Plano de contas: o que é, sua importância e como implementar

O controle financeiro de uma empresa é primordial para seu funcionamento e crescimento. No entanto, essa não é uma das tarefas mais fáceis de serem realizadas, pois são diversas informações administrativas e contábeis que precisam ser consideradas. Para manter a organização de todos os dados de um negócio, um método se torna imprescindível: o plano de contas.

Para que nenhuma informação seja desconsiderada ou perdida, é necessário ter um controle rigoroso para o acompanhamento de todas as entradas e saídas e das suas obrigações internas e externas, como o balanço patrimonial e as declarações ao fisco. Além disso, todos esses dados devem ser a sua base para tomadas de decisões e desenvolvimentos de estratégias que alavanquem a empresa.

Então, para manter a saúde financeira do seu negócio, é preciso entender do que se trata o plano de contas, os tipos que você pode utilizar e como estruturar um modelo que atenda à complexidade e necessidade do seu empreendimento. Acompanhe!

O que é um plano de contas?

Trata-se de um conjunto de contas, utilizado e organizado para orientar todas os trabalhos e processos contábeis de uma empresa. Para a elaboração desse plano, que também é conhecido como elenco de contas, modelo de contas ou estrutura de contas, é preciso estar em acordo com os princípios da contabilidade e com as diretrizes da Lei nº 6.404/76.

Essa legislação é conhecida como a Lei das S/A ou Sociedades por Ações. Trata-se de uma norma, que foi aprovada em 15 de dezembro, de 1976, que dispõe sobre as regras para as sociedades anônimas. Além de ser uma lei, é um dos guias que os contadores devem utilizar para realizar os processos contábeis nas empresas brasileiras.

Na estruturação de um plano de contas existem dois tipos: o gerencial e o contábil. Apesar de haver ordenação, não é indicado que se use qualquer modelo pronto encontrado na internet. Cada plano deve ser personalizado de acordo com as informações do seu negócio, pois um cronograma já criado pode não ser o suficiente para atender às suas necessidades e complexidade de informações.

Para isso, é seguida uma relação de códigos e classificações para o registro de todas as atividades feitas na sua empresa, ou seja, dos produtos comercializados ou serviços prestados. Além disso, não há estipulação sobre a quantidade de contas a serem incluídas no seu plano.

Como mencionamos, ele deve ser construído de acordo com as particularidades da sua empresa, pois é necessário descrever todas as informações financeiras do seu empreendimento, sem exceção. 

Vale ressaltar, que é importante não confundir o plano de contas com fichas ou balanços. Ele é conjunto de códigos utilizados como ferramenta de organização para elaboração desses documentos, mas não é um relatório em si.

O nível de dificuldade de cada plano dependerá inteira e diretamente da complexidade dos seus processos e tarefas realizadas no negócio. Para facilitar o entendimento e organização das informações, as contas são divididas em sintéticas e analíticas.

As contas sintéticas são aquelas que o saldo é calculado considerando a soma de duas ou mais contas. Em outras palavras, é o resumo de várias contas em uma só, por exemplo, as despesas administrativas do seu empreendimento, despesas tributárias, gastos com bancos e fornecedores e despesas de vendas.

Já as analíticas representam o patrimônio da empresa de maneira detalhada, por isso, é um tipo de conta em que o saldo é revelado por meio de lançamentos financeiros. Trata-se de todos os valores provenientes de algum acontecimento contábil. Para exemplificar, pense em contas de dois bancos diferentes e duplicatas a serem recebidas de clientes distintos.

Para que serve o plano de contas?

O plano de contas tem o objetivo de tornar os processos financeiros de uma empresa mais claros, organizados e detalhados, principalmente sobre as entradas e saídas do caixa. Essa ordenação padroniza categorias contábeis que são importantes para o seu negócio.

Ainda, contém informações sobre relatórios da contabilidade, do balanço patrimonial, da Demonstração de Resultados do Exercícios, a DRE, e demonstrativos de fluxo de caixa. Assim, os responsáveis por cuidar das questões financeiras e administrativas podem ter uma visão ampla da origem e do destino de cada operação realizada.

Trata-se de um método muito indicado, que auxilia na condução dos registros contábeis, para que todas as informações estejam de acordo com os princípios estabelecidos por lei.

Além, é claro, de promover uma melhor gestão financeira para quem é autônomo, obtendo conhecimento do comportamento do negócio e adequação das exigências externas, como prestação de contas ao governo Federal, Imposto de Renda etc.

O plano de contas também é utilizado para a elaboração dos orçamentos empresariais, algo essencial para qualquer tipo de empresa. Por meio dessa ferramenta poderá padronizar os seus serviços, alcançar metas e controlar o seu caixa.

Qual é a importância de um plano de contas bem estruturado?

O plano de contas, quando feito de maneira organizada, planejada e bem estruturada, é sinônimo de um controle rígido das suas informações financeiras. Essa ordenação garante diversos benefícios que são de grande importância. A seguir, entenderemos os principais pontos e motivos.

Organização

Você fica perdido com tanto boletos bancários a serem emitidos? Não sabe quais foram pagos? Além de contar com um sistema para emissão de boletos, o plano de contas é uma técnica que ajuda a manter todas as suas atividades, dados financeiros e contábeis em dia.

Por meio dessa ferramenta, que utiliza códigos e listagem, você poderá desenvolver um check list para as suas obrigações e tarefas que precisam ser cumpridas, evitando que atrase ou esqueça de algo que possa gerar multas.

Detalhamento de informações 

A importância de um plano de contas bem estruturado também se dá na ampliação do seu controle e da gestão financeira. Por ser um modelo rígido de controle, todas as informações e dados prestados são atualizados e de confiança, evitando que preste declarações equivocadas aos órgãos responsáveis.

Além disso, por ser feito seguindo os princípios da contabilidade e da Lei das S/A, o seu balanço contábil se tornará mais simples e rápido de ser feito, já que as informações do plano podem ser utilizadas como base.

Controle da inadimplência

A inadimplência é um assunto sério e a causa mortis de muitas empresas. Por isso, tanto a cobrança de clientes quanto o controle são questões de sobrevivência do seu negócio, caso contrário, tais aspectos podem se tornar um problema irreversível.

Nesse sentido, o plano de contas auxilia todo o seu trabalho contábil e administrativo, não deixando que nenhuma despesa, custo ou gasto passe despercebido. Com isso, entenderá exatamente quais são os valores em débito de clientes e da sua empresa, facilitando a sua tomada de decisão sobre as melhores maneiras de controlar esse cenário.

Eliminação de multas fiscais

Quando o assunto é tributo, o Brasil é um dos países mais complexos, já que existem 94 tipos de tributações. Portanto, a transparência das suas informações e o controle dos dados são fatores fundamentais ao lidar com o fisco e demais atividades que devem ser prestadas ao Governo Federal e os seus órgãos competentes.

Nesse contexto, destacamos mais uma importância do plano, que é a de manter a organização e rígido domínio sobre as informações fornecidas. Assim, evita sofrer com multas por sonegação e declarações erradas.

Quais são os principais erros cometidos ao implantar um plano?

Os erros cometidos no desenvolvimento ou acompanhamento do plano de contas, por mais que pareçam inofensivos, podem gerar informações equivocadas e controles inadequados. Tudo isso, no fim das contas, prejudicará não só o seu controle, mas também a sua empresa, como um todo. Então, é fator de atenção focar em alguns pontos.

Confusão entre entre custos, despesas, gastos e investimentos

O principal erro cometido é confundir ou tratar como sinônimos os conceitos de custos, despesas, gastos e investimentos. Tais equívocos acabam gerando controles inadequados e decisões que prejudicam a sua empresa em vez de beneficiar.

Os gastos são todos os valores desembolsados pela sua empresa, ou seja, todo o dinheiro retirado do seu caixa. Então, se analisarmos esse conceito, os investimentos e despesas são gastos. Sendo assim, sempre que for avaliar os seus gastos, considere as aplicações financeiras, os custos e as despesas.

Portanto, para facilitar o seu entendimento e organização, tenha em mente que os gastos são separados em três subgrupos: as despesas, os custos e os investimentos.

Esse indicador é uma das maneiras de avaliar o quanto a sua empresa tem gastado mensalmente ou em diferentes períodos, já que representa o montante total do dinheiro tirado do empreendimento. Essa informação é valiosa para traçar metas de redução de gastos e estratégias para melhorar os indicadores de desempenho financeiro.

Já as despesas são todos os valores gastos para manter a estrutura do seu negócio em funcionamento adequado e saudável, mas que não contribuem para a aquisição de novos produtos ou disponibilização dos seus serviços. Por isso, dizemos que é para a manutenção da sua estrutura e funcionamento.

Como exemplos podemos citar: valores direcionados para a administração, setor comercial e marketing e financeiro. Apesar de não contribuírem diretamente para a produção de itens para venda ou prestação dos seus serviços, as despesas colaboram para o aumento da sua receita. 

Para o controle e planejamento financeiro adequado é importante que esse conceito seja separado em fixo e variável.

Sendo as despesas fixas aquelas que não se alteram em razão do período do ano, volume de vendas ou outros acontecimentos e as variáveis as que se alteram conforme o volume produzido ou vendido, como as comissões de vendedores.

Os custos por sua vez, são os montantes pagos que contribuem para o seu produto ou serviço. Em outras palavras, são todos os gastos para compra de novas mercadorias ou de itens que influenciam na sua prestação de serviços, como matéria-prima, aquisição de máquinas e equipamentos, pagamentos de faturas de energia elétrica, entre outros.

Por fim, investimento é todo o dinheiro retirado do seu caixa na intenção de aumentar os seus lucros, por exemplo, trocar a sua localização para ter acesso a novas oportunidades de negócio e expansão da sua empresa para atender uma maior número de clientes.

Falta de padronização no controle do plano de contas

O segundo erro é inteiramente resultado da falta de organização na gestão e alinhamento de toda a sua equipe. Para não gerar informações inadequadas e equivocadas, a nomenclatura utilizada em uma conta, deve ser a mesma usada por todos os responsáveis. 

Caso a sua empresa não tenha funcionário, atente para não mudar essa organização a cada vez que for atualizar o seu modelo de contas. 

Então, é parte básica e fundamental padronizar os códigos e nomes utilizados em cada conta, para que os envolvidos não utilizem sistemas diferentes e isso acabe resultando em erros, desvios e confusões que prejudicam a prestação de contas ao fisco e a sua gestão.

Deixar de incluir informações importantes

Como dito, o plano de contas será utilizado para a elaboração de diferentes relatórios contábeis, como o fluxo de caixa, balanço patrimonial e DRE. À vista disso, é importante que o seu modelo de contas contemple e disponibilize as informações necessárias para a elaboração desses documentos.

Para não cometer o deslize de deixar dados importantes e valiosos passarem despercebidos, utilize os resultados das métricas e avaliações obtidos na sua empresa, pois eles contemplam informações sobre o desempenho financeiro e administrativo do negócio.

Quais são os tipos de planos de contas?

O plano de contas é separado em três tipos: o gerencial, contábil e o referencial. Essa divisão foi feita para garantir mais organização de informações, que são as despesas, as receitas, os ativos e os passivos.

Sendo assim, é necessário entender cada um deles, separadamente, para não construir o seu elenco de contas de maneira inadequada, já que cada tipo contempla um conjunto diferente de informações do seu empreendimento.

Plano de contas gerencial

O objetivo é controlar todas as entradas e saídas do seu negócio. Com isso, terá uma base importante para tomar decisões sobre o seu orçamento, o planejamento financeiro e poderá estruturar as suas contas considerando as prioridades e necessidades da sua empresa.

Em outras palavras, o elenco gerencial visa viabilizar os resultados financeiros, patrimoniais e econômicos. A principal característica desse modelo é a riqueza das informações, ou seja, o detalhamento em relação às suas atividades. Será no plano gerencial que você incluirá as contas sintéticas e analíticas.

Ainda, quando bem estruturado e implantado, garante mais agilidade na sua gestão, informações mais precisas, atualizadas e seguras. Assim, terá mais rapidez na elaboração de relatórios financeiros, já que terá uma visão detalhada sobre todas as movimentações bancárias.

Plano de contas contábil

Este é mais complexo se comparado com o gerencial, pois as informações são mais detalhadas e aprofundadas. A principal diferença entre os dois tipos é que o modelo contábil é obrigatório para que todas as empresas possam estar em dia com o fisco e as legislações, enquanto o gerencial é voltado para análise de desempenho.

Normalmente, o elenco de contas contábil é desenvolvido por um contador da empresa ou contratado, já que é necessário considerar as normas vigentes, incluindo os princípios da contabilidade e a Lei nº 6.404/76.

Para a construção desse modelo de plano, é ideal estruturar quatro conjuntos de informações: os ativos e passivos e as receitas e despesas. Os ativos são todos os bens e recursos do seu empreendimento, como valores a receber, dinheiro em conta-corrente, entre outros. Para a classificação de cada patrimônio, ele é subdividido em:

  • ativo imobilizado: são os bens que representam um valor, mas que ainda não estão convertidos, por exemplo, imóveis;
  • ativo circulante: patrimônio que já foi transformado em dinheiro ou recursos financeiros e fazem parte do seu orçamento, como conta bancária e recebíveis;
  • ativo não-circulante: são as contas a serem recebidas no ano seguinte. 

Os passivos são todas as movimentações de cunho financeiro que resultam na diminuição do orçamento da empresa, ou seja, é todo o dinheiro retirado do caixa, mas que, diretamente, não tem retorno, como as contas a serem pagas, os impostos e as diversas deduções. A subdivisão desta seção é a seguinte:

  • patrimônio líquido: são todas as obrigações da empresa caso existam sócios, por exemplo, o pró-labore;
  • passivo circulante: são as responsabilidades e compromissos financeiros que precisam ser pagos dentro de um período anual ou curto prazo, como o pagamento de funcionários, adicionais, impostos, compras parceladas, entre outros;
  • passivo não-circulante: representa todas as contas e valores que devem ser pagos no ano seguinte. 

Já as receitas, que são todos os seus ganhos resultados das vendas de produtos ou da prestação de serviços, seguem a seguinte estrutura no plano de contas contábil:

  • receitas não-operacionais: são os ganhos que não têm relação com as atividades do seu negócio, como os juros e venda de ativos;
  • receitas operacionais: como o nome indica, são os resultados das suas atividades, ou seja, prestação de serviços e venda de mercadorias.

Por fim, as despesas também são separadas em operacionais e não-operacionais. O primeiro conceito representa todos os gastos que são resultado das suas atividades, como a compra de equipamentos, ferramentas e insumos. 

As despesas não-operacionais não têm ligação com o funcionamento da empresa e podem ser doações ou parte de algum evento ou causa.

Plano de contas referencial

O plano referencial é, na verdade, uma padronização da Receita Federal, com a finalidade de informar todos os seus dados contábeis e receitas ao Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED.

Esse é um elenco obrigatório para todas as empresas, sendo que também deve ser utilizado como embasamento para a estruturação do plano de contas contábil. Vale ressaltar que existe um modelo diferente para cada um dos tipos de regime tributário.

Contudo, desde o ano de 2009, o plano referencial começou a sofrer críticas por profissionais da área de contabilidade. As alegações são sobre diversas divergências de informações nos modelos, que acabavam ocasionado em erros. Mais tarde, em 2014, ele deixou de ser obrigatório no SPED.

Como construir e implantar um plano de contas?

Antes de estruturar um plano de contas, é necessário que tenha todos os dados e informações, bem como conhecimento amplo sobre o comportamento da sua empresa. Afinal, é preciso levantar todos os custos, despesas, investimentos e patrimônios. 

Com tudo isso em mãos, o seu plano de contas deve ser construído levando em consideração:

  • os objetivos da sua empresa em relação ao ramo de atividade e características do setor de atuação;
  • o tamanho do seu negócio;
  • toda a estrutura patrimonial que faz parte do balanço;
  • o sistema contábil utilizado e executado conforme os recursos da empresa. 

Para a implantação, é necessário que se desenvolva uma verdadeira cultura de organização e padronização. Caso contrário, o seu elenco terá informações erradas ou uma estruturação inadequada que prejudicará a sua prestação de informações e controle financeiro.

Nesse contexto, não podemos deixar de citar a importância não só de manter os dados da empresa em dia, mas também de fazer um cadastro de clientes, para que possa controlar os recebimentos, o pagamento de boletos e até mesmo a inadimplência dos consumidores. Afinal, essas são informações que fazem toda a diferença na composição do seu plano.

Outra dica de implantação é contar com a tecnologia. Como vimos, o elenco de contas é composto por códigos e divisões complexas e isso acaba tornando o controle por meio de planilhas muito limitado. Dessa maneira, terá mais agilidade na estruturação do seu plano, fato esse que facilitará toda a sua prestação de contas ao Governo.

O plano de contas é uma ferramenta imprescindível não só no sentido de estar em dia e atender as legislações e normas vigentes, mas também na organização e controle de todas as informações financeiras da sua empresa. Se você é autônomo e é o responsável pela maior parte dos processos gerenciais, esses modelos se tornam ainda mais importantes para a agilidade e ordenação de informações.

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O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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