O que é plano de contas e como desenvolver para a sua empresa

Publicado em 13 de agosto, 2019 | Atualizado em 1 de setembro, 2023

A organização de uma empresa é fundamental para o seu crescimento no mercado. Para manter o lucro, sem ter prejuízos no caixa, é necessário saber administrar todos os resultados. Um método que pode ajudar nesta tarefa é o plano de contas.

Esse recurso pode ajudar no controle do seu fluxo de caixa e das suas obrigações fiscais. Tendo esses dados, você terá uma base melhor para tomadas de decisões e desenvolvimentos de estratégias que ajudem no crescimento de sua marca.

Por isso, vamos te mostrar o que é plano de contas e como você pode aplicá-lo na sua empresa. Dessa forma, você terá um sistema estruturado conforme as necessidades do seu empreendimento. Acompanhe!

O que é plano de contas?

O plano de contas é um recurso utilizado para organizar e orientar todos os trabalhos e processos contábeis de uma empresa. Você também pode conhecê-lo como elenco de contas, modelo de contas ou estrutura de contas.

Basicamente, ele auxilia na condução dos registros contábeis. Dessa forma, todas as informações financeiras da sua empresa estarão em um único lugar.

Conceito de plano de contas

Um plano de contas é uma ferramenta de registro das informações contábeis da empresa. Ele serve como um guia para classificar, controlar e relatar as transações de uma maneira sistemática e padronizada, colaborando com sua gestão fiscal.

Essas contas podem ser agrupadas em categorias, como ativos, passivos, patrimônio líquido, lucros e despesas. Além disso, não há estipulação sobre a quantidade de contas a serem incluídas no seu plano.

Ele deve ser construído conforme a situação do seu negócio. Por isso, evite pegar qualquer modelo pronto na internet. Lembre-se que aplicar um cronograma criado para outro tipo de empresa pode ser desastroso para o seu negócio.

Vale ressaltar que o plano de contas não deve ser confundido com fichas ou balanços. Ele é um conjunto de códigos, utilizado como ferramentas de organização financeira, mas não é um relatório em si.

Para que serve o plano de contas?

O plano de contas tem o objetivo de tornar a gestão financeira de uma empresa mais prática, organizada e detalhada, principalmente sobre as entradas e saídas do caixa. Essa ordenação padroniza categorias contábeis importantes para o seu negócio.

No geral, ele traz informações sobre a contabilidade, o balanço patrimonial e o fluxo de caixa. Assim, os gestores financeiros e administrativos podem ter uma visão ampla da origem e do destino de cada operação realizada.

Qual é a importância de um plano de contas bem estruturado?

O plano de contas, quando feito de maneira organizada, planejada e bem estruturada, é sinônimo de controle financeiro empresarial eficiente e saudável. Dentro do meio contábil, ele é o método mais indicado para aplicar em empresas.

Esse recurso garante diversos benefícios de grande importância. Entre eles:

Organização financeira

Construir um plano de contas pode ser muito vantajoso para a organização da sua empresa. Por meio dele, você conseguirá manter o registro de todas as suas atividades e informações financeiras.

Utilizando essa ferramenta, será possível desenvolver uma lista de obrigações e tarefas que precisam ser cumpridas. Assim, você evita que atrase ou esqueça de algo que possa gerar multas, como o Imposto de Renda.

Detalhamento de informações

Por ser um modelo rígido de controle, os registros devem conter as informações de forma detalhada. Dessa forma, os dados importantes para a empresa poderão ser acessados facilmente, colaborando com a tomada de decisões da empresa. 

Além disso, como esse método é regido por lei, adotá-lo pode facilitar a entrega de outras obrigações fiscais, evitando irregularidades jurídicas. 

Controle da inadimplência

Seu estabelecimento também pode utilizar o plano de contas para o controle da inadimplência de clientes. Com o registro dessas informações, você evita que alguma despesa, custo ou gasto passe despercebido. 

Dessa forma, será mais fácil entender exatamente quais são os valores pagos ou em débito de clientes e da sua empresa. Isso também colabora com a inovação de técnicas de cobranças, descobrindo novas formas de contato com o consumidor.

Eliminação de multas fiscais

Existem algumas obrigações fiscais empresariais que não podem ser negligenciadas. Nesta tarefa, o plano de contas pode ajudar a evitar o esquecimento das contas prestadas, ao Governo Federal, e os seus órgãos competentes.

Assim, você evita sofrer com multas ou juros por sonegação e declarações erradas, colaborando com a saúde do seu caixa.

Quais são os tipos de plano de contas?

