Gestão de Cobrança: como cobrar seus clientes e reduzir a inadimplência

Publicado em 13 de agosto, 2019 | Atualizado em 9 de outubro, 2023

Uma boa gestão de cobrança traz diversos benefícios para qualquer negócio. Além de reduzir a inadimplência, sua empresa recebe a quantidade de lucro esperado, o que colabora com novos investimentos e mantém o caixa estável.

Conforme a Agência Brasil, em maio de 2023, a inadimplência atingiu 78,39% das famílias brasileiras. Do total de consumidores endividados, 86,8% têm dívidas no cartão de crédito e 9% com crédito pessoal. 

Para te ajudar a evitar grandes dívidas na sua empresa, vamos te mostrar como manter uma gestão de cobranças eficiente e organizada. Assim, você garante a entrada de seus pagamentos.

O que é gestão de cobrança?

A cobrança é um processo que ocorre desde o momento em que o cliente compra um produto ou serviço até o pagamento total da dívida. Neste caso, a gestão de cobrança lida com a organização desses contratos, estabelecendo ações que facilitem esse processo.

Dentro da gestão de cobrança, são definidas as soluções para cada etapa da compra que pode levar à inadimplência. Dentro disso, estabeleça quais as formas de pagamento aceitas, as estratégias de notificação adotadas e por onde será feita a cobrança. 

Vale ressaltar que, atualmente, existem várias formas de automatizar o processo de cobrança. Além de diminuir o tempo de trabalho e mão de obra, esse sistema pode colaborar com o desempenho da sua empresa, aumentando o lucro do seu caixa. 

Quais são os tipos de cobrança?

O tipo de cobrança realizada pode variar conforme o tipo de produto ou serviço oferecido pelo seu negócio. Além disso, é importante analisar os concorrentes e o mercado para acompanhar as tendências. Assim, você oferecerá melhores condições aos clientes.

Entendendo isso, podemos dividir as cobranças entre: 1. pagamento e 2. mensageria. 

Cobrança de Pagamento

As cobranças de pagamento são aquelas disponibilizadas na hora da compra, para que o cliente possa finalizar a compra. Elas podem variar conforme a vontade do cliente, o produto ou o serviço oferecido. Neste caso, temos:

Cobrança avulsa

Uma cobrança avulsa é aquela em que o cliente não precisa estabelecer um contrato com a empresa. Ou seja, é uma cobrança sem recorrência ou parcelamento pendente, podendo ser paga por meio de Pix, Boleto, transferências ou cartão. 

Além de ser utilizada pelo comércio de varejo, esse tipo de cobrança também pode ser aplicado a serviços específicos. Um exemplo disso são as instalações de equipamentos ou a manutenção de máquinas.

Cobrança parcelada

Uma cobrança parcelada é aquela em que o valor total da compra é dividido em várias vezes. Dessa forma, você oferece maior flexibilidade de pagamento ao cliente, possibilitando que ele pague a dívida.

Esse tipo de cobrança é recomendado para negócios que vendem produtos ou serviços com um valor alto, como camas, armários, reformas de casas etc. Nesse caso, é comum que a empresa precise calcular os juros, para evitar prejuízos ao caixa.

Cobrança recorrente

A cobrança recorrente, ou de assinatura, é quando uma cobrança possui o mesmo valor e a mesma data de vencimento durante um período (quinzenal, mensal etc). Esse tipo de cobrança é agregada a um contrato, que define todas as informações de cobrança.

Geralmente, a cobrança por assinatura é oferecida por serviços de streaming, academias ou cursos, por exemplo. Vale lembrar que, neste caso, a empresa deve ter cuidado com a organização dos contratos, tendo em vista que eles garantem a legalidade da cobrança.

Cobrança de Mensageria

As cobranças de mensageria ocorrem quando há uma fatura em aberto. Ou seja, quando o seu cliente ainda não efetuou o pagamento. Elas servem como forma de lembrar e incentivar o consumidor a estar em dia com a sua empresa. Elas são divididas entre:

Cobrança preventiva

O primeiro passo da cobrança é a cobrança preventiva, feita logo após a venda. Neste caso, é encaminhada uma mensagem confirmando a compra e lembrando do vencimento da fatura. Essa ação se repete quando faltam 5 dias para o vencimento e no próprio dia. 

