10 dicas para gestão financeira escolar

A administração financeira é fundamental para o sucesso de qualquer organização, e as escolas não são exceção. 

Gerenciar com eficiência seus recursos financeiros é crucial para garantir que os alunos recebam a educação de qualidade que merecem, enquanto a instituição permanece em crescimento e eficiência.

Neste artigo, exploraremos a importância da gestão financeira escolar e como uma abordagem estratégica pode beneficiar toda a comunidade educacional. Continue lendo!

Qual a importância da gestão financeira para escolas?

A gestão financeira é de suma importância para as escolas, pois é um pilar fundamental para garantir a qualidade da educação e o funcionamento eficiente da instituição. 

Ela assegura que os recursos sejam adequadamente alocados para cobrir despesas operacionais, pagamento de professores, manutenção das instalações e investimentos em melhorias educacionais. 

Além disso, uma gestão financeira eficaz promove a sustentabilidade financeira da escola, prevenindo déficits que poderiam afetar o ensino e comprometer a continuidade das atividades escolares. 

Com isso, a instituição pode não apenas operar, mas criar um planejamento que visa escalar o negócio e aumentar sua base de alunos, sedes e professores.

Qual o maior desafio da gestão financeira escolar?

A gestão financeira eficaz é essencial para o funcionamento bem-sucedido de uma escola e para a garantia de que as futuras gerações recebam a educação de qualidade de que precisam para prosperar.

Porém, ela apresenta inúmeros desafios para que as escolas possam ser bem sucedidas nos seus projetos. Entre os principais desafios estão:

Financiamento limitado

Escolas muitas vezes operam com orçamentos apertados, o que limita sua capacidade de investir em melhorias significativas. Isso pode resultar em salários baixos para professores, falta de recursos didáticos e dificuldade em manter e atualizar instalações físicas.

Mudanças na demanda educacional

A pandemia de COVID-19 trouxe uma mudança drástica na demanda educacional. 

Escolas foram forçadas a se adaptar rapidamente ao ensino online e híbrido, o que implicou em investimentos em tecnologia, treinamento de professores e garantia de acesso equitativo à educação.

Ainda que a pandemia tenha sido superada, parte dessas exigências em inovação continuam – com os sistemas online dos colégios precisando ser cada vez mais eficientes.

Conformidade com regulamentações

As escolas devem aderir a regulamentos financeiros rigorosos impostos por órgãos governamentais. 

Isso inclui a necessidade de prestar contas de como os fundos públicos são gastos, cumprir prazos para relatórios financeiros e garantir a transparência nas operações financeiras. 

Essas obrigações fiscais precisam estar sempre presentes na gestão financeira escolar.

Manter a sustentabilidade

A sustentabilidade financeira é um desafio constante. As escolas precisam planejar cuidadosamente o uso de seus recursos para garantir que possam continuar a oferecer educação de qualidade a longo prazo. 

Isso envolve a criação de reservas financeiras para emergências e investimentos estratégicos.

Educação especial e inclusiva

Escolas frequentemente também enfrentam desafios financeiros ao oferecer programas de educação especial e inclusiva. 

Isso inclui a contratação de profissionais qualificados, instalações para acessibilidade e aquisição de materiais educacionais adaptados.

Tecnologia educacional 

A integração eficaz da tecnologia educacional é fundamental para o sucesso da gestão financeira escolar. 

A compra e manutenção de dispositivos, licenças de software e acesso à internet de alta velocidade representam custos significativos. Além disso, para melhorar a gestão de recursos também é importante contar com um bom sistema de automação.

Custos de pessoal 

Professores e funcionários são um dos maiores custos operacionais de uma escola. 

Manter uma equipe qualificada e motivada, ao mesmo tempo em que mantém os custos sob controle, é um desafio contínuo.

Variações de Matrícula

A matrícula dos alunos pode flutuar de ano para ano, o que pode afetar significativamente o orçamento de uma escola. Acomodar essas variações enquanto mantém a qualidade da educação é um desafio.

Como deve ser uma gestão financeira escolar eficiente?

A gestão financeira pode impactar todos os setores da sua escola. Por isso, é fundamental que essas etapas sejam realizadas com eficiência e de modo organizado – pensando em toda a estrutura da sua instituição.

Por isso, confira essas dez dicas sobre como fazer uma gestão financeira eficiente dentro da sua escola:

1. Siga o planejamento estratégico

A gestão financeira de uma escola não deve ser um processo isolado, mas sim integrado ao planejamento estratégico da instituição. Isso significa que cada decisão financeira deve estar alinhada com os objetivos de longo prazo da escola. 

Quando as finanças são gerenciadas de acordo com a visão e a missão da escola, os recursos são direcionados de forma mais eficaz. 

Por exemplo, se a escola tem como objetivo oferecer educação de alta qualidade em ciências, é essencial direcionar recursos financeiros para laboratórios e materiais didáticos nessa área.

2. Considere os aspectos pedagógicos

Uma gestão financeira eficaz em uma escola não deve negligenciar os aspectos pedagógicos. 

Investir em materiais didáticos de qualidade, treinamento de professores e programas educacionais inovadores pode ter um impacto significativo nas finanças a longo prazo. 

Alunos bem-sucedidos e satisfeitos tendem a atrair mais estudantes, e assim aumentar as receitas da escola. Portanto, as decisões financeiras devem considerar não apenas os números, mas também o impacto na qualidade do ensino.

3. Acompanhe as contas diárias

Uma gestão financeira sólida requer um acompanhamento constante das finanças escolares. Isso implica em registrar todas as transações financeiras diariamente, desde o recebimento de mensalidades até o pagamento de despesas. 

Manter registros precisos é fundamental para garantir a transparência e a responsabilidade financeira, além de fornecer informações atualizadas para a tomada de decisões.

4. Reduza despesas operacionais

A análise e a redução de despesas operacionais podem liberar recursos valiosos para a escola. Isso envolve a identificação de gastos desnecessários e a busca por maneiras de reduzi-los. 

Por exemplo, a escola pode encontrar maneiras mais eficientes de gerenciar a manutenção de suas instalações ou renegociar contratos com fornecedores para obter melhores preços. Cada economia nas despesas operacionais contribui para a estabilidade financeira.

5. Otimize recursos

Uma gestão financeira eficaz também envolve a otimização de recursos existentes. Isso significa garantir que salas de aula, laboratórios e equipamentos sejam usados da maneira mais eficiente possível. 

Evitar desperdícios e duplicações de recursos é crucial para maximizar o valor dos ativos da escola.

6. Controle a inadimplência de forma adequada

A inadimplência pode ser um desafio financeiro para muitas escolas. É fundamental ter políticas claras de cobrança e oferecer opções de parcelamento para os pais. 

Além disso, é importante abordar a inadimplência de forma proativa, buscando soluções amigáveis sempre que possível para evitar que ela afete negativamente o fluxo de caixa.

7. Cuide do fluxo de caixa escolar

Manter um fluxo de caixa saudável é essencial para garantir que a escola possa cumprir suas obrigações financeiras. Isso envolve o equilíbrio entre entradas e saídas de dinheiro, evitando a falta de recursos para cobrir despesas essenciais. 

Ter um fluxo de caixa bem gerenciado é a chave para a estabilidade financeira da escola.

8. Construa uma reserva financeira

Ter uma reserva financeira sólida é uma estratégia inteligente para lidar com imprevistos e incertezas. A escola pode estabelecer o hábito de economizar uma porcentagem das receitas para construir essa reserva ao longo do tempo. 

Isso proporciona tranquilidade financeira e a capacidade de enfrentar desafios financeiros inesperados.

9. Implemente um sistema de gestão financeira escolar

A tecnologia desempenha um papel crucial na gestão financeira escolar moderna. A implementação de um sistema de gestão financeira específico para escolas pode simplificar e automatizar muitos aspectos da administração financeira. 

Isso inclui a emissão de boletos, o acompanhamento de pagamentos, a geração de relatórios financeiros detalhados e o gerenciamento eficiente de receitas e despesas. 

Esses sistemas economizam tempo, reduzem erros e melhoram a eficiência geral da gestão financeira da escola.

10. Conte com o Asaas para sua escola

O Asaas é uma conta digital voltada para auxiliar sua gestão financeira mais eficiente, tornando processos menos burocráticos e oferecendo as ferramentas ideias para gerir o negócio.

Com o Asaas, sua escola pode emitir notas fiscais, gerenciar um sistema de cadastro, acompanhar cobranças, enviar notificações e ainda pode oferecer diferentes meios de pagamento para auxiliar os pais e alunos no momento da quitação.

Utilize a cobrança recorrente

Com o Asaas sua escola ganha mais flexibilidade para optar por métodos de pagamento que facilitem as cobranças e evitem a inadimplência. Uma dessas soluções é o boleto parcelado ou a cobrança recorrente.

Com essa função, você mantém um fluxo de pagamentos facilitado para seu consumidor – que pode pagar as mensalidades através de um método seguro e confiável, como o boleto bancário, cartão de crédito ou Pix.

Utilize o sistema e notificação do Asaas

Além disso, para combater a ineficiência, sua escola pode contar com o sistema de lembretes e notificações do Asaas. Através dele, você pode enviar mensagens de cobrança antes e após o vencimento da fatura.

Essas notificações podem ser feitas via SMS, mensagem de voz, carta, Whatsapp e e-mail – garantindo que o aluno ou responsável irá receber o lembrete, evitando o esquecimento do pagamento.

Sendo assim, se sua escola quiser continuar crescendo e mantendo a qualidade e eficiência da operação, você pode contar com o Asaas! Abra sua conta no Asaas agora mesmo!