Você já teve alguma dúvida sobre qual nota fiscal emitir em seu negócio? É uma questão comum, principalmente porque o sistema fiscal e tributário brasileiro é bem complexo.
Sem o entendimento correto, você pode enfrentar problemas com os órgãos competentes. E, como existem diferentes tipos de nota fiscal, como NF-c, NFS-e, NF-e, você precisa conhecer os diferentes tipos.
Neste guia completo, você vai aprender sobre as notas fiscais, os principais tipos, como classificá-las e as mudanças provenientes da Reforma Tributária. Também vamos te explicar como automatizar a emissão. Vamos lá?
O que é nota fiscal e para que ela serve?
A nota fiscal é um documento fiscal que comprova a realização de uma operação comercial, seja na venda de mercadorias, na circulação de produtos ou na prestação de serviços.
Ela é emitida por você, empresário e contribuinte, e validada pelo Fisco, para registrar o valor da transação, os impostos incidentes e a identidade das partes envolvidas.
As funções da nota fiscal incluem:
- Comprovar juridicamente a transferência de propriedade de um produto ou a entrega de um serviço;
- Registrar a base de cálculo de tributos;
- Permitir que compradores tomem créditos tributários (quando aplicável);
- Documentar a movimentação de mercadorias para fins de fiscalização estadual e federal;
- Servir como garantia ao consumidor em casos de troca, devolução e acesso à assistência técnica;
- Gerar obrigações acessórias para apuração e escrituração contábil e fiscal.
Embora elas tenham essas funções que expliquei acima, as notas fiscais podem ser classificadas de jeitos diferentes. Vou detalhar a seguir.
Como fazer a classificação de notas fiscais?
Uma forma que você pode organizar as notas emitidas e recebidas é por sua classificação. Para isso, é preciso escolher as categorias que serão utilizadas para a separação.
Se você ainda não realiza esse processo, já deixo aqui esse conselho de começar. Essa prática assegura o controle das operações e a regularidade fiscal da sua empresa.
Além disso, dessa maneira você organiza o demonstrativo de resultados e o balanço patrimonial, garantindo a emissão de relatórios financeiros precisos e confiáveis.
Mas, vamos à categorização, que você pode realizar seguindo alguns critérios específicos, como:
| Critério | O que significa |
| Tipo de nota fiscal | Natureza jurídica e operacional do documento |
| CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) | Indica a natureza da operação e orienta a tributação |
| Por tributos | Categoriza pelos impostos incidentes (ICMS, IPI, PIS, ISS, IRPJ, CSLL, IVA Dual, etc.) |
| Natureza da despesa ou receita | Venda, compra, prestação de serviço, remessa etc. |
Dessa maneira, é mais rápido conferir seus processos fiscais, garantindo a organização das suas notas para o Fisco.
Quem pode emitir diferentes modelos de nota fiscal?
A emissão de notas fiscais é obrigatória em alguns casos e, de maneira geral, se você possui um CNPJ, você precisa emitir notas.
Veja as situações em que é obrigatório:
- Empresas com CNPJ para comercializar produtos ou prestar serviços;
- MEIs (Microempreendedores Individuais), principalmente os que comercializam para outros CNPJs;
- Pessoas físicas, em alguns casos específicos, principalmente na prestação de serviços.
Assim, podemos concluir que toda empresa que comercializa produtos ou presta serviços deve emitir o documento fiscal para recolher os tributos devidos.
A emissão para pessoas físicas dependerá de alguns fatores específicos, sendo mais indicada para prestação de serviços. É importante ressaltar que a emissão de NF para PF possui maior incidência tributária.
E esse processo é regulamentado pela Lei 8.846/94:
Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.
Quais os principais tipos de nota fiscal que você pode emitir?
A emissão de notas fiscais não é apenas uma obrigação burocrática. Na verdade, ela é a prova legal de que uma operação aconteceu. E, a partir disso, serve de instrumento que o Estado usa para apurar os tributos devidos.
Porém, acho que você já deve saber que o sistema fiscal brasileiro é um dos mais complexos do mundo. E, por isso, existem diferentes modelos, códigos, regimes e finalidades.
Confundir um tipo com outro pode resultar em autuações, multas e até enquadramento na Lei de Sonegação Fiscal (Lei 4.729/1965).
Além disso, a Reforma Tributária reestruturou o sistema de consumo brasileiro, substituindo os antigos PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS por um modelo de IVA Dual: a CBS (federal) e o IBS (estadual e municipal), além do Imposto Seletivo (IS). O processo é gradual e acontecerá até 2033.
Para suportar essa nova realidade, os documentos fiscais também passaram por atualizações técnicas e operacionais.
Por isso, entender os tipos de nota fiscal existentes é uma competência essencial para qualquer empresário.
1. Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
Se você realiza operações de compra e venda de mercadorias entre empresas (B2B) ou de empresas para consumidores finais, você emite a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Ela é utilizada na venda de produtos, transferência de mercadorias com valor comercial, operações sujeitas ao ICMS e ao IPI.
É válido lembrar que, com a Reforma Tributária, esses tributos serão gradualmente extintos e substituídos pelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e
Diferente da NF-e, a NFS-e documenta a prestação de serviços, e é gerenciada pelos municípios. Eles podem ter um portal próprio para emissão, ou podem ter migrado para a emissão no Portal Nacional.
Veja mais sobre a emissão de nota fiscal pelo Portal Nacional.
A NFS-e é utilizada, por exemplo, para registrar:
- Serviços prestados por profissionais autônomos e empresas;
- Consultorias e serviços especializados;
- Serviços de tecnologia;
- Atividades de manutenção e reparação;
- Serviços de saúde, educação e outros previstos na legislação;
- Demais prestações de serviços sujeitas à emissão de documento fiscal.
Aqui, o mesmo caso da NF-e se aplica, com relação à Reforma Tributária. Até então, a prestação de serviços estava sujeita à incidência do Imposto sobre Serviços (ISS).
Porém, o ISS também será substituído pelo IBS. A partir de 2026, empresas no regime de teste da CBS/IBS precisarão emitir documentos com campos específicos, inserindo corretamente a NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços), que determina a carga tributária da NFS-e.
3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Você vai utilizar a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) principalmente em vendas de mercadorias realizadas diretamente ao consumidor final.
É o documento mais comum no varejo, e você pode emiti-lo se possuir uma loja, mercado, farmácia ou outros tipos de negócios que vendem ao consumidor.
A NFC-e substituiu, em diversos estados, documentos fiscais utilizados anteriormente no varejo, como o Cupom Fiscal emitido por equipamentos ECF (Emissor de Cupom Fiscal).
Entre suas características, posso ressaltar a autorização eletrônica pela SEFAZ e a possibilidade de disponibilizar ao consumidor a representação do documento por meio digital ou impresso.
Você já deve ter recebido alguma NFC-e com QR Code, certo? É para acessar o documento digitalmente.
Assim como a NF-e, a NFC-e também vai ter impactos com a Reforma Tributária. Embora siga existindo normalmente, você deve se atentar à atualização do seu sistema emissor, além da correta classificação dos seus produtos.
A Reforma Tributária também implementou o Imposto Seletivo (ou Imposto do Pecado) para itens que são prejudiciais à saúde. Se você comercializa algum produto que se encaixe nesta categoria, você vai precisar rever sua precificação também.
A classificação tributária, o cadastro dos itens e informações fiscais utilizadas no PDV terão um papel ainda mais importante durante a transição.
4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e não é exatamente uma nota fiscal de mercadorias, mas é um documento fiscal obrigatório caso você realize serviços de transporte de cargas (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário).
Você vai emitir o CT-e para documentar:
- Transporte de mercadorias realizado por transportadoras;
- Contratação de serviços de transporte entre empresas;
- Transporte interestadual e intermunicipal de cargas;
- Operações de transporte realizadas por diferentes modalidades.
Assim como acontece com outros documentos fiscais eletrônicos, o CT-e está sendo adaptado para acompanhar a implementação da Reforma Tributária do Consumo.
Veja como emitir nota fiscal para transporte.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
Além do CT-e, você pode precisar do MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), que consolida documentos fiscais relacionados a uma operação de transporte de cargas.
O MDF-e acompanha o transporte de cargas com múltiplas NF-e ou CT-e, especialmente em operações interestaduais.
Ele é obrigatório caso você seja a transportadora das mercadorias. Embora seja um documento diferente do CT-e, eles são diretamente relacionados, já que o MDF-e consolida os documentos fiscais relacionados à carga.
| Documento | O que registra | Uso principal |
| NF-e | Circulação de mercadorias e produtos | Indústria, atacado e operações B2B |
| NFS-e | Prestação de serviços | Empresas prestadoras de serviços |
| NFC-e | Venda de mercadorias ao consumidor final | Comércio varejista |
| CT-e | Prestação de serviço de transporte de cargas | Transportadoras e empresas de transporte |
| MDF-e | Manifesto e consolidação de documentos fiscais do transporte | Operações de transporte de cargas |
Outros tipos de Nota Fiscal e documentos fiscais importantes
Além dos 4 modelos principais que trouxe acima, o sistema tributário brasileiro prevê documentos para operações específicas.
Elas ainda são notas fiscais e podem ser tanto de serviço quanto de produto, mas servem a situações específicas no processo de compra e venda. A tabela abaixo consolida os principais:
| Documento | O que registra | Uso principal |
| Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) | Operação de venda por contribuinte sem inscrição estadual ativa | Produtores rurais, pessoa física e emitentes eventuais sem inscrição estadual ativa |
| Nota fiscal Complementar | Diferença de valor ou imposto subemitido em nota anterior | Correção de valor, quantidade ou imposto subemitido em NF-e anterior |
| Nota fiscal de Devolução | Retorno de mercadoria ao remetente original | Retorno de mercadoria ao fornecedor, com estorno dos impostos originais |
| Nota fiscal Denegada | Tentativa de emissão recusada por irregularidade cadastral | NF-e rejeitada pela SEFAZ por irregularidade cadastral |
| Not fiscal de Exportação | Saída de mercadoria para o exterior | Saída de mercadorias para o exterior |
| Nota fiscal de Remessa | Saída temporária de mercadoria sem transferência de propriedade | Envio temporário de mercadorias sem transferência de propriedade. |
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E a nota fiscal de entrada e de saída?
Você já deve ter ouvido falar da nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída na sua operação, certo? É importante dizer que elas não são tipos distintos de documento, são uma classificação de direção da operação dentro da própria NF-e.
Todo documento fiscal registra se a mercadoria está entrando ou saindo do estabelecimento, e isso é definido pelo campo “Tipo do Documento Fiscal” no XML:
- Saída (tipo 1): mercadoria ou serviço que sai do estabelecimento. É o caso mais comum: registra venda, remessa, transferência, exportação. O CFOP começa com 5 (operação dentro do estado) ou 6 (para outro estado);
- Entrada (tipo 0): mercadoria ou serviço que entra no estabelecimento. O CFOP começa com 1 (origem dentro do estado) ou 2 (origem de outro estado).
Portanto, se você escuta sobre “nota fiscal de entrada”, saiba que estamos falando de uma NF-e com direção de operação definida como entrada, não de um modelo de documento diferente dos listados na tabela acima.
Diferença entre nota de entrada e nota de saída:
| Nota Fiscal de Entrada | Nota Fiscal de Saída | |
| Direção da operação | Empresa recebe mercadoria ou serviço | Empresa vende produto ou presta serviço |
| Quem emite | Geralmente o fornecedor | A própria empresa |
| Finalidade | Registrar compra, creditar impostos | Registrar venda, recolher impostos |
| Impacto no estoque | Aumenta o estoque | Diminui o estoque |
A nota fiscal de entrada tem base legal na Lei n.º 8.846/94, que trata das obrigações fiscais relacionadas à compra e venda de mercadorias e serviços.
Como a Reforma Tributária impacta a emissão das notas fiscais?
A Reforma Tributária, aprovada pela Emenda Constitucional 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar 214/2025, representa a maior mudança no sistema fiscal brasileiro em décadas.
Se você emite e recebe notas fiscais no dia a dia, precisa entender o que muda, quando muda e o que permanece igual durante a transição, no que diz respeito à emissão das notas fiscais.
De maneira geral, até então, o sistema tributário girava em torno de cinco tributos principais que aparecem nas notas fiscais.
O novo sistema introduz o conceito do IVA Dual e de outro tributo extrafiscal, que são:
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): tributo federal que substitui PIS e COFINS. Incide sobre bens e serviços com alíquota única;
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): tributo compartilhado entre estados e municípios que substitui ICMS e ISS. Também com alíquota uniforme por operação;
- IS (Imposto Seletivo): incide apenas sobre bens e serviços considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente (cigarros, bebidas alcoólicas, combustíveis fósseis etc.).
Veja o que será alterado:
| Tributo atual | Base de incidência | Substituto na Reforma |
| ICMS | Circulação de mercadorias (estados) | IBS |
| ISS | Prestação de serviços (municípios) | IBS |
| IPI | Produtos industrializados (federal) | IS (Imposto Seletivo, apenas para bens prejudiciais) |
| PIS | Faturamento (federal) | CBS |
| COFINS | Faturamento (federal) | CBS |
A reforma não acontece de uma vez. O período de convivência entre o sistema antigo e o novo vai de 2026 a 2033. Durante todo o período de transição, você vai precisar apurar e recolher tributos dos dois sistemas simultaneamente.
Isso aumenta temporariamente a complexidade fiscal e r eforça a importância de ter um bom sistema de gestão e um contador atualizado.
O que muda nas notas fiscais na prática
A partir de 2026, os novos campos de CBS e IBS começarão a aparecer nos layouts dos documentos fiscais.
O governo federal e as SEFAZ estaduais publicarão as atualizações técnicas dos XMLs da NF-e e NFS-e. O sistema de gestão (ERPs e plataformas de cobrança) que você utiliza, como o Asaas , por exemplo, precisa ser atualizado para incluir as informações dos novos tributos.
Segundo o calendário, a partir de 2029, se você emitir a NFS-e, que hoje registra ISS, precisará registrar IBS no lugar (ou em conjunto, durante a transição).
Já a partir de 2033, o ICMS e ISS deixam de existir. As notas fiscais que você emitir devem registrar exclusivamente CBS e IBS.
Por outro lado, a obrigatoriedade da emissão segue existindo, e os modelos que apresentamos acima também – com a mudança dos tributos atualizada.
Como automatizar a emissão de notas fiscais?
Você precisa entender quais são as notas fiscais mais importantes para a sua empresa para, então, buscar formas de automatizar o processo de emissão.
Afinal, a automação reduz a ação manual de emitir o documento diretamente nos portais da Receita Federal ou das prefeituras.
À medida que o volume de operações cresce, automatizar a emissão deixa de ser um diferencial e passa a ser uma necessidade.
Como especialista em gestão financeira, percebo que um erro muito comum de muitos empresários é contratar qualquer programa ou software de emissão de notas fiscais, sem entender o que ele oferece para o seu negócio.
Por exemplo: esse sistema oferece a emissão de nota logo após a emissão de uma fatura? A compensação é instantânea? Ele suporta a emissão de outros tipos de nota, como nota de remessa, entrada, complementar, entre outras?
Eu digo que é importante isso porque, muitas vezes, essas plataformas oferecem a emissão de um só tipo de nota. E isso pode atrapalhar a sua gestão.
Aqui no Asaas, por exemplo, oferecemos 2 vertentes: tanto a emissão de NFS-e pela plataforma quanto o uso do nosso sistema ERP para os demais tipos de nota.
Além disso, a plataforma financeira e operacional do Asaas integra a emissão do documento diretamente à cobrança. Ou seja, a nota é gerada e enviada automaticamente, sem acessar outros portais e aplicativos externos.
E tem outro ponto muito importante: o Asaas acompanha de perto as mudanças regulatórias e se mantém em dia na atualização dos campos obrigatórios da Reforma Tributária.
Quem usa o Asaas não precisa se preocupar com adaptações técnicas nos documentos fiscais. Todos os campos já são disponibilizados na plataforma; basta você configurar e começar a emitir.
Conheça o sistema de emissão de notas fiscais do Asaas.
Perguntas frequentes sobre tipos de nota fiscal
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é usada para a circulação de mercadorias físicas, regulada pelos estados. A NFS-e é usada para a prestação de serviços, regulada pelos municípios. Muitas empresas precisam emitir os dois tipos, dependendo do que vendem.
Toda empresa precisa emitir nota fiscal de entrada?
Nem sempre a sua empresa é a emissora e a compradora. Em geral, o fornecedor emite a nota de saída, que funciona como nota de entrada se você for o comprador. Mas há casos em que a compradora precisa emitir a nota de entrada por conta própria, quando, por exemplo, ao adquirir de produtores rurais não inscritos ou em operações de importação.
Nota fiscal de remessa tem impostos?
Em regra, não, porque a remessa documenta uma movimentação sem transferência de propriedade, então não há fato gerador sobre a venda.
Mas o documento precisa ser emitido. Em alguns tipos de remessa (como industrialização), pode haver incidência de outros tipos de impostos sobre os serviços realizados na mercadoria.
Preciso emitir nota fiscal de remessa para enviar produtos para conserto?
Sim. Mesmo que o produto seja seu e vá apenas para manutenção, a circulação precisa estar documentada. Sem a nota de remessa, o transportador pode ser autuado e o produto apreendido.
O que é CFOP e para que serve?
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é um código de 4 dígitos que identifica a natureza de cada operação fiscal, seja de compra, venda, remessa, devolução, importação etc. Ele orienta a tributação correta e precisa estar preenchido em toda NF-e emitida.
MEI pode emitir nota fiscal?
Sim. O MEI pode emitir e deve NFS-e para serviços prestados a pessoas jurídicas. Para vendas de mercadorias, o processo depende do município e do tipo de operação. Alguns MEIs comerciantes emitem nota avulsa pela Secretaria da Fazenda do estado.
Com a Reforma Tributária, vou precisar mudar a forma como emito notas fiscais?
No curto prazo, não. O sistema atual continua válido até começarem as alíquotas-teste de CBS e IBS. As mudanças nos layouts das notas fiscais serão implementadas pelos sistemas de gestão e pelos portais governamentais de forma progressiva. O que muda agora é a necessidade de entender a nova estrutura tributária para se planejar.
O ideal é sempre buscar uma contabilidade para empresas para se certificar de que a empresa está seguindo os padrões necessários para se adequar à Reforma.
O ICMS vai acabar? E o ISS?
Sim, gradualmente. O ICMS e o ISS serão extintos entre 2029 e 2033, substituídos pelo IBS e CBS. A extinção total ocorre em 2033.
A NFS-e vai continuar existindo após a Reforma?
O modelo de documento (NFS-e) vai continuar, mas com os campos de tributação atualizados. O Portal vai ser atualizado conforme o cronograma de implementação do IVA Dual.