Basicamente, essas notificações servem para lembrar o cliente de que a fatura está em aberto. Além de evitar a inadimplência, isso também passa a ideia de segurança ao cliente, passando a ideia de que a empresa está acompanhando o pagamento.

Cobrança extrajudicial (amigável)

A cobrança extrajudicial ocorre fora do sistema judiciário. Neste caso, a empresa busca recuperar o valor da dívida, sem a necessidade de recorrer a um tribunal ou a um processo judicial.

Ou seja, a empresa entra em contato com o devedor para tentar resolver a situação de maneira amigável. Podem ser encaminhadas: notificações, cartas de cobrança, telefonemas ou e-mails. Tudo isso, com a ideia de negociar o pagamento.

Essa forma de cobrança é considerada menos formal e mais rápida. Por isso, geralmente, ela é utilizada como primeira opção de cobrança.

Cobrança judicial

A cobrança judicial é o processo de recuperação de dívidas por meio do sistema judiciário. Envolve entrar com uma ação legal contra o devedor para exigir o pagamento. É uma medida mais formal e envolve advogados, juízes e tribunais. 

Caso a dívida seja reconhecida, o devedor é obrigado a pagar. Pode ser um processo demorado e custoso, mas é uma boa opção quando a cobrança extrajudicial não funciona ou o devedor se recusa a pagar.

Quais são os meios de cobrança?

A estratégia de cobrança pode variar conforme o público-alvo do seu negócio. Uma empresa pode ter mais sucesso ao efetuar as cobranças via WhatsApp, enquanto outra obtém mais retorno ao realizar ligações, por exemplo. 

Independente da forma escolhida, lembre-se de estabelecer uma comunicação respeitosa, sempre considerando os horários de contato ou frequência de envio, para evitar frustrar o cliente. Dito isso, vejamos a seguir as principais formas de cobrança:

Cobrança via ligação

As ligações telefônicas têm a grande vantagem de trazer certa urgência e imediatismo na comunicação da mensagem. Além disso, não precisa de internet e você consegue confirmar que a pessoa realmente recebeu o recado.

A cobrança por ligação telefônica pode ser feita por um atendente humano ou, assim como no Asaas, por meio de um robô de voz.

Cobrança via SMS

Uma das principais vantagens do SMS é que não precisa de internet para ser entregue. Além disso, o formato textual é direto, colaborando positivamente na compreensão da mensagem.

Outro ponto é que o SMS consegue comunicar com todos os públicos, até mesmo aqueles que não são adeptos a tecnologias.

Cobrança via E-mail

O e-mail é uma forma tradicional e eficiente de comunicação. Uma das vantagens desse recurso é que ele permanece registrado na caixa de entrada do cliente. Isso possibilita que a fatura seja paga em um momento mais propício, melhorando a experiência do cliente.

Um ponto de atenção é cuidar da forma com que os e-mails são escritos. É importante saber fazer com que seu e-mail de cobrança não caia em spam.

Carta de cobrança

Já a cobrança por correios também pode ser uma forma eficiente para efetuar a cobrança. Nesse caso, o documento pode ser enviado para a residência do cliente ou, no caso de pessoa jurídica, para o endereço da empresa.

No entanto, a praticidade desse método pode variar conforme o público-alvo. É importante considerar as preferências do cliente ao escolher a melhor abordagem de cobrança.

Cobrança via WhatsApp

É a rede social mais querida no país. Conforme a Forbes, o WhatsApp é o aplicativo mais utilizado pelos brasileiros. Por conta disso, ele se torna uma excelente ferramenta de comunicação.

Por ser um canal comum entre a população, sua empresa acaba tendo mais chances de fazer seus clientes lerem suas mensagens e lembretes de pagamento.

Como preparar o processo de cobrança?

No processo de cobrança, é preciso pensar em cada etapa da compra e definir estratégias para receber seus pagamentos. Essa parte é fundamental para manter uma boa gestão financeira, garantindo recursos para o crescimento do negócio.

Abaixo, vamos mostrar quais passos devem ser seguidos para estabelecer o processo de cobrança da sua empresa. Veja:

Defina uma política de cobrança transparentes

Por meio das políticas de cobranças, sua empresa garantirá segurança e eficiência na hora de receber os pagamentos. O objetivo é que ele auxilie no controle da inadimplência e facilite a comunicação entre o estabelecimento e seus clientes.

