Gestão financeira: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Por Redação Asaas
Publicado em 30 de setembro, 2021 | Atualizado em 6 de outubro, 2021

O acompanhamento das contas, orçamentos e ganhos é uma atividade que deve fazer parte da rotina de qualquer empreendedor, afinal, toda empresa precisa de dinheiro. Mas como deve ser feita essa gestão financeira?

O termo é conhecido por muitos, porém, é importante ressaltar que existem diversos deveres inseridos nesse segmento, e cada item pode fazer a diferença no fim do mês, seja no controle do caixa ou até mesmo na definição das metas. 

Lembre-se: o planejamento financeiro é a principal arma para evitar dificuldades e até mesmo o fechamento do negócio, nos casos em que não há outra saída. Portanto, essa é uma ferramenta que deve despertar a consciência, contribuindo com a economia e o uso controlado do dinheiro. 

Pensar em ações e projeções que são capazes de agilizar o tempo de trabalho, gerenciar recursos e direcionar esforços para melhorar resultados são algumas das tarefas que compõem uma gestão financeira. 

Quer saber mais sobre o assunto e conferir como esse conjunto de responsabilidades pode fomentar o crescimento da sua empresa? Então confira o nosso conteúdo completo!

Conteúdo

O que é gestão financeira e qual a importância?

É fato que a maioria das pessoas já teve contato com esse termo, seja na roda de conversa com os amigos ou até mesmo em um conteúdo na internet. Mas será que todos conhecem as atividades que fazem parte da gestão financeira?

Mais do que estar presente na rotina, o profissional que atua na área precisa ter em mente que a gestão adequada dos números será capaz de modificar o dia a dia das pessoas. Isso porque cada uma das decisões impactará todos os setores, modificando o modelo de trabalho. 

É por meio de um conjunto de procedimentos administrativos que esse time fica responsável pelo planejamento financeiro empresarial,  execução das tarefas e controle econômico, buscando aumentar o lucro e mantendo a sobrevivência do negócio. 

O acompanhamento dos números e indicadores também vale para os profissionais que atuam sozinhos, seja como MEI ou autônomo. Isso porque a análise dos dados será capaz de demonstrar as fraquezas e forças do seu negócio. 

Porém, a ausência desses processos pode causar danos severos, incluindo o fechamento das empresas. De acordo com a pesquisa Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo, realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), apenas 25,3% das organizações abertas em 2008 continuaram em atividade até 2018.

Os dados demonstram um cenário ainda mais preocupante quando a avaliação é feita em cinco anos, já que a taxa de sobrevivência passa a ser de 47,5%, ou seja, menos da metade.

E como a gestão financeira pode alterar esses aspectos? Vale lembrar que o modelo de administração vai mudar de empresa para empresa. Mas, nos casos em que existe um acompanhamento, algumas ações norteiam essa função. Confira:

  • conferência dos registros;
  • controle das operações financeiras; 
  • verificação do fluxo de caixa;
  • estruturação de processos;
  • aprovação da folha de pagamentos;
  • solicitação de compras. 

A partir dessa rotina, é possível perceber o nível de maturidade financeira da empresa  e o que precisa ser modificado para atingir os objetivos planejados. 

Vale ressaltar que, por mais simples que possa ser, todas as empresas devem contar com um sistema capaz de gerenciar as entradas e saídas, incluindo os profissionais que atuam de forma individual. 

Mas a má interpretação dos dados ou ausência de um plano econômico podem causar sérios danos. Conforme levantamento realizado pelo IBGE, todo ano um milhão de empresas fecham as portas no país. Em 2018, esse foi o fim de 762,9 mil companhias, número capaz de atingir diretamente o mercado de trabalho brasileiro.

Os dados reforçam a relevância da gestão financeira para contribuir com os objetivos, melhorando aspectos que podem fazer o trabalho fluir, o resultado aparecer e o negócio em pleno funcionamento. 

É importante lembrar que essa é uma das áreas essenciais da empresa e que as atividades devem ir além das avaliações internas. Conversar com clientes, compreender os sinais do mercado e a imagem externa são fatores que podem guiar a gestão financeira.

Contar com um planejamento definido, capaz de apresentar os números e informações que descrevem o momento atual do negócio é o caminho correto para manter uma visão de quais são os próximos passos. E essa mesma rotina vale para quem atua como MEI ou autônomo.

