Nota fiscal avulsa: aprenda o que é e como emitir a sua

Você sabe o que é Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)? Será que ela é a melhor opção para o seu negócio? Muitos pequenos empreendedores têm dúvidas acerca da emissão de notas fiscais, principalmente sobre a possibilidade de emitir uma nota avulsa.

Neste post, você vai entender quais são as regras para emissão do documento fiscal e vai descobrir se a sua empresa se enquadra nos requisitos legais para a emissão do documento. Ficou curioso? Então, continue a leitura e descubra a principais regras e orientações sobre a NFA-e!

O que é Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)?

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é um documento fiscal que pode ser emitido em alguns estados brasileiros. O documento é destinado a microempreendedores individuais e a micro e pequenas empresas. Por isso, é importante prestar atenção: não são todas as organizações que estão autorizadas a emitir o documento, que, em alguns estados do país, sequer existe.

A emissão é feita pela Secretaria da Fazenda, por isso, para confirmar se essa opção está disponível no seu estado/cidade, é necessário consultar o órgão. Além disso, cada localidade pode adotar um modelo diferente de NFA-e, mas, de forma geral, ela segue o mesmo modelo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Outro fator que precisa ser considerado é a quantidade de notas emitidas pela sua empresa. Caso você emita muitos documentos fiscais, pode ser pouco vantajoso utilizar o mecanismo da NFA-e. Isso porque é preciso solicitar manualmente a emissão individual do documento junto à SEFAZ. Assim, caso a quantidade de notas seja muito grande, o processo pode se tornar cansativo.

Como pedir autorização para a emissão?

Como já mencionamos, antes de fazer uma NFA-e, é preciso verificar se a SEFAZ da sua região permite a emissão do documento. Em caso afirmativo, o primeiro passo para emissão do documento se dá com o pedido de liberação para emissão da NFA-e junto ao SEFAZ do seu estado ou à Prefeitura da sua cidade.

Se você for um micro ou pequeno empresário, a autorização só é dada caso esteja aguardando a liberação para emissão regular de documentos fiscais, ou, caso ainda não tenha um emissor de NF-e.

Já no caso dos microempreendedores individuais, a autorização se dá caso o profissional precise fazer o registro de venda de produtos para outra empresa.

Dica: se a sua empresa vai precisar emitir notas fiscais eletrônicas regularmente, não vale a pena utilizar as notas fiscais eletrônicas avulsas.

Como emitir uma NFA-e?

Quer saber como emitir uma Nota Fiscal Avulsa Eletrônica? Confira um passo a passo completo, desde a solicitação até a liberação do documento:

• procure a Secretaria da Fazenda do seu estado ou cidade e verifique se a NFA-e está disponível. Nesse momento, também é preciso verificar com o órgão qual é o procedimento adotado para dar continuidade à solicitação (o processo varia de uma localidade para outra);
• no caso de profissionais autônomos, é indicado verificar com a Prefeitura se existe uma legislação específica ou um convênio em vigor para a emissão de documentos avulsos;
• com essas informações em mãos, você deverá fazer um cadastro no site do SEFAZ estadual e solicitar a nota fiscal. O prazo de liberação varia de um estado para o outro;
• com o documento fiscal em mãos, basta preencher com os dados da venda. Em caso de dúvidas, procure a orientação de profissionais ou, até mesmo, da própria Secretaria;
• após o preenchimento de todas as informações necessárias, verifique como proceder com o registro da NFA-e no Sped Fiscal, se for necessário.

Vale destacar que essas regras valem para a emissão de notas fiscais de produto. Para emitir nota fiscal avulsa de serviço, é necessário entrar em contato com a sua Prefeitura.

Quais são as desvantagens da NFA-e?

A NFA-e é uma solução eficiente e altamente indicada em muitas situações. Entretanto, ela apresenta algumas desvantagens em relação à NF-e, como a impossibilidade de declarar mais que dez produtos. Caso sua venda seja superior a essa quantidade, será preciso emitir outro documento fiscal.

Além disso, o sistema de NFA-e não permite a correção ou o cancelamento do documento fiscal, o que é possível apenas nas notas fiscais eletrônicas.

Recomenda-se, ainda, que o empreendedor guarde o arquivo impresso com o espelho da NFA-e, caso sejam necessárias futuras verificações. Esse período de armazenamento deve ser de cinco anos e, caso essa obrigação não seja cumprida pelo empresário, ele poderá ser obrigado a pagar uma multa que, em alguns casos, é de até R$ 1 mil por documento.

Quais são as vantagens da NFA-e?

Apesar de apresentar algumas desvantagens em comparação com a nota fiscal eletrônica, a versão avulsa também traz benefícios. Entre eles, estão a redução de custos, já que o empresário não precisa de um sistema específico para a emissão de documentos fiscais, tampouco é necessário o uso de um bloco impresso.

Ela também traz praticidade, já que, quando comparada com a emissão de outros documentos fiscais, especialmente em versões físicas, e havendo registro no sistema, não demanda a inscrição manual de dados.

De forma geral, a emissão de um documento fiscal avulso deve ser utilizada apenas em casos específicos, sendo importante avaliar a real necessidade do documento e a possibilidade de utilizar outro sistema.

A gestão financeira e o cumprimento das obrigações tributárias e fiscais são responsabilidades de todo empreendedor. Por isso, é preciso conhecer as principais regras legais e mecanismos tributários, dando atenção às melhores soluções para cada negócio.

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica foi criada com o objetivo de suprir uma demanda, todavia, ela só deve ser adotada na rotina da empresa nos casos em que exista uma baixa demanda de emissão de documentos fiscais. Busque sempre avaliar a realidade e as necessidades do seu negócio, utilizando soluções adequadas e que permitam a otimização das suas atividades.

Por ser um documento mais específico, muitas vezes, a sua emissão é demorada e, em caso de erro no preenchimento de alguma informação, o cancelamento e a emissão de um novo documento podem se tornar uma dor de cabeça para o empresário.