Gestão financeira para autônomos

 

Quando se trabalha sozinho, saber lidar com o dinheiro é algo extremamente importante. Afinal, profissionais autônomos têm inúmeras responsabilidades, e o retorno positivo do seu trabalho depende exclusivamente deles. Portanto, ter uma gestão financeira para autônomos eficiente vai fazer toda a diferença no seu negócio.

Mesmo porque o autônomo enfrenta muitos desafios ao longo da sua carreira, e se as suas finanças não estiverem em ordem, a probabilidade de o negócio ter que fechar as portas aumenta.

Tendo isso em mente, para ter uma gestão financeira para autônomos, é preciso seguir vários passos, os quais descrevemos, detalhadamente, neste e-book. Quer saber mais? Continue lendo e confira!

1. A importância da gestão financeira para autônomos

Sobretudo, a grande dificuldade para vencer os desafios à frente do negócio se dá pela falta de conhecimento e experiência do profissional autônomo ou, até mesmo, pela falta de confiança para gerir seus recursos e realizar novos investimentos capazes de fazer o seu negócio expandir.

Com isso, o autônomo pode acumular diversos prejuízos ao:

  • perder o controle das suas despesas;
  • ter que recorrer às linhas de créditos que possuem juros altíssimos (como, cheque especial);
  • comprometer ainda mais as finanças da empresa.

De início, você precisa entender que as suas receitas serão variáveis, ou seja, haverá meses que você vai receber uma quantia maior e, em outros, ela será menor. Isso é o que chamamos de sazonalidade do negócio.

Grosso modo, isso significa que existem períodos do ano nos quais sua empresa vai vender mais. Por exemplo: uma papelaria registra aumento nas vendas nos meses de janeiro e fevereiro, que é o período de volta às aulas. Nos meses subsequentes, o número de vendas diminui.

Por esse motivo, você precisa se preparar para esses períodos de redução das vendas. O que só é possível com uma gestão financeira eficiente. Isso porque ela é a base de qualquer negócio, pois os demais departamentos da empresa dependem dela para realizar novos investimentos e arcar com os seus compromissos.

1.1. Objetivos da gestão financeira

Os principais objetivos da gestão financeira são melhorar os resultados da empresa e aumentar o valor do seu patrimônio, por meio dos lucros líquidos obtidos das vendas ou pela prestação de serviços.

Assim, uma gestão financeira eficiente vai proporcionar a você mais segurança nas negociações. Por meio dela, você saberá, exatamente, quando e onde investir. Sem contar que as suas dívidas vão ficar em dia, evitando o atraso das contas a pagar.

Ademais, tenha em mente que ser um profissional autônomo não significa que você vai trabalhar a vida inteira. Se houver uma boa gestão financeira, você pode se programar e garantir uma aposentadoria tranquila. E. se souber gerir bem as suas finanças, será possível viver como qualquer outra pessoa que tenha uma renda estável.

Além disso, a gestão financeira é importante para manter a estabilidade do seu negócio. Com o passar do tempo, será necessário realizar novos investimentos, como:

  • compra de mercadorias;
  • reforma do estabelecimento;
  • aquisição de novos equipamentos etc.

Sem isso, a sua empresa não vai conseguir crescer, permanecendo estagnada, e você verá as suas vendas diminuindo dia após dia.

Sem contar, que em meio a períodos de crise econômica — como a que o nosso país vive atualmente —, ter uma boa gestão financeira se torna essencial, pois, se ela for eficiente, vai ficar mais fácil superar esses momentos difíceis sem ter que diminuir o seu quadro de funcionários, ou pior: ter que fechar as portas.

2. Os desafios das finanças

Embora o autônomo tenha várias vantagens — como a flexibilidade de horário, a possibilidade de decidir quando vai sair de férias etc. —, ele também enfrenta diversos desafios. De fato, gerir o seu próprio negócio traz algumas preocupações e responsabilidades que você não teria caso trabalhasse como empregado em outra empresa.

Para começar, é preciso ter dinheiro para investir. E é nesse momento que muitos autônomos cometem erros. De início, é preciso analisar quais serão os custos que envolvem o desenvolvimento do seu negócio, como:

  • computador;
  • aluguel;
  • internet;
  • cartões de visita etc.

Muitas pessoas esquecem de calcular esses custos, e acabam se endividando antes mesmo de o negócio começar a gerar lucro.