Benefícios de uma boa gestão financeira

Mãos seguram uma caneta enquanto apontam para tela do notebook. Ao lado, estão relatórios financeiros e gráficos de pizza.

Já dá para imaginar alguns dos benefícios que esse acompanhamento pode gerar, não é mesmo? A satisfação do cliente, a economia de dinheiro e até mesmo o bem-estar dos colaboradores são alguns dos quesitos que apresentam melhoras significativas.

Afinal, com uma estrutura bem definida, fica mais fácil direcionar esforços e auxiliar as áreas que estão apresentando resultados abaixo do esperado. Confira mais algumas das principais vantagens:

Infográfico apresentando os benefícios da gestão financeira. São eles: redução de custos, aumento na produtividade, processos otimizados, conhecimento sobre a situação financeira e facilidade para pensar nos objetivos futuros. À esquerda, há a ilustração de uma mulher trabalhando no escritório, perto de uma pilha de papéis. São trabalhadas as cores azul, rosa, branco e cinza.

A tranquilidade em saber que todas as etapas estão em funcionamento e que a receita está aumentando também são benefícios da gestão financeira. 

Como fazer uma boa gestão financeira?

É fato que para ter uma boa gestão financeira os objetivos e metas precisam ser atualizados periodicamente, direcionando as ações que serão prioridade nos próximos trimestres ou semestres.  

Vale destacar que, na maioria dos casos, esse processo é anual. Porém, a escolha vai depender do tamanho da empresa, do segmento de atuação e até mesmo dos responsáveis por pensar nas definições — há casos em que a preferência é contar com uma consultoria especializada. 

Esse controle mensal pode ser feito de diversas maneiras, incluindo planilhas ou ferramentas que auxiliam nas projeções. O ideal é que a estrutura seja pensada de acordo com algumas fases, incluindo a iniciação, validação do projeto, planejamento, execução, acompanhamento, controle e encerramento.

Sendo assim, o primeiro passo é pensar como está o cenário atual e quais são os objetivos que devem ser alcançados em 12 meses, incluindo os obstáculos que precisam ser superados e os recursos necessários. Nesse ponto, não podemos deixar de lado a seguinte pergunta: o que é preciso para alcançar os objetivos?

Durante esse levantamento de informações, aproveite para identificar oportunidades e dificuldades, assim será mais fácil preparar a equipe, evitando situações inesperadas. 

Os dados devem ser utilizados como guia para direcionar o caminho que o empreendedor deseja seguir. Isso não significa que as metas precisam ser batidas custe o que custar, mas que esse é o norte que precisa ser seguido, pensando na saúde financeira do negócio

Cogitar mudanças econômicas e possíveis aumentos de custo também são dicas válidas, afinal, é possível pensar em outros planos caso algum serviço ou produto seja impactado por variáveis externas ou internas. Com tudo isso em mãos, é o momento de começar o plano de ação!

Lembre-se: se você não transformar esses pensamentos em atitude, o resultado não vai surgir. Por isso, o plano de ação é o que torna tudo palpável. Confira outros parâmetros que precisam ser acompanhados para garantir uma boa gestão financeira:

Definição de orçamento

Conseguir definir qual será o orçamento para os próximos meses é sempre um desafio e diversas variáveis devem ser analisadas antes de cogitar um número. 

É importante mencionar que, para chegar a um valor, é preciso verificar a situação atual e ter em mente quais podem ser os cenários futuros. É fundamental saber como estão as contas, a aderência do produto/serviço no mercado e quais fatores podem mudar com o tempo. 

Lembre-se de levar em consideração as atividades que estão apresentando alta procura e aquelas opções que estão em baixa. Esse é o momento de especular e projetar mais de uma vertente. Assim, caso o orçamento original não seja possível, você já terá em mente uma segunda saída. 

Também é fundamental manter os “pés no chão” durante a análise. Pense nos cenários mais prováveis e não deixe que a ansiedade atrapalhe a visão dos objetivos e metas.

A empresa está controlando o estoque?

Outro fator que pode impactar negativamente a gestão financeira é o controle do estoque. Isso porque algumas instituições acabam deixando essa tarefa de lado, dificultando as vendas e o relacionamento com os clientes. 

