Aprenda a criar uma régua de cobrança efetiva em 5 passos

Se você enfrenta problemas no controle de recebimentos, como cobrar tarde, pelo canal errado ou no tom errado, e busca formas de manter o financeiro saudável, chegou o momento de estruturar o processo de cobrança.

Régua de cobrança é o cronograma de mensagens que uma empresa envia ao cliente antes, no dia e depois do vencimento, por canais como WhatsApp, e-mail e SMS. Ela organiza a cobrança em etapas, com tom e prazo definidos, para reduzir atrasos e inadimplência sem depender de lembrete manual.

Sou Jeferson Kortbein, Diretor de Operações Financeiras e Tesouraria do Asaas. Trabalho há mais de 23 anos com pagamentos e cobrança, e reúno, neste guia, dicas de como montar a sua régua em 5 passos, com modelos de mensagem prontos. Veja.

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é um fluxo estratégico de ações que você pode utilizar para gerenciar as suas cobranças. Cada etapa da cobrança tem canal, tom e objetivo próprios: lembrar, avisar, negociar ou formalizar a dívida. Assim, a cobrança deixa de depender de improviso.

Organizar a cobrança ficou ainda mais importante com o aumento da inadimplência. Em julho de 2026, 9,2 milhões de empresas estavam negativadas no Brasil, 8,7 milhões delas micro e pequenas, segundo o Serasa Experian. Quando o cliente atrasa, é o caixa da sua empresa que aperta.

Com isso em mente, torna-se mais importante ter controle sobre a gestão de pagamentos, além de previsibilidade de receita e uma melhoria do seu planejamento.

Na prática, você envia notificações de cobrança em períodos pré-estabelecidos (pré, no dia e pós-pagamento, por exemplo), por diferentes meios, a depender do seu produto e público.

O ideal para criar a sua régua de cobrança é conhecer o seu público, para entender quais são os melhores canais de comunicação para cada etapa da cobrança.

Assim, você consegue adequar os lembretes de pagamento conforme as preferências do cliente ou com a efetividade das ações.

Saiba mais sobre: lembrete de pagamento.

Ou seja, se um cliente paga mais rapidamente recebendo uma notificação pelo WhatsApp do que por e-mail, é uma forma da empresa otimizar o processo.

Considerando esses pontos, você pode adotar duas formas de agir perante a dívida: de forma preventiva ou reativa. Vou explicar mais sobre isso a seguir.

Qual a diferença entre cobrança preventiva e reativa?

A cobrança preventiva, como o próprio nome sugere, é uma cobrança de prevenção à inadimplência financeira. Ou seja, é feita antes do vencimento da fatura, para lembrar o seu cliente de que ele tem uma cobrança em aberto.

Caso o cliente efetue o pagamento até a data de vencimento, a última etapa da régua de cobrança é o envio da confirmação de pagamento. Assim, você dá o sinal de que recebeu o dinheiro e está tudo certo.

Agora, quando o cliente não efetua o pagamento até a data de vencimento, a sua empresa precisa adotar uma postura diferente na cobrança. Nesse caso, a régua entra na fase reativa, com uma abordagem gradualmente mais direta.

Veja um exemplo de régua de cobrança mensal:

É importante lembrar que, em todas as etapas, a cobrança amigável deve ser a prioridade, pois abordagens respeitosas geram mais acordos e preservam o relacionamento com o cliente.

Além de que, cobranças ofensivas podem trazer problemas para a sua empresa, uma vez que o Código de Defesa do Consumidor veda esta prática.

O que o Código de Defesa do Consumidor diz sobre cobrança de dívidas?

O CDC estabelece regras claras para a cobrança de dívidas com consumidores. As principais são:

• É proibido fazer cobranças em horário noturno ou em dias de descanso sem consentimento do devedor;
• É proibido usar linguagem ameaçadora, constrangedora ou que exponha o devedor ao ridículo;
• É proibido fazer cobrança de dívida já paga ou prescrita;
• O consumidor tem direito a ser informado sobre o valor exato do débito, incluindo juros e multas.

O descumprimento dessas regras pode gerar ações judiciais contra a empresa, além de danos à reputação. Por isso, a padronização das mensagens pela régua de cobrança também é uma forma de proteção legal para o negócio.

Como criar uma régua de cobrança?

Para criar uma régua de cobrança, você define cinco pontos: quem cobrar (segmentação da base), por onde (canais), o que dizer (modelos de mensagem), quando disparar (automação) e como medir o resultado (métricas).

Esse planejamento prévio é justamente o que transforma uma rotina de cobrança caótica em um processo automático, personalizado e, acima de tudo, eficaz.

Ao organizar seus passos agora, você reduz a carga de trabalho operacional da sua equipe, diminui as chances de erros e garante que cada cliente receba o lembrete adequado no momento certo.

Por isso, reuni toda a minha experiência e vou te explicar como você deve criar sua régua de cobrança. Vamos lá?

1. Mapeie seu ciclo de pagamento e segmente sua base

Você já sabe como os seus clientes preferem pagar? Quais os meios mais usados, a taxa de inadimplência e em quantos dias, em geral, os atrasos acontecem?

Essas informações vão te ajudar a definir o ponto de partida da sua régua, para identificar em quais etapas o processo precisa de mais atenção.

Mas, mesmo com essa análise, você pode ter uma certeza: nem todos os clientes são iguais.

Por isso, você pode pensar em réguas diferentes para perfis distintos, como, por exemplo:

• Clientes novos, com menor histórico de pagamento;
• Clientes recorrentes com bom histórico;
• Clientes com histórico de atraso frequente.

Cada segmento pode ter uma abordagem, frequência e canais de comunicação diferentes, aumentando a efetividade da cobrança.

2. Defina os canais de comunicação

Os canais da régua devem seguir o hábito do cliente e a fase da cobrança: WhatsApp e SMS para lembretes rápidos, e-mail para enviar fatura e comunicados formais, ligação e carta para atrasos longos. Na minha experiência, escolher o canal certo pesa tanto quanto o texto da mensagem.

Ao diversificar os meios de comunicação, você respeita a jornada do cliente e aumenta a probabilidade de engajamento, já que cada pessoa possui uma preferência de interação distinta.

O segredo está em mapear qual ferramenta traz mais resposta, como uma notificação rápida no celular ou um e-mail mais detalhado, para garantir que sua mensagem não apenas chegue, mas seja lida e compreendida no momento certo.

Veja alguns exemplos de canais de comunicação e quando você pode utilizá-los:

Então, por exemplo: se um cliente responde mais rapidamente por WhatsApp, a régua deve priorizar esse canal nas etapas iniciais.

Você pode ler mais sobre cada tipo de canal nos conteúdos a seguir:

• E-mail de cobrança;
• Boleto por SMS;
• Carta de cobrança;
• Sistema de cobrança via WhatsApp.

3. Crie os modelos de mensagem

Além de um canal, você também deve criar mensagens padronizadas e pensadas para cada canal e etapa da régua.

Elas devem ser claras, objetivas e personalizadas com o nome do cliente, o valor da cobrança e a data de vencimento. Todas essas informações garantem a fácil identificação da pendência.

E, não se esqueça, o tom deve ser adequado ao momento: amigável e informativo nas etapas preventivas, gradualmente mais direto (mas sempre educado) nas etapas reativas.

Vou dar alguns exemplos abaixo:

Mensagem de cobrança via WhatsApp

“Olá, [Nome do cliente].

Identificamos que o pagamento de [valor], referente a [serviço/produto] com vencimento em [data], ainda não consta em nosso sistema.

Caso já tenha realizado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem. Para facilitar a regularização, segue o link: [link]. Se precisar de ajuda ou desejar conversar sobre opções, estamos à disposição por aqui.”

Mensagem de cobrança via SMS

“Olá, [Nome do cliente].

Identificamos que o pagamento de [valor], referente a [serviço/produto] (vencimento em [data]), ainda não consta em nosso sistema. Acesse aqui para regularizar: [link]. Se já realizou o pagamento, por favor, desconsidere. [Nome da sua empresa].”

Mensagem de cobrança via e-mail

Assunto: Pendência financeira – [Nome da sua empresa]

Prezado(a) [Nome do cliente],

Notamos que não consta em nosso sistema o registro do pagamento da fatura referente a [serviço/produto], com vencimento em [data], no valor de [valor].

Solicitamos a regularização dos valores para podermos dar baixa em nosso sistema. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere esta mensagem.