Da mesma forma, saber definir os preços dos seus produtos ou serviços é outro desafio para o qual o profissional autônomo deve estar preparado. Para isso, você precisa analisar:

  • quais foram os custos da mercadoria;
  • quanto você vai gastar para vender o seu produto (com campanhas de marketing, folders etc.);
  • qual o lucro que você deseja obter com determinada venda.

A soma de todos esses dados vai definir o valor ideal do seu produto ou serviço. Por isso, definir a sua precificação de acordo com os preços praticados pela concorrência é uma péssima ideia. Se o seu produto ficar um pouco mais caro, agregue valor a ele. Mostre que é uma mercadoria de qualidade, por exemplo.

Outro desafio muito sério diz respeito à cobrança dos clientes inadimplentes. A princípio, você precisa saber que a cobrança é um direito seu. Procure realizar uma abordagem objetiva, mas com muita educação. Mostre ao seu cliente os benefícios que ele perde ao se tornar um inadimplente e facilite as condições de pagamento — desde que não prejudique a gestão financeira do seu negócio, é claro.

3. Como fazer um controle financeiro

O controle financeiro consiste em verificar se tudo o que foi planejado está sendo executado da melhor maneira possível. Caso haja problemas, por meio dele você vai conseguir verificar quais são as medidas ou estratégias necessárias para corrigir cada situação.

Para realizá-lo de maneira eficiente, é preciso seguir alguns passos. Acompanhe!

3.1. Registrar todas as movimentações

Para realizar um controle financeiro com eficiência, é fundamental que haja o registro de todas as movimentações. Tendo isso em vista, separe todas as suas despesas fixas e variáveis.

As fixas são todas aquelas que não possuem um prazo para acabar, ou seja, que você tem que pagar enquanto estiver utilizando o serviço. Por exemplo:

  • internet;
  • impostos;
  • luz;
  • água;
  • aluguel, entre outros.

Já as despesas variáveis são todas aquelas que possuem um prazo para acabar. É o caso de:

  • empréstimos;
  • financiamentos;
  • fornecedores etc.

Por fim, as receitas também devem ser registradas, pois, somente assim, você vai conseguir mensurar quais investimentos poderão ser realizados no futuro.

3.2. Analisar diariamente o fluxo de caixa

O fluxo de caixa tem a finalidade de controlar e planejar as entradas e saídas do seu caixa. Portanto, é imprescindível que ele seja analisado diariamente. Somente assim, você vai conseguir realizar um planejamento financeiro eficaz.

Por meio dessa análise, você consegue identificar — entre outras informações relevantes, que podem livrar a sua empresa de grandes prejuízos — se:

  • há algum erro de cálculo no seu controle;
  • houve algum cadastro de pagamento ou recebimento equivocado;
  • houve alguma fraude etc.

3.3. Lucratividade do negócio

Com o controle financeiro, você também vai conseguir verificar se o seu negócio está conseguindo gerar lucro necessário para arcar com os todos os compromissos da empresa, realizar novos investimentos e é claro, pagar o seu salário mensal.

Somente com esse controle, você vai conseguir tomar decisões corretas, que farão seu negócio crescer, ao invés de sufocar.

4. Dicas para organização financeira para autônomos

Agora que você já entendeu a importância da gestão financeira, os desafios das finanças e sabe como realizar um controle financeiro eficiente, vamos mostrar 8 dicas que são consideradas essenciais para organizar a sua gestão financeira. Confira!

4.1. Faça um planejamento financeiro

O planejamento financeiro é essencial para o crescimento do seu negócio. Mesmo as empresas que têm caixa positivo estão sujeitas a falhas quando não têm um bom planejamento financeiro. Afinal, é ele que vai apontar qual é o melhor caminho a ser seguido — seja para realizar novos investimentos, seja para expandir o seu negócio.

Não tenha dúvidas: quando uma pessoa decide entrar no mercado para oferecer seus produtos ou serviços, ela precisa ter um modelo de negócio que seja suficiente para manter o bom funcionamento da empresa.

Nesse sentido, o planejamento financeiro vem para fazer com que os investimentos feitos pela empresa gerem um retorno positivo. Em outras palavras, um bom planejamento deve conter informações relevantes, que determinem como empresa deve direcionar os seus recursos e como eles podem se transformar em lