Como emitir DANFE online? Guia completo para emissão e envio

Ainda é comum que as pessoas confundam DANFE com a Nota Fiscal Eletrônica, ou NF-e, mas são documentos diferentes, ainda que o primeiro complemente o segundo. O termo DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Outra forma de escrever é DANFe, com o “e” minúsculo. Mas você sabe o que é e como emitir DANFE?

O DANFE se trata de um resumo da nota fiscal emitida, mas não a substitui, não tendo valor fiscal. A NF-e, por sua vez, foi projetada para ser lida somente por computadores e sistemas eletrônicos. O formato dela é o XML, linguagem apropriada para criar documentação financeira.

Embora o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica torne mais fácil o acesso às informações, sendo essa sua função principal, a utilização dele é obrigatória na logística e para que seja realizado o tráfego de qualquer tipo de produto. Nesse caso, a emissão do DANFE se torna uma das obrigações fiscais. Aproveite e confira o passo a passo para emitir esse documento! Boa leitura!

Quais são as obrigações fiscais das empresas?

As obrigações fiscais são também chamadas de obrigações tributárias. Elas estão associadas ao pagamento dos impostos. Ao cumprir essas obrigações, a empresa consegue se manter em dia com a Receita Federal do Brasil (RFB). As principais obrigações fiscais das empresas no Brasil são:

• a emissão de notas fiscais;
• o pagamento pontual dos impostos;
• a declaração do recolhimento dos impostos.

O que é o DANFE online?

O DANFE é uma representação física da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), idealmente impresso pelo mesmo sistema, com uma chave de acesso de 44 dígitos e um código de barras respectivo.

Instituída pelo Ajuste SINIEF n. 7 de 30 de setembro de 2005 que, em sua cláusula nona, assim dispõe:

Cláusula nona Fica instituído o Documento Auxiliar da NF-e – DANFE, conforme leiaute estabelecido no MOC, para acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e ou para facilitar a consulta prevista na cláusula décima quinta.

É importante saber que o DANFE não é uma nota fiscal tampouco a substitui, porém, serve para confirmar a validade e existência de uma NF-e.

Essa validação pode ser feita por meio do Ambiente Nacional e dos sites das Secretarias da Fazenda do estado onde a mesma foi emitida.

Por meio do DANFE, é possível acompanhar mercadorias em trânsito, além de obter informações básicas sobre quem é o emitente da NF-e, quem é seu destinatário, quais são os valores transacionados, entre outras.

Somado a isso, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica também auxilia a escrituração de dados fiscais quando o destinatário não é contribuinte credenciado a emitir NF-e.

O DANFE contém a firma do destinatário/tomador, servindo para comprovar a entrega das mercadorias ou prestação de serviços.

Entenda o que é DANFE online

O que caracteriza o DANFE online ou DANFE web é que sua emissão se dá na nuvem, ou seja, por meio da tecnologia cloud computing. O empreendedor não precisa instalar nenhum software específico no computador, pois tudo acontece por meio de uma plataforma na web, ofertada por um provedor de serviços especializado nesse processo.

Essa opção é mais prática, mais acessível e mais econômica. O empreendedor tem acesso à plataforma de qualquer local, usando qualquer dispositivo que tenha acesso à internet. A mobilidade é uma das caraterísticas mais visadas pelas empresas na hora de escolher softwares.

Qual a diferença entre DANFE e XML?

O XML é o formato de um documento, diferente do DANFE que é um documento fiscal. O XML é o arquivo padrão de registro da nota fiscal eletrônica, por isso, quando a NF-e é gerada ela fica salva nesse formato.

Vale ressaltar que o XML é um formato legível apenas para sistemas, já que se trata de um código, e o DANFE é um documento legível para as pessoas, normalmente apresentando-se no formato PDF.

Assim, podemos dizer que a NF-e, DANFE e XML são representações distintas de uma nota fiscal. Da mesma forma como acontece com documentos impressos em papel, os arquivos XML precisam ser armazenados por cinco anos.

É importante saber que a empresa deve conhecer as regras essenciais para emissão de documentos fiscais e, em caso de dúvidas sobre o assunto, é sempre bom conversar com um contador.

Este profissional tem o conhecimento técnico e legal sobre tributação e obrigações acessórias, podendo oferecer todo o auxílio necessário para que a sua empresa opere em consonância com a legislação.

Como o DANFE funciona na prática?

Como você pode ver, a DANFE é um documento vinculado à nota fiscal eletrônica. Ela deve ser impressa antes da circulação da mercadoria, em quantas vias forem necessárias, desde que as mesmas tenham a Autorização de Uso da NF-e.

De acordo com o Manual de Integração da Receita Federal, o documento deverá ser impresso em papel — exceto papel jornal —, no tamanho mínimo A4 e máximo ofício 2, podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso.

Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel — exceto papel jornal —, em tamanho inferior ao A4. Outras especificações de impressão e leiaute podem ser obtidas no mesmo Manual de Integração.

Preenchimento do documento

O DANFE deve conter informações básicas, como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora da mercadoria. Além disso, pode ter o número de folhas necessário para a discriminação dos produtos transacionados — 50% do verso também pode ser utilizado para esse fim.

