Notificação de cobrança do Asaas: ferramenta para redução da inadimplência

por Universo Asaas

Publicado em 5 de janeiro, 2024 | Atualizado em 14 de fevereiro, 2024

Conforme as novas tecnologias vão transformando o mundo, é fundamental que sua empresa também faça parte desse processo de atualização.

Para isso, sua gestão financeira precisa contar com uma ferramenta eficiente e completa que ofereça esses serviços. Nesse sentido, a conta digital do Asaas se apresenta como uma plataforma ideal para enviar notificações.

Confira como funciona o sistema de notificação de cobrança do Asaas e quais os benefícios que essa modalidade pode trazer ao seu negócio.

O que é notificação de cobrança?

Uma notificação de cobrança é uma comunicação formal enviada pela empresa ao cliente para informá-lo sobre a existência de uma obrigação financeira pendente. 

Geralmente, esse tipo de notificação é utilizado quando uma fatura ou pagamento vencido não foi quitado pelo cliente na data estabelecida. 

O objetivo principal da notificação de cobrança é lembrar o cliente sobre o pagamento devido, fornecer informações detalhadas sobre a dívida e, quando necessário, instruir sobre os passos seguintes a serem tomados para regularizar a situação.

Essa comunicação pode variar em tom e formato, desde lembretes amigáveis até notificações mais formais, dependendo do relacionamento com o cliente e das políticas da empresa. 

A notificação de cobrança é uma ferramenta estratégica para manter a saúde financeira da empresa, evitar a inadimplência e preservar o relacionamento com os clientes.

Elementos essenciais de uma notificação de cobrança

Embora uma boa notificação de cobrança varie em seus formatos, objetivos e canais, existem algumas informações em comum que precisam ser colocadas em qualquer mensagem de notificação. Entre elas temos:

  • Informações Detalhadas: A notificação deve conter detalhes claros sobre a transação pendente, incluindo datas, valores e informações específicas relacionadas à fatura não paga.
  • Instruções Claras: Inclui orientações precisas sobre como o cliente pode efetuar o pagamento. Isso pode envolver detalhes de conta bancária, informações sobre meios de pagamento aceitos e prazos adicionais, se aplicável.
  • Tono Adequado: A escolha do tom na notificação é crucial. Deve ser assertivo, mas mantendo uma abordagem profissional e respeitosa. A intenção é resolver a questão da inadimplência sem prejudicar o relacionamento com o cliente.
  • Dados de Contato: Fornece informações de contato para que o cliente possa esclarecer dúvidas ou discutir opções de pagamento. Isso inclui e-mails, números de telefone e, se aplicável, endereços físicos.
  • Consequências: Em casos mais avançados, a notificação pode mencionar possíveis consequências da não resolução da dívida. Isso pode incluir juros adicionais, restrições de serviço ou até mesmo ação legal.

Por que enviar notificação de cobrança aos clientes?

A notificação é uma forma de lembrar ao consumidor que ele possui uma pendência com sua empresa. Isso evita que a situação se agrave, impedindo que o atraso de pagamento se torne uma dívida.

Porém, da perspectiva da sua empresa, as notificações também trazem inúmeros benefícios que tornam ela crucial para um crescimento econômico sustentável. Confira:

Manutenção do Fluxo de Caixa

As notificações de cobrança desempenham um papel crucial na manutenção do fluxo de caixa da empresa. Ao garantir que os pagamentos sejam recebidos pontualmente, a empresa evita lacunas financeiras que podem impactar suas operações diárias.

Prevenção da Inadimplência

Ao notificar os clientes sobre pagamentos pendentes, a empresa atua de maneira preventiva contra a inadimplência. Isso proporciona a oportunidade de resolver problemas antes que se agravem.

Preservação do Relacionamento com o Cliente

Uma abordagem profissional na notificação de cobrança ajuda a preservar o relacionamento com o cliente. A transparência e o respeito na comunicação são fundamentais para manter a confiança do cliente.

