Entenda como redigir um e-mail de cobrança de forma apropriada

Por Diego Contezini
Publicado em 2 de dezembro, 2020 | Atualizado em 27 de julho, 2021

Fazer a cobrança de inadimplentes pode se tornar uma tarefa desgastante para muitos empreendedores. No entanto, não precisa ser assim.

Em vez de esperar que o prazo de pagamento vença para iniciar uma cobrança formal, é possível começar um diálogo antecipado, informal e amigável, oferecendo alternativas para os devedores. Nesse sentido, uma boa estratégia é enviar um e-mail de cobrança.

Mas, afinal, como escrever esse tipo de e-mail? Quais cuidados devem ser tomados para evitar desentendimentos? Será que existem diferentes formas de abordagem? Neste artigo, separamos algumas dicas e modelos de e-mails que podem ser enviados aos clientes em diferentes situações.

Se você quer aprender a se comunicar com o seu cliente de formas eficiente, com foco na manutenção e fidelização do relacionamento, este material é para você! Aprenda como aplicar boas práticas para redigir um e-mail de cobrança, ampliando a comunicação e minimizando o impacto da inadimplência no seu negócio.

Conteúdo

Por que utilizar os e-mails de cobrança?

A inadimplência é um problema que atinge qualquer negócio. Independente do porte ou ramo de atuação, cedo ou tarde, os empreendedores vão se deparar com este tipo de problema, percebendo como o índice de inadimplência pode se refletir em transtornos para o negócio.

Afinal, o não recebimento dos pagamentos impacta diretamente no caixa. Independente do cliente pagar suas contas em dia, a empresa precisa arcar com os custos das vendas realizadas e não recebidas, além de ter que arcar com as despesas das cobranças.

O que fazer diante de um cenário como esse? Como a empresa deve lidar com a questão da inadimplência?

Para começar, o empreendedor deve ter em mente a importância de se preparar e entender como realizar uma correta gestão de cobranças, evitando assim um aumento exponencial de inadimplentes. Muitas pessoas que ficam em dívida buscam solucionar esse problema. Por isso, a conduta da empresa no trato da situação pode fazer toda a diferença.

Para começar, é fundamental entender o contexto de cada atraso. Existem contatos direcionados para situações que antecedem o vencimento, que estão próximas do prazo dele e após o vencimento. A seguir, confira dicas práticas de como lidar com cada uma delas!

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Antes do vencimento

Para evitar a urgência e o tom de formalidade, é fundamental realizar o envio de e-mail com um modelo de lembrete. Essa comunicação antecipada mostra que a empresa se preocupa com seus clientes e com o pagamento das dívidas.

No corpo desse e-mail, a empresa deve comunicar ao consumidor que a data do pagamento está se aproximando e que o cliente deve se atentar ao valor cobrado e ao prazo.

Além disso, é importante deixar claro que, em caso de dúvidas sobre o valor cobrado e sobre a data de pagamento, a empresa está disponível para esclarecer as informações. Esse modelo permite uma linguagem mais amigável e informal com um tom meramente informativo.

Próximo ao vencimento

Esse modelo é ideal para utilizar quando o prazo está muito próximo do vencimento. Um dia antes da data, é possível enviar um e-mail alertando sobre a proximidade do prazo, dando destaque à urgência de quitar a dívida. Logo, utilize termos que destaquem a escassez de tempo.

Como a dívida ainda não está vencida, esse modelo de e-mail de cobrança também funciona como um lembrete. Assim, é possível usar uma linguagem menos formal e amigável, dando destaque para o cumprimento do prazo de vencimento.

Após o vencimento

Esse tipo de cobrança já não segue o modelo de lembrete. É fundamental mostrar a seriedade do assunto e utilizar um tom mais sério e objetivo. É preciso lembrar ao consumidor de que a dívida não foi quitada e que o valor cobrado ainda está em aberto.

A linguagem também deve ser mais direta e a empresa precisa mostrar que oferece alternativas para solucionar o problema do cliente. Mesmo em dívida, o consumidor ainda é seu cliente e precisa ser bem-tratado! Por esse motivo, a empresa deve manter sempre a educação e não utilizar palavras ofensivas.

É importante destacar que o cliente deve entender a importância de cumprir com o pagamento com o máximo de urgência, mas a empresa não deve usar de ameaças ou constrangimento durante este contato.

A empresa deve estar atenta às determinações legais. O artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor orienta com relação à conduta durante um procedimento de cobrança:

“Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

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Dicas ao redigir e enviar um e-mail de cobrança

Para melhorar ainda mais os seus e-mails, separamos algumas dicas para otimizar a comunicação com seus clientes. Acompanhe!

