Para a manutenção jurídica e fiscal da empresa, as notas fiscais são fundamentais. Não somente para atender às obrigações legais, mas também como um componente estratégico na gestão financeira.
Nesse contexto, contar com um programa para emitir nota fiscal é muito importante, para simplificar processos e garantir a conformidade legal na administração financeira da empresa.
Pensando nisso, explicaremos a seguir o que são os programas para emitir notas fiscais, quais características buscar durante a escolha e como eles podem potencializar a eficiência do negócio.
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O que é um sistema para emitir de nota fiscal?
Os softwares de nota fiscal otimizam o processo de emissão do documento pelas empresas, principalmente em alto volume.
Essas ferramentas são desenvolvidas para atender aos requisitos legais e fiscais, permitindo que os empreendedores emitam documentos fiscais conforme as regulamentações de sua Prefeitura Municipal ou do Governo Federal.
Além disso, diversos programas emissores de nota fiscal automatizam cálculos fiscais, auxiliam no controle do faturamento e garantem a geração de documentos fiscais válidos.
Essas ferramentas são importantes para a gestão tributária, combatendo erros manuais, simplificando processos e assegurando a conformidade com as normas fiscais em vigor.
Quais empresas podem usar um software de emissão de nota fiscal?
Os sistemas de emissão de NF são indicados para qualquer empresa que busque realizar a gestão do processo e otimizar etapas, a fim de torná-las mais eficientes.
Afinal, o objetivo central desses programas é emitir, armazenar e gerenciar a documentação fiscal, aprimorando os processos de gestão.
Veja abaixo como os regimes tributários mais se beneficiam de um sistema emissor de nota fiscal:
- Microempreendedores Individuais (MEIs): nesse modelo, o faturamento máximo é R$ 81 mil por ano. Mesmo que o MEI só tenha a obrigação de emitir NF-s na venda ou prestação de serviços para outra empresa, o sistema integrado organiza e armazena os documentos em um único ambiente.
- Microempresas (ME): este tipo de empresa precisa de eficiência na gestão tributária, uma vez que há maior volume de documentos emitidos, devido à obrigatoriedade fiscal. Assim, o software diminui custos manuais, evitando erros e multas, o que torna o processo mais seguro.
- Empresas de Pequeno Porte (EPP): esse regime tributário obriga a emissão de notas fiscais para cada venda ou serviço realizados – em formato de NF-e ou NFC-e (nota fiscal para o consumidor). Utilizar o sistema evita problemas com o fisco, permitindo o faturamento dos impostos.
- Empresas LTDA: esse porte de empresa segue os mesmos princípios da EPP, com as particularidades para cada tipo de negócio. O programa para emitir notas auxilia na regularidade fiscal, permitindo maior controle de faturamento e impostos a pagar.
Como escolher um bom software de emissão de nota fiscal?
Como a emissão de NF-e é uma tarefa fundamental para o andamento dos negócios, existem muitas formas de realizar esse processo, assim como uma larga variedade de programas.
Por isso, é preciso entender quais são as reais necessidades da empresa, e compará-las aos recursos dos principais programas do mercado.
Pensando nisso, separamos os principais critérios a se considerar no momento de escolher um programa para emissão de nota fiscal:
1. Aumento da eficiência da equipe de trabalho
O programa de emissão de notas deve ser eficiente, visando melhorar a rotina e otimizar o trabalho da equipe.
O sistema gera menos trabalho e complicações para a contabilidade para empresas. Assim, uma função que demoraria horas, será resumida a poucos cliques, em minutos.
Além de garantir que, ao emitir cobranças ou receber valores por vendas, por exemplo, a gestão fiscal se mantenha em dia. Isso porque, em plataformas como o Asaas, o processo de emissão pode ser automatizado, atrelado à criação de cobranças.
2. Manutenção das obrigações fiscais
Um bom software de emissão auxilia no correto recolhimento de impostos, evitando que a empresa enfrente problemas com o fisco.
Um simples erro na emissão pode gerar, além de problemas financeiros, outras penalizações com o Governo ou com a Receita Federal.
Por isso, a plataforma deve facilitar a criação das NF-e, e o envio para os órgãos responsáveis, com integração aos sistemas governamentais.
3. Realize a organização tributária em dia
A emissão das notas fiscais auxilia no processo de acompanhamento e regularidade do regime tributário. Afinal, a depender do faturamento, a empresa se enquadra em regimes de tributação diferentes.
E, com regimes diferentes, as alíquotas de impostos mudam, o que deve ser adaptado nas notas fiscais a cada emissão. Por isso, softwares de notas fiscais auxiliam na organização tributária empresarial.
