Entre as principais dificuldades enfrentadas pelos empreendedores estão o controle das cobranças e o combate à inadimplência. Para manter o financeiro e evitar problemas relacionados ao fluxo de caixa, uma das ferramentas mais utilizadas é a régua de cobrança.
Com uma régua de cobrança, é possível enviar mensagens e notificações conforme o processo de pagamento que a empresa estabeleceu. Ou seja, seguindo um cronograma eficaz de envio, objetivando a quitação da pendência com o cliente final.
Dessa maneira, conhecer melhor o conceito de régua de cobrança, seus benefícios e sua aplicação, pode fazer toda a diferença na gestão financeira da sua empresa. Por isso, separamos as melhores informações sobre o assunto. Acompanhe!
O que é régua de cobrança?
A régua de cobrança é um fluxo estratégico de ações que a empresa utiliza para a gestão de cobranças. É como se fosse um manual de instrução de cobrança, que mostra o que a empresa deve fazer em cada etapa de recebimento.
Por meio dessas ações, a empresa consegue realizar o controle da gestão de pagamentos, aumentar a previsão de receita e melhorar o seu planejamento de cobrança. As notificações podem acontecer pré, no dia ou pós-vencimento de uma fatura.
Assim, é possível entender quais são os melhores canais de comunicação para cada etapa da cobrança, adequando os lembretes conforme as preferências do cliente ou com a efetividade de ações.
Ou seja, se um cliente paga mais brevemente recebendo uma notificação pelo WhatsApp do que por e-mail, é uma forma da empresa realizar o processo. A empresa pode adotar as duas principais formas de cobrança ao criar a régua: a preventiva e a reativa.
Cobrança preventiva
A cobrança preventiva, como o próprio nome sugere, é uma cobrança de prevenção à inadimplência financeira. Ou seja, é feita antes do vencimento da fatura, com a ideia de lembrar o consumidor de que ele tem uma cobrança em aberto.
Ela segue as seguintes etapas:
- Emissão e envio da cobrança ao cliente;
- Lembrete de pagamento 5 dias antes do vencimento;
- Lembrete de pagamento no dia do vencimento;
- Envio da confirmação do pagamento.
Caso o cliente efetue o pagamento até a data de vencimento, a última etapa da régua de cobrança é o envio da confirmação de pagamento. Assim, a empresa demonstra que se importa com a ação do cliente, dando sinal de que recebeu o dinheiro.
No entanto, nos casos de inadimplência, é preciso recorrer à cobrança reativa.
Cobrança reativa
Se o cliente não realizar o pagamento, é necessário acionar a cobrança reativa. Neste caso, a linguagem acaba sendo um pouco mais firme, porém deve continuar utilizando da comunicação amigável e profissional.
Para a cobrança reativa, considere as seguintes etapas:
- Aviso de atraso 1 dia após o vencimento;
- Aviso de atraso 7 dias após o vencimento;
- Aviso de atraso 14 dias após o vencimento;
- Notificação de cobrança por voz 30 dias após o vencimento;
- Negativação do pagador 45 dias após o vencimento.
Assim que o cliente realizar o pagamento da cobrança, ele também deve receber uma confirmação de pagamento.
Em algumas plataformas de cobranças, assim como o Asaas, é possível automatizar todas as etapas da régua de cobrança, desde a emissão até a negativação no Serasa.
Quais as vantagens de fazer o planejamento de cobrança?
Saber como cobrar os clientes e realizar esse processo de maneira efetiva traz diversos benefícios ao empreendimento. Afinal, o objetivo é receber os valores das cobranças, evitando atrasos e possíveis problemas de negativação dos clientes.
Independente do tamanho da empresa, aplicar uma régua de cobrança em seus clientes pode trazer inúmeras vantagens. Entre elas, destacam-se:
- Controle da inadimplência: a régua de cobrança é uma excelente ferramenta para diminuir a inadimplência de clientes, já que a empresa poderá manter o fluxo de recebimento estável, promovendo um relacionamento saudável com o consumidor. Assim, diminuem possíveis impactos negativos com responsabilidade e segurança.
