Dicas de gestão financeira para dentistas e consultórios odontológicos

Na busca por um sorriso saudável e brilhante, os dentistas desempenham um papel crucial na vida dos seus clientes. Mas por trás de cada consulta odontológica, há um consultório que também precisa manter a saúde financeira. 

Por isso, a gestão financeira é um componente essencial para o sucesso de consultórios odontológicos. 

Neste artigo, vamos explorar dicas valiosas de gestão financeira para dentistas, que ajudam você a manter seu consultório em plena forma, tanto clínica quanto financeiramente. Continue lendo!

Qual a importância da gestão financeira para dentistas?

A gestão financeira é fundamental para dentistas e profissionais da área da saúde bucal, pois contribui para a saúde financeira de seus consultórios ou clínicas. 

Ela permite o controle eficiente das receitas, despesas e investimentos, auxilia na precificação de serviços, na gestão de custos com materiais e equipamentos, no pagamento de funcionários e fornecedores, e na manutenção de um fluxo de caixa saudável. 

Além disso, uma gestão financeira bem estruturada possibilita o planejamento de crescimento e a realização de investimentos necessários para oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes, garantindo a sustentabilidade do negócio a longo prazo. 

Portanto, para os dentistas, a gestão financeira não é apenas uma tarefa administrativa, mas uma estratégia essencial para o sucesso profissional e empresarial.

Como fazer gestão financeira para dentistas?

Considerando a importância da gestão financeira para os consultórios odontológicos, é possível entender que esse processo precisa ser feito com muito cuidado. De fato, a gestão financeira precisa ser feita com estratégia e preparação.

Por isso, confira quais as principais dicas que seu consultório precisa seguir para uma boa gestão financeira para dentistas:

1. Separe contas pessoais e empresariais

Uma das primeiras regras cruciais é manter suas finanças pessoais e empresariais estritamente separadas. Essa separação é fundamental para garantir a integridade financeira do consultório e facilitar a análise do seu desempenho financeiro.

Isso simplifica a contabilidade e ajuda na declaração de impostos, garantindo que você tenha uma visão clara das finanças do seu consultório. 

Além disso, ter contas separadas também evita retiradas excessivas de dinheiro do negócio, o que pode prejudicar o fluxo de caixa da clínica. 

2. Identifique gastos desnecessários

Faça uma revisão detalhada de suas despesas e identifique áreas onde você pode economizar. 

Muitas vezes, pequenos gastos mensais podem se acumular. Eliminar despesas desnecessárias pode liberar recursos para investir em equipamentos ou marketing para atrair mais pacientes, por exemplo. 

Por isso, analise os registros financeiros com cuidado, identificando despesas que podem ser reduzidas ou eliminadas sem comprometer a qualidade dos serviços odontológicos oferecidos.

3. Mantenha um bom fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a espinha dorsal de qualquer prática financeira, assim como de um consultório odontológico. Por isso, confira se suas receitas são maiores do que suas despesas, evitando a falta de dinheiro para cobrir gastos operacionais. 

Isso pode exigir um planejamento cuidadoso, como agendar pagamentos de fornecedores de acordo com suas entradas de receita. 

Porém, manter um fluxo de caixa saudável é fundamental para garantir que a clínica possa pagar contas e investir em seu crescimento de maneira consistente.

4. Saiba a diferença entre custos fixos e variáveis

Entender a distinção entre custos fixos e variáveis é fundamental para a tomada de decisões financeiras inteligentes. 

Custos fixos incluem aluguel, salários de funcionários em tempo integral e despesas regulares que permanecem constantes. Custos variáveis, como suprimentos odontológicos e despesas de marketing, podem flutuar com base na demanda do consultório. 

Saber disso permite ajustar seu orçamento conforme o necessário. Além disso, distinguir entre custos fixos e variáveis ajuda a criar um plano financeiro que seja flexível e adaptável às necessidades em constante mudança da clínica.

5. Negocie com fornecedores

Mantenha relacionamentos sólidos com seus fornecedores e não hesite em negociar preços. Fornecedores frequentes podem oferecer descontos ou prazos de pagamento estendidos. 

Isso economiza dinheiro a longo prazo, especialmente em relação a suprimentos odontológicos caros. A habilidade de negociação eficaz é uma ferramenta valiosa para reduzir custos e aumentar a eficiência financeira da clínica.

6. Calcule sua margem de lucro

Uma margem de lucro saudável é fundamental para seu sucesso financeiro. Conheça seus custos operacionais totais e calcule a margem de lucro ideal para seus procedimentos odontológicos. 

Isso ajuda a estabelecer preços que garantam um retorno adequado sobre o investimento e sustentem o crescimento do consultório. 

O cálculo da margem de lucro é uma estratégia fundamental para determinar preços competitivos e lucrativos, equilibrando as necessidades financeiras da clínica com as expectativas dos pacientes.

7. Estabeleça metas financeiras

Definir metas financeiras é uma maneira eficaz de manter o consultório no caminho certo. Determine objetivos específicos, como aumentar a receita em um determinado percentual ou reduzir despesas em uma quantia específica. 

Isso fornece um foco claro e ajuda a orientar sua tomada de decisões financeiras diárias. Além disso, ter metas bem definidas também ajuda a manter a motivação e a direção para alcançar o sucesso financeiro da sua clínica.

8. Analise os resultados a partir de dados

Utilizar dados financeiros é essencial para avaliar o desempenho do consultório. Mantenha registros detalhados e utilize ferramentas de análise financeira para identificar tendências e áreas de melhoria. 

Essas informações embasadas ajudam a tomar decisões informadas para otimizar as finanças da clínica. 

A análise de dados financeiros também fornece informações críticas para identificar oportunidades de melhoria, avaliar o sucesso das estratégias financeiras e ajustar o plano da clínica conforme necessário.

9. Mantenha seus dados organizados

A organização é a chave para uma gestão financeira eficaz. Mantenha registros financeiros organizados e atualizados, incluindo faturas, recibos e documentos fiscais. 

Isso simplifica a contabilidade e garante que você tenha acesso rápido a informações financeiras importantes sempre que precisar. 

A organização financeira é fundamental para evitar erros contábeis, garantir a conformidade fiscal e facilitar auditorias internas ou externas que possam acontecer no futuro da sua clínica.

10. Adote ferramentas de gestão

A gestão financeira do seu consultório pode ser feita de muitas maneiras, mas é essencial que seu negócio mantenha boas ferramentas de gestão para conseguir otimizar esses processos e aumentar sua eficiência operacional.

As ferramentas de gestão podem auxiliar diversas áreas da sua clínica, melhorando sua rotina e aumentando sua capacidade de escalar seus atendimentos. Confira quais as principais ferramentas que sua clínica precisa considerar:

Cadastramento de clientes

O cadastramento de clientes é parte fundamental para manter o controle das suas finanças e do seu negócio. 

Porém, você precisa ter um sistema que possua diversos para gerenciar as informações essenciais do seu consumidor, assim como o fluxo de vendas, status de pagamento, etc.

O Asaas, por exemplo, possui um sistema eficiente para que você gerencie seus clientes, realize cobranças e acompanhe os status de pagamento mensalmente.

Emissão de notas fiscais

Sua clínica também precisa contar com um bom sistema de automação para emitir notas fiscais. Afinal, o foco do seu negócio é cuidar da saúde bucal e estética dos pacientes, por isso, os processos burocráticos precisam ser simplificados e facilitados.

Sendo assim, um sistema de automação ajuda a gerenciar os processos das suas notas e ajuda a controlar esses processos fiscais que são obrigatórios para o negócio.

Controle da inadimplência de pacientes

O controle de inadimplentes é muito importante para que seu consultório possa manter uma saúde financeira estável e manter o crescimento orgânico. 

Com o Asaas, você pode cobrar seus pacientes de forma recorrente, com um sistema de notificações que envia SMS, e-mails ou mensagens de WhatsApp para avisar da necessidade de pagamento, evitando atrasos ou esquecimentos.

Além disso, você também pode usar o Asaas para negativar os pacientes inadimplentes através do Serasa, facilitando esse processo e aumentando a eficiência do seu fluxo de caixa.

Principais meios de pagamento

Como uma ferramenta de gestão financeira eficiente e completa, o Asaas permite que seu negócio ofereça os principais meios de pagamento para seus clientes. 

Assim, seus pacientes não deixam de efetuar as quitações, já que a diversidade de métodos facilita o processo. Entre os principais meios de pagamento oferecidos pelo Asaas estão:

• Pix: O Pix já é o principal meio de pagamento do Brasil. Por isso, é fundamental que seu negócio ofereça essa solução como opção para seus pacientes. Essa solução permite um recebimento instantâneo para seu caixa, evitando a inadimplência.

• Cartão de crédito: o cartão de crédito também é um método muito importante para seus pacientes, já que esse método possibilita a cobrança parcelada ou recorrente. Além disso, seus pacientes não precisam ter os recursos imediatamente, possibilitando uma organização financeira para os clientes.

• Boleto Bancário: os boletos também são um método seguro de pagamento e muito consistente. Por isso, muitos clientes optam pelo pagamento via boleto, até porque às vezes não possuem contas bancárias. Assim, o boleto pode ser uma solução fundamental para manter seu negócio estável e eficiente.

Cobrança recorrente

Você também pode utilizar o Asaas para fazer uma cobrança recorrente com seus pacientes. Dessa forma, eles podem manter as consultas em dia, realizando os pagamentos com maior facilidade e evitando a inadimplência.

Para isso, você pode utilizar a cobrança via boleto bancário ou mesmo com o cartão de crédito. 

Para essa opção, é possível utilizar a função Cobrar Agora – uma solução disponível no app do Asaas que permite cobrar seus pacientes no crédito mesmo sem maquininha do cartão.

Você quer utilizar esses e outros recursos que o Asaas oferece para manter uma boa gestão financeira dentro do seu consultório? Abra sua conta agora mesmo!