Entenda como melhorar o processo de cobrança da sua empresa

por Gestão de cobranças

Publicado em 21 de dezembro, 2016 | Atualizado em 9 de outubro, 2023

A inadimplência sempre foi um fator que assustou os empreendedores brasileiros. Afinal, segundo dados do Mapa da Inadimplência do Serasa, em 2022 existiam 69,83 milhões de brasileiros com o nome restrito.

Esses números apontam a necessidade crescente que as empresas possuem de melhorar o processo de cobrança, aderindo a práticas mais eficientes e novas tecnologias. Assim, é possível prevenir prejuízos no fluxo de caixa, mantendo a liquidez das suas contas.

Neste artigo, vamos trazer um pouco mais sobre como funcionam as etapas do processo de cobrança e como otimizar esse recurso dentro do seu negócio. Continue lendo!

O que é gestão de cobrança?

Realizar um bom processo de cobrança exige muita adaptabilidade. O cenário econômico e o perfil dos clientes estão sempre em mudança, o que demanda que sua empresa esteja preparada para lidar com esses cenários.

Quando falamos de uma boa gestão de cobranças, tratamos de conquistar uma vantagem competitiva para seu negócio. A partir dela, você pode identificar potenciais riscos e traçar estratégias para superar os obstáculos da inadimplência.

Assim, você pode desenvolver uma régua de cobrança – que compõe uma série de estratégias que definem como seu time pode cobrar seus consumidores, por quais canais e quais as consequências para o caso de não pagamento das dívidas

Além disso, é através da régua de cobrança que são definidas as ferramentas utilizadas nesse processo, como softwares de gestão e sistemas de notificação.

Qual a importância do controle no processo de cobrança?

Em um cenário com tantas pessoas em situação de inadimplência, sua empresa precisa possuir um sistema rígido de controle das contas a receber. Apenas assim é possível manter um processo de cobrança eficiente e abrangente para seus clientes.

A partir da previsão de recebimentos, você pode manter o controle de caixa, garantindo que não ocorram atrasos nas entradas de recursos para a empresa. 

Todo o departamento financeiro precisa investir em treinamento, além da criação de processos estruturados que centralizem a gestão e deem mais visibilidade para o controle das finanças.

A melhor forma para otimizar os processos de cobrança na sua empresa, é através dos sistemas de automatização. A partir delas, sua empresa ganha tempo e deixa a burocracia de lado para ter uma visão mais assertiva sobre os procedimentos de cobrança.

Quais são as etapas do processo de cobrança automatizado?

A cobrança automatizada possibilita que você agilize todos os processos de cobrança dentro do seu negócio. Porém, é necessário se atentar às ferramentas e soluções que ficam disponíveis dentro dos sistemas de automação.

Através delas, você pode desenvolver as etapas que são fundamentais para criar um guia de cobrança abrangente e permita sua empresa a garantir que todas as contas sejam pagas em dia.

Confira quais são as principais etapas do processo de cobrança automatizado:

Etapa 1: Divisão das carteiras de cobrança por gerente de recuperação

A cobrança em carteira é um serviço disponível nos bancos para que todos os boletos gerados na sua empresa estejam diretamente vinculados a uma instituição bancária. Dessa forma, o banco é responsável por monitorar os pagamentos e acompanhar qualquer alteração.

Por isso, realizar a divisão das carteiras de cobrança nada mais é do que organizar e otimizar os processos de cobrança da sua empresa, deixando que uma instituição de pagamento intermedie as situações referentes a aquele boleto.

Por isso, com um sistema automatizado, fica mais fácil acompanhar cada boleto bancário gerado e como estão suas situações – pagamento efetivado, pendente, alterações de data, etc.

Além disso, essa divisão também permite que seu gerente de recuperação desenvolva planos de ação e possa trabalhar com maior agilidade para realizar a liquidação dos débitos.

Etapa 2: Estruturação da Régua de Cobrança

A régua de cobrança é um recurso simples que ajuda a identificar os melhores momentos para sua empresa entrar em contato com os clientes e realizar as cobranças de fatura. Ela funciona tanto de maneira preventiva quanto para cobranças reativas.