- Controle de recebimento: ao enviar notificações para lembrar os clientes do pagamento, a empresa recolhe informações fundamentais para a criação do planejamento financeiro. Além de possibilitar a promoção de ações promocionais, incentivando seus clientes a efetuarem o pagamento no prazo.
- Facilidade no recebimento: ao criar a régua de cobrança eficaz, a empresa estabelece o envio de lembretes de pagamentos, enviando cobranças por meio de links ou boletos atualizados da fatura, garantindo maior conveniência de pagamento, facilitando a cobrança final.
- Melhora do relacionamento com cliente: isso acontece porque permite uma comunicação mais proativa e transparente sobre os pagamentos, ajudando a construir confiança. Além de oferecer oportunidades para resolver problemas de pagamento de forma rápida, mostrando ao cliente que a empresa se importa com suas necessidades.
Como montar uma régua de cobrança?
A régua de cobrança pode ter diferentes processos definidos com base nas particularidades do negócio e considerando o meio de pagamento. Pense cada situação que o cliente passa na cobrança.
Após entender essas etapas, as separe nas seguintes categorias:
- Escolha do método de cobrança;
- Envio de lembretes;
- Identificação do atraso;
- Tentativa de contato;
- Negociação de pagamento;
- Negativação no Serasa.
Neste caso, a régua de cobrança estabelece como, quando e por onde o cliente será cobrado, seguindo as categorias pensadas acima. Além da categorização, também é fundamental pensar em outras determinações na hora de realizar a cobrança de clientes.
Dessa forma, para realizar esse processo, existem outros pontos essenciais para pensar na hora de montar a régua de cobrança. Veja como montar a sua régua de cobrança personalizada, considerando as especificidades da sua empresa:
1. Saiba quem é seu público-alvo
Entender o perfil do público-alvo é fundamental para personalizar a abordagem de cobrança. Afinal, cada tipo de cliente pode responder de maneiras diferentes a depender do meio pensado ou da mensagem enviada.
Portanto, é preciso considerar fatores como:
- Meio preferido de comunicação;
- Escolha do método de pagamento online;
- Personalidade;
- Posição socioeconômica;
- Profissão em que atua;
- Idade;
- Região em que mora.
Todas essas informações devem estar cadastradas na ficha de cada cliente. Isso ajudará a adaptar a régua de cobrança para atender às necessidades do seu público de forma mais eficaz.
2. Adote uma linguagem adequada
A cobrança pode ser vista como uma ação negativa para o consumidor, bem como para a empresa. Por isso, utilize uma linguagem fácil, respeitosa e profissional em todos os pontos de contato da régua de cobrança.
Para evitar discussões e estresse desnecessário, busque adaptar o tom de voz da empresa conforme o perfil do cliente, personalizando a mensagem, mas mantendo sempre o respeito e o profissionalismo.
3. Conheça a jornada de pagamento cliente
Entendendo a jornada de pagamento do cliente é possível conhecer os diferentes estágios pelos quais o cliente passa, desde o recebimento da fatura até o pagamento final. Isso é essencial para criar uma régua de cobrança eficaz.
Assim, ficará mais fácil planejar cada interação da régua de cobrança, oferecendo lembretes e incentivos no momento certo para maximizar as chances de pagamento.
Esteja aberto à negociação e ofereça opções flexíveis de pagamento, como parcelamento da dívida ou descontos para pagamentos à vista. Isso pode incentivar o cliente a resolver a situação de forma colaborativa
4. Escolha um bom canal de comunicação
Identifique o canal de comunicação preferido dos clientes. Ao entender e escolher as melhores opções, é possível criar um fluxo de cobrança mais fluido e assertivo. Geralmente, as opções mais comuns são:
- E-mail de cobrança;
- SMS;
- Carta;
- Ligações;
- WhatsApp.
Ao escolher o canal mais popular entre seus clientes, a empresa aumenta a probabilidade de receber o pagamento, facilitando a comunicação.
5. Conte com um sistema ERP integrado
Utilize um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integrado para gerenciar todo o processo de cobrança. Basicamente, esse recurso é responsável pelo armazenamento e organização dos dados dos clientes e da própria empresa.
