O que é e para que serve uma carteira de cobrança?

A emissão de boletos é uma das formas mais usadas pelas empresas para receber pagamentos de seus clientes por serviços ou produtos. É uma alterativa tradicional para os clientes efetuarem os pagamentos de suas aquisições.

Apesar de ser um procedimento rotineiro, saber qual a melhor forma de emitir os boletos junto ao banco faz toda diferença. Principalmente em relação às taxas cobradas e os serviços disponíveis, que, muitas vezes, geram dúvidas.

A gestão financeira do negócio é um grande desafio para muitas empresas, principalmente quando envolve sistemas de pagamento. Nesse sentido, a criação de uma carteira de cobrança é uma boa alterativa para melhorar a performance e manter as receitas.

O setor de cobranças tem um papel essencial e deve ser conduzido de uma forma inteligente, com abordagens bem planejada. Assim, é possível estimular os pagamentos e evitar a inadimplência, fator essencial para os resultados de qualquer empresa.

Mas, afinal, você sabe o que é a carteira de cobrança para boletos? Para desenvolver uma boa gestão e preservar a saúde financeira, é essencial entender o assunto. Pensando nisso, confira neste post o que são carteiras de cobrança, como funcionam e dicas valiosas para gerenciá-la!

O que é uma carteiras de cobrança?

A carteira de cobrança é um serviço que vincula todos os boletos gerados por uma empresa a um banco. Sendo assim, ao emitir um boleto, a empresa deve notificar ao banco, que por sua vez, monitora e acompanha o processo de pagamento. Ou seja, é um serviço contratado para a emissão de boletos.

Por isso, é preciso ter atenção e avaliar todas as opções disponíveis, para encontrar uma carteira que se enquadre no perfil do seu negócio.

Além disso, o banco também é responsável por identificar qualquer alteração nos dados, como data de pagamento, informações do cliente e atrasos. Assim, no ato do pagamento, o banco recebe os valores, confere e envia para a conta vinculada na carteira de cobrança.

Quais são os tipos de carteira de cobrança?

Ao procurar uma instituição financeira, as empresas encontrarão duas opções de carteira de cobrança, ou seja, a forma como a emissão dos boletos é tratada: as carteiras de cobrança registradas e as não registradas.

Embora já tenha existido outros tipos de carteira de cobrança, a carteira que está em vigor desde o ano 2017 é a registrada. No entanto, entender mais sobre as outras opções é importante para compreender melhor o assunto e diferenças.

Veja os tipos de carteira de cobrança:

1. Carteiras não registradas

Nesse tipo de carteira, que era também mais simples, o banco escolhido não tinha nenhum controle dos boletos gerados por sua empresa. Dessa forma, não era necessário emitir um arquivo para notificar o banco ao gerar cada documento, como ocorre atualmente na carteira registrada.

A cobrança da taxa bancária nessa modalidade acontecia somente quando o boleto era pago pelo cliente da sua empresa. Após receber, o banco transferia o pagamento para sua conta e descontava a taxa correspondente.

Nas carteiras não registradas, a própria empresa cedente era responsável pelo preenchimento, emissão, impressão e envio dos boletos, além de fazer a cobrança do pagamento, caso o cliente estivesse inadimplente.

Entretanto, em 2016 a Federação Brasileira dos Bancos (Febraban), decretou o fim da carteira não registrada, devido à falta de segurança no processo. Desde então, a carteira registrada está em vigor, pois conta com a intermediação completa do banco.

2. Carteiras registradas

Nessa modalidade de cobrança, cada boleto gerado por sua empresa deverá ser notificado ao banco emissor, em um procedimento chamado arquivo de remessa.

Apesar da cobrança acrescida em relação às carteiras não registradas, sua empresa tem acesso a alguns serviços adicionais. Nessa modalidade, o próprio banco faz a impressão e postagem de boletos.

Além disso, caso seu cliente não efetue o pagamento, a responsabilidade pelo protesto é do banco emissor, garantindo mais confiabilidade e conforto no processo. Ou seja, todo o processo de pagamento conta com a intermediação do banco.

Outras vantagens são a antecipação de recebimento dos pagamentos em aberto, que também exige o pagamento de taxas e o uso dos boletos gerados como garantia para empréstimos. Portanto, a carteira com registro é a opção mais segura para a empresa.

3. Carteiras para boleto online

Caso sua empresa faça emissão de boletos online, como no e-commerce, é preciso avaliar as condições do banco para a carteira com registro, principalmente em relação às desistências por parte dos clientes, juros, multas e emissão de segunda via.

Qual é o melhor tipo de carteira de cobrança?

Para definir qual tipo de carteira de cobrança é a mais adequada para sua empresa, avalie que serviços serão necessários e o volume de boletos a ser gerado. Embora apenas a carteira com registro esteja em vigor, dentro desse tipo, existem diversas alternativas.

Caso a própria empresa faça a emissão de boletos em uma impressora, em função de pequenas quantidades, ou não queira ter acesso aos serviços de protesto do banco, a opção mais simples e econômica será a carteira não registrada.

Por outro lado, muitas empresas preferem desembolsar um pouco mais nas taxas para usufruir de serviços como a emissão e envio do boleto pelo próprio banco e a garantia do pagamento.

