Como melhorar o controle de contas a pagar com o auxílio da tecnologia?

por 20 maio 2020Gestão Financeira

Você sabe o que é o controle de contas a pagar? Esse termo diz respeito a organizar, planejar e manter suas contas em dia para evitar multas por atraso e a formação de dívidas, o que pode ser uma tarefa difícil. Assim, ter acesso às dicas certas é fundamental — e neste artigo vamos apresentar algumas.

Existem muitas ferramentas que podem ajudar na organização dos seus boletos. Elas servem não só para ajudar na manutenção das suas contas, mas também para facilitar o recebimento de dinheiro por parte de seus clientes. Afinal, receber em dia é essencial para que você consiga organizar a vida financeira da sua empresa, certo?

Muitas pessoas acreditam que essas ferramentas são difíceis de usar ou acessar, mas isso não é verdade! Saiba mais sobre elas ao continuar lendo.

Conteúdo

Qual é a importância do planejamento de contas a pagar?

Evitar dívidas é, de fato, um dos principais motivos pelos quais as pessoas e empresas buscam acompanhar de perto as datas de validade e os valores dos boletos. Mas não é o único motivo!

A seguir, mostramos os principais motivos que tornam o planejamento de contas a pagar muito importante.

Organizar finanças

O primeiro passo para utilizar seus recebíveis da melhor maneira possível é por meio da organização. Saber exatamente quanto você recebe e quanto entra e sai de sua conta é essencial.

Ao planejar os gastos, é possível começar com muito mais simplicidade a acompanhar todas as contas a pagar. Crie listas, anote valores e datas de vencimento (com a ajuda da ferramenta certa) e faça disso um hábito mensal.

Evitar erros no controle de pagamentos

Ao ficar de olho, enumerar e usar a plataforma ideal para acompanhar os seus gastos e os pagamentos que devem ser feitos nos próximos dias ou semanas, você imediatamente diminui as chances de cometer erros

Esquecer de pagar, atrasar ou gastar o seu dinheiro antes de quitar as dívidas são algumas falhas que podem ser evitadas por meio do controle de contas. Elas atrapalham a sua organização e o planejamento de finanças.

Impedir fraude financeira

Finalmente, mas não menos importante, o acompanhamento de contas a pagar impede que sua empresa seja vítima de fraudes financeiras ou mesmo de erros não-intencionais dos fornecedores. Apesar de ser algo que acontece, estes são problemas sérios e que podem ser difíceis de resolver.

Ao utilizar ferramentas seguras para controlar seus gastos, além de arquivar comprovantes de pagamentos, os riscos se tornam muito menores. 

Esses são apenas alguns pontos que mostram o quão importante é a organização, o acompanhamento e o comprometimento com os seus gastos. Agora, vamos entender, na prática, como uma boa ferramenta pode ajudar a cuidar do controle de contas a pagar.

Como fazer o controle de contas a pagar de forma eficiente?

Para fazer um controle de contas a pagar eficiente, é preciso estar atento para registrar todas as informações necessárias. Só assim é possível garantir um acompanhamento minucioso das finanças e o cumprimento do planejamento da empresa.

Registrar as despesas

É fundamental registrar todas as despesas, mesmo as menores, para ter controle de tudo o que sai. Somente com um acompanhamento de perto das finanças é que a empresa é capaz de se manter no mercado.

Manter a organização de contas a pagar

Apenas 52% das empresas que fecharam em 2020 realizavam um acompanhamento rigoroso da evolução das receitas e das despesas ao longo do tempo, segundo a pesquisa “Sobrevivência de Empresas”, do Sebrae.

Por isso, para garantir a sustentabilidade da empresa, é preciso ter uma forma segura de acompanhar as datas de vencimento dos pagamentos, o fluxo de caixa, entre outros indicadores importantes para que as finanças estejam em dia.

Usar um sistema de contas a pagar

Uma ferramenta especializada é fundamental para auxiliar o gestor na realização de todo o controle financeiro e na gestão de contas.

Como uma ferramenta de controle financeiro pode ajudar no controle de contas a pagar?

A tecnologia certa pode, sem dúvidas, ajudar a intensificar o controle de contas a pagar e torná-lo mais eficiente. Entenda o que é possível fazer com a ferramenta certa e as vantagens que ela pode trazer para o seu dia a dia.

