Em um cenário empresarial, o controle financeiro é vital para a sustentabilidade e o crescimento de qualquer empreendimento. No entanto, é comum encontrar desafios relacionados a cobrar pagamentos em atraso.
Para lidar com essa situação de maneira eficiente e profissional, é fundamental que a empresa possua os instrumentos e estratégias adequadas para essa função. Seja uma forma de cobrança automática, ou meios de notificação por atraso.
Nesse contexto, a carta de cobrança se destaca como uma ferramenta estratégica para estabelecer comunicação assertiva entre empresas e clientes. Nas próximas linhas, explicaremos o que é carta de cobrança e quando utilizar, além de modelos de cartas para enviar aos clientes. Continue lendo!
O que é uma carta de cobrança?
Uma carta de cobrança é um instrumento formal de comunicação utilizado por empresas para solicitar o pagamento de dívidas pendentes para clientes ou parceiros comerciais.
Geralmente, ela é enviada quando uma fatura ou obrigação financeira não é liquidada no prazo acordado. O envio desta carta por parte da empresa também passa uma ideia de seriedade e segurança durante o processo de gestão de cobrança.
Essa carta pode ser enviada por correio físico, e-mail ou até mesmo por meio de mensagens eletrônicas, dependendo das práticas comerciais da empresa e da preferência do cliente.
Qual a importância da carta de cobrança de dívida?
A carta de cobrança desempenha um papel fundamental no processo financeiro da empresa. Além de representar um esforço para recuperar valores devidos, ela também ajuda a manter um fluxo de caixa saudável e a evitar a inadimplência.
Ao enviar uma carta de cobrança, a empresa demonstra profissionalismo e comprometimento com a gestão financeira, estabelecendo um canal de comunicação formal para resolver questões relacionadas a pagamentos em atraso.
Quando fazer carta para solicitar pagamento em atraso?
A carta de cobrança deve ser enviada sempre que uma obrigação financeira não for cumprida no prazo estabelecido. Isso pode ocorrer após o vencimento de uma fatura, contrato, nota fiscal ou qualquer outro documento que estabeleça um compromisso de pagamento.
É importante enviar a carta de cobrança logo após o vencimento da dívida para demonstrar ao devedor que a empresa está atenta e empenhada em resolver a situação de forma rápida e eficiente.
Além disso, a carta de cobrança serve como um registro documentado da comunicação entre as partes, o que pode ser útil em caso de disputas legais futuras.
Como mandar a carta de cobrança de pagamento?
O ideal é que a carta seja enviada após as demais formas de comunicação terem sido acionadas: e-mail, WhatsApp, SMS, ligação telefônica, etc. Assim, o cliente não será pego de surpresa com uma carta mais formal.
Dessa maneira, é importante planejar a periodicidade de envio dos lembretes de cobrança, para uma carta fazer sentido. Uma maneria de criar esse fluxo de envio é por meio de uma régua de cobrança.
A régua de cobrança mapeia os melhores momentos antes do vencimento da fratura, no dia do vencimento e após o dia previsto de pagamento. Assim, o cliente receberá lembretes em todos os momentos, até a quitação da pendência.
A régua de cobrança considera duas formas principais: a cobrança preventiva e a cobrança reativa. A primeira, acontece para prevenir a inadimplência financeira e garantir os valores antes do vencimento. Já a reativa, porém, tenta recuperar o valor devido.
Como fazer carta de cobrança ao cliente?
Ao redigir uma carta de cobrança, é essencial adotar uma abordagem profissional e respeitosa para garantir uma comunicação eficaz com o cliente inadimplente.
Segundo o Código de Defesa do Consumidor, no artigo 42, nenhum cliente deve ser cobrado de forma abusiva, que cause constrangimento ou que seja por meio de ameaças.
Afinal, por ser um meio de comunicação mais formal, é importante manter o máximo de informações a respeito da cobrança. Principalmente porque é uma prova de tentativa de contato antes de partir para outros meios de recebimento, como negativação no Serasa, por exemplo.
Então, a carta deve ter alguns pontos cruciais, como:
- Identificação: inclua as informações de identificação da empresa, como nome, endereço, telefone e CNPJ, no cabeçalho da carta.
- Dados do cliente: informe os dados do cliente, como nome, endereço e número do contrato ou fatura em atraso, para garantir que a carta seja direcionada ao destinatário correto.