Eficiência Operacional

A automação de notificações de cobrança pode aumentar a eficiência operacional. Sistemas automatizados podem enviar lembretes de forma consistente, liberando tempo e recursos que podem ser direcionados para outras áreas do negócio.

Legalidade e Regulamentação

Em alguns casos, seguir procedimentos adequados de notificação é crucial para cumprir regulamentações legais. Isso é particularmente relevante em setores altamente regulamentados.

Como funciona a notificação de cobrança do Asaas?

O Asaas é uma plataforma completa para sua gestão financeira, que oferece diversos recursos para a sua empresa, como a régua de cobrança.

A régua de cobrança é uma sequência estruturada de ações e comunicações adotadas para gerenciar a cobrança de pagamentos de clientes. Essa estratégia é organizada em etapas sequenciais, para lidar com a inadimplência. 

As ações da régua de cobrança Asaas incluem o envio de lembretes, notificações de atraso, negociações de pagamento, entre outras. Entenda um pouco melhor as ações:

Cobrança preventiva

O primeiro passo da cobrança é a cobrança preventiva, feita logo após a venda. Neste caso, é encaminhada uma mensagem confirmando a compra e lembrando do vencimento da fatura. Essa ação se repete quando faltam 5 dias para o vencimento e no próprio dia

Com o Asaas, é possível notificar seus clientes da necessidade de cobrança antes do prazo de pagamento, de forma preventiva. Assim, além de ajudar seu cliente a se organizar para o pagamento, você também evita a inadimplência.

Cobrança reativa

A cobrança reativa são ações tomadas em resposta à inadimplência do cliente. Em vez de antecipar a cobrança, como na cobrança preventiva, a abordagem reativa ocorre após o vencimento do pagamento ou quando há a identificação de atrasos. 

Automaticamente, o sistema do Asaas também emite uma notificação após o vencimento. Para isso, é utilizada uma régua de cobrança eficiente, que garante um tipo de comunicação para cada etapa do vencimento.

A imagem mostra todo o fluxo da régua de cobrança, desde a preventiva até a reativa

Quais são os principais canais de notificação de cobrança do Asaas?

Uma vez definido os processos que serão tomados para realizar sua cobrança, você precisa estabelecer qual será o canal utilizado para realizar a cobrança. Esse momento é fundamental para que a cobrança seja assertiva e chegue ao consumidor no momento certo.

Notificação por e-mail e SMS

A cobrança por e-mail é muito eficiente, até mesmo por já ter se tornado um canal focado na transmissão de mensagens institucionais. Além disso, uma vez enviado à cobrança através desse canal, o cliente não precisa ler imediatamente.

A cobrança por SMS também é uma estratégia importante para sua régua de cobranças. A grande vantagem está no fato da maioria das pessoas utilizar o smartphone e os SMS não necessitar da instalação de aplicativos – basta um número de celular.

No Asaas, as notificações por e-mail e SMS podem ser enviadas para o cliente e pagador nos seguintes momentos:

Antes do vencimento

  • Avisar sobre a criação de novas cobranças;
  • Avisar alteração no valor ou data de vencimento das cobranças;
  • Enviar cobranças 5, 10, 15 ou 30 dias antes do vencimento;
  • Enviar cobranças pendentes no dia do vencimento;
  • Enviar a linha digitável do boleto, caso o cliente não tenha impresso.

Depois do vencimento

  • Avisar sobre atrasos e falhas nos pagamentos;
  • Relembrar cobranças vencidas a cada 1, 3, 7, 15 ou 30 dias após o vencimento;
  • Avisar quando os pagamentos forem confirmados.

No caso das notificações depois do vencimento, são enviadas até 3 notificações, respeitando o período estabelecido.

Notificação por voz

Ainda que a internet domine os meios de comunicação, o telefone ainda é um recurso eficiente para realizar cobranças. Aqui, cabem especialmente clientes inadimplentes que não utilizam tanto outros canais – como WhatsApp ou e-mail. 

As notificações por robô de voz são lembretes de pagamento enviados para os pagadores depois do vencimento da cobrança. Ou seja, quando ativado, o robô de voz faz ligações telefônicas automáticas sempre que uma cobrança estiver vencida e nos seguintes casos:

Depois do vencimento

  • Avisar sobre atrasos e falhas nos pagamentos;
  • Relembrar cobranças vencidas a cada 1, 3, 7, 15 ou 30 dias após o vencimento.

O Asaas faz até 3 tentativas de ligação por dia, durante no máximo 3 dias, respeitando o período estabelecido.

Notificação por WhatsApp 

Através do sistema oferecido pelo Asaas, você pode realizar cobranças pelo whatsapp

Sendo uma das redes sociais mais utilizadas pelos brasileiros, é muito fácil entrar em contato com seu consumidor e passar a informação sobre o procedimento de cobrança.

As notificações por WhatsApp podem ser enviadas a clientes nos seguintes momentos:

Antes do vencimento

  • Avisar sobre a criação de novas cobranças;
  • Enviar cobranças pendentes no dia do vencimento;
  • Avisar alterações no valor ou data de vencimento das cobranças;
  • Enviar cobranças a cada 5, 10, 15 ou 30 dias antes do vencimento.

Depois do vencimento

  • Avisar sobre atrasos e falhas nos pagamentos;
  • Reenviar cobranças a cada 1, 3, 7, 15 ou 30 dias após o vencimento;
  • Avisar quando os pagamentos forem confirmados.

No caso das notificações depois do vencimento, serão enviadas até 3 notificações, respeitando o período estabelecido.

Como criar uma notificação de cobrança no Asaas?

No Asaas você pode habilitar as notificações no momento da criação da cobrança, ou posterior ao envio

Após preencher os dados da cobrança, como: valor, forma de pagamento e data de vencimento, é só selecionar o tipo de notificação, marcando a caixinha de seleção

Após isso, será disponibilizada a aba Notificações, onde é necessário escolher quais notificações deseja enviar e em quais momentos, ativando ou desativando os botões para cada tipo de envio.

A imagem mostra a tela de envio e ativação da notificação de cobrança do Asaas

As configurações escolhidas ficarão salvas no cadastro do pagador e serão replicadas nas próximas cobranças geradas para ele

A imagem mostra as possíveis formas de envio e ativação da notificação de cobrança do Asaas (WhatsApp, SMS, e-mail e robô de voz).

Para configurar, alterar ou desabilitar o envio de notificações de um cliente específico é só acessar o menu lateral Meus Clientes, Clientes, clicar no nome do cliente e rolar até a seção de notificações. Depois, marcar ou desmarcar as opções para cada tipo de envio.

A imagem mostra a confirmação das opções de envio da notificação de cobrança do Asaas e quando será enviada (antes do vencimento, faturas vencidas e pagas)

Regras de reenvio de notificações

No caso da sua gestão precisar reenviar alguma notificação, o sistema do Asaas irá utilizar algumas regras. Confira:

  • Só é possível enviar notificação de cobranças não removidas, pendentes ou vencidas;
  • Não é possível utilizar o reenvio de notificação caso já exista um reenvio manual com status de Pendente ou Processando;
  • Se a cobrança estiver vencida, as notificações que serão enviadas são as de Aviso sobre atrasos e falhas no pagamento. Qualquer notificação desse grupo que estiver ativa será disparada;
  • Se a cobrança estiver pendente, serão enviadas as notificações de Aviso antes do vencimento. Qualquer notificação desse grupo que estiver ativa será disparada;
  • A notificação disparada manualmente entra na fila de envio com prioridade máxima, mesmo que não seja de envio imediato;
  • Notificações de SMS são enviadas somente uma vez. Caso o cliente já tenha utilizado o campo de reenvio, o mesmo permanece ativo, porém, só enviará notificações por e-mail.

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