O Asaas oferece um ERP gratuito para as contas empresariais. Por meio dele, você tem a automação de alguns pontos cruciais para a empresa:
- Gestão de estoque;
- Controle de fluxo de caixa;
- Gestão de contas a pagar e a receber;
- Emissão de notas fiscais;
- Criação de cobranças automatizadas.
Por meio do ERP, a régua de cobrança automatizada seguirá a personalização e mensagens criadas pela empresa, além das possíveis datas de envio das notificações.
Modelo de régua de cobrança
Após estabelecer a linguagem adequada e conhecer a jornada de pagamento do cliente, é dever da empresa identificar as melhores datas para iniciar a régua de cobrança. Essa data pode variar conforme o vencimento de cada fatura, porém, tente considerar os períodos em que o cliente tem mais condições de pagar a fatura.
Geralmente essas datas são entre os dias 5 e 15 do mês, mas os períodos podem ser personalizados em cada cliente, ou de acordo com regras internas da empresa.
Abaixo, apresentaremos um exemplo de como criar régua de cobrança, mostrando como um fluxo de comunicação pode funcionar.
Lembre-se de adaptar os modelos das mensagens conforme a linguagem estabelecida pela empresa e o meio de comunicação utilizado.
Mensagem após a confirmação da compra
Exemplo de Mensagem:
Bom dia, [Nome do cliente]!
Confirmamos a compra de [Nome do Produto ou Serviço], no dia [Data da compra], no estabelecimento [nome da empresa].
Você pode acessar mais detalhes da sua cobrança pelo link [Link de pagamento].
Agradecemos pela sua preferência e esperamos que volte sempre!
Mensagem no dia antes do vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia, [Nome do cliente]!
Tudo bem?
Estamos entrando em contato para lembrar que você tem uma fatura de [Descrição da compra] com vencimento próximo.
Para efetuar o pagamento, acesse: [Link de pagamento].
Qualquer dúvida ou problema, por favor, entre em contato conosco!
Mensagem dia 1 após o vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia, [Nome do cliente]!
Lembramos que sua fatura de [descrição da fatura] venceu ontem. Você pode realizar o pagamento diretamente por esse link: [Link de pagamento]
Em caso de problemas ou dúvidas relacionadas à cobrança, entre em contato!
Mensagem dia 7 após o vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia!
[Nome do cliente], você possui uma fatura de [descrição da fatura]. Para realizar o pagamento, acesse o link: [Link de pagamento]
Caso tenha problemas ou dúvidas relacionadas à cobrança, entre em contato!
Mensagem dia 14 após o vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia, [nome do cliente]!
Estamos entrando em contato para lembrá-lo sobre a fatura pendente de [descrição da fatura]. Você pode realizar o pagamento agora mesmo pelo link: [Link de pagamento]
Qualquer dúvida, ficamos à disposição!
Mensagem dia 30 após o vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia!
[Nome do cliente], estamos entrando em contato para informar que sua fatura de [descrição da fatura] continua pendente. Para regularizar sua situação, pedimos que efetue o pagamento o mais rápido possível. Acesse: [Link de pagamento]
Estamos à disposição!
Dia 45 após o vencimento
Nesta etapa, caso o cliente ainda não tenha efetuado o pagamento, será necessário tomar ações um pouco mais rígidas. Nesse caso, contar com um sistema de cobrança de inadimplentes.
Para facilitar esse processo e otimizar o tempo da empresa, existem ferramentas automatizadas especializadas em cobranças, assim como as que o Asaas oferece.
Além de conseguir monitorar todos os processos da régua de cobrança, ainda é possível realizar a gestão financeira da empresa de forma eficiente.
Assim, a empresa foca em atividades mais direcionadas ao crescimento, enquanto mantém a estabilidade e a escalabilidade do negócio.
Portanto, tenha uma régua de cobrança automatizada, e ganhe praticidade e agilidade para sua empresa. Utilize de todos os recursos de cobrança na conta digital do Asaas agora mesmo e diminua o índice de inadimplência da sua empresa!