12 motivos para usar um sistema de cobrança automatizado

Por Redação Asaas
Publicado em 22 de dezembro, 2016 | Atualizado em 19 de janeiro, 2022

O sistema de cobrança automatizado é uma grande tendência no mundo empresarial, pois contribui para ter equipes enxutas, otimizar o tempo e gerar produtividade. Trata-se de um recurso importante para negócios que pretendem inovar e se adaptar às evoluções mercadológicas.

Nesse sentido, o setor de cobranças é o que mais vêm sentindo os efeitos das mudanças tecnológicas – pois é uma abordagem que precisa acontecer de maneira agradável, o que exigia muito tempo, dedicação e esforço de uma equipe.

Agora tente imaginar se todo esse processo for feito manualmente. Complexo, não é? Pensando nisso, confira neste post o que é e 12 motivos para utilizar o sistema de cobrança automatizado, além de outras informações relevantes sobre o assunto!

Conteúdo

O que é a cobrança automatizada de clientes

Com o avanço da tecnologia, as atividades gerenciais em uma empresa se tornaram mais práticas e eficientes, reduzindo o esforço e elevando a qualidade. Exemplo disso é o sistema de cobrança automatizada, que facilitou tarefas que antes eram complexas.

Sendo assim, o sistema de cobrança automatizada é um software que realiza a comunicação com clientes que estão em atraso de maneira automática. Ou seja, os empreendedores definem a estratégia e o próprio sistema envia as notificações, eliminando o trabalho manual de uma equipe.

Como a cobrança automatizada funciona

Todo negócio tem centenas de clientes que geram muitas informações e que, normalmente, contam com diversos cobradores. Imagine ter que emitir centenas de boletos diariamente para cada cliente por meios manuais? Seria extremamente trabalhoso, não é mesmo?

O sistema de cobrança automatizada funciona para eliminar todo esse trabalho manual, pois o sistema identifica inadimplentes e envia notificações de acordo com a estratégia da empresa, de forma automática e intuitiva, promovendo benefícios importantes.

Como a tecnologia ajuda a automatizar as cobranças

A tecnologia é indispensável para a gestão empresarial e contribui para padronizar e simplificar tarefas que exigiam muito tempo da equipe. Os softwares, por exemplo, são inovações tecnológicas que eliminam a burocracia e otimizam a gestão de um negócio.

Sendo assim, os softwares atuam para identificar clientes que não pagam em dia e, após um determinado período, envia cobranças automáticas. Por isso, é uma tecnologia essencial para toda empresa, influenciando até mesmo nos resultados.

12 motivos para automatizar as cobranças na sua empresa

Agora que você entendeu o conceito do sistema de cobrança automatizado, é fácil notar a importância de contar com essa tecnologia no seu negócio. Consiste na oportunidade de aperfeiçoar seus serviços e ter excelência, sem comprometer a experiência dos clientes.

Veja mais motivos para investir em um sistema de cobranças automatizado!

1. Substituição dos processos manuais

A adoção de sistemas de gestão é uma ótima opção para empresas que desejam otimizar o tempo por meio da automatização de processos de cobranças. Processos manuais são demorados, burocráticos e exigem que muitos profissionais estejam envolvidos.

Já os processos automatizados demandam menos tempo, são executados com mais agilidade e eficiência. Além disso, reduzem (ou eliminam) a possibilidade de erros e falhas manuais.

A automatização de processos no setor de cobranças é inevitável. Substituir tarefas repetitivas e operacionais por processos integrados e automatizados ajuda a controlar com mais eficiência as operações e a alcançar melhores resultados.

2. Processos mais simplificados

Emitir centenas de boletos manualmente gera um processo complexo e que toma muito tempo, além, é claro, de demandar um grande número de funcionários.

Sendo assim, ao automatizar cobranças a empresa consegue, em poucos cliques, que o boleto ou a cobrança chegue até o cliente de forma ágil e fácil. Além disso, muitos softwares enviam lembretes de pagamentos para os clientes via correio eletrônico e notificações programadas — o que é uma grande vantagem.

A empresa cobra os clientes no prazo certo e estes podem pagar na data de vencimento — e, assim, receber os pagamentos o mais rápido possível. Fácil, não é?

3. Maior controle financeiro

Controlar as finanças nem sempre é uma tarefa tão simples. Afinal, são centenas de recebimentos e pagamentos, fornecedores, clientes e uma série de outras movimentações financeiras. Quaisquer informações incorretas ou imprecisas podem levar a enormes problemas e comprometer a saúde financeira do negócio.

Com sistemas de gestão de cobranças, é possível emitir relatórios e acompanhar todo o processo de perto. Além disso, cálculos são realizados automaticamente, o que reduz a possibilidade de erros manuais.

Um sistema automatizado permite um controle mais acertado do fluxo de caixa, dos prazos de pagamento e das contas a receber e a pagar. Todos os dados e funções passam a trabalhar no automático e podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando para isso ter apenas um dispositivo conectado à internet.

Ao aderir à automação dos processos, o empreendedor elimina de vez planilhas de Excel e qualquer tipo de controle manual.

4. Gerenciamento eficaz de clientes

Automatizando o setor de cobranças, a empresa passa a ter mais controle sobre quem são seus clientes e quais são suas necessidades. Portanto, os empreendores podem conhecer melhor os consumidores e ter facilidade para aproveitar oportunidades.

Ou seja, identificando o perfil, é possível oferecer os melhores planos de pagamentos, sem gerar atrasos para a organização e oferecendo ao cliente a possibilidade de realizar o pagamento do título sem multas.

5. Melhor gestão de planos

A automatização de processos de cobrança possibilita que o cliente possa escolher a melhor data de vencimento para o pagamento de contas, o que, para a empresa, é uma grande vantagem — já que evita atrasos.

Além disso, também é possível deixar todo o processo organizado, economizando tempo e reduzindo (ou eliminando) erros que, muitas vezes, gerariam consequências indesejadas.

Com cobranças recorrentes, é possível criar os melhores planos e que se enquadram ao orçamento dos clientes. Além disso, muitos sistemas possibilitam que o usuário possa quitar o título por meio de débito em conta ou mesmo do cartão de crédito — o que facilita na hora de realizar o pagamento.

Ao criar planos customizados, a empresa consegue atender às necessidades de cada cliente. Isso reduz a inadimplência, uma vez que, com o fluxo automatizado de cobranças, garante que o pagamento da conta não caia no esquecimento.

6. Redução do erro humano 

Automatizar tarefas repetitivas é a melhor forma de se evitar a falha humana, sempre um risco quando se lida com processos como emissão de notas fiscais, por exemplo. Essas falhas são sérias e podem comprometer a satisfação e a fidelidade do cliente.

Por isso, ao entregar para as máquinas tarefas e atividades desse tipo, o risco de erros como inserção de dados errados em formulários, perda de prazos e inconsistências é menor.

Lembre-se de que, quando se lida com vendas, a empresa assume uma série de compromissos fiscais, trabalhistas e tributários. Dessa forma, a falha humana pode levá-la a ser penalizada pelos órgãos do governo, caso a empresa venha a atrasar pagamentos ou deixar de cumprir com suas obrigações. 

Com a automação, a correção ao elaborar documentos fiscais é garantida e, com isso, a falha humana deixa de ser um problema. Não menos importante, processos automatizados também ajudam a reduzir o risco de fraudes. Assim, potenciais danos financeiros causados por fraudadores internos e externos são minimizados.

7. Minimização do retrabalho

Por falar em minimizar, outro problema cujo impacto passa a ser menor é o do retrabalho. O que isso significa? Imagine que, na sua empresa, o processo de cobrança é controlado por planilhas e as pessoas — ou a pessoa — responsáveis precisam conferir no olho quem está em dia ou não.

Nesse caso, é muito grande a possibilidade de que algum cliente inadimplente deixe de ser cobrado, já que o processo de conferência é manual, ou seja, depende de uma pessoa.

Ao contar com uma ferramenta que auxilie em atividades e tarefas que exijam o tratamento de listas, por exemplo, esse retrabalho pode ser eliminado.

8. Diminuição da inadimplência

Empresas que contam com sistemas integrados e soluções de automação naturalmente têm menos dificuldades em gerir sua carteira de clientes. Afinal, ter uma inadimplência alta é algo extremamente prejudicial para os resultados do negócio.

Então, o melhor a se fazer é adotar medidas que levem à diminuição do impacto causado por clientes que não honram com seus compromissos. Sempre com uma abordagem agradável e que não cause problemas para a imagem da empresa.

A automação da cobrança é uma boa maneira de se fazer isso, já que, com ela, a gestão ganha mais capacidade de gerir cadastros que, às vezes, contam com centenas ou milhares de nomes. A consequência disso é que a já abordada falha humana é neutralizada, fazendo com que a empresa receba os valores devidos.

