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Formas de cobrança: quais são as principais e quando usar cada uma delas?

Por Eduardo Kruger
Publicado em 23 de janeiro, 2017 | Atualizado em 28 de setembro, 2022

Quando falamos em formas de cobrança, estamos nos referindo aos canais de comunicação que podem ser usados para cobrar clientes. Neste artigo, vamos abordar esse tema, além de te dar dicas sobre como reduzir a inadimplência da sua empresa. Vamos lá?

Conteúdo:

Quais são as formas de cobrança mais usadas?

Cobrar clientes pode ser um processo delicado para algumas empresas. Além de ser trabalhoso, exige bastante atenção e compreensão com as pessoas.

Essa cobrança pode ser feita de forma manual, com o auxílio de agentes de cobrança da própria empresa ou de um terceiro, ou de forma automática, com o auxílio de uma ferramenta tecnológica, como o Asaas.

Independente se a cobrança for manual ou automática, há alguns canais de comunicação que podem ser explorados. Confira abaixo os principais:

Cobrança via WhatsApp

É a rede social mais querida no país. De acordo com uma matéria do G1, o WhatsApp é o aplicativo que os brasileiros mais abrem e passam tempo ao longo do dia. Por esse motivo, também é uma excelente ferramenta de comunicação.

Afinal, por ser um canal que as pessoas já usam com certa frequência e estão familiarizadas, as chances de lerem suas mensagens e lembretes de pagamento também são maiores.

Cobrança por E-mail

O e-mail é uma ferramenta tradicional de comunicação e, por esse motivo, pode parecer que caiu em desuso. Mas não se engane: mais da metade da população mundial tem pelo menos uma conta de e-mail, como aponta o Gizmodo

Essa ferramenta, que surgiu há mais de 50 anos, ainda continua em uso. Sua principal vantagem é que costuma concentrar informações mais “sérias”, por assim dizer, do que o WhatsApp.

Um ponto de atenção é cuidar da forma com que os e-mails são enviados. Certifique-se de fazer isso de forma segura, para que seu e-mail de cobrança não caia em spam.

Cobrança por SMS

Assim como o e-mail, o SMS pode parecer um canal que não é muito utilizado. Mas você sabia que 44% das pessoas afirmam receber SMS todo dia ou quase todo dia? É o que aponta uma matéria do portal Consumidor Moderno.

Uma das principais vantagens do SMS é que ele não precisa de internet para ser entregue. Além disso, o próprio formato textual e direto ao ponto pode contar como influência positiva na compreensão da mensagem.

Outro ponto é que o SMS comunica com todos os públicos, até mesmo aqueles que não são adeptos a tecnologias e não têm um smartphone, apenas um celular simples.

Cobrança por Ligação

Apesar de a geração Z não ser mais tão adepta às ligações, elas ainda são uma forma muito interessante de cobrar seus clientes. Afinal, dependendo do público que você deseja atingir, um canal pode ser mais ou menos adequado.

As ligações telefônicas tem a grande vantagem de trazer certa urgência e imediatismo na comunicação da mensagem. Além disso, não precisa de internet e você consegue confirmar que a pessoa realmente recebeu o recado.

A cobrança por ligação telefônica pode ser feita tanto por um atendente humano quanto por meio de um robô de cobranças.

Cobrança por Carta

Enviar o boleto por correspondência também pode ser uma prática interessante para formalizar a cobrança. Esse boleto pode ser enviado para a residência do cliente ou, no caso de pessoa jurídica, para o endereço da empresa.

Esse também é um mecanismo que será menos ou mais eficiente dependendo do público. Se é um cliente que valoriza mais o impresso, por transmitir mais credibilidade, as chances de uma comunicação efetiva são maiores.

E aí, deu pra ter um panorama das principais formas de cobrança utilizadas? Agora vamos entender alguns de seus benefícios.

Quais são os benefícios de usar diferentes formas de cobrança?

Mais do que um detalhe, usar formas de cobrança pode trazer muitos benefícios para sua empresa. Abaixo destacamos três deles só para te dar uma visão geral:

Redução da inadimplência

O esquecimento é um dos motivos para o não pagamento de uma dívida na data de vencimento combinada. 

Imagine que você emite cobranças para uma empresa que recebe dezenas de faturas toda semana. Ao enviar lembretes de pagamento, você sai na frente, pois evita que os clientes esqueçam do compromisso firmado, reduzindo a inadimplência.

Isso é tão verdade que, a ProJuris, por exemplo, conseguiu reduzir 50% da taxa de cancelamentos utilizando a régua de cobranças automatizada do Asaas.

Otimização do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que controla a entrada e saída de dinheiro da empresa. Se o dinheiro de uma venda deixa de entrar por falta de pagamento do cliente, isso pode desequilibrar as contas da empresa.

Ao usar formas de cobrança efetivas, você se previne contra a inadimplência, garantindo que seu caixa fique sempre no verde!

Melhor experiência do cliente

Ao desenvolver uma comunicação assertiva com seus clientes, sempre mantendo-os informados de todos os passos, você demonstra um cuidado a mais. Dessa forma, o cliente se sente amparado pela empresa. 

Lembre-se: transparência e honestidade são valores fundamentais para uma boa relação comercial entre as partes. Tanto a empresa quanto o consumidor devem ser sinceros um com o outro e manter uma relação de parceria.

Agora que você já sabe quais os principais benefícios de usar formas de cobrança na sua empresa, confira como escolher as melhores para seu negócio.

Como escolher as melhores formas de cobrança para a empresa?

Muitas pessoas têm dúvidas sobre qual é a melhor forma de cobrar seus clientes. A grande questão é que não existe uma fórmula mágica para descobrir isso. Tudo vai depender da sua empresa e do seu público.

O que nós costumamos dizer é que não existe bala de prata. Normalmente, a melhor forma de cobrança é, na verdade, um conjunto de canais.

A esse conjunto podemos dar o nome de régua de cobrança.

Régua de cobrança

A régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira que padroniza e organiza as etapas de cobrança dentro de uma empresa.

Na prática, essa ferramenta ajuda a estruturar um processo de cobrança eficiente, definindo:

  • Em quais momentos o cliente será cobrado;
  • Quais canais vão ser utilizados para cobrar o cliente;
  • Qual será a abordagem de cobrança utilizada.

Além disso, a cobrança pode ser definida em dois estágios: a cobrança preventiva e a cobrança reativa.

Cobrança preventiva

A cobrança preventiva é aquela realizada de forma proativa pela empresa. São enviados lembretes de pagamento antes do vencimento, com o objetivo de evitar a inadimplência por esquecimento.

Cobrança reativa

Já a cobrança reativa é aquela realizada depois do vencimento, ou seja, depois que o cliente atrasou o pagamento da cobrança. Aqui o foco é na renegociação e mitigação de prejuízos, seja por meio da aplicação de juros ou multas ou pagamento com desconto de parte do valor.

Um exemplo de régua de cobrança interessante pode reunir diferentes canais de comunicação, como os que citamos anteriormente, e em diferentes momentos.

fluxograma apresenta as formas de cobrança preventiva e reativa.

Na imagem anterior, temos um exemplo das etapas de uma régua de cobrança. Como vimos, são diversos momentos de comunicação com o cliente. Fazer isso de forma manual para todos os clientes pode acabar despendendo muito tempo e energia. 

É por isso que ter um sistema de cobrança eficiente é essencial para o sucesso do seu negócio. É ele quem garante um fluxo de caixa saudável, além de permitir o pagamento das contas, a compra de matéria-prima, a realização de novos negócios, enfim, a existência da empresa.

Quer saber como se profissionalizar em formas de cobrança? Continue a leitura e descubra.

Por que profissionalizar as formas de cobrança com um sistema automatizado?

Não importa o porte de sua empresa. Encontrar jeitos de automatizar as formas de cobrança é uma solução inteligente.

Afinal de contas, aumentar a conversão de vendas e garantir a satisfação plena do cliente são os principais objetivos de qualquer negócio. Além disso, eles representam os pilares que podem levar a sua empresa a outro nível.

No dia a dia, é comum o uso de diversas ferramentas para gerir o negócio. São disparos de e-mails, mensagens em SMS, boletos e outros que contribuem para facilitar a dinâmica do trabalho e evitar a inadimplência.

Mas, se ainda resta alguma dúvida, nada melhor que conhecer os 6 principais motivos que comprovam que vale a pena profissionalizar as formas de cobrança. Veja nos tópicos a seguir!

1. Reduz erros

Conhecer os dados do consumidor, como e-mail, valor a ser cobrado e telefone, é uma prática que evita problemas para sua empresa, como é o caso de cobranças indevidas. Por isso, a dica é mantê-los sempre atualizados.

2. Aumenta o faturamento

Se você já profissionalizou o seu sistema de cobrança, é bom diversificar as formas de pagamento, pois geram um impacto direto na decisão de compra do seu cliente. Feito isso, menor será a chance de cancelamento das compras, bem como redução de fraudes e inadimplência.

3. Evita fraudes

Decidiu implantar um sistema de cobrança? Você pode contar com diversas formas seguras de pagamento, como os cartões de crédito e débito, boletos bancários e outros. Além de garantir um bom atendimento e facilitar as condições de quitação da dívida, ainda dá para garantir lucro e uma melhor proteção contra fraudes.

4. Oferece mais segurança ao processo de cobrança

Aquele risco de deixar de receber uma venda simplesmente porque os registros se perderam é coisa do passado. Você pode usar de ferramentas que permitem total controle sobre suas contas a receber.

Assim, se evitam erros e retrabalho e se obtém um ganho operacional considerável. O tempo e o esforço economizados podem ser direcionados para a atividade produtiva, para as vendas, enfim, para o resultado da empresa. 

A agilidade com que você passará a acompanhar o processo de cobrança fará com que seja possível prever com mais fidelidade as disponibilidades do caixa.

5. Transmite maior credibilidade junto aos clientes

Profissionalizar a cobrança contribui para que seus clientes acreditem na sua empresa, tenham a confiança necessária para fazer negócios com você, pois, isso refletirá o grau de profissionalismo com que gerencia suas atividades. 

Seu cliente terá a comodidade de receber as cobranças em diferentes formatos: tradicional, por correspondência, ou eletrônica. Terá mais opção de pagamento: casas lotéricas e bancos ou pela internet.

6. Diversifica as formas de cobrança

Se você profissionaliza a cobrança de sua empresa, passa a contar com ferramentas de cobranças eficazes. Você pode utilizar, por exemplo, as mensagens via WhatsApp para cobrar.

Elas são baratas, menos agressivas e têm boa taxa de leitura. As mensagens podem ser disparadas para lembrar o vencimento de um boleto; ou ainda, para o envio do código de barras.

Uma plataforma permite total controle sobre a emissão e o envio automático de cobranças por WhatsApp, e-mail ou SMS e a atualização dos valores nas cobranças vencidas.

Ah, e aproveite para anotar a dica: o Asaas é a conta digital completa para a sua empresa. Entre os serviços oferecidos está a emissão automática de cobranças usando diversos canais de comunicação com o cliente. Conheça o Asaas!

No Asaas você tem cobrança por ligação telefônica