Como emitir DANFE em 10 passos

Por Diego Contezini
Publicado em 14 de dezembro, 2020 | Atualizado em 23 de fevereiro, 2021

Ainda é comum que as pessoas confundam DANFE com a Nota Fiscal Eletrônica, ou NF-e, mas são documentos diferentes, ainda que o primeiro complemente o segundo. O termo DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Outra forma de escrever é DANFe, com o “e” minúsculo. Mas você sabe o que é e como emitir DANFE?

O DANFE se trata de um resumo da nota fiscal emitida, mas não a substitui, não tendo valor fiscal. A NF-e, por sua vez, foi projetada para ser lida somente por computadores e sistemas eletrônicos. O formato dela é o XML, linguagem apropriada para criar documentação financeira.

Embora o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica torne mais fácil o acesso às informações, sendo essa sua função principal, a utilização dele é obrigatória na logística e para que seja realizado o tráfego de qualquer tipo de produto. Nesse caso, a emissão do DANFE se torna uma das obrigações fiscais. Aproveite e confira o passo a passo para emitir esse documento! Boa leitura!

Conteúdo

1. Entenda o que são as obrigações fiscais

As obrigações fiscais são também chamadas de obrigações tributárias. Elas estão associadas ao pagamento dos impostos. Ao cumprir essas obrigações, a empresa consegue se manter em dia com a Receita Federal do Brasil (RFB). As principais obrigações fiscais das empresas no Brasil são:

  • a emissão de notas fiscais;
  • o pagamento pontual dos impostos;
  • a declaração do recolhimento dos impostos.

2. Entenda o que é DANFE Online e como emitir DANFE

O que caracteriza o DANFE online ou DANFE web é que sua emissão se dá na nuvem, ou seja, por meio da tecnologia cloud computing. O empreendedor não precisa instalar nenhum software específico no computador, pois tudo acontece por meio de uma plataforma na web, ofertada por um provedor de serviços especializado nesse processo.

Essa opção é mais prática, mais acessível e mais econômica. O empreendedor tem acesso à plataforma de qualquer local, usando qualquer dispositivo que tenha acesso à internet. A mobilidade é uma das caraterísticas mais visadas pelas empresas na hora de escolher softwares.

3. Defina qual será o sistema emissor

Há diferentes opções de sistema disponíveis para emissão do DANFE online no mercado. O recomendado é utilizar o mesmo sistema para emitir tanto a nota fiscal quanto o documento auxiliar. Assim, é garantido que todos os dados ficarão corretos e discriminados. Essa é a recomendação do Ministério da Fazenda, pois ajuda no espelhamento das informações.

A empresa evita também sofrer multas dos órgãos fiscalizadores pelo fato de existir discordância de informações entre os dois documentos. Escolha um sistema que atenda às necessidades de seu negócio depois de pesquisar e comparar algumas opções.

4. Confira os requisitos básicos para emitir DANFE

Os requisitos básicos para a emissão de DANFE são, além de contar com um sistema emissor único para os dois documentos, ter certificação digital A1 ou A3, ter um computador que tenha conexão com a internet e dispor de um software confiável para emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

O software na nuvem é uma das melhores soluções. Essas opções não precisam ser instaladas em nenhum hardware e oferecem mais mobilidade e praticidade, bem como acessibilidade e economia. Os serviços cloud computing podem oferecer outras funções, além de emitirem o DANFE, facilitando a gestão contábil, financeira e fiscal.

5. Coloque todas as informações necessárias

O preenchimento correto dos campos da NF-e é da máxima importância para o preenchimento do DANFE. Existem informações que precisam ser registradas no documento obrigatoriamente, como:

  • o número da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
  • a chave de acesso;
  • os dados do emitente e do destinatário;
  • os valores dos tributos;
  • o peso líquido e o peso bruto dos produtos;
  • os valores dos produtos;
  • os dados da empresa que vai transportar os produtos;
  • a placa do veículo que transportará a carga;
  • a denominação DANFE;
  • o campo das observações, que orienta acerca de algumas informações valiosas e que não existe na NF-e.

6. Analise o layout do DANFE

Considerando que a emissão do DANFE é uma das obrigações fiscais da empresa, considere que ele conta com um layout padrão e o empreendedor deve saber desse detalhe. O modelo está disponível no Manual de Integração — Contribuinte. Esse manual é gratuito e pode ser acessado por todos que tiverem dúvidas sobre esse assunto.

7. Envie o documento para a SEFAZ

Na sequência, o documento em questão deve ser enviado para a SEFAZ, órgão do estado que fará a sua validação. O retorno geralmente acontece em alguns segundos. Se tudo estiver conforme os requisitos, o documento é liberado para a emissão.

8. Realize a emissão do documento

Depois que todos os dados estiverem devidamente informados, é fundamental fazer a conferência de cada um. Se tudo estiver corretamente preenchido, ou seja, se todos os campos estiverem com as informações corretas, o DANFE já pode ser enviado à Receita Federal.

Será gerado um código de 44 dígitos, que equivale à chave de acesso e vai servir para confirmar que o documento é autêntico e tem validade perante a Receita Federal e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Seguidos esses passos, o documento está pronto para ser impresso.

Quando for preciso emitir DANFE com mais de uma folha, é importante atentar para as seguintes informações, que devem ficar na parte superior da folha:

  • a identificação da empresa emissora com todos os seus dados;
  • o número e a série;
  • o tipo de operação (nota de entrada, nota de saída);
  • a quantidade total de folhas;
  • o número de ordem de cada folha;
  • o código de barras;
  • a chave de acesso.

9. Imprima o DANFE

Muitas obrigações fiscais devem ser emitidas e impressas. O DANFE não tem nenhum segredo para sua impressão. Se ocorrer de a SEFAZ rejeitá-lo, será necessário fazer as correções exigidas e reenviar o documento retificado para que a Secretaria da Fazenda do estado aprove e para que a emissão seja liberada.

10. Consulte o DANFE

Munido do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, fica mais fácil fazer a consulta da NF-e. A única coisa a fazer é consultar por meio da chave numérica ou até escanear o código de barras. Assim, será possível acessar a totalidade das informações.

Essa consulta pode ser realizada pelo site do Ministério da Fazenda. Também é possível consultar acessando os sistemas de controle de contribuição do próprio Estado.

Todas as obrigações fiscais devem ser cumpridas corretamente pela empresa para evitar multas e outras penalidades da parte do governo. A emissão do DANFE online é uma delas, já que ele complementa um documento fiscal fundamental: a NF-e.

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