O plano de contas é separado em três tipos: o gerencial, contábil e o referencial. Cada uma dessas categorias serve para uma forma de organização de informações. Elas envolvem dados sobre as despesas, as receitas, os ativos e os passivos. Confira:

Plano de contas Gerencial

O objetivo do plano de contas gerencial é controlar todas as entradas e saídas de dinheiro do seu caixa. A ideia é que esse registro sirva de base para sua empresa, colaborando com o entendimento dos resultados. 

A partir dele, você reúne e classifica todos os registros financeiros empresariais, tendo uma visão sobre a origem e o uso de cada operação. Assim, ele colabora com a análise de desempenho da marca.

Plano de contas Contábil

O plano de contas contábil utiliza informações mais aprofundadas sobre os processos financeiros. Ele é o único modelo que deve seguir as normas contábeis nacionais de estrutura.

Para que sua empresa tenha os relatórios econômicos obrigatórios corretos, é necessário considerar os princípios da contabilidade e a Lei nº 6.404/76. Caso seu plano de contas contábil esteja fora desse padrão, sua empresa poderá ser penalizada.

Por isso, é comum que esse plano seja desenvolvido por um contador ou uma empresa de gestão financeira.

Plano de contas Referencial

O plano referencial é uma padronização da Receita Federal, para informar todos os seus dados contábeis e receitas ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ele pode  ser utilizado como base para o plano de contas contábil, mas não é uma regra. 

Vale ressaltar que existe um modo de plano diferente para cada um dos tipos de regime tributário. Você pode conferir os modelos disponibilizados para o plano de contas referencial no site do SPED. 

Quais são os erros comuns ao criar um plano de contas?

Existem alguns erros comuns que podem ocorrer na construção de um plano de contas. Para te ajudar a evitar esses possíveis problemas, vamos te mostrar o que não deve ser feito. Isso facilitará a sua gestão financeira empresarial. Confira:

Confusão entre custos, despesas, gastos e investimentos

O principal erro dos planos de contas é a confusão do significado entre:

• Custos: contas diretamente relacionadas à produção de bens ou serviços;
• Despesas: valores necessários para a manutenção e funcionamento da empresa, que não estão diretamente ligados à produção;
• Gastos: O termo que abrange tanto os custos como as despesas;
• Investimentos: Os investimentos são gastos realizados visando obter benefícios futuros para a empresa.

Sem essa diferenciação, você pode acabar perdendo o controle financeiro do seu negócio.

Essa confusão pode levar sua gestão a tomar decisões financeiras ruins, trazendo grandes prejuízos. Por isso, é importante que o seu contador ou a empresa contratada conheça muito bem o assunto.

Falta de padronização no controle do plano de contas

A falta de padronização é outra situação que pode prejudicar a sua gestão de contas. Sem uma definição exata do que cada valor representa, sua empresa pode ter uma inconsistência nas informações, o que dificulta a comparação dos dados e a análise.

Isso pode acabar impactando negativamente seu plano de contas, tendo em vista que, dessa forma, você não terá resultados corretos sobre o seu negócio. Além disso, esse erro faz com que sua empresa gaste mais tempo nessa tarefa, atrasando outras demandas.

Deixar de incluir informações importantes

Outro ponto importante é o esquecimento de informações importantes para o plano de contas. Deixando seu relatório incompleto, você perde a oportunidade de criar estratégias mais eficientes, tendo em vista que será uma análise parcial dos dados. 

Por conta disso, seu estabelecimento pode sofrer penalidades graves, pois algumas dessas informações são parte obrigatórias do relatório. Sem elas, seu negócio pode ter que pagar multas e juros, prejudicando o seu fluxo de caixa.

Qual é a estrutura do plano de contas?

Um plano de contas é construído a partir de uma série de divisões. Cada um dos tópicos estabelecidos, representam uma parte informativa importante para o documento. Para iniciar o seu planejamento, precisamos entender os segmentos principais.

Para a construção desse modelo de plano, é ideal estruturar quatro categorias de informações: ativos, passivos, receitas e despesas.

1. Categoria de ativos

Os ativos são todos os bens e recursos do seu empreendimento, como valores a receber, dinheiro em conta-corrente etc. No plano de contas, esses ativos são subdivididos em vários grupos.

Eles são classificados em:

• ativo imobilizado: são os bens que representam um valor, mas que ainda não estão convertidos, por exemplo, imóveis;
• ativo circulante: patrimônio que já foi transformado em dinheiro ou recursos financeiros e fazem parte do seu orçamento, como conta bancária e recebíveis;
• ativo não-circulante: são as contas a serem recebidas, como aluguéis e investimentos em ações.

2. Categoria de passivos

Os passivos são todas as movimentações de cunho financeiro que resultam na diminuição do orçamento da empresa. Ou seja, é todo o dinheiro retirado do caixa que não traz um retorno, como as contas a serem pagas, os impostos e as diversas deduções. 