No termo, devem ser estabelecidos padrões de atendimentos e soluções, contribuindo com a imagem profissional do negócio. Neste caso, são estabelecidas questões como: prazo de pagamento, juros e multas, política de negociação, entre outras possibilidades. 

Siga o Código de Defesa do Consumidor

Sua cobrança não pode colocar o cliente em uma situação constrangedora. Atualmente, o Código de Defesa do Consumidor defende que as cobranças devem ser respeitosas, sem expor o cliente ao ridículo ou a ameaças. 

Caso contrário, sua empresa pode sofrer consequências graves. Além de um processo judicial, pode ocorrer uma redução na taxa de clientes e baixo desempenho do processo de vendas. Por isso, preste atenção em pontos como:

• Abordagem utilizada para conversar com o cliente;
• Tenha certeza que você está falando com a pessoa certa;
• Faça a cobrança dentro do prazo correto.

Dessa forma, seu cliente ficará mais satisfeito com a compra, podendo voltar a procurar sua empresa.

Faça a aderência a cobrança preventiva

Avisar o cliente sobre os valores em aberto antes da data de vencimento é uma boa estratégia para evitar a inadimplência. Nessa parte do processo, o objetivo não é criar uma ideia de urgência, mas, sim, lembrá-lo que o prazo de pagamento está próximo.

Dessa maneira, você ajuda o cliente a se organizar financeiramente, dando tempo para que ele consiga o dinheiro do pagamento. Além de evitar a inadimplência, sua empresa também fortalece o vínculo com o consumidor, melhorando a experiência de compra. 

Organize a cobrança recorrente

Quando se trabalha com cobranças recorrentes, para evitar prejuízos, é necessário ter uma certa organização com os contratos. Além de garantir a cobrança das assinaturas, essa ação traz uma previsão de recebimentos, ajudando na definição do plano de negócios.

A organização dos recebimentos faz parte do sucesso. Se as cobranças estiverem desorganizadas, sua empresa pode acabar cometendo erros ou confusões, deixando o cliente inseguro em relação ao pagamento.

Automatize os processos de cobrança

Encontrar jeitos de automatizar as formas de cobrança é uma ótima solução. Com um sistema eficiente, é possível aumentar a conversão de vendas do seu negócio. Além da organização, a análise de resultados é facilitada, compilando os dados em um único lugar.

Esse recurso é responsável por disparar os e-mails, mensagens em SMS, boleto, entre outras notificações de cobrança. O Asaas, por exemplo, além desses avisos, também oferece soluções para uma gestão financeira completa e automatizada.

Quais são os benefícios da automatização de cobrança?

Existem várias vantagens agregadas à automatização de cobranças. Além de melhorar a gestão de tempo da empresa, as ferramentas tecnológicas têm apresentado uma maior eficiência. 

Seja por conta da redução de erros ou pela padronização de contato, essa função traz grandes benefícios para o mercado. Como, por exemplo:

Redução dos inadimplentes

A inadimplência é um sério problema. Sem os recebimentos, sua empresa poderá ficar sem recursos para se manter funcionando. Dessa forma, a automação garante que todos os seus contratos serão cobrados, garantindo o acompanhando de cada dívida.

A automatização dos processos faz com que os erros gerados pela distração humana sejam reduzidos. Além de aumentar a efetividade da cobrança, isso também diminui a taxa de perda de clientes.

Melhora no relacionamento com o cliente

Quando esse processo não é automatizado, a pessoa que faz a cobrança, mesmo não sabendo o motivo da inadimplência, acaba criando um cenário sobre quem é o cliente. Involuntariamente, isso faz com que ela mude a forma de tratar seu cliente. 

Já na cobrança automática, o sistema não faz distinção entre os clientes, resultando em mensagens padronizadas. 

Lembre-se que: o modo de comunicar a cobrança afeta o relacionamento com seus clientes. Por isso, busque manter o respeito e o profissionalismo.

Controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que controla a entrada e saída de dinheiro da empresa. Se o dinheiro de uma venda deixa de entrar por falta de pagamento do cliente, pode gerar consequências desastrosas para as contas da empresa.

