Se você gerencia cobranças, sabe que lidar com atrasos é um dos maiores desafios da rotina financeira. E, na maioria dos casos, o motivo é simples: o seu cliente esqueceu da fatura.
Apesar de desafiador, é possível combater a inadimplência por meio de lembretes de pagamento. Se enviado no momento certo, resolve boa parte das inadimplências antes que elas virem um problema de verdade.
Você sabe estruturar um lembrete de pagamento eficaz? Neste conteúdo, vou te explicar o que são, como criar estratégias eficazes por diferentes canais, exemplos de modelos prontos para usar e como automatizar o processo para não depender de controle manual. Vamos lá?
Por que implementar os lembretes de pagamento no seu financeiro?
Antes de te explicar os motivos de implementar, vou explicar brevemente o que são os lembretes de pagamento: são as comunicações enviadas aos clientes antes ou após o vencimento de uma fatura, com o objetivo de evitar ou recuperar pagamentos em atraso.
Ele pode ser enviado por diversos meios, como e-mail, SMS, WhatsApp, ligação ou carta.
Diferente de uma cobrança formal, o lembrete tem tom informativo e cordial. Sabe aqueles e-mails que você recebe da empresa após a compra? Então, eles são considerados lembretes.
O objetivo principal deles é facilitar e relembrar da obrigação, e não pressionar o seu cliente.
E eles são importantes por isso: sua função estratégica é combater a inadimplência e garantir o pagamento da obrigação em dia.
Mas, além disso, um processo estruturado de lembretes:
- Mantém o fluxo de caixa previsível;
- Poupa tempo da equipe financeira com cobranças manuais;
- Preserva o relacionamento com o cliente quando feito com o tom certo;
- Cria um registro de comunicação útil em caso de disputas.
Geralmente, eles já são associados à criação das faturas em plataformas de cobrança, como acontece aqui na plataforma do Asaas , por exemplo. Assim, podem ser enviados automaticamente, com base na régua que você determinar para a sua empresa.
Os lembretes de pagamento são confundidos com lembretes de cobrança e com a estratégia de cobrança amigável. Vou explicar a seguir:
Qual a diferença entre lembrete de pagamento, cobrança e cobrança amigável?
Apesar de serem parecidos, os três termos descrevem momentos diferentes da mesma régua de cobrança.
De maneira resumida, a diferença entre eles é:
| Quando usar | Tom | |
| Lembrete de pagamento | Antes do vencimento | Neutro, informativo |
| Lembrete de cobrança | No dia do vencimento ou logo após | Direto, ainda cordial |
| Cobrança amigável | Dias ou semanas após o vencimento | Empático, focado na solução |
É importante ressaltar que, independente do momento em que o lembrete de pagamento for enviado (antes ou após o vencimento), ele deve seguir a determinação do artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor (Lei 8.078/90):
Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.
Ou seja, é importante ser direto ao ponto, mas cuidar para não tornar o ato da cobrança em algo abusivo. E, para isso, a estratégia da cobrança amigável é sempre a melhor opção.
Quais canais usar para enviar lembretes?
A escolha do canal de comunicação é um fator decisivo para a eficácia do seu processo de cobrança. Cada meio possui características próprias e atinge o cliente de maneiras distintas.
Por isso, entender as particularidades de cada um ajuda a garantir que a mensagem seja entregue, lida e, consequentemente, que o pagamento seja realizado.
Veja os principais canais utilizados para enviar lembretes de pagamento:
| Canal | Características e Detalhes | Melhor Utilização | Observações e Boas Práticas |
|---|---|---|---|
| Formal e documentado. Permite incluir detalhes (valor, vencimento, boleto/link) e contatos. Suporta automação. | Clientes B2B e lembretes preventivos. | Ideal para registro oficial e previsibilidade. | |
| SMS | Alta taxa de abertura (lido em minutos). Ideal para mensagens curtas e urgentes. | Lembretes de último momento (no dia ou imediatamente antes do vencimento). | Focado em urgência e praticidade. |
| Comunicação próxima, humanizada e resposta rápida. Maior alcance no Brasil. | Cobrança amigável (pós-vencimento) e clientes pessoa física. | Personalize com o nome do cliente; respeite o horário comercial (8h–18h); use API oficial para escala; mantenha objetivo. | |
| Ligação | Pessoal, direto e interativo. Mais custoso em termos de tempo. | Clientes estratégicos, valores relevantes ou quando outros canais falharam (>15 dias). | Eficaz para situações que exigem negociação direta ou quando não há resposta digital. |
| Carta | Registro físico, formal e tradicional. | Segmentos tradicionais, cobranças de alto valor ou situações exigindo prova formal. | Indicada para casos que demandam seriedade documental. |
Com que frequência enviar os lembretes?