Seja educado e se comunique com clareza

A educação deve sempre prevalecer e a empresa deve estar ciente quanto aos deveres e direitos dos inadimplentes. Seguir os respaldos legais e manter um diálogo amigável pode ser o diferencial.

Mostre os benefícios de ser pontual

Conforme o prazo de pagamento for diminuindo, é preciso deixar visível que o cumprimento do prazo evitará juros, correções e possíveis medidas legais. Logo, informe sobre o valor atual e o possível aumento do mesmo.

Dê um prazo para que a dívida seja quitada

Empresas que esperam o prazo vencer perdem a capacidade de negociação e diminuem a qualidade da comunicação, uma vez que o tom da conversa já será em um tom de cobrança.

Enviar e-mails de cobrança antes do vencimento, no modelo de lembrete, é mais eficiente para evitar os atrasos. Ainda assim, mesmo que o prazo esteja vencido, ofereça alternativas para que o devedor tenha alternativas e opte pelo pagamento.

Tenha certeza que a dívida está em aberto

Em alguns casos a quitação pode demorar um pouco para ser registrada, e o setor financeiro pode não receber de imediato. É preciso estar atento para não fazer cobranças indevidas e ocasionar em transtornos legais.

Para evitar esse tipo de situação, é preciso deixar claro que, caso a dívida já tenha sito quitada, basta desconsiderar o e-mail enviado.

Entenda o lado do cliente

Na maioria dos casos, o consumidor não tem a intenção de se tornar um inadimplente. Por isso, as cobranças devem ser acompanhadas de alternativas e a empresa precisa mostrar que entende a situação e se preocupa com seus clientes.

Considere automatizar esse processo

A automação de processos é uma boa saída para que uma empresa não precise se preocupar com essa questão e possa concentrar seus esforços na melhoria de seus produtos e serviços.

Quando os processos são automatizados, especialmente os de cobrança, a empresa evita perder tempo e reduz os custos com essa tarefa, além de manter uma comunicação muito mais amigável.

Modelos de e-mails de cobrança

Como forma de ajudá-lo a entender melhor como usar as palavras de forma adequada, separamos três modelos de e-mails de cobrança que podem ser usados em situações distintas. Confira!

Modelo de e-mail de cobrança antes do vencimento

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Estamos enviando esta mensagem para lembrá-lo do pagamento da sua prestação, que irá vencer em inserir a data do vencimento, referente à compra de descrever o produto, no valor de descrever o valor.

Em caso de dúvidas, estamos à disposição.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.

Modelo de e-mail de cobrança de obrigação vencida

Cidade, dia, mês e ano

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Notamos que não consta em nosso sistema o registro do pagamento da prestação vencida em inserir a data do vencimento, referente à compra de descrever o produto, no valor de descrever o valor.

Solicitamos a regularização dos valores em atraso para que possamos dar baixa em nosso sistema. Caso tenha qualquer dúvida, estamos à disposição.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.

Modelo de e-mail de cobrança de obrigação vencida com juros

Cidade, dia, mês e ano

Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,

Consta em nosso sistema que o pagamento da parcela do produto inserir dados do produto, com vencimento no dia inserir data do vencimento, ainda não foi realizado.

Enviamos, em anexo, um boleto com o valor atualizado. Solicitamos que o pagamento seja feito até a nova data de vencimento.

Em caso de dúvidas, entre em contato pelo telefone inserir telefone para contato, ou através deste e-mail.

Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Atenciosamente,

inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.

Você pode adaptar os e-mails à linguagem e estilo de comunicação da sua empresa. Se o tom de comunicação com os clientes é mais informal, mantenha um padrão de comunicação nos e-mails de cobrança. Isso ajuda na fidelização e contribui para obter êxito na cobrança.

A gestão de inadimplentes é uma tarefa complicada, mas empreendedores e empresários precisam lidar com ela em sua rotina. Logo, entender como redigir um e-mail de cobrança e conhecer boas dicas podem facilitar muito sua rotina. Por isso, considerar a automação desse processo pode trazer muitas vantagens para o negócio.

O Asaas, por exemplo, oferece uma plataforma completa que automatiza as cobranças da sua empresa. Dessa forma, você pode enviar notificações automáticas por voz, e-mail e SMS, antes e depois do vencimento. 

Você gostou deste artigo sobre e-mail de cobrança? Então aproveite para conferir o post Inadimplência zero: 9 dicas para cobrar devedores e evitar calotes

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