Gestão de cobrança: Veja como ela pode desenvolver sua empresa

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Você sabe o que é a gestão de cobrança? Alguns dos mais graves problemas que uma empresa pode ter em relação às cobranças são a inadimplência de seus clientes e a total desorganização administrativa referente às contas e aos pagamentos a receber.

Este último caso, então, pode mascarar situações críticas, que só serão percebidas muito mais tarde — se forem percebidas a tempo.

Você tem problemas com a cobrança em sua empresa? Entenda agora como fazer uma boa gestão nessa área poderá contribuir significativamente para seu negócio crescer e alcançar uma saúde financeira admirável. Confira!

Mais controle sobre o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a ferramenta que indica para o gestor como anda a movimentação financeira de sua empresa, ou seja, quais foram (ou serão) as entradas e saídas de recursos financeiros, levando-se em conta um período determinado.

Sabendo-se com precisão quanto a empresa vai ter que desembolsar e quanto vai ter para receber, além de quando os recursos sairão ou chegarão, tornará viável estimar o saldo disponível para aplicar em certas estratégias para a empresa, como investir em estoques, mais material de escritório, entre outros.

Nesse sentido, podemos afirmar que o controle de fluxo de caixa também servirá como uma forma de prevenir a empresa de possíveis problemas, como a falta de recursos para fazer investimentos ou, pior, adquirir produtos essenciais para o seu perfeito funcionamento.

Recuperação dos inadimplentes

Empregando uma boa gestão de cobranças na empresa, outro excelente benefício a alcançar é a possibilidade de identificação dos clientes que estejam inadimplentes, não só em relação à quantia que devem, mas também em relação ao tempo de dívida.

Afinal, essa gestão, se for bem consolidada, apresentará ao gestor todas as informações sobre as compras realizadas e pagamentos não realizados pelos clientes.

Viabilização de mais soluções de negociação

Não apenas os índices de recuperação de inadimplência vão melhorar ao se ter uma boa gestão, mas também será possível ao gestor personalizar soluções para cada caso, facilitando ainda mais as ações de recebimento. Com mais soluções personalizadas, seu poder de negociação ficará muito mais amplo.

Melhor ambiente interno

A atividade relacionada às cobranças geralmente é estressante e mais enérgica, o que faz com que a equipe ou o profissional encarregado das tarefas de recebimento fique exposto às intempéries verbais e outras dificuldades apresentadas pelos clientes.

Quando uma gestão de cobranças é implementada, ocorre geralmente a elaboração e a prática de novas rotinas de trabalho, que abrangem desde o método de contato com os devedores até a oferta de meios de pagamento antes inexistentes. O novo ritmo de trabalho e a padronização permitem que o ambiente laboral melhore bastante.

Isso fará com que seus colaboradores tenham mais tranquilidade ao iniciar um processo de cobrança e, consequentemente, terão mais motivação para realizar os seus trabalhos. Além disso, também haverá um ganho de tempo, que poderá ser utilizado para atender mais clientes devedores ou, ainda, aprender mais sobre esse departamento tão importante para o sucesso de uma empresa.

Melhor relacionamento com clientes

O departamento ou o profissional de cobranças, visto que terá acesso a muitas informações e possibilidades de solução para os problemas de inadimplência, será capaz de buscar formas mais saudáveis para relacionar-se com os clientes, conseguindo contornar os problemas sem que haja desgastes ou contratempos desnecessários.

Se, além de implementar em sua empresa uma gestão de recebimentos mais eficiente, você optar por uma solução informatizada, estará capacitando seu negócio de maneira ainda mais vigorosa.

Com um serviço de cobrança integrado, será possível centralizar as operações e ter acesso a relatórios gerenciais com total controle e rapidez, permitindo facilidade, aumento de produtividade de sua equipe e automatização das cobranças feitas.

Planejamento da gestão de cobranças e o impacto no crescimento do negócio

A gestão de cobranças, quando bem planejada e implantada, proporciona um grande impacto positivo no crescimento e desenvolvimento do negócio — isso ocorrerá devido a dois fatores distintos, mas que, no final das contas, acabam tendo certa relação.

O primeiro é focado no relacionamento com o cliente. Ao planejar a gestão de cobranças da sua empresa, você passará a aplicar técnicas mais adequadas aos olhos dos clientes devedores.

O que deve ficar em mente é que, na maioria dos casos, um cliente entra em débito por razões alheias a sua vontade. Ou seja, se dependesse apenas do seu querer, ele pagaria todas as suas contas sem reclamar.

Contudo, o que ocorre é que nunca saberemos o real motivo de determinado cliente ter entrado para a lista dos inadimplentes, portanto, é de crucial importância que o tratamento seja sempre pautado na boa e amigável conversa.