A definição da frequência ideal de envio de lembretes não segue uma fórmula única, pois depende diretamente de dois pilares: o perfil dos seus clientes e as características dos canais de comunicação escolhidos.
Por exemplo, clientes B2B (empresas) geralmente respondem melhor a fluxos mais formais e espaçados por e-mail, enquanto consumidores finais (B2C) podem preferir abordagens mais rápidas e diretas via WhatsApp ou SMS.
Além disso, o comportamento do seu público é único. Por isso, não tenha medo de realizar testes: monitore as taxas de abertura, cliques nos links de pagamento e o tempo médio de liquidação.
A partir desses dados, você vai conseguir ajustar sua régua de cobrança para encontrar o ponto ideal entre a recorrência que garante o recebimento e o respeito ao espaço do cliente, evitando a sensação de assédio.
Entendendo o mercado e observando os clientes que utilizam a régua de cobrança que disponibilizamos no Asaas, posso sugerir uma frequência média para cada canal (e o tom de voz sugerido). Veja:
| Momento | Canal sugerido | Tom |
| 7 dias antes do vencimento | Informativo | |
| 3 dias antes do vencimento | WhatsApp ou SMS | Amigável |
| Dia do vencimento | SMS ou WhatsApp | Direto e cordial |
| 3 dias após o vencimento | E-mail + WhatsApp | Cobrança amigável |
| 7 dias após o vencimento | WhatsApp ou ligação | Oferta de negociação |
| 15 dias após o vencimento | E-mail formal + ligação | Tom mais sério |
| 30 dias após o vencimento | Carta + análise de negativação | Formal |
Evite contato simultâneo por vários canais no mesmo dia, já que isso pode ser considerado prática abusiva, que é vetada, como já te expliquei anteriormente.
4 Modelos de lembrete de pagamento prontos para usar
Antes de te apresentar os modelos, eu reuni algumas dicas importantes que, independentemente da mensagem, você pode anotar por aí e implementar na sua régua de comunicação.
Se você busca fazer um lembrete eficaz, você sempre precisa incorporar na sua mensagem:
- Nome do cliente: o grau de personalização chama a atenção, já que mensagens genéricas são ignoradas;
- Valor exato da fatura: sem arredondamentos, para o cliente saber do que você está falando;
- Data de vencimento ou quantos dias já se passaram, se for pós-vencimento;
- Número ou referência da fatura: para facilitar a identificação da cobrança;
- Link direto de pagamento: seja para o boleto, Pix, cartão ou link de cobrança, você elimina qualquer etapa desnecessária entre o lembrete e o pagamento;
- Canal de contato para dúvidas: mostre-se aberto a tirar dúvidas e solucionar problemas do cliente via telefone, e-mail ou WhatsApp da empresa.
Ao seguir esses pontos, você já está no caminho para criar e enviar bons lembretes de pagamento, o que aumenta as chances de o seu cliente realizar o pagamento em dia.
Além disso, tenho mais duas dicas importantes: atenha-se ao horário comercial. Aposto que você também se incomodaria de receber uma cobrança no momento do seu descanso, não é mesmo? Principalmente se forem mensagens longas e confusas.
Vamos aos modelos de lembretes que você pode enviar? Eu deixei alguns exemplos já com meios sugeridos, para você já criar a sua régua, caso ainda não tenha. Veja:
1. E-mail preventivo (antes do vencimento)
Assunto: Lembrete: sua fatura vence em [X] dias
Olá, [Nome].
Este é um lembrete de que sua fatura no valor de R$ [valor] tem vencimento em [data].