Em caso de dúvidas, estamos à disposição.

Atenciosamente,

[Seu Nome/Nome da sua empresa]

4. Configure a automação no sistema de cobrança

Com os modelos de mensagem devidamente estruturados, o próximo passo estratégico é configurar a automação dentro de um software ou aplicativo de cobrança.

E posso te dar uma dica? É muito importante escolher uma plataforma completa, que te auxilie na gestão das cobranças e que ofereça os canais que você precisa.

Assim, você consegue definir as regras de disparo com base nas necessidades do seu negócio. Ao integrar essa lógica à sua ferramenta, você garante que o fluxo ocorra sem interrupções e com total precisão.

Um sistema automatizado não apenas elimina o risco de esquecimentos, mesmo com um alto volume de contas a receber, como também libera a sua equipe de tarefas operacionais repetitivas, permitindo que foquem em negociações mais complexas e no relacionamento com os clientes.

E quer uma dica? A plataforma financeira e operacional do Asaas oferece uma régua de cobranças completa, antes e depois do vencimento, além de todos os meios de pagamento do mercado, como Pix, boleto e cartão de crédito.

Veja sobre os meios de pagamento do Asaas.

5. Monitore e ajuste a régua regularmente

Um dos pontos principais é: você deve monitorar a sua régua com frequência. Dessa maneira, todo mês, você vê quantos clientes pagam após cada mensagem e por qual canal.

Com isso, você pode ajustar sua régua regularmente, com base nos dados obtidos, alterar a automação para diferentes perfis de clientes, entre outros pontos.

Como automatizar cobranças com a régua?

São cinco métricas que mostram se a régua de cobrança funciona: taxa de pagamento por etapa, taxa de inadimplência, tempo médio de recebimento, taxa de recuperação após o vencimento e canal com maior conversão. Acompanhadas todo mês, elas indicam qual etapa, mensagem ou canal precisa de ajuste.

Sem automação, a régua depende da memória e da disponibilidade da sua equipe, o que, com alto volume, invariavelmente vai gerar falhas e esquecimentos.

O sistema de cobrança automatizado realiza o envio de lembretes de cobrança, avisos e notificações de pagamento de forma automática, muitas vezes logo após a criação da fatura.

Nesse processo de automação, você vai precisar definir previamente a estratégia, como o tom das mensagens, a frequência e o canal de comunicação (e-mail, SMS, WhatsApp, etc.).

Assim, o próprio sistema é capaz de iniciar e manter o contato com os clientes, eliminando o trabalho manual da equipe e diminuindo a margem para falhas.

Quais são as consequências de não automatizar cobranças?

Sem automação, a régua depende de alguém lembrar de enviar cada mensagem no dia certo. Com mais volume, i sso gera esquecimentos, envios fora do prazo e tom inconsistente entre clientes.

Ao não adotar a automação da régua de cobrança, você vai sofrer todas as consequências de manter o trabalho manualmente, que já citei acima: erros, falhas, atrasos, entre outros.

É por isso que eu sempre digo aos clientes Asaas, que ainda estão se perguntando se a nossa régua de cobrança realmente faz a diferença: a automação se torna um diferencial importante para otimizar resultados e reduzir a inadimplência.

Quais métricas mostram que a régua de cobrança está funcionando?

Além de trazer benefícios palpáveis para o seu negócio, você pode medir a eficiência da sua régua de cobrança por meio de métricas.

Veja alguns indicadores principais:

• Taxa de pagamento por etapa: quantos clientes pagaram após cada notificação da régua;
• Taxa de inadimplência: percentual de clientes com débito em atraso em relação à base total;
• Tempo médio de recebimento: quantos dias, em média, o pagamento leva após a emissão da fatura;
• Taxa de recuperação pós-vencimento: percentual de dívidas vencidas que foram quitadas após a régua reativa;
• Canal com maior conversão: qual meio de envio gera mais pagamentos em cada etapa.

Acompanhar esses números regularmente é o que permite ajustar a régua e torná-la mais eficiente ao longo do tempo.

O que um bom software ou aplicativo de cobrança precisa ter?

A tecnologia mudou o jogo para quem cuida do financeiro. Automatizar a gestão de cobrança, por exemplo, deixou de ser um diferencial para virar uma necessidade básica para qualquer negócio que quer crescer.

Quando você automatiza essa frente, seus clientes ganham um atendimento mais ágil e seu time ganha fôlego para focar no que realmente importa: a estratégia e o crescimento do negócio.

Mas, para colher esses frutos, não basta escolher qualquer ferramenta. É preciso avaliar os recursos certos. Por isso, listei os pontos fundamentais que você deve buscar antes de decidir qual software contratar:

Como diretor de operações financeiras do Asaas, eu recomendo a nossa plataforma para quem quer montar uma régua sem juntar várias ferramentas.

Por ser sem mensalidade, você paga somente taxas pelo uso dos serviços e ainda usufrui de outros recursos, como:

• Automação dos lembretes por WhatsApp, e-mail e SMS em cada etapa do fluxo;
• Disponibilização de pagamentos por Pix, boleto, cartão de crédito e débito e link de pagamento;
• Emissão de notas fiscais de serviço (NFS-e) integradas às cobranças;
• Acompanhamento do status de cada cobrança em tempo real pelo dashboard ou pelo aplicativo;
• Integração com outros sistemas via API de pagamento.

Tenho certeza de que a configuração das notificações pela nossa plataforma vai mudar a forma como você cobra os seus clientes atualmente. Veja como funciona a régua de cobranças do Asaas na prática.

Perguntas frequentes sobre régua de cobrança

Qual é o melhor canal para cobrar clientes?

Depende do momento da cobrança e do perfil do cliente. De forma geral, o WhatsApp tem as maiores taxas de abertura para lembretes amigáveis; o e-mail é mais adequado para o envio da fatura e comunicações formais; o SMS funciona bem para alertas rápidos; e a ligação ou carta de cobrança deve ser reservada para casos de atraso prolongado.

Posso usar um aplicativo de cobrança gratuito?

Existem aplicativos sem mensalidade, mas não totalmente gratuitos. No Asaas, por exemplo, não há mensalidade: você paga tarifas pelo uso dos serviços.

O que é carteira de cobrança?

A carteira de cobrança é o conjunto de cobranças em aberto que uma empresa tem com seus clientes.

Ou seja, é a gestão centralizada de todos os títulos, boletos, faturas e recebíveis, organizados por status: em aberto, vencidos, pagos ou em negociação. Com um software de cobrança, ela é atualizada automaticamente conforme os pagamentos são confirmados.

Quando devo usar uma carta de cobrança?

A carta de cobrança é indicada para as etapas mais avançadas da régua, quando os meios digitais já foram utilizados e o débito permanece em aberto.

Ela pode ser enviada por e-mail em formato de documento ou, em casos mais formais, pelos Correios. O tom deve ser firme, mas respeitoso, dentro dos limites do Código de Defesa do Consumidor.

Uma régua de cobrança funciona para qualquer tipo de empresa?

Sim. Seja uma pequena empresa de serviços, um e-commerce, uma clínica, uma escola ou uma empresa SaaS, qualquer negócio que realize cobranças recorrentes ou pontuais pode se beneficiar de uma régua de cobrança bem estruturada.

Afinal, o processo é o mesmo: definir os gatilhos, os canais e o tom certo para cada momento da cobrança.

É legal cobrar clientes por WhatsApp ou SMS?

Sim, é legal. O envio de cobranças por WhatsApp e SMS é permitido pela legislação brasileira, desde que respeite algumas condições. O Código de Defesa do Consumidor (CDC) proíbe cobranças em horários inapropriados, com linguagem abusiva ou que exponham o devedor a constrangimento público.

Por isso, eu recomendo que as mensagens sejam enviadas em horário comercial, com tom respeitoso e sem ameaças. O envio automatizado por meio de um software de cobrança ajuda a garantir que esses limites sejam respeitados em todas as etapas da régua.

A régua de cobrança funciona para MEI e autônomos?

Sim, e é especialmente útil para quem trabalha sozinho. Afinal, MEIs e autônomos geralmente não têm uma equipe financeira dedicada. E é justamente nesses casos que o esquecimento de cobrar ou o constrangimento de abordar clientes gera mais inadimplência.

Com a régua automatizada, o sistema faz todo o trabalho de notificação, liberando o profissional para focar no que faz de melhor.