Além disso, sua elaboração consiste em analisar três fatores principais como a identificação do momento em que ocorrerá o contato, avaliação do perfil dos clientes e escolha dos canais de comunicação.

Entenda melhor a estruturação da régua de cobrança e como ela pode ser aplicada na sua empresa:

Cobrança preventiva

Muitas vezes, os clientes deixam de pagar uma conta por conta do esquecimento causado pela rotina apurada. Sendo assim, a cobrança preventiva é um lembrete de pagamento.

A cobrança preventiva acontece entre o pedido do cliente e a data de pagamento da fatura. Ela funciona como um aviso, indicando quanto tempo ainda falta para o vencimento do boleto ou fatura.

Você pode indicar uma notificação de prevenção mais de uma vez, por exemplo: 

  • Lembre de pagamento 5 dias antes do vencimento
  • Lembre de pagamento no dia de vencimento
  • Envio da confirmação de pagamento.

Assim, a prevenção se torna a sua principal aliada para combater a inadimplência e garantir que seu cliente se lembre de efetuar a quitação da fatura.

Cobrança reativa

A cobrança reativa acontece quando o cliente não efetua o pagamento dentro da data estipulada. Dessa forma, é necessário enviar algumas notificações em tom amigável, para continuar o processo de cobrança.

Nessa etapa, é válido considerar que o cliente possa ter tido algum tipo de imprevisto – como um problema na transação de pagamento. É possível realizar notificações a partir de 1 dia após o vencimento e seguir durante os 30 dias consecutivos.

Nessa etapa, é possível enviar notificações por voz e avisar sobre as consequências de negativação no Serasa.

Etapa 3: Envio de notificações por etapa de cobrança

Existem diferentes canais para realizar a cobrança dos seus clientes. Cada um desses canais funciona para determinado público e possui vantagens competitivas para sua empresa. Por isso, a escolha do canal é fundamental para o sucesso da sua régua de cobrança.

Sendo assim, a escolha do canal depende da situação e posicionamento da sua empresa dentro do mercado, vantagens específicas daquele método e o perfil dos seus consumidores. 

Confira os canais de cobrança mais populares e oferecidos pela plataforma automatizada do Asaas:

Notificações por WhatsApp

Segunda a pesquisa Digital 2022: Brasil, 96% dos brasileiros possuem WhatsApp instalado no celular. Isso significa que esse canal consegue abranger a maior parte dos consumidores do país e aumenta a chance de que eles visualizem as mensagens.

Além disso, o WhatsApp pode ser mais barato que outros métodos de mensagem e a automação torna o envio dessas notificações mais práticas, evitando gasto de tempo com demandas manuais.

Notificações por E-mail/ SMS

As notificações por e-mail e SMS, por outro lado, são bastante tradicionais no mercado brasileiro. Ambas podem ser automatizadas, tornando todo o funcionamento da sua régua de cobrança mais eficiente.

As notificações por SMS, por exemplo, não exigem que algum aplicativo seja instalado no celular do seu cliente – tornando esse canal um dos mais acessíveis. 

As notificações de e-mail, porém, não ficam para trás. Pesquisas recentes indicam que 92% dos adultos possuem um endereço de e-mail e 61% os abrem diariamente.

Notificações por Voz

O Asaas é uma solução completa para empresas, por isso, além das modalidades tradicionais de cobrança, a plataforma do Asaas também possibilita notificações por voz.

Essa modalidade é feita de forma automatizada, quando um robô realiza uma ligação para o cliente avisando sobre os atrasos ou falhas no pagamento das faturas devidas.

Notificações por Correios

Por fim, o envio de carta simples com o boleto de pagamento também pode ser uma opção para efetuar a cobrança dos seus clientes. Enviada pelos Correios, no prazo de 14 dias antes do vencimento, essa opção pode ser muito adequada dependendo do seu público.