A subdivisão desta seção é a seguinte:

• patrimônio líquido: são todas as obrigações da empresa caso existam sócios, por exemplo, o pró-labore;
• passivo circulante: são as responsabilidades e compromissos financeiros que precisam ser pagos em um período anual ou curto prazo, como o pagamento de funcionários, adicionais, impostos, compras parceladas, entre outros;
• passivo não-circulante: representa todas as contas e valores que devem ser pagos no ano seguinte.

3. Custos de produção

Os custos de produção, por sua vez, são os montantes pagos que contribuem para o seu produto ou serviço. Ou seja, são todos os gastos para compra de novas mercadorias ou de itens que influenciam na sua prestação de serviços.

Para essa categoria, você pode considerar itens como: 

• matéria-prima;
• pagamentos de faturas de energia elétrica e água;
• compra de equipamentos;
• máquinas;
• embalagens.

4. Receitas

Já as receitas são todos os seus ganhos resultados das vendas de produtos ou da prestação de serviços. Para o seu plano de contas contábil, esse tópico pode seguir a seguinte divisão:

• receitas não-operacionais: são os ganhos que não têm relação com as atividades do seu negócio, como os juros e venda de ativos;
• receitas operacionais: como o nome indica, são os resultados das suas atividades, ou seja, prestação de serviços e venda de mercadorias.

5. Despesas de funcionamento

Por fim, as despesas de funcionamento também são separadas. Você pode considerá-las como:

• Operacionais: inclui todos os gastos necessários para suas atividades, como a mão de obra, despesas de depreciação de ativos.
• Não-operacionais: todas as despesas que não têm ligação com o funcionamento da empresa, como doações, eventos internos ou externos.

Como fazer um plano de contas de uma empresa?

Antes de estruturar um plano de contas, é preciso entender todas as informações sobre o comportamento da sua empresa. Além de facilitar a gestão financeira, essa organização traz uma vantagem competitiva ao negócio, obtendo uma análise eficiente sobre o mercado.

Dessa forma, o seu plano de contas deve ser construído considerando as seguintes questões:

• os objetivos da sua empresa em relação ao ramo de atividade e características do setor de atuação;
• o tamanho do seu negócio;
• toda a estrutura patrimonial que faz parte do balanço;
• o sistema contábil utilizado e executado conforme os recursos da empresa.

Abaixo, vamos disponibilizar dois tipos de modelos de planos de contas: o simplificado e o detalhado A principal diferença entre eles é a quantidade de informações dispostas em cada tópico. 

Lembre-se de estruturar esse planejamento a partir das necessidades do seu negócio. 

Plano de contas simplificado

Neste tipo de plano, as informações são mais diretas e objetivas. As principais vantagens desse modelo são: facilidade e a otimização de tempo. Afinal, com atividades financeiras mais práticas, você terá um maior controle das contas, reduzindo seus custos.

Para empresas menores, com menos complexidade em seus relatórios contábeis, um plano de contas simplificado é suficiente para atender aos requisitos legais básicos. Dessa forma, um plano de contas simplificado pode ser construído da seguinte forma:

Modelo de Plano de Contas Simplificado

Plano de contas detalhado

No plano de contas detalhado, fica mais fácil rastrear e identificar transações financeiras específicas. Nela, você deve explicar cada categoria disposta, entendendo sua base de pedidos de vendas, gastos, lucro, etc.

Com uma base de dados mais extensa, sua gestão terá mais facilidade para analisar e  acompanhar o fluxo de dinheiro na empresa. Isso ajuda na tomada de decisões de investimentos e nas estratégias de vendas.

Para ter um plano de contas mais detalhado, sua empresa pode seguir o seguinte roteiro abaixo:

Modelo de Plano de Contas detalhado

Vale ressaltar que essa estrutura pode variar conforme as necessidades de cada empresa.

Como manter a organização financeira e contábil da empresa?

A forma mais segura e eficiente para manter a sua gestão financeira bem organizada é a automatização de processos. Para colaborar neste processo, existem alguns sistemas de gestão que podem ser muito úteis, como os sistemas de gestão financeira.

Sistema de gestão financeira

Além de disponibilizar diversas formas de pagamento, um sistema de gestão financeira pode colaborar com a otimização do trabalho de seus colaboradores. Isso faz com que sua empresa consiga ser mais produtiva, trazendo um lucro maior para o seu caixa.

Antes de adquirir um software de finanças, analise bem os recursos disponibilizados pelo sistema e compare com a quantidade de dinheiro que seu negócio pode investir. Assim, você evitará pagar caro em um produto incompleto ou ineficiente.Para evitar tal prejuízo ao seu estabelecimento, você precisa entender o que é um sistema de gestão financeira e, assim, escolher o melhor para sua empresa.