Com a automação de cobranças, sua empresa consegue ter um melhor controle sobre esses recebíveis. Além de colaborar com a organização financeira do seu negócio, isso também melhora o capital de giro, aumentando os recursos para inovação e melhoria.

Melhora na satisfação de clientes

Ao desenvolver uma comunicação assertiva com seu cliente, você demonstra preocupação com o pagamento da fatura. Isso faz com que o cliente sinta que, caso tenha qualquer problema, ainda será bem atendido pela empresa, sem a necessidade de se esconder. 

Lembre-se: transparência e honestidade são fundamentais para uma boa relação de negócios. Tanto a empresa quanto o consumidor devem ser sinceros um com o outro para manter uma relação de parceria.

Como cobrar um cliente inadimplente de forma automatizada?

Existem algumas formas de automatizar as cobranças de uma empresa. Entretanto, é importante saber analisar qual a melhor para a sua empresa, dentro das necessidades de seus clientes. 

Abaixo, mostraremos as formas mais comuns de automatizar as cobranças. Confira:

Utilize a régua de cobrança

A régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira, feita para reduzir a inadimplência, padronizar e organizar as etapas de cobrança da empresa. Nesse processo, fica definido quando e como acontecerá o envio de lembretes.

Para utilizar esse método, você deve:

Defina em quais momentos o cliente será cobrado

O ideal é que o cliente seja informado de todos os passos desde o início, ou seja, desde a criação da cobrança até após o vencimento, se a dívida ainda existir. Dependendo do meio de cobrança utilizado, você pode aplicar uma régua de cobrança diferente.

Lembre-se de adaptar seu método. O que pode funcionar para pagamentos via Pix pode não funcionar para pagamentos por boleto, por exemplo.

Escolha quais canais serão utilizados para cobrar o cliente

Há vários canais de comunicação que podem ser utilizados para cobrar seus clientes. Sua empresa pode encaminhar as cobranças por meio de:

• Ligações;
• SMS;
• WhatsApp;
• Mensagens por e-mail, ou;
• Carta de Cobrança.

Vale lembrar que cada meio de comunicação traz um efeito diferente para os clientes. Além disso, é importante atentar-se à linguagem. Afinal, uma mensagem encaminhada por e-mail é diferente de uma mensagem encaminhada pelo WhatsApp.

Defina qual será a abordagem de cobrança utilizada

Para cada tipo de situação, há uma maneira de comunicação. Neste caso, você deve estabelecer quais estratégias utilizar em caso de:

• Cobrança preventiva;
• Cobrança reativa;
• Cobrança amigável (extrajudicial);
• Cobrança judicial.

Cada parte do processo de cobrança trata com um tipo de cliente. Ou seja, a mensagem da cobrança preventiva não pode ser a mesma da cobrança amigável ou da reativa, pois tem pesos diferentes.

Tendo essa padronização, sua empresa facilita o contato com os clientes, construindo um relacionamento mais empático com cada situação.

Use uma ferramenta com recurso de negativação Serasa

Utilizar um sistema de gestão de cobrança que ofereça o recurso de negativação Serasa, pode ser fundamental para seus pagamentos. Além de garantir o recebimento da cobrança, esse recurso avisa outras empresas sobre clientes inadimplentes.

No Asaas, além de desburocratizar esse processo, você pode, antes mesmo de fechar a venda, fazer uma consulta Serasa para verificar se já há alguma notificação de dívida. 

Qual é o melhor sistema de gestão de cobrança?

Existem muitos sistemas de gestão de cobrança no mercado. Entretanto, é preciso entender qual o melhor para sua empresa. Além de atender todas as necessidades do negócio, é importante que ele seja eficiente, seguro e de qualidade.

O Asaas, por exemplo, além de disponibilizar um sistema de gestão de cobrança automatizado, também oferece uma gestão financeira completa para as empresas. 

Conheça o Asaas, conta digital completa com sistema de gestão de cobrança integrado

O Asaas é uma conta digital para empresas. Além de controlar e organizar as informações financeiras, ele também mantém o cadastro de clientes atualizado. Assim, é possível ter conhecimento de cada venda realizada.

Abaixo, vamos te mostrar todas as funcionalidades que essa Instituição de Pagamento pode oferecer ao seu negócio.

Diferentes meios de cobrança

Oferecer meios de cobrança diversificados pode garantir o recebimento de um cliente. Quanto mais possibilidades você puder oferecer ao comprador, mais fácil será para ele efetuar o pagamento.