Afinal, muitas vezes, clientes de maior idade não gostam de receber notificações online e preferem efetuar o pagamento através de um boleto físico – nas lotéricas ou agências bancárias.

Abaixo, separamos um vídeo para te ajudar a entender melhor sobre o processo de automatização de cobranças. Confira:

Como criar processos de cobrança?

O processo de cobrança começa após o fechamento da venda, conforme o cliente escolhe qual a forma de pagamento ele prefere para aquela compra.  De modo geral, as cobranças podem ser divididas em três tipos, cada uma atendendo a uma necessidade específica do seu público.

Confira quais são os três tipos principais de cobrança que você pode oferecer ao seus clientes:

Cobrança avulsa

A cobrança avulsa, conforme o nome sugere, funciona quando o cliente realiza um único pagamento. Ou seja, ela não tem parcelas e nem entra como pagamento recorrente

Ela pode ser paga pelo boleto, no cenário online, ou pelo cartão de crédito, débito e Pix quando se trata de vendas em lojas físicas.

Cobrança parcelada

Por outro lado, a cobrança parcelada acontece quando seu cliente resolve dividir o valor total do produto ou serviço em parcelas. Na prática, essa modalidade de cobrança garante mais autonomia para seu cliente efetuar o pagamento.

Porém, também gera uma responsabilidade do seu consumidor em manter o pagamento sempre em dia. Além disso, você também só recebe o valor integral da venda ao final do prazo de parcelamento.

Para evitar prejuízos ao seu fluxo de caixa e adiantar os valores, é possível utilizar a ferramenta de antecipação de recebíveis.

Cobrança recorrente

A cobrança recorrente também é conhecida como modelo de assinatura. Ela funciona oferecendo ao consumidor uma modalidade de pagamento na qual o consumidor paga o mesmo valor na mesma data, todos os meses.

Essa prática é mais comum para o setor de serviços, como academias, escolas e outros tipos de mensalidade.

Como fazer uma boa gestão de cobrança?

Agora que você já conhece e entende a importância do processo de cobrança, precisamos indicar quais as boas práticas para garantir que sua empresa realize uma boa gestão de cobranças.

Afinal, esse processo está diretamente relacionado à experiência que seu consumidor deve ter ao comprar na sua empresa. Um processo de cobrança eficiente, permite evitar a inadimplência, mas também ajuda na fidelização do consumidor.

Respeite seu cliente

Por isso, o primeiro passo para realizar uma boa gestão de cobrança, é respeitar seu cliente. Muitas empresas utilizam abordagens agressivas no momento da cobrança – como ligações em excesso e tom de voz desregulado.

Por isso, respeitar o cliente é fundamental para manter uma boa gestão de cobrança. Você precisa manter um tom amigável e que busque entender as necessidades do consumidor além da dívida.

Crie diferentes abordagens

As abordagens desenvolvidas para cobrar seus clientes podem aumentar suas chances de sucesso para reaver o dinheiro das faturas vencidas. A partir do posicionamento do seu negócio e o perfil dos consumidores, você pode identificar qual abordagem será mais bem sucedida para realizar suas cobranças.

Entre em contato com o cliente antes do vencimento

Conforme mencionamos, existe uma alternativa a cobrança reativa, que é a cobrança preventiva. Ela acontece quando sua empresa envia notificações para o cliente antes do vencimento da fatura.

Assim, você previne situações como o esquecimento e falta de planejamento, por parte do cliente, para pagar a fatura. Além de manter um momento de contato a mais entre o consumidor e o seu negócio.

Negocie com o cliente inadimplente

Mesmo que seu consumidor não responda as primeiras notificações, ainda assim é essencial manter o canal de negociação aberto com ele. Mesmo inadimplente, seu cliente ainda pode estar disposto a resolver a situação.

Por isso, crie um plano de opções que facilite o pagamento das dívidas e permita que seu cliente quite as despesas e continue em bons termos com sua empresa.

Defina indicadores de sucesso

Nem todas as tentativas de negociação e cobrança serão bem sucedidas, mas isso não significa que sua estratégia não é eficiente. 

