserir dados do produto, com vencimento no dia inserir data do vencimento, ainda não foi realizado.

Enviamos, em anexo, um boleto com o valor atualizado. Solicitamos que o pagamento seja feito até a nova data de vencimento.

Em caso de dúvidas, entre em contato pelo telefone inserir telefone para contato, ou através deste e-mail.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.

Você pode adaptar os e-mails à linguagem e estilo de comunicação da sua empresa. Se o tom de comunicação com os clientes é mais informal, mantenha um padrão de comunicação nos e-mails de cobrança. Isso ajuda na fidelização e contribui para obter êxito na cobrança.

O que é necessário para automatizar o envio de cobrança por e-mail?

Você pode utilizar um software de cobrança automatizada, como o Asaas, para eliminar o trabalho manual no desenvolvimento da sua régua de cobranças. Assim, sua empresa terá maior controle sobre as finanças.

Esse sistema tem o objetivo de identificar inadimplentes e enviar notificações, conforme a estratégia da empresa, de forma automática. Além de contribuir para padronização e simplificação das tarefas, esse sistema elimina a burocracia e otimiza a gestão de negócios. 

Com o Asaas além de automatizar o envio de lembretes de pagamento e notificações, você ainda pode fazer consulta e negativação Serasa.

Lembrando que, em casos de negativação no Serasa, não é permitido apenas o contato via e-mail. Em junho de 2023, o STJ definiu que está vedada a notificação exclusiva via e-mail ou SMS ao consumidor.

Sendo assim, no ato da inscrição do seu nome dentro dos órgãos de proteção ao crédito, é obrigatório enviar uma correspondência formal ao endereço do cliente. 

Como automatizar e-mails de cobrança?

Atualmente, existem várias formas de automatizar cobranças. A mais comum é a contratação de um sistema de pagamentos, como o Asaas. Além das notificações de cobrança, a plataforma também apresenta outros tipos de soluções financeiras, como emissão de boletos e notas fiscais.

O Asaas é uma plataforma que oferece recursos financeiros para empresas. Com esse software, seu negócio pode ter grandes ganhos financeiros, reduzindo a taxa de inadimplência. 

Abaixo, vamos te mostrar alguns dos principais recursos de cobrança que podem ser utilizados com o Asaas:

Sistema de cobrança recorrente

Uma plataforma de cobrança recorrente permite o recebimento de pagamentos por assinatura. Esse recurso é muito utilizado por empresas que oferecem algum tipo de serviço, como academias e escolas.

Seja qual for o seu negócio, um sistema de cobrança recorrente facilita o controle dos seus contratos e colabora com sua gestão de recebíveis. Todo processo de cobrança é feito de forma automática. Desde os lembretes de vencimento até as notificações de cobrança.

Cobrança via SMS

A cobrança por SMS é um método de cobrança muito eficaz e objetivo. Além de ter um baixo custo, essa opção não depende de internet para funcionar, facilitando ainda mais o contato. 

Esse método é utilizado como um lembrete ao pagador. Neste caso, como a mensagem é mais curta, o Asaas encaminha textos de fácil atendimento, levando o cliente a efetuar o pagamento.

Cobrança por voz

A ligação pode ser uma boa opção se for aplicada da forma correta. As ligações telefônicas criam uma certa sensação de urgência, o que faz com que seu cliente queira pagar mais rápido. Além de não precisar de internet, é um método efetivo, que garante a certeza de que a pessoa foi notificada

No Asaas, as ligações de cobranças são feitas com voz robotizada. Nesse caso, o sistema faz uma ligação para lembrar das faturas, entre 1 a 30 dias após o vencimento.

Cobrança por correios

Já a cobrança por correios é uma prática efetiva e formal para efetuar a cobrança. Esse boleto pode ser enviado para a residência do cliente ou, no caso de pessoa jurídica, para o endereço da empresa.

Esse também é um mecanismo que será menos ou mais eficiente dependendo do público. 

Cobrança via WhatsApp

O Whatsapp é um dos meios de comunicação mais utilizados no Brasil. Ele está presente em 99% dos celulares no país, sendo acessível para uso das empresas e clientes. Por  isso, é útil em todas as fases do processo de cobrança online.

Um ponto de atenção é que o WhatsApp é muito usado para aplicar golpes. Para passar mais confiança ao seu cliente, o Asaas utiliza técnicas de linguagem para que a mensagem passe um tom mais profissional, trazendo segurança para seu cliente. 

Negativação via Serasa

A negativação pode ser realizada a partir do primeiro dia de atraso no pagamento, porém, é importante tentar negociar com o cliente antes de tomar a medida, oferecendo um prazo de 30 dias para pagamento.

Quando a empresa opta pela negativação no Serasa, é entendido que todas as formas de negociação não tiveram efeito.

Nesse processo, o cliente fica impedido de realizar diversas atividades financeiras, como financiamentos, empréstimos ou pedidos de cartões, até a quitação da dívida. Isso traz uma maior segurança para sua empresa, garantindo que o pagamento será realizado.

No Asaas, todos esses processos de cobrança são feitos de forma automática, podendo ser acompanhados diretamente pelo seu celular. 

Abra sua conta, conheça todos os recursos que o Asaas tem a oferecer para sua empresa, e acabe com a inadimplência do seu negócio agora mesmo!