Para colaborar com o aumento de suas vendas, essa conta digital busca oferecer os melhores e mais eficazes métodos de cobrança. Veja abaixo os tipos de cobranças que podem ser emitidas com o Asaas:

Cobrança via Pix

O Pix é uma ferramenta completa: ele pode ser usado para receber de seus clientes, transferir dinheiro para outros bancos e pagar contas. 

Com o Asaas, você pode fazer isso criando uma chave de acesso, usando a API Pix ou QR code Pix.

Cobrança via boleto

O boleto é uma forma tradicional de cobrança. Ele pode ser pago de forma digital ou física, conforme a necessidade do seu cliente. 

No Asaas, você também pode oferecer o boleto com QR code, facilitando ainda mais o pagamento do cliente.

Cobrança via Cartão de crédito e débito

O Asaas também possui a opção de receber pagamentos através do cartão. Isso aumenta as chances de venda, dando mais oportunidade de pagamento para os clientes. 

Com esse método, sua empresa escolhe como recebe o dinheiro, seja por transferência ou assinatura.

Envio automático de notificação de cobrança

Com o Asaas você pode notificar seus clientes sobre a necessidade de pagamento através do WhatsApp, e-mail, SMS, carta e telefone. Assim, seus consumidores sempre estão informados dos prazos de pagamento.

Notificação antes do Vencimento

Com o Asaas, é possível notificar seus clientes da necessidade de cobrança antes do prazo de pagamento, de forma preventiva. Assim, além de ajudar seu cliente a se organizar para o pagamento, você também evita a inadimplência.

Notificação após o vencimento

Automaticamente, o sistema do Asaas também emite uma notificação após o vencimento. Para isso, é utilizada uma régua de cobrança eficiente, que garante um tipo de comunicação para cada etapa do vencimento.

Notificação para cobranças pagas

Além das cobranças preventivas e reativas, também é emitido uma notificação para as contas pagas. Isso ajuda tanto o cliente, notificando que ele não precisa mais se preocupar com a dívida, quanto sua empresa, incentivando o controle de pagamentos. 

Robô de voz

Para contribuir com os pagamentos em dia, o Asaas oferece a função de ligação por robô de voz. A maior vantagem dessa ferramenta é a maior segurança das informações de seus clientes, garantindo o sigilo da inadimplência e, assim, evitando constrangimentos. 

Negativação de inadimplentes via Serasa 

Caso seu cliente não efetue o pagamento dentro de 30 dias, o Asaas permite a função de negativação via Serasa. Além de garantir o pagamento do produto, sua empresa também ajudará o mercado, avisando sobre possíveis golpes.

Antecipação de pagamento

Outra função que o Asaas oferece para as empresas é antecipar os pagamentos. Assim, seu negócio pode receber os valores integrais das vendas parceladas de uma única vez.

Importação de pagadores para realização de cobrança

O Asaas oferece a importação do cadastro dos clientes pagadores para a realização de cobrança. Nesse caso, todos os dados dos clientes são salvos, incluindo as informações de compra, o que facilita o processo de cobrança.

ERP gratuito

O Asaas oferece um ERP gratuito para as contas empresariais. Basicamente, esse recurso é responsável pelo armazenamento e organização dos dados dos clientes e, inclusive da própria empresa.

Ele oferece recursos como: controle de estoque, fornecedores, contas a pagar e receber, gestão de fluxo de caixa, entre outros. Tudo isso em um único lugar.

Integração API

A API é a responsável por integrar diferentes sistemas em um único lugar. Ela é uma Interface de Programação de Aplicativos, que permite que você integre recursos de vendas. 

Por meio dela, você pode oferecer diversas formas de pagamento no seu site, por exemplo, sem a necessidade de levar o cliente para outras páginas de pagamento.

Além de gateway de pagamentos, com a API você tem recursos como:

• checkout transparente;
• split de pagamento;
• white label de pagamentos;
• one click buy; entre outros.

Essas funções são indispensáveis para empresas que querem aumentar suas vendas.Além de tornar suas cobranças mais fáceis, esse sistema colabora com a gestão de tempo da sua equipe. Facilite sua gestão financeira e de cobranças, contrate a API Asaas agora mesmo!