Pense em uma organização que atua com o e-commerce. Quando o usuário encontra uma peça no site e realiza a compra, ele espera que o produto seja idêntico aos das imagens. Agora, como explicar para esse consumidor que a marca não será capaz de enviar a compra por falta de estoque?

Além da dor de cabeça da devolução do dinheiro ou a opção de oferecer outros itens, é possível que essa pessoa não compre mais na plataforma e não indique para nenhum amigo. 

Por isso, é essencial que o controle do estoque esteja em dia, para facilitar as vendas e servir como um direcionamento do quanto deve ou não ser investido em novos produtos. É por meio dos dados do estoque que as empresas conseguem monitorar os itens que estão tendo saída considerável, planejamento a reposição antes que acabe.

Como está o capital de giro?

Esse é outro recurso que vai direcionar o futuro, afinal, o capital de giro é o responsável por determinar se novos investimentos podem ser feitos. 

Esse valor deve ser calculado levando em consideração os gastos fixos e todo o recurso necessário para manter a empresa em funcionamento. Sendo assim, o que sobrar no caixa pode ser chamado de capital de giro. 

Porém, é importante lembrar que a utilização dessa verba requer análise e cuidado! Por isso, pense em quais investimentos serão feitos e se vale mesmo a pena diminuir a reserva.

Atenção ao fluxo de caixa

Esse é outro termo bem conhecido entre os empreendedores: o famoso fluxo de caixa. É por meio desse processo que as empresas conseguem calcular os valores que estão disponíveis para uso. 

Para manter a organização, é fundamental que todas as operações sejam registradas e que os valores mencionados estejam de acordo com as vendas e receitas. Só assim será possível contar com um panorama real do quanto está disponível, não é mesmo?

Corte os gastos desnecessários

Essa pode ser uma das funções mais desafiadoras, já que cortar gastos nunca é uma missão fácil, ainda mais quando o corte vai influenciar no trabalho de diversas pessoas. 

Entretanto, é importante mencionar que essa diminuição nos gastos precisa ser realizada de forma consciente, sem modificar a qualidade do produto ou serviço. No caso das pequenas e grandes empresas, é importante explicar aos colaboradores porque as alterações estão sendo realizadas e qual é o objetivo com essa redução dos investimentos. 

Acompanhamento dos indicadores

Por último, mas não menos importante, é o acompanhamento dos indicadores, uma das ações que será responsável por direcionar os próximos passos. 

São esses índices que vão ilustrar qual caminho está sendo tomado e quais tarefas precisam ser intensificadas. Implementar novas ferramentas e modificações no formato de trabalho são importantes, mas nenhuma dessas atitudes têm valor se não forem realizadas junto ao acompanhamento dos indicadores. 

Erros comuns na gestão financeira

Sabemos que os erros possuem um peso grandioso quando o assunto é a sobrevivência das empresas. Isso porque muitos empreendedores acabam esquecendo de calcular as perdas e como cada erro pode ser capaz de impactar diversos aspectos do negócio. 

E os números comprovam que essa dificuldade em realizar a gestão financeira acompanha organizações de todos os portes, desde as pequenas até aquelas que estão em outros patamares. 

Conforme números da Pesquisa Sobrevivência de Empresas, realizada pelo Sebrae,  29% dos microempreendedores individuais fecham negócios em até cinco anos de existência. No caso das microempresas esse índice cai para 21,6% enquanto as instituições de pequeno porte representam a valência de 17%.  A pesquisa foi realizada em 2020 levando em consideração dados da Receita Federal, junto ao levantamento de dados realizado.

Infográfico traz dados sobre empresas que fecham em até 5 anos. 29% dos microempreendedores individuais fecham seus negócios em até 5 anos, 21,6% das microempresas são fechadas em até 5 anos e 17% das pequenas empresas são fechadas no mesmo período. A fonte de dados é o Sebrae, que desenvolveu a pesquisa “Sobrevivência e mortalidade de empresas”. À esquerda, há a ilustração de uma mulher lendo um documento. A imagem usa as cores azul, verde, rosa e branco.

Confira alguns erros que podem impactar nesses números, causando até mesmo o fechamento:

Contas pessoais vs. contas empresariais 

Esse é um dos equívocos mais comuns, principalmente para quem está começando. Na correria do dia a dia, alguns empreendedores acabam misturando as contas pessoais com as da empresa, gerando muitos problemas. 