- Descrição da dívida: detalhe o valor da dívida, incluindo eventuais encargos e juros de mora, de forma clara e objetiva.
- Instruções de pagamento: forneça instruções claras sobre como o cliente pode efetuar o pagamento da dívida, incluindo os métodos de pagamento online aceitos, prazos e informações de contato para esclarecimentos adicionais.
Com esses pontos, lembre-se de ser sempre respeitoso e profissional na abordagem, com uma mensagem clara e objetiva. Também é fundamental oferecer meios de mostrar ao cliente que a empresa entende a situação, e que dará todas as diretrizes para a resolução do problema.
Assim, ao seguir essas diretrizes, é possível criar uma carta de cobrança eficaz que ajude a recuperar os valores em atraso.
Modelos de carta de cobrança para cliente
Para conseguir chegar até o cliente, a empresa precisa desenvolver uma estratégia para se comunicar de forma coerente e assertiva com ele. Embora existem diversos modelos disponíveis na internet, ao realizar uma cobrança, é preciso oferecer o máximo de informações possíveis ao cliente.
Por isso, abaixo disponibilizamos alguns modelos de texto para serem utilizados em diferentes meios de cobrança. Confira:
1. Carta a solicitar pagamento em atraso
Olá [Nome do Cliente],
Espero que esteja tudo bem com você. Estou entrando em contato para tratar sobre o pagamento pendente da fatura [Número da Fatura] com vencimento em [Data de Vencimento].
Gostaríamos de lembrar que o valor de R$ [Valor da Fatura] ainda não foi quitado e solicitamos que efetue o pagamento o mais breve possível para evitar atrasos e acréscimo de encargos.
Por favor, confirme o recebimento desta mensagem e nos informe caso necessite de alguma orientação adicional para efetuar o pagamento.
Ficamos à disposição para qualquer esclarecimento.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Empresa]
2. Carta de aviso de vencimento
Olá [Nome do Cliente],
Este é um lembrete sobre o pagamento pendente da fatura [Número da Fatura], com vencimento em [Data de Vencimento]. O valor de R$ [Valor da Fatura] ainda não foi quitado.
Por favor, efetue o pagamento o mais breve possível para evitar atrasos e acréscimo de encargos.
Agradecemos sua atenção e ficamos à disposição para qualquer esclarecimento.
Atenciosamente,
[Empresa]
3. Carta de cobrança simples com mensagem sutil
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Esperamos que esta carta o encontre bem.
Estamos entrando em contato para lembrá-lo sobre o pagamento pendente da fatura [Número da Fatura], com vencimento em [Data de Vencimento]. O valor total a ser pago é de R$ [Valor da Fatura].
Solicitamos que efetue o pagamento o mais breve possível para evitar atrasos e acréscimo de encargos. Segue abaixo os dados para realização do pagamento: [Link de pagamento].
Caso já tenha efetuado o pagamento, pedimos gentilmente que desconsidere esta mensagem.
Em caso de dúvidas ou para mais informações, estamos à disposição para ajudar.
Agradecemos pela sua atenção e colaboração.
Atenciosamente,
[Empresa]
É importante ressaltar que, independente dos modelos, cada modelo e situação do envio de carta pode exigir a personalização da empresa. Afinal, cada envio é único. Por isso, é importante alterar as informações, direcionando para o cliente específico.
Conte com uma plataforma especializada em cobranças
Como estratégia para facilitar o processo de cobrança amigável, é possível contar com plataformas que facilitam a organização da empresa. Isso, além de evitar a inadimplência, que prejudica o crescimento da empresa, também torna o processo mais profissional.
Assim, o Asaas é uma conta digital completa voltada para automatizar processos no negócio, oferecer soluções financeiras e tornar sua rotina de cobrança mais dinâmica e segura.
Para a gestão de cobranças, o Asaas oferece a opção de cobrança por diversos meios, como e-mail, WhatsApp, ligações telefônicas e cartas, com a possibilidade de personalização das mensagens e criação de régua de cobrança. Além, também, da negativação no Serasa, em casos de falta de pagamento.
Se você precisa de uma parceria para cobrar clientes com eficiência e otimizar processos financeiros, abra a conta digital Asaas agora mesmo e descomplique a gestão financeira!