Além disso, com a organização das notas fiscais, também é possível criar estratégias para pagar menos impostos. Basta realizar um estudo da carga tributária da empresa e entender formas de diminuí-la.
4. Ofereça suporte e auxílio na emissão
Os sistemas devem ter um time especializado para auxiliar com dúvidas, oferecendo um atendimento personalizado.
Por exemplo, caso a empresa necessite de uma integração com prefeituras que ainda não conste no sistema, o suporte realizará o processo em nome da empresa.
O Asaas, enquanto plataforma de emissão, possui uma equipe disponível 7 dias por semana, 24 horas por dia, para auxiliar em problemas na conta digital.
5. Reduz os custos da operação
Como torna o processo mais eficiente e com menor possibilidade de erros, o software deve ser contratado para diminuir os custos da operação.
Portanto, ao eliminar os arquivos físicos e armazená-los em nuvem, o programa também deve automatizar todas as etapas do processo.
Dessa maneira, a emissão de notas fiscais se torna mais rápida, eficiente e exige menos mão-de-obra para a manutenção contábil da empresa.
Nesse processo, não deixe de considerar o custo-benefício. Busque pelo melhor preço, considerando os recursos que serão oferecidos e se eles atendem às necessidades da empresa.
6. Integre a outros sistemas
O sistema de emissão deve ser facilmente integrado com outros sistemas utilizados pela empresa, como o sistema ERP, ou sistemas de estoque, conta digital, etc.
Isso torna o recolhimento das informações mais rápido, economizando tempo e recursos. No sistema do Asaas, por exemplo, é possível integrar gratuitamente o sistema ERP do Base.
Além de usufruir de funcionalidades como controle de estoque, base de clientes, ainda é possível aumentar a variedade de notas fiscais a serem emitidas.
Conheça o sistema ERP do Asaas.
Qual o melhor programa para emissão de nota fiscal?
Uma vez compreendidas as principais necessidades que devem ser supridas pelo programa de emissão, é imprescindível buscar no mercado as principais opções disponíveis.
Ao correlacionar o que a empresa precisa com aquilo que o mercado oferece, a gestão poderá encontrar o melhor programa para emitir nota fiscal que se encaixa na rotina financeira.
O Asaas, por exemplo, oferece uma plataforma completa para emissão de notas fiscais. Atualmente, oferece duas formas de emissão: pela conta digital ou pelo sistema ERP gratuito integrado, o Base ERP.
Confira como funcionam:
Notas fiscais emitidas pelo Asaas
O Asaas é uma plataforma completa com soluções para emitir cobranças, fazer o acompanhamento dos valores recebidos, emitir notas fiscais, entre outras funcionalidades.
Além de possuir uma conta digital, que possibilita ao negócio usufruir de diferentes recursos para diminuir a burocracia, vender mais e ser mais produtivo. Pelo Asaas, é possível emitir:
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): emitida mediante a prestação de serviços e cobrança criada na plataforma. Exige adequação às particularidades de cada prefeitura. Além disso, exige cadastro ou certificado digital no site da prefeitura para emissão.
- Nota Fiscal Avulsa: esse tipo de nota fiscal de serviço não requer vínculo a uma cobrança para ser emitida.
Notas fiscais emitidas pelo Base ERP
Enquanto a plataforma do Asaas é focada na emissão de notas fiscais de serviço, o ERP integrado amplia as opções, oferecendo diferentes tipos de nota fiscal para empresas.
Portanto, é possível emitir uma quantidade muito maior de modelos de nota:
- Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e): destinada à prestação de serviços, a NFS-e registra transações relacionadas à oferta de serviços por empresas.
- Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e): é um documento digital que substitui a nota fiscal em papel, sendo essencial para registrar vendas de produtos e mercadorias. Nesse modelo também é possível realizar a emissão de DANFE e notas complementares.
- Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e): é uma variante da nota fiscal eletrônica, direcionada ao varejo, registrando vendas diretas ao consumidor final. É especialmente útil para estabelecimentos com vendas no balcão, proporcionando agilidade no registro das transações.
O ERP utiliza o SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, que unifica a entrega de informações fiscais e contábeis à Receita Federal, para declarações acessórias.
O processo de emissão no Asaas exige a criação de uma conta digital. Já para usufruir o Base ERP, é preciso integrá-lo ao cadastro, solicitando seu uso gratuito ao time de suporte.
Para contar com essas vantagens na sua rotina, abra sua conta e comece a emitir suas notas fiscais no Asaas!