O que acontece na maioria dos casos é que sobram contas e falta dinheiro para deixar tudo em dia. Nesse ponto, o empreendedor começa a viver em um dilema, sem saber quais contas pagar. 

Por isso, não cometa o erro de juntar as contas. Tenha em mente que os gastos pessoais e a verba empresarial são situações distintas e que não devem ser misturadas.

É preciso saber cobrar os clientes

Empreendedores conversam enquanto olham para relatório financeiro. Ao fundo, há um ambiente de escritório.

Outra atividade que acaba sendo deixada de lado é a gestão de cobrança, seja por falta de tempo ou por não contar com um sistema capaz de mapear e controlar os boletos e dívidas que não foram pagas. 

Imagine a seguinte situação: um colaborador destina horas da semana para gerar e encaminhar pagamentos. Porém, quando não há a quitação da dívida, todo o tempo foi desperdiçado. 

Por isso, é fundamental contar com uma solução que seja capaz de encaminhar os boletos de forma automática, além de uma régua de cobrança, lembrando o cliente da data de vencimento.

Assim é possível direcionar tempo para estratégias de crescimento, sem se preocupar com os pagamentos. Além de ganhar na economia de tempo, o fluxo de caixa também agradece, afinal, a automatização dessa atividade pode agregar confiabilidade e uma rentabilidade maior. 

Lembre-se: quando o assunto é o processo de cobrança e pagamento, diversos aspectos estão inclusos, desde as opções de formas de pagamento até o contato com o cliente.

Falta de gerenciamento de ganhos 

Gerenciar os ganhos é tão importante quanto saber os valores das dívidas e como está o fluxo de caixa. Porém, há casos em que o ganho deixa de ser administrado, o que pode representar um sério risco. 

Existem ocasiões de empreendedores que gastam mais do que o ganho, atitude que atinge diretamente a sobrevivência do negócio. É essencial ter em mente que o ganho deve ser gasto na medida ideal, sem prejudicar a empresa.

Custos altos e retrabalho

É fato que os altos custos podem impactar diretamente a sobrevivência de qualquer organização. Mas a situação pode ser ainda pior quando o retrabalho também faz parte da rotina. 

Quando não há gestão financeira, os preços pagos por serviços e produtos podem ser superiores, dificultando o controle das dívidas e verbas. Nesses casos, o retrabalho também passa a ser algo normal para a equipe, que precisa realizar duas ou três vezes a mesma função. 

Já é possível imaginar como essas dificuldades impactam os colaboradores e a qualidade do serviço/produto oferecido, não é mesmo?

Errar no gerenciamento dos investimentos

Esse é outro exemplo muito comum e que já fez parte da rotina de alguns investidores: utilizar os ganhos para testar novos recursos, sem avaliar se essas opções eram necessárias ou benéficas. 

É claro que estar aberto para novas possibilidades é uma característica determinante para o crescimento das organizações. Entretanto, o erro está em aderir mecanismos sem avaliar qual é a melhor opção. 

A dica é buscar por inovações capazes de solucionar problemas antigos, verificando qual é a melhor opção para o porte da sua empresa e área de atuação. Assim fica mais fácil limitar os riscos, concorda?

Ferramentas para otimizar sua gestão financeira

Empreendedor fala sobre gestão financeira para outras pessoas. Ele está de pé, tem cabelos curtos e castanhos, pele clara, e veste uma camiseta de botão na cor azul. Atrás dele, há um quadro branco com algumas folhas sulfite coladas, estampando gráficos de barra e de pizza.

Após conferir todas as informações sobre gestão financeira e compreender como essa área é capaz de impactar no seu negócio, esse é o momento de conhecer uma solução que pode contribuir com a gestão de tempo, facilitando a rotina de trabalho e melhorando as taxas de pagamento e conversão. 

É muito importante contar com uma ferramenta como o Asaas, capaz de centralizar os serviços financeiros, incluindo a emissão de boletos, vendas parceladas no cartão de crédito, pagamentos por Pix e até mesmo a automatização com emissão e envio de NFS-e

Você também pode contar com o envio de notificações para os clientes, antecipação de recebíveis para melhorar o fluxo de caixa e um cartão exclusivo, sem anuidade. 

Quer saber como ter um setor de cobranças eficiente? Então confira o guia sobre gestão de cobrança!

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