Se houver mais de uma página, é importante que o vendedor numere todas as páginas do documento, e inclua, nas folhas seguintes:

• dados de identificação do emitente;
• descrições “DANFE” e “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” em destaque;
• número e a série da NF-e;
• tipo de operação (Entrada ou Saída);
• número total de folhas e o número de ordem de cada folha;
• código(s) de barras (mesmo código de barras representativo da NF-e);
• campos “Natureza da Operação” e “Chave de Acesso”;
• demais campos de identificação do emitente, como Inscrição Estadual, Inscrição Estadual do Substituto Tributário e CNPJ.

Como emitir DANFE online?

Há diferentes opções de sistema disponíveis para emissão do DANFE online no mercado. O recomendado é utilizar o mesmo sistema para emitir tanto a nota fiscal quanto o documento auxiliar.

Assim, é garantido que todos os dados ficarão corretos e discriminados. Essa é a recomendação do Ministério da Fazenda, pois ajuda no espelhamento das informações.

A empresa evita também sofrer multas dos órgãos fiscalizadores pelo fato de existir discordância de informações entre os dois documentos. Escolha um sistema que atenda às necessidades de seu negócio depois de pesquisar e comparar algumas opções.

1. Entenda os requisitos básicos para emitir DANFE

Os requisitos básicos para a emissão de DANFE são:

• ter um sistema emissor único para os dois documentos;
• ter certificação digital A1 ou A3;
• ter um computador que tenha conexão com a internet;
• dispor de um software confiável para emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

O software na nuvem é uma das melhores soluções. Essas opções não precisam ser instaladas em nenhum hardware e oferecem mais mobilidade e praticidade, bem como acessibilidade e economia.

Os serviços cloud computing podem oferecer outras funções, além de emitirem o DANFE, facilitando a gestão contábil, financeira e fiscal.

2. Coloque todas as informações necessárias

O preenchimento correto dos campos da NF-e é da máxima importância para o preenchimento do DANFE. Existem informações que precisam ser registradas no documento obrigatoriamente, como:

• o número da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• a chave de acesso;
• os dados do emitente e do destinatário;
• os valores dos tributos;
• o peso líquido e o peso bruto dos produtos;
• os valores dos produtos;
• os dados da empresa que vai transportar os produtos;
• a placa do veículo que transportará a carga;
• a denominação DANFE;
• o campo das observações, que orienta acerca de algumas informações valiosas e que não existe na NF-e.

3. Analise o layout do DANFE

Considerando que a emissão do DANFE é uma das obrigações fiscais da empresa, considere que ele conta com um layout padrão e o empreendedor deve saber desse detalhe.

O modelo está disponível no Manual de Integração — Contribuinte. Esse manual é gratuito e pode ser acessado por todos que tiverem dúvidas sobre esse assunto.

4. Envie o documento para a SEFAZ

Na sequência, o documento em questão deve ser enviado para a SEFAZ, órgão do estado que fará a sua validação. O retorno geralmente acontece em alguns segundos. Se tudo estiver conforme os requisitos, o documento é liberado para a emissão.

5. Realize a emissão do documento

Depois que todos os dados estiverem devidamente informados, é fundamental fazer a conferência de cada um. Se tudo estiver corretamente preenchido, ou seja, se todos os campos estiverem com as informações corretas, o DANFE já pode ser enviado à Receita Federal.

Será gerado um código de 44 dígitos, que equivale à chave de acesso e vai servir para confirmar que o documento é autêntico e tem validade perante a Receita Federal e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Seguidos esses passos, o documento está pronto para ser impresso.

Quando for preciso emitir DANFE com mais de uma folha, é importante atentar para as seguintes informações, que devem ficar na parte superior da folha:

• a identificação da empresa emissora com todos os seus dados;
• o número e a série;
• o tipo de operação (nota de entrada, nota de saída);
• a quantidade total de folhas;
• o número de ordem de cada folha;
• o código de barras;
• a chave de acesso.

6. Imprima o DANFE

Muitas obrigações fiscais devem ser emitidas e impressas. O DANFE não tem nenhum segredo para sua impressão. Se ocorrer de a SEFAZ rejeitá-lo, será necessário fazer as correções exigidas e reenviar o documento retificado para que a Secretaria da Fazenda do estado aprove e para que a emissão seja liberada.

7. Arquive o canhoto do DANFE

A finalidade do canhoto, após assinatura do cliente, é comercial. Ele comprova a entrega/recebimento da mercadoria descrita na NF-e. Sua função não é fiscal, mas pode ser solicitada pelo fisco eventualmente — em uma auditoria, por exemplo — por isso é fundamental guardar esse canhoto.

É importante ressaltar que o canhoto do DANFE pode conter outras informações relevantes, a critério do vendedor, como o valor total da nota fiscal, seu entregador e o nome do vendedor. Além disso, é possível adicionar mais de um canhoto no DANFE (desde que impresso no modo retrato), para as hipóteses de documentação de etapas da entrega, por exemplo.

8. Consulte o DANFE

Munido do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, fica mais fácil fazer a consulta da NF-e. A única coisa a fazer é consultar por meio da chave numérica ou até escanear o código de barras. Assim, será possível acessar a totalidade das informações.

Essa consulta pode ser realizada pelo site do Ministério da Fazenda. Também é possível consultar acessando os sistemas de controle de contribuição do próprio Estado.

Todas as obrigações fiscais devem ser cumpridas corretamente pela empresa para evitar multas e outras penalidades da parte do governo. A emissão do DANFE online é uma delas, já que ele complementa um documento fiscal fundamental: a NF-e.

Agora que você já sabe como emitir DANFE, descubra as facilidades que um sistema ERP oferece para as empresas e como ele ajuda na gestão empresarial e financeira!