Para entender isso, é fundamental que você utilize alguns indicadores de desempenho, que demonstrem, a partir de dados, o quanto suas soluções de cobrança estão trazendo resultados.

Automatize os processos de cobrança

Por fim, vale sempre a recomendação de investir na automação dos processos de cobrança. 

A partir do uso de sistemas automatizados, como o Asaas, você aumenta o controle das suas atividades de cobrança, cria rotinas eficientes e dispõe de diversas ferramentas que tornam essa demanda menos burocrática e mais assertiva.

A longo prazo, um sistema de cobranças pode impactar na satisfação dos seus clientes ao entrar em contato com sua empresa. Além de estabelecer mais liquidez no seu fluxo de caixa, com as ferramentas que aumentam o sucesso das cobranças de dívidas.

Quais recursos um sistema de cobrança automatizado oferece?

Para otimizar seu processo de cobrança, você precisa garantir o melhor software de automação ao seu lado. Por isso, o Asaas pode ser a melhor opção para sua empresa se tornar mais eficiente ao realizar cobranças.

Confira todos os recursos disponíveis no Asaas e que podem ser utilizados dentro da sua gestão de cobranças:

1. Consulta Serasa para avaliação prévia da saúde financeira do pagador

Com o Asaas você pode utilizar a função de consulta de crédito, para entender qual é o histórico de crédito do seu cliente. Assim, você pode optar por fornecer ou não a opção de vendas parceladas ou por assinatura.

Essa ferramenta é fundamental para a prevenção de inadimplência e impede que seu fluxo de caixa sofra com o atraso de alguns pagamentos.

2. Regras para Pagamento após o vencimento

Você também pode utilizar seu sistema de automatização para desenvolver regras para o pagamento após o vencimento do prazo.

Assim, você pode informar seu consumidor sobre as consequências do não pagamento, como juros, multa e a negativação no Serasa.

3. Cobrança de Juros e multa

Conforme comentamos, você pode estabelecer a cobrança de juros e multas pelo atraso do pagamento na fatura. Quando a cobrança é via cartão de crédito, esse procedimento é feito automaticamente pela provedora do cartão.

Porém, no caso de boletos, é possível estipular algumas condições de tarifas que podem chegar a até 1% ao mês em juros. Através do Asaas, você pode estabelecer todas essas tarifas dentro da plataforma antes de enviar para o cliente.

4. Oferta de desconto nos pagamento

Da mesma forma, você também pode definir descontos para pagamento através da plataforma. Essa solução pode funcionar como uma estratégia para beneficiar os clientes que realizarem o pagamento em dia.

Além disso, esse tipo de benefício também ajuda a fidelização dos consumidores, permitindo que eles mantenham a parceria com sua empresa a longo prazo.

5. Negativação Serasa para recuperação de cobranças

Porém, no caso dos clientes que não efetuarem o pagamento da fatura, mesmo após as notificações da sua empresa, podem ter o nome negativado no Serasa através da plataforma.

Com essa opção dentro da plataforma, você ganha agilidade no processo de negativação. Isso pode ser importante para reaver os valores devidos pelo seu cliente o quanto antes, sem prejudicar o seu caixa ou capital de giro.

6. Protesto em cartório em caso de não pagamento

No caso de atrasos de pagamento a mais de 30 dias e quando o cliente recusa negociar, existe a opção de protesto em cartório do boleto vencido

Esse procedimento também funciona quando a dívida está estipulada em um valor muito alto, podendo afetar seu fluxo de caixa.

Porém, apesar de ser possível realizar esse processo online, ele demanda de documentação e pode ser mais burocrático que outras práticas que citamos aqui.

Por isso, o ideal é que você possua um sistema padronizado e eficiente de cobranças que incentive e permita ao seu cliente realizar os pagamentos sempre em dia, evitando processos judiciais.

Nesse caso, a melhor estratégia é automatizar suas cobranças através de uma plataforma como o Asaas, garantindo mais agilidade e eficiência para sua rotina financeira.

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