Para facilitar, segue o link de pagamento: [link]
Caso já tenha realizado o pagamento, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente, [Nome] | [Empresa]
2. SMS no dia do vencimento
[Nome], sua fatura de R$ [valor] vence HOJE. Pague agora: [link]. Dúvidas: [tel].
3. WhatsApp — cobrança amigável (após o vencimento)
Oi, [Nome]! Tudo bem?
Identificamos que a fatura de R$ [valor], com vencimento em [data], ainda está em aberto.
Se precisar de mais prazo ou tiver alguma dificuldade, é só nos chamar — podemos encontrar uma solução juntos.
Link de pagamento: [link]
[Seu nome] | [Empresa]
4. E-mail de cobrança amigável (7 a 15 dias após vencimento)
Assunto: Fatura em aberto — podemos ajudar?
Olá, [Nome].
Verificamos que a fatura de R$ [valor], com vencimento em [data], ainda não foi liquidada.
Caso já tenha efetuado o pagamento, nos envie o comprovante para que possamos dar baixa.
Se estiver passando por alguma dificuldade no momento, estamos à disposição para negociar. Entre em contato pelo [telefone/e-mail] ou acesse: [link]
Atenciosamente, [Nome] | [Empresa]
Como automatizar o envio de lembretes de pagamento
Quando o volume de cobranças da sua empresa cresce, o gerenciamento manual pode se tornar um gargalo perigoso.
Esquecer um lembrete, atrasar o envio ou errar um dado importante impacta diretamente o seu fluxo de caixa. E, com o grande volume de cobranças, você pode acabar cometendo algum desses erros manuais.
Por isso, a automação não é apenas uma conveniência, mas uma necessidade estratégica se você deseja escalar com segurança.
Ao utilizar uma plataforma financeira e operacional como o Asaas para automatizar sua régua de cobrança, você deixa de “correr atrás” dos pagamentos e passa a gerir um processo previsível. Veja os principais benefícios e como isso funciona na prática:
- Você cria um padrão com consistência: a automação garante que todos os seus clientes recebam a mesma qualidade de comunicação, no momento certo. Isso fortalece o profissionalismo da sua marca e evita que diferentes clientes recebam tratamentos desiguais;
- Agendamento inteligente: você define a cadência ideal (ex: 7 dias antes, no dia do vencimento, 3 dias depois) e o sistema Asaas dispara as mensagens automaticamente;
- Redução de erros operacionais: digitar o valor errado ou enviar o link de pagamento desatualizado são erros eliminados. As mensagens são personalizadas automaticamente com nome, valor exato e links gerados pelo sistema;
- Possibilidade de negativação: se, após utilizar os lembretes de pagamento, o cliente ainda não pagar, você pode optar pela negativação Serasa, em poucos cliques.
A automação elimina a dependência de planilhas e processos manuais, reduzindo drasticamente a inadimplência e permitindo que você foque no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
Da gestão à cobrança, o Asaas está com você. Automatize sua régua de cobrança!
Perguntas frequentes sobre lembrete de pagamento
Qual o melhor canal para enviar lembrete de pagamento?
Depende do perfil do cliente e do momento. Para B2B, e-mail é o mais formal. Para pessoa física, WhatsApp tem maior taxa de resposta. SMS é ideal quando você precisa de leitura imediata.
Com quanto tempo de antecedência devo enviar a notificação de pagamento?
O ideal é começar entre 5 e 7 dias antes do vencimento, com um segundo lembrete 1 a 2 dias antes.
Posso enviar lembrete de pagamento pelo WhatsApp?
Sim, desde que o cliente tenha fornecido o número voluntariamente e o envio respeite o horário comercial. Para envios em escala, use a API oficial do WhatsApp Business.
O que é cobrança amigável?
É a abordagem de cobrança feita após o vencimento, com foco em manter o relacionamento. Usa tom empático, oferece opções de negociação e evita linguagem agressiva.
Como automatizar lembretes de pagamento?
Com uma plataforma como o Asaas, você configura lembretes automáticos por e-mail e WhatsApp, define a cadência e personaliza as mensagens sem intervenção manual.
O que fazer quando o cliente não responde?
Escale os canais (e-mail – WhatsApp – ligação – carta) e o tom de forma progressiva. Após 30 dias sem resposta, avalie negativação ou acordo extrajudicial, sempre dentro da legislação.
