Passo a passo: aprenda como fazer uma carta de cobrança

Por Diego Contezini
13 de maio, 2020

Uma das principais formas de evitar a inadimplência de clientes em uma empresa é apostar em uma régua de cobrança — processo de gestão de faturamento e recebimento —, e a carta de cobrança faz parte desse processo, sendo uma das principais etapas. A carta de cobrança é um instrumento utilizado para lembrar clientes de pagamentos em atraso.

Essa é uma forma extrajudicial de aviso de débitos, e deve ser utilizada depois de certo tempo de atraso. Porém, apesar de ser bastante eficaz, trata-se de uma estratégia que deve ser utilizada com cautela, para não ser mal interpretada ou constranger os clientes. Neste artigo, você vai entender quando e como fazer uma carta de cobrança de forma estratégica. Boa leitura!

Por que investir em uma carta de cobrança?

A carta de cobrança evita que medidas judiciais precisem ser tomadas quando um pagamento não é realizado. É uma maneira mais rápida de avisar ao cliente de que ele está em débito com a empresa, de entender o motivo do atraso e propor soluções para pagamento. Por isso, o documento deve ser utilizado como um instrumento estratégico em suas vendas.

Entenda que, muitas vezes, o cliente não faz o pagamento por esquecimento, má administração do tempo ou, ainda, por falta de organização do setor responsável pelos pagamentos da companhia. Por isso, a ideia da carta de cobrança é ter um efeito de lembrete de que a conta está em atraso, porém, de forma amigável e sutil.

Porém, sabemos que a sua empresa precisa dos pagamentos para manter o fluxo de caixa, pagar suas próprias contas, seus colaboradores e manter o financeiro sob controle, para que o negócio possa prosperar, certo? E apostar na carta de cobrança é uma forma de fazer com que a mensagem chegue ao cliente para que o pagamento seja feito, de forma que o devedor ainda seja mantido em sua carteira de clientes e que a relação continue saudável.

Como fazer uma carta de cobrança?

Vale ressaltar que várias medidas podem ser adotadas paralelamente e anteriormente a uma carta de cobrança. Por exemplo, quando você fizer uma venda, pode enviar para o e-mail do cliente um resumo da compra ou uma fatura do serviço. No documento, devem constar as informações do que foi contratado, os canais de atendimento e, claro, a data de vencimento em destaque.

É possível, ainda, definir lembretes, para que o cliente fique atento ao prazo para pagamento. Nesse momento, é ideal que a empresa conheça o perfil do contratante e saiba quais são os meios de comunicação que ele mais acessa e pelo que autorizou a forma de contato: se por e-mail, notificações em app de mensagens ou SMS, por exemplo.

O ideal é que o aviso seja enviado de um a dois dias antes da data definida para pagamento. Porém, se você já apostou nesses recursos e, mesmo assim, o cliente não arcou com o compromisso, confira, a seguir, um passo a passo para fazer a sua carta de aviso, comunicando o débito de forma sutil e, assim, conseguir ter êxito na sua gestão de cobranças.

Defina o formato

Existem, basicamente, duas formas de enviar uma carta de cobrança: por e-mail ou carta física até o endereço do devedor. O e-mail é a forma mais rápida, pois, por meio dessa ferramenta, o cliente pode definir, de maneira imediata, quais são os procedimentos adotados para que o pagamento seja feito.

Porém, para cada negócio, devem ser observados a melhor estratégia e o melhor meio para que a mensagem chegue ao destinatário correto. Nada impede que uma carta de cobrança seja redigida e enviada pelos canais digitais mais utilizados, como o WhatsApp.

Esse passo é muito importante, pois, como dissemos acima, conhecer o perfil e o negócio do cliente é fundamental para estabelecer uma comunicação que faça sentido e seja eficaz para ambas as partes. É fundamental saber diferenciar a forma de contato com uma pessoa física de uma jurídica, por exemplo.

Determine o tom da mensagem

Lembre-se de que, por lei, o consumidor não pode ser constrangido e nem ser tratado de forma grosseira, rude ou constrangedora no momento de ser cobrado por uma dívida. É interessante que a empresa, nesse momento, adote uma mensagem mais amigável, para que o cliente sinta confiança ao saber que pode negociar o débito ou que sinta que está sendo lembrado.

Porém, se esse não é o tom que combina com a linguagem adotada pela companhia, o ideal é apostar em uma comunicação mais impessoal e, ao mesmo tempo, objetiva e simples. O importante é ter em mente que o cliente precisa receber a informação de forma direta e respeitosa ao mesmo tempo.

Acrescente as informações e informe o prazo para regularização

Nesse campo, forneça os dados sobre os produtos e serviços adquiridos pelo cliente, assim como as informações da empresa para que ele possa fazer o pagamento: se por transferência bancária, inclua o banco, a conta-corrente, CPF ou CNPJ; se for por boleto, não se esqueça de anexar o arquivo. Ainda, destaque a data de vencimento no documento.

Descreva as medidas que serão tomadas, caso não haja quitação

É importante que o cliente fique ciente das medidas que podem ser tomadas pela empresa, caso o pagamento não seja feito na data estabelecida. Informe sobre a possibilidade de abrir um processo judicial para requerer a dívida, da inclusão do CPF do tomador em órgãos como SPC e Serasa ou outras medidas para protestar o débito. Além disso, o serviço do cliente pode ser suspenso, e isso deve ser informado na carta.

Tenha uma sequência de envios

É interessante que a empresa conte com uma periodicidade para enviar os documentos de cobrança para os seus clientes. Geralmente, a carta de cobrança é indicada para atrasos a partir de uma semana. Já os avisos de pagamento pendente mais enfáticos, a partir de duas semanas; e as notificações de inadimplências, para casos com mais de um mês de atraso.

É importante definir uma sequência, para que a cobrança não fique exaustiva para ambas as partes, não haja ruídos na comunicação e, principalmente, que a empresa consiga aumentar suas chances de recebimento sem perder o cliente. Por fim, entenda que saber a melhor maneira de como fazer uma carta de cobrança depende também de como você conhece o seu cliente. Isso facilitará todo o fluxo da cobrança.

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