Para quem atua no varejo, automatizar não é luxo, mas uma necessidade. Tendo em vista os elevados índices de inadimplência e os consideráveis prejuízos que ela provoca, não se pode correr o risco de tratá-la sem as ferramentas adequadas, certo? 

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9. Geração de relatórios completos

Gerir um negócio significa tomar decisões. Para isso, é preciso partir de dados que, por sua vez, devem ser obtidos por meio de programas desenvolvidos para gerar relatórios que sejam úteis.

Considere, por exemplo, a rotina de um pequeno comércio local. Pode não parecer muita coisa, mas, em apenas um dia, é preciso dar conta de uma série de tarefas que exigem agilidade do dono da empresa ou do gestor na hora de decidir. Nesse momento, quem se apoia em dados tem grande vantagem, já que deixa de lado o perigoso “achismo”.

É o que acontece na hora de escolher um fornecedor ou medir o impacto da inadimplência no faturamento. Portanto, é preciso que essas informações seja fornecida por um programa capaz de estruturar dados dessa natureza. É aí que um relatório gerado automaticamente pode fazer toda a diferença. 

10. Mais controle na gestão

Um dos maiores problemas encontrados nas micro e pequenas empresas brasileiras, especialmente nas familiares, é a falta de uma estrutura de gestão. Esse obstáculo pode ter relação com a própria concepção inicial do negócio, em geral, formado a partir do empreendedorismo por necessidade, ou seja, para a sobrevivência.

Com o tempo, as atividades vão se tornando mais complexas, já que a quantidade de clientes tende a aumentar. Desafios antes não enfrentados aparecem e, sem ferramentas, recursos ou pessoas, o empreendedor começa a se atrapalhar.

Assim sendo, investir em automação nas cobranças ajuda a lidar de modo mais profissional com a gestão do negócio.

11. Aumento nas receitas

Ainda que investir em automação gere um custo, com o tempo ela acaba “se pagando”. Isso quer dizer que, ao eliminar erros, poupar trabalho e reduzir a inadimplência, essa solução diminui custos. Estes, por sua vez, são revertidos para pagar pela sua implementação, mesmo que o serviço seja cobrado mensalmente.

Nesse caso, a tendência é que a empresa vá ficando cada vez mais hábil em tratar das suas finanças, seja detectando oportunidades de melhoria ou cortando gastos. No final, o reflexo disso é o aumento nas receitas e, consequentemente, na lucratividade.

12. Mais espaço para crescer

A partir da implementação de soluções em automação, você ganha mais controle sobre seu negócio e, com isso, fica em condições de expandir. Seja ao abrir uma nova loja, contratar mais pessoas ou ampliar o leque de produtos e serviços oferecidos, é certo que será agregada uma carga de trabalho extra. Como fazer para dar conta?

É nesse momento que uma empresa amadurecida em relação ao uso de ferramentas de automação ganha vantagem. Como ela estará mais habituada a utilizar a tecnologia para apoiar em suas atividades, na hora de crescer ela saberá como e o que fazer para dar um passo à frente.

O que considerar ao automatizar cobranças

Para ter eficiência e atender perfeitamente suas necessidades, é preciso considerar alguns fatores ao automatizar as cobranças. Diante disso, você precisa ter claramente os seus objetivos, analisar o planejamento e preparar a gestão para as cobranças.

Além disso, é indispensável contar com uma empresa de tecnologia que seja reconhecida pela qualidade e ofereça uma plataforma eficiente. Assim, você pode garantir que não terá problemas com o processo de automatização e otimizará suas tarefas.

Quais as consequências de não automatizar cobranças

O mercado evolui cada vez mais e exige que as empresas adotem estratégias inovadoras para melhorar os processos e manter a competitividade. Sendo assim, deixar de acompanhar a modernidade de inserir a tecnologia na gestão empresarial pode causar consequências sérias, como:

  • perda de vantagens competitivas;
  • maior custo com equipes e processos manuais;
  • maior ocorrência de erros;
  • redução na produtividade da equipe;
  • comprometimento na satisfação do cliente;
  • queda nos resultados e receitas;
  • piora do clima organizacional.

Nesse sentido, deixar de automatizar as cobranças causa atrasos significativos para a empresa, pois as soluções se tornam mais burocráticas. Logo, quem não automatizar, tende a ficar para trás e temos certeza de que não é o que vai acontecer com o seu negócio.

Como você percebeu, automatizar cobranças é um investimento que vale a pena e que se paga com o tempo. Esperamos que você considere seriamente adotá-la, já que cada vez mais empresas de pequeno porte estão aderindo à transformação digital.

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