Simplifica o processo de contas a pagar

Pode ser cansativo lidar com finanças. Digitar códigos, anotar o que já foi ou não pago ou recebido e lembrar de todos os compromissos exige esforço. Por meio da ferramenta certa, esse trabalho se torna muito mais simples.

Uma boa ferramenta é capaz de:

  • Gerar cobranças;
  • Otimizar o tempo;
  • Permitir que terceiros sejam cobrados;
  • Enviar notificações por WhatsApp, e-mail e SMS;
  • Utilizar recursos, que podem ser automatizados, para notificar seus clientes sobre as cobranças vencidas;
  • Emitir e enviar notas fiscais automaticamente;
  • Efetuar cobranças extrajudiciais.

Tudo isso contando com inovação e modernidade — e não com a lentidão dos trabalhos manuais (muitas vezes confusos e morosos) do controle de contas a pagar e a receber.

Centraliza informações na ferramenta de controle financeiro

Outra importante vantagem do uso de uma ferramenta específica para o controle de contas a pagar é o fato de que as tantas informações necessárias a esse processo podem ser registradas em um só local.

A plataforma centraliza informações e serviços. Portanto, torna o trabalho muito mais simples, permitindo que os envolvidos encontrem tudo o que precisam de forma fácil e sem complicações.

Auxilia na organização de contas a pagar

Otimizar o tempo dos processos é sempre uma opção bem-vinda, qualquer que seja a empresa. E isso é possível ao usar uma ferramenta desenvolvida especificamente para o controle de contas a pagar.

Em questão de minutos, o gestor consegue organizar não só os pagamentos da empresa, mas também conferir os pagamentos dos clientes. Com isso, você nunca mais perderá tempo ao lidar com o processo de pagamentos.

Permite pagamentos sem atrasos

Uma boa ferramenta de controle de contas ajuda a sua empresa a evitar atrasos no pagamento de boletos e, ao mesmo tempo, lembra os clientes de pagá-los, sendo eficiente também no controle de contas a receber.

Com esse ciclo organizado, é possível garantir a saúde financeira do negócio, além de usar a renda da melhor forma possível todos os meses.

Aumenta a segurança em manter as contas em dia

Segurança é muito importante ao pagar e receber contas. Ao contar com uma ferramenta adequada para essa finalidade, a empresa tem mais segurança de que as transações serão realizadas de forma correta, evitando a inadimplência.

Como um software de contas a pagar funciona na prática?

Na imagem tem um computador, na tela tem a representação do sistema de controle de contas a pagar do base by asaas por dentro.

Agora que você conhece a importância de ter uma ferramenta especializada para a gestão de contas a pagar da sua empresa, precisa saber como funciona na prática um software de contas a pagar, como o ERP.

Um ERP, ou sistema integrado de gestão, que tenha sido desenvolvido especificamente para o controle de contas a pagar é um software que auxilia a empresa automatizando determinadas tarefas e contribuindo para a organização financeira do negócio.

Vantagens do sistema ERP para o controle de contas a pagar

A principal vantagem de contar com um ERP para o controle de contas a pagar é que ele torna mais fácil o acompanhamento dos processos. Todas as informações ficam armazenadas em um único local, facilitando o pagamento das contas e o registro desses pagamentos.

Além disso, é a forma mais fácil de a empresa evitar atrasos e multas, uma vez que o sistema não deixa esquecer as datas dos pagamentos. Assim, também é possível ter um melhor controle e planejamento financeiro.

Escolha do sistema de contas a pagar

Para obter todos esses benefícios, é preciso escolher bem o ERP que será usado pela empresa. O ERP do Asaas, o Base by Asaas, foi criado, em especial, para ajudar as empresas a terem um controle financeiro organizado e de forma simples.

Com ela, é possível gerar boletos e efetuar o controle de contas a pagar com toda a facilidade necessária a esses processos.

Entenda melhor como funciona o Base by Asaas e como ele pode ajudar a sua empresa a fazer um controle adequado de contas a pagar, além de garantir auxílio em muitos outros processos financeiros.

No Asaas você tem dinheiro antecipado