Carta de cobrança: como fazer uma passo a passo

A inadimplência é um problema enfrentado por empresas de diferentes portes e segmentos do mercado. Não é por acaso que os empreendedores estão investindo cada vez mais em políticas de cobrança eficientes e no treinamento dos colaboradores, para que utilizem soluções adequadas, como é o caso da carta de cobrança.

Uma das principais formas de evitar que a inadimplência afete a sua empresa é implementando políticas de cobrança e usando ferramentas como a carta de cobrança, que tem o objetivo de lembrar os clientes dos pagamentos em aberto ou em atraso.

Neste artigo, você vai entender quando e como fazer uma carta de cobrança de forma estratégica, além de ter acesso a dicas práticas de como implementá-la em seu negócio.

O que é uma carta de cobrança?

A carta de cobrança é uma medida extrajudicial utilizada pelas empresas para avisar seus clientes da existência de contas em aberto e dívidas vencidas.

Ela deve utilizada com cautela e, de preferência, a partir de uma estratégia de régua de cobrança, levando em consideração o tempo de atraso e o relacionamento com o cliente.

O cuidado no uso e na elaboração da carta de cobrança vai fazer muita diferença na cobrança de clientes inadimplentes.

Porém, antes de utilizá-la é fundamental que a empresa esteja atenta às particularidades do negócio e a implementação de estratégias alinhadas com o perfil dos seus consumidores.

Por que investir em uma carta de cobrança?

A carta de cobrança evita que medidas judiciais precisem ser tomadas quando um pagamento não é realizado. É uma maneira mais rápida de avisar ao cliente de que ele está em débito com a empresa, de entender o motivo do atraso e propor soluções para pagamento. Por isso, o documento deve ser utilizado como um instrumento estratégico em suas vendas.

Entenda que, muitas vezes, o motivo que leva o cliente a atrasar um pagamento pode ser: esquecimento, má administração do tempo ou, ainda, por falta de organização dos pagamentos.

Por isso, a ideia da carta de cobrança é ter um efeito de lembrete ao cliente, de forma sutil e amigável, lembrando-o de que existe uma conta em atraso e propondo uma solução para o impasse.

Sabemos que a sua empresa precisa dos pagamentos para manter o fluxo de caixa, pagar suas próprias contas e seus colaboradores e manter o financeiro sob controle, certo?

Dessa forma, utilizar a carta de cobrança é uma forma de fazer com que a mensagem chegue ao cliente para que o pagamento seja feito. Além de tentar solucionar a questão de forma tranquila, a ideia é que o devedor seja mantido na carteira de clientes e que a relação continue saudável.

Como fazer uma carta de cobrança?

Vale ressaltar que várias medidas podem ser adotadas paralela e anteriormente a uma carta de cobrança. Por exemplo, quando você fizer uma venda, pode enviar para o e-mail do cliente um resumo da compra ou uma fatura do serviço. No documento, devem constar as informações do que foi contratado, os canais de atendimento e, claro, a data de vencimento em destaque.

É possível, ainda, definir lembretes, para que o cliente fique atento ao prazo para pagamento. Nesse momento, o ideal é que o empreendedor conheça o perfil do cliente e saiba quais são os meios de comunicação que ele mais acessa e prefere ser contatado: se por e-mail, notificações em app de mensagens ou SMS, por exemplo.

É recomendável que o aviso seja enviado de um a dois dias antes da data definida para pagamento. Porém, se você já apostou nesses recursos e, mesmo assim, o cliente não arcou com o compromisso, confira, a seguir, um passo a passo para fazer a sua carta de aviso, comunicando o débito de forma sutil e, assim, conseguir ter êxito na sua gestão de cobranças.

Defina o formato

Existem, basicamente, duas formas de enviar uma carta de cobrança: por e-mail ou carta física até o endereço do devedor. O e-mail é o modo mais rápido, pois, por meio dessa ferramenta, o cliente pode definir, de maneira imediata, quais serão os procedimentos adotados para que o pagamento seja feito.

Porém, para cada negócio, devem ser observados a melhor estratégia e o melhor meio para que a mensagem chegue ao destinatário correto. Nada impede que uma carta de cobrança seja redigida e enviada pelos canais digitais mais utilizados, como o WhatsApp.

Esse passo é muito importante, pois, como dissemos acima, conhecer o perfil e o negócio do cliente é fundamental para estabelecer uma comunicação que faça sentido e seja eficaz para ambas as partes. É fundamental saber diferenciar a forma de contato com uma pessoa física de uma jurídica, por exemplo.

Determine o tom da mensagem

Lembre-se de que, por lei, o consumidor não pode ser constrangido e nem ser tratado de forma grosseira, rude ou constrangedora no momento de ser cobrado por uma dívida. É interessante que a empresa, nesse momento, adote uma mensagem mais amigável, para que o cliente sinta confiança ao saber que pode negociar o débito ou que sinta que está sendo lembrado.

Porém, se esse não é o tom que combina com a linguagem adotada pela empresa, o ideal é apostar em uma comunicação mais impessoal e, ao mesmo tempo, objetiva e simples. O importante é ter em mente que o cliente precisa receber a informação de forma direta, porém, respeitosa.

Acrescente as informações e informe o prazo para regularização

Nesse campo, forneça os dados sobre os produtos e serviços adquiridos pelo cliente, assim como as informações da empresa para que ele possa fazer o pagamento: se por transferência bancária, inclua o banco, a conta-corrente, CPF ou CNPJ; se for por boleto, não se esqueça de anexar o arquivo. Ainda, destaque a data de vencimento no documento.

Descreva as medidas que serão tomadas, caso não haja quitação

É importante que o cliente fique ciente das medidas que podem ser tomadas pela empresa, caso o pagamento não seja feito na data estabelecida. Informe sobre a possibilidade de abrir um processo judicial para requerer a dívida, da inclusão do CPF do tomador em órgãos como SPC e Serasa ou outras medidas para protestar o débito. Além disso, o serviço do cliente pode ser suspenso, e isso deve ser informado na carta.

Tenha uma sequência de envios

É interessante que a empresa conte com uma periodicidade para enviar os documentos de cobrança para os seus clientes. Geralmente, a carta de cobrança é indicada para atrasos a partir de uma semana. Já os avisos de pagamento pendente mais enfáticos, a partir de duas semanas; e as notificações de inadimplências, para casos com mais de um mês de atraso.

É importante definir uma sequência, para que a cobrança não fique exaustiva para ambas as partes, não haja ruídos na comunicação e, principalmente, que a empresa consiga aumentar suas chances de recebimento sem perder o cliente. Por fim, entenda que saber a melhor maneira de como fazer uma carta de cobrança depende também de como você conhece o seu cliente. Isso facilitará todo o fluxo da cobrança.

Além de colocar em prática todas as dicas que trouxemos até aqui, outra sugestão interessante é que a empresa aposte na comunicação ativa com os seus clientes.

A inadimplência é um problema que está associado a diferentes fatores, mas, de uma maneira geral, o investimento em comunicação é uma alternativa que ajuda na cobrança e minimiza o risco de impactar negativamente na relação entre a empresa o seu cliente.

Automatização do envio das cartas de cobrança

Como você viu, a carta de cobrança é um documento muito importante e que pode fazer toda a diferença na estratégia de cobrança extrajudicial. Por isso, em algumas situações, a organização empresária pode investir na automatização do envio deste documento.

Com isso, o empresário ganha tempo, agilidade e precisão no processo de cobrança, reduzindo o risco de inadimplência.

Confira algumas dicas de como redigir uma carta de cobrança

Você quer saber como redigir uma carta de cobrança? Separamos algumas dicas práticas que podem ajudá-lo, seguidas de um modelo de carta. Confira!

• a carta de cobrança não pode expor ao ridículo, expor ou constranger o cliente inadimplente;
• do documento devem estar descrito o nome do cliente, endereço e CPF ou CNPJ;
• também devem constar o dados da dívida: produto ou serviço adquirido, saldo devido, prazo para regularização e número do contrato; e,
• deve constar na carta as formas de contato para o cliente possa retornar a carta para dar início à negociação.

Confira, a seguir um modelo de carta de cobrança que pode ser adaptado às necessidades da sua empresa:

COBRANÇA

Cidade (estado), data de elaboração da carta.

Prezado, inserir o nome completo do devedor ou razão social, se for pessoa jurídica,

Verificamos em nosso sistema que o pagamento da prestação referente à aquisição de descrever o produto ou serviço, no valor de descrever o valor devido com vencimento no dia inserir a data do vencimento não consta em nosso sistema.

Solicitamos por gentileza o pagamento do saldo em aberto até o dia descrever um prazo para o pagamento.

Se essa parcela já foi quitada, por favor, desconsidere a mensagem.

Em caso de dúvidas ou negociação, favor entrar em contato por meio inserir os dados para contato.

Atenciosamente,

Descrever o nome do emitente da carta e o seu cargo.

Como você pode ver, é uma carta simples que tem informações básicas, mas suficientes para informar o cliente da inadimplência e solicitar o pagamento.

Você gostou de saber mais sobre como funciona uma carta de cobrança? Entenda mais sobre como profissionalizar a comunicação com seus clientes através do nosso e-book sobre régua de cobranças!