Acredite: quando você passar a ter um atendimento de cobrança mais focado no bom relacionamento com o devedor o número de pagantes aumentará brutalmente e os consumidores que estavam em débito podem até voltar a comprar em sua empresa.

O outro fator que é impactado com a implantação de um processo de gestão de cobranças é a organização de recursos. Toda a venda gera um custo para a empresa e tal gasto é coberto pelo pagamento por parte do cliente.

Como resultado da operação, a sua empresa terá um lucro. Entretanto, quando o cliente deixa de pagar uma compra quando chega o vencimento, quem arcou com os custos para que aquela venda fosse realizada?

Se você respondeu que foi a sua empresa, está com toda a razão. Por isso é que a gestão de recebimentos impacta diretamente na organização dos recursos da sua empresa. Ela contribuirá para que as vendas sejam recebidas e os custos referentes a elas sejam devidamente cobertos.

Obviamente, nenhum processo desse tipo terá 100% de sucesso, afinal, estaremos lidando com pessoas e cada uma responde de certa maneira. Entretanto, você poderá notar uma redução drástica no número de inadimplentes e um correspondente crescimento nas receitas da sua empresa.

Dificuldades e riscos da má gestão de cobranças

Um dos principais problemas causados pela má gestão de cobranças sem dúvidas é a falta de controle sobre as ações executadas pelos colaboradores desse setor. Quando não há um procedimento a ser seguido, formatação da forma de abordagem e outras padronizações, cada colaborador exercerá as suas funções de acordo com o seu livre convencimento.

Isso pode ser prejudicial, pois você nunca saberá medir as estratégias de cobranças que funcionam para cada tipo de cliente. Além disso, será difícil saber quando a sua equipe precisa de treinamentos de reciclagem.

A gestão de cobranças proporcionará um altíssimo nível de controle de todas as ações executadas dentro do setor, portanto, isso possibilitará que você meça e observe os resultados de perto — o que não pode ser medido, também não pode ser controlado.

Por fim, outro risco que prejudica em muito as empresas são os problemas judiciais causados pelas cobranças indevidas ou por aquelas que ferem a moral e os sentimentos do cliente devedor.

Nesse caso, além de perder as chances de receber determinado débito, você ainda deverá ter que arcar com advogados para fazer a sua defesa e, além disso, correr um grande risco de perder a causa, ter que indenizar o cliente e arcar com as custas judiciais.

Desenvolvendo uma boa gestão de cobranças

Criar processos

Tudo deve começar com a criação de processos. Para isso, você deve ir ao início de todos os acontecimentos, ou seja, quando o cliente deixa de pagar o débito e se torna um inadimplente.

O primeiro passo é estabelecer uma forma confiável de confirmar o não pagamento. Lembre-se: você jamais deve efetuar uma cobrança quando há dúvidas se a quitação foi realizada ou não.

Feito isso, é necessário estabelecer o meio de contato, bem como a periodicidade das ligações ou mensagens. Tente não ser tão invasivo e incisivo, mas também não deixe que o cliente pense que a empresa não está interessada em procurá-lo para receber os valores em aberto.

Padronizar abordagens

Além da padronização de processos, também é importante criar um padrão de abordagem. Para isso, você deve testar uma série de opções com diferentes tipos de linguagem. Isso auxiliará a encontrar aquela que mais se adequa com o seu público.

Utilizar a tecnologia

Também é importante fazer uso da tecnologia em procedimentos de cobranças, principalmente para efetuar baixas e verificar títulos em aberto. Isso proporcionará um ganho de tempo muito grande, além de mais produtividade para a sua equipe.

A utilização de um sistema informatizado para gerenciar as cobranças também auxiliará na gestão do trabalho realizado nesse departamento. Esse tipo de softwaregeralmente oferece relatórios com uma gama de informações importantes e que você precisará para gerenciar as ações de cobrança.

Definir metas de cobranças e recebimentos

Quando o processo de gestão estiver funcionando perfeitamente, você poderá criar metas de cobranças e recebimentos para os seus clientes. Além disso, poderá criar premiações para aqueles que tiveram mais resultados em seus contatos, ou seja, os que conseguiram mais pagamentos, respeitando os padrões estabelecidos, bem como os clientes cobrados.

Por fim, podemos afirmar que a gestão de cobranças é uma excelente estratégia para manter toda a estrutura financeira do seu negócio, tendo recursos suficientes para cobrir despesas, custear a compra de produtos, materiais e serviços, além de gerar lucro.

Gostou deste artigo? Então, vamos continuar o nosso aprendizado sobre o assunto. Agora, que tal aprender os principais riscos de um sistema de cobranças ineficiente?

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