Segundo informações do Mapa da Inadimplência do Serasa, quase 73 milhões de brasileiros enfrentam o endividamento. Com isso, torna-se essencial para as empresas a criação de estratégias de cobrança para reaver os valores devidos, buscando ferramentas que auxiliem no processo.
Uma ferramenta eficiente é o e-mail de cobrança. Escrevê-lo da forma correta colabora para a boa relação com o consumidor. Saber ser formal e firme enquanto cobra pelo pagamento, é essencial para manter a imagem da sua empresa e poder fidelizar seus clientes.
Ao longo deste texto, mostraremos como fazer um e-mail de cobrança amigável e eficiente, apresentando os principais tipos e modelos para se inspirar na criação para a sua empresa, além de plataformas que facilitam a gestão de envios.
Cobrança por e-mail é legal?
Enviar cobrança por e-mail é legal, porém, ao escrever um e-mail de cobrança de pagamento, é fundamental considerar alguns aspectos importantes. Lembre-se que o e-mail precisa ser escrito com cordialidade, evitando deixar o seu cliente constrangido ou estressado com a cobrança.
Para que sua empresa não sofra penalidades jurídicas, é importante saber como enviar um e-mail de cobrança formal, que esteja seguindo as recomendações impostas pela legislação. Além de proteger a imagem do negócio, ainda melhora a experiência do seu cliente.
Os principais regulamentos de cobrança são:
- Lei de Proteção de Dados: aborda os direitos dos consumidores em terem todos os seus dados pessoais protegidos durante o processo de cobrança;
- Regras de Spam: regras do Google para a manutenção de envio de notificações de e-mails de cobranças;
- Código de Defesa do Consumidor: aborda o direito do consumidor, com regras e diretrizes que empresas devem seguir para proteger os interesses do cliente.
Além de auxiliarem o jurídico da empresa, esses tópicos fornecem uma estrutura de proteção ao consumidor. Essa segurança faz com que o cliente se sinta confortável, diminuindo a taxa de inadimplência.
Quais são os tipos de e-mail de cobrança?
A gestão de cobranças passa por diversas fases, e a empresa deve planejar o envio de e-mails seguindo o momento em que o cliente se encontra. Uma forma de medir essas fases é por meio de uma régua de cobrança.
Essa régua determina os períodos de envio de notificações de cobrança antes e depois do prazo de vencimento de pagamentos. Por meio dela, também é possível entender alguns dos tipos mais comuns de e-mails enviados.
De maneira geral, é possível dividir os períodos entre antes do vencimento e pós-vencimento, todos eles considerando a falta de confirmação da transação durante todo esse período. Em todas essas fases, um fluxo de comunicações deve fazer parte do planejamento. Explicaremos abaixo:
E-mail de aviso de vencimento
Essa forma de e-mail de cobrança atua de maneira preventiva, informando sobre a fatura que vencerá em breve. É bastante utilizado para serviços frequentes e recorrentes, para avisar os clientes de pendências futuras.
Esse tipo de e-mail diminui as chances de esquecimento, e pode ser emitido automaticamente em algumas plataformas, como o Asaas. É bastante comum, principalmente após a criação de cobranças.
E-mail de fatura em aberto
Esses e-mails são enviados quando o pagamento não é identificado, informando das pendências em aberto. A ideia, com isso, é entender se a fatura continua aberta ou não.
Esse tipo de e-mail não indica que a fatura está em atraso ainda. No entanto, seu envio torna-se importante para o cliente possuir a 2ª via da cobrança. Assim, incentivando o pagamento na hora, alertando sobre multas e juros.
E-mail de cobrança de fatura em atraso e proposta de negociação
É comum que esse e-mail de cobrança seja enviado logo após o prazo de vencimento — como de 7 a 15 dias após. A ideia é disponibilizar a 2ª via da fatura, com a multa e juros.
Passado o prazo de uma semana, também já é possível enviar uma proposta de negociação, buscando uma saída para o pagamento, alertando também que é a última saída antes da negativação.
Notificação de protesto ou negativação
Neste tipo de e-mail de cobrança, a empresa cobradora já deve ter enviado todos os tipos de e-mail acima e, caso a situação da fatura se mantenha a mesma, avisar o cliente sobre a negativação no Serasa e em outros órgãos de proteção de crédito.
As duas primeiras formas de cobrança são chamados de cobrança preventiva, que acontecem antes do vencimento da fatura, visando combater a inadimplência. Já os dois últimos tipos são conhecidos como cobrança reativa, que tentam provocar uma reação ao cliente.
O que escrever em um e-mail de cobrança?
Todo e-mail de cobrança deve seguir uma linguagem formal, clara e acessível, que repasse ao destinatário as informações conforme a etapa. Como regulamentação dos direitos do consumidor, nenhuma comunicação deve ser ofensiva ou levar ao constrangimento.
Por isso, ter uma fórmula para criação desses e-mails, mesmo que sejam enviados de forma automatizada, é importante. A estruturação pode seguir a estruturação abaixo:
- Saudação: inicie o e-mail de cobrança com uma saudação formal e adequada, como “Prezado(a)” ou “Caro(a)”.
- Introdução: ao começar o texto, é importante já indicar o motivo do contato, a depender do tipo de e-mail que está sendo enviado.
- Identificação: forneça o número da fatura ou boleto, para o pagador identificar a pendência.
- Detalhe da dívida + opções de pagamento: após identificar a fatura, dê mais detalhes da dívida, como quando venceu, o valor, valor de juros e detalhes de formas de pagamento, podendo enviar um link de pagamento para facilitar a operação.
- Instruções adicionais: identifique a possibilidade de descontos ou condições especiais para a quitação após o recebimento do e-mail.
- Contato para suporte: deixe as informações da empresa disponíveis, passando conforto para o pagador.
- CTA: encerre o e-mail com uma despedida profissional, mas não esqueça de incluir uma chamada para a ação de pagamento da pendência.
Ao entender a estruturação ideal, é possível criar um modelo de e-mail de cobrança que se adeque às necessidades da empresa. No entanto, ainda separamos alguns modelos para cada tipo de cobrança.
E-mail de cobrança de boleto vencido
Um dos meios de pagamento que mais se beneficiam de e-mails de cobrança é o boleto.
Por se tratar de um documento financeiro, ele é apresentado tanto na página de checkout da compra, quanto enviado pelo e-mail do comprador.
Porém, muitas vezes, o boleto pode ter prazo de validade. Ou seja, após determinada data, será necessário emiti-lo novamente e fazer o envio ao consumidor. Nesses casos, é preciso fazer um novo e-mail de cobrança de boleto vencido.
Se esse for o caso que você está enfrentando, preparamos um texto para envio de boleto por e-mail, que pode te auxiliar.
Saiba como diminuir inadimplência com o envio de boletos por SMS.
Texto para envio de boleto por e-mail
Devido ao prazo de vencimento, essa informação precisa estar explícita no corpo do e-mail, para comunicar o pagador.
Um exemplo de texto para envio de boleto por e-mail pode ser:
“Prezado(a) [NOME],
Estamos enviando esta mensagem para lembrá-lo do valor em aberto, vencido desde o dia [DATA]. Ele se refere à compra de [descrever o produto], no valor de [XX].
Em anexo, segue o boleto atualizado, com data de vencimento prevista para [DATA].
Atenciosamente, [SUA EMPRESA].
4 Modelos de e-mail de cobrança
É importante ressaltar que cada um dos modelos descritos abaixo podem ser alterados conforme as necessidades da empresa. Afinal, cada situação é única, mas manter um padrão auxilia no processo de gestão de cobrança.
Além disso, é importante que, antes de enviar os e-mails, as áreas jurídica e de compliance da empresa aprovem seu envio. Assim, há menos riscos legais com o envio, além de enviar violar alguma lei interna ou dos direitos do consumidor.
1. Modelo de e-mail de cobrança antes do vencimento
“Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,
Estamos enviando esta mensagem para lembrá-lo do pagamento da sua prestação, que irá vencer em [inserir a data do vencimento], referente à compra de [descrever o produto], no valor de [descrever o valor].
Em caso de dúvidas, estamos à disposição.
Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.”
2. Modelo de e-mail de cobrança próximo ao vencimento
“Cidade, dia, mês e ano
Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,
Gostaríamos de lembrar que a sua fatura referente à compra de [descrever o produto], no valor de [descrever o valor], está próxima do vencimento.
Efetue o pagamento até inserir a data do vencimento, para evitar possíveis juros e multas por atraso, conforme estabelecido em contrato.
Solicitamos a regularização dos valores em atraso para podermos dar baixa em nosso sistema. Caso tenha qualquer dúvida, estamos à disposição.
Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.”
3. Modelo de e-mail de cobrança de obrigação vencida
“Cidade, dia, mês e ano
Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,
Notamos que não consta em nosso sistema o registro do pagamento da prestação vencida em [inserir a data do vencimento], referente à compra de [descrever o produto], no valor de [descrever o valor].
Solicitamos a regularização dos valores em atraso para podermos dar baixa em nosso sistema. Caso tenha qualquer dúvida, estamos à disposição.
Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.”
4. Modelo de e-mail de cobrança após o vencimento com juros
“Cidade, dia, mês e ano
Prezado(a), inserir o nome completo do cliente,
Consta em nosso sistema que o pagamento da parcela do produto [inserir dados do produto], com vencimento no dia [inserir data do vencimento], ainda não foi realizado.
Enviamos, em anexo, um boleto com o valor atualizado. Solicitamos que o pagamento seja feito até a nova data de vencimento.
Em caso de dúvidas, entre em contato pelo telefone inserir telefone para contato, ou através deste e-mail.
Se esse valor já foi quitado, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
inserir nome e cargo da pessoa que está enviando o e-mail.”
Como enviar um e-mail de cobrança formal?
Os e-mails de cobrança podem ser enviados de diversas formas. Seja manualmente, buscando as informações de contato do cliente, redigindo e enviando todos os e-mails segundo a etapa da régua de cobrança que o cliente se encontre.
No entanto, atualmente, é possível usar sistemas de cobrança automatizados que possuem configurações que agendam as mensagens já no ato da criação de fatura, enviando os e-mails antes e após o vencimento.
O Asaas é um exemplo de plataforma que possibilita a configuração e envio de e-mails de cobrança após a fatura cadastrada.
Use o Asaas para automatizar o envio dos e-mails de cobrança
Agora que você já sabe como mandar um e-mail cobrando algo, é importante utilizar um sistema que auxilie no processo.
| Envio manual por e-mail | Asaas | |
| Melhor uso | Poucos clientes | Cobrança automatizada PJ |
| Régua automática de cobrança | Manual | Sim, antes e após vencimento |
| Meios de pagamento integrados | Não nativo | Pix, boleto, cartão e link |
| 2ª via, juros e multa | Manual | Cálculo automático e 2ª via |
| Canais além do e-mail | Não | WhatsApp, SMS, telefone e carta |
| Negativação / protesto | Manual | Negativação no Serasa disponível |
| Integração e API | Não | API robusta e gestão integrada |
| Custo e complexidade | Baixo custo; alto esforço | Conta digital PJ gratuita; paga por serviços usados |
Com o Asaas, criar cobranças avulsas, parceladas ou recorrentes torna o processo de pagamento da sua empresa mais fácil. É simples de cadastrar e gerenciar os clientes na plataforma, simplificando o envio de notificações que incentivam o pagamento em dia ou o acerto de pendências.
Ao escolher a plataforma do Asaas, a empresa conseguirá controlar os índices de inadimplência , já que possui algumas outras funcionalidades, como:
- Cálculo automático de juros e multa em caso de atraso, evitando o retrabalho e emissões de segunda via;
- Possibilidade de negativação no Serasa, enviando a pendência do cliente diretamente ao órgão regulador de crédito após diversas tentativas de contato;
- Tentativas de contato e cobrança via WhatsApp , SMS, telefone e até carta, aumentando as chances de conseguir o pagamento em dia;
- Possibilidade de disponibilizar diversas formas de pagamento a fim de reaver os valores e evitar problemas no caixa da empresa.
- Conta digital gratuita, com suporte técnico especializado 24 horas por dia, 7 dias na semana. A empresa só paga por serviços extras, quando eles forem realizados.
Para saber mais sobre as funcionalidades de gestão de cobrança, abra a conta digital do Asaas e comece a usar das ferramentas exclusivas e únicas para o sucesso do seu negócio!
Perguntas frequentes sobre e-mail de cobrança
1. Por que meu e-mail de cobrança cai no spam mesmo sendo enviado para clientes reais?
Um e-mail de cobrança costuma cair no spam quando o domínio não está autenticado, há muitos envios em massa ou a mensagem parece promocional/agressiva.
Para melhorar a entregabilidade, configure SPF, DKIM e DMARC no domínio da empresa, use remetente corporativo e evite anexos suspeitos.
Preste atenção nos envios em massa e crie boas estratégias para o envio das comunicações por e-mail.
2. Qual a diferença entre e-mail de cobrança, lembrete de pagamento e notificação extrajudicial?
O e-mail de cobrança é uma comunicação comercial para solicitar ou lembrar um pagamento; o lembrete de pagamento é mais preventivo; e a notificação extrajudicial tem caráter mais formal e pode anteceder medidas como protesto ou negativação.
Na prática, o lembrete costuma ser enviado antes ou logo após o vencimento, enquanto a notificação extrajudicial registra uma tentativa mais séria de resolução fora da Justiça.
Em todos os casos, a comunicação deve respeitar o Código de Defesa do Consumidor, a LGPD e o contrato firmado entre empresa e cliente.
3. Como saber se um e-mail de cobrança recebido é verdadeiro ou golpe?
Um e-mail de cobrança verdadeiro deve ter remetente compatível com a empresa, dados claros da dívida e meios de pagamento verificáveis.
Antes de pagar, confira o domínio do e-mail, o CNPJ do beneficiário no boleto, a razão social, a chave Pix e se o link começa com HTTPS.
Golpes comuns usam urgência exagerada, boletos adulterados e links parecidos com marcas conhecidas. Em caso de dúvida, acesse o site oficial da empresa manualmente ou confirme o débito por canais oficiais, como central de atendimento, app bancário ou portal do cliente.
4. Qual assunto colocar em um e-mail de cobrança para aumentar a abertura sem parecer ameaça?
O melhor assunto para e-mail de cobrança é curto, claro e específico, informando o contexto sem constranger o cliente.
Bons exemplos são: “Fatura disponível para pagamento”, “Atualização sobre sua mensalidade” ou “Pendência referente ao contrato nº 1234”. Evite caixa alta, termos como “último aviso” em fases iniciais e promessas enganosas.
5. Quando usar e-mail de cobrança em vez de WhatsApp, SMS ou telefone?
O e-mail de cobrança é melhor quando a empresa precisa registrar detalhes da pendência, anexar documentos ou enviar link de pagamento com contexto. WhatsApp tende a ser mais rápido para lembretes curtos, SMS funciona bem para avisos objetivos e telefone é mais indicado para negociação complexa.
Uma estratégia omnichannel combina os canais: e-mail para documentação, SMS para alerta, WhatsApp para resposta rápida e ligação para acordos. A escolha deve considerar consentimento, LGPD, histórico do cliente e taxa de recuperação por canal.
6. Como começar a automatizar e-mails de cobrança sem perder controle financeiro?
Para automatizar e-mails de cobrança com segurança, comece centralizando clientes, vencimentos, formas de pagamento e regras de comunicação em uma única plataforma.
O Asaas é uma opção para empresas que querem uma plataforma completa com emissão de cobranças por Pix, boleto, cartão e link de pagamento, além de cobranças recorrentes automatizadas. Também oferece gestão financeira integrada, split de pagamentos, antecipação de recebíveis, API robusta e atendimento humano.
O ideal é configurar eventos por vencimento, testar mensagens e acompanhar inadimplência, recebimentos e conciliação.
7. Vale mais a pena enviar e-mail de cobrança manualmente ou contratar uma plataforma?
Uma plataforma vale mais a pena quando o volume de cobranças torna o envio manual caro, sujeito a erros ou difícil de acompanhar.
Um exemplo: 3 00 cobranças por mês, com 3 minutos por envio, consomem cerca de 15 horas mensais; se a hora interna custa R$ 40, isso representa R$ 600 apenas em operação.
Além disso, há risco de esquecer follow-ups, errar juros ou não conciliar pagamentos. Sistemas integrados a ERP, Pix, boleto e cartão reduzem retrabalho e melhoram previsibilidade de caixa.