Dessa forma, ao escolher o tipo de cobrança, converse com seu gerente para ver como o banco trata as modalidades de cobrança e se os serviços adicionais se aplicam aos procedimentos de contas a receber da sua empresa.

Quais são os tipos de cobrança além da carteira?

Uma carteira de cobrança registrada, que atualmente está em vigor, tem diferentes formas de cobrança, ou seja, opções que vão além da forma tradicional. Para ter uma gestão eficaz, é importante entender as particularidades de cada uma.

Saiba quais as opções que você pode contar para a cobrança:

Cobrança simples

É o tipo de cobrança mais simples, em que a empresa gera o boleto e envia diretamente ao cliente. Nesse processo, o banco é responsável por acompanhar o processo, receber os valores e repassar para a conta vinculada a carteira.

Cobrança direta ou rápida

Para negócios com grande volume de vendas, a cobrança rápida é a melhor alternativa. Nesse caso, o banco fornece um software a empresa que permite a emissão ágil dos boletos, com maior autonomia e de forma direta, otimizando processos.

Cobrança indexada

A cobrança indexada é aquela que não tem valores fixos, como o câmbio de moedas, compras internacionais e outros. Portanto, é uma cobrança de valores variáveis, com utilidade em casos específicos, que devem ser avaliados pela empresa.

Cobrança vinculada

A cobrança vinculada é uma opção para a empresa receber o valor do boleto de forma instantânea. Nesse tipo de cobrança, o banco realiza o pagamento imediato do boleto, como se fosse um empréstimo, pago quando o cliente efetua a quitação do boleto.

Esse processo pode acontecer em duas formas:

• caucionada: a empresa cede títulos bancários como garantia;
• descontada: o banco se torna credor da dívida, porém, caso o cliente atrase o pagamento, a empresa pagará juros ao banco.

Como fazer uma boa gestão da carteira de cobrança?

A gestão da carteira de cobrança é crucial para os resultados da empresa, pois tem influência direta nas receitas mensais. Sendo assim, toda empresa que deseja ter sucesso deve ter atenção redobrada e contar com alterativas que sejam vantajosas e seguras.

Para tanto, veja dicas que contribuem para elevar o desempenho das suas atividades!

Tenha uma boa abordagem

Uma abordagem empática e agradável é determinante para que o cliente tenha motivação para procurar soluções para realizar o pagamento. Por isso, invista em uma cobrança humanizada e sempre negocie com o cliente, para evitar a inadimplência e manter os pagamentos.

Conte com boletos registrados

Os boletos registrados, atualmente em vigor, proporcionam ao gestor maior segurança, autonomia e tranquilidade. Dessa forma, é importante contar com essa modalidade e escolher o tipo de cobrança que se encaixe perfeitamente nas condições e perfil da empresa.

Faça uma régua de cobrança

Uma das melhores estratégias para estimular o pagamento em dia é a régua de cobrança, por isso, é algo que não deve ser negligenciado pela empresa. É indispensável conhecer essa técnica e criar um bom relacionamento com o cliente, para ter resultados satisfatórios.

Padronize os processos de cobrança

Padronizar os procedimentos de pagamento é imprescindível para otimizar a gestão interna e facilitar o controle e aplicação de estratégias. Além disso, você pode ter acesso facilitado aos dados, fator que proporciona maior embasamento para as decisões.

Como automatizar a gestão da carteira de cobrança?

A tecnologia é indispensável para as atividades empresariais, especialmente para a gestão financeira e de cobranças. Com o uso de softwares e plataformas digitais, os gestores podem automatizar tarefas e usufruir de benefícios importantes para o crescimento do negócio.

Quando o assunto é o setor de cobranças, contar com os recursos tecnológicos é extremamente importante, pois uma boa plataforma oferece a oportunidade de envio automatizado de cobranças, de uma forma agradável, discreta e personalizada.

Além disso, a empresa pode otimizar o tempo e o planejamento para aplicar as estratégias de cobrança, e ter pagamentos no prazo esperado. Ou seja, é uma inovação importante que oferece soluções personalizadas e dinâmicas para atingir os objetivos.

Entretanto, para usufruir de todos os benefícios dessa tecnologia, é indispensável escolher bem o fornecedor da plataforma digital. Nesse sentido, o Asaas é a melhor alternativa do mercado e oferece diversas possibilidades para automatizar a cobrança na sua empresa.

Com a plataforma Asaas, você tem os seguintes serviços:

• automatização de processos de cobrança;
• consulta e negativação de devedores;
• emissão e envio de NFS-e e boleto;
• formas de pagamento diversificadas;
• antecipação de cobranças;
• acesso por smartphones;
• livre de mensalidades, pagamento apenas pelo uso.

Como você percebeu, a carteira de cobrança é um serviço essencial para qualquer empresa ter tranquilidade e reduzir os índices de inadimplência. Por isso, busque ferramentas inovadoras que possam ajudar sua empresa a desenvolver uma boa gestão, investir em tecnologia e automatizar processos.

Gostou do post? Se deseja continuar aperfeiçoando seus conhecimentos para melhorar a gestão financeira da sua empresa, baixe agora mesmo nosso e-book sobre como utilizar a régua de cobrança na sua empresa e melhorar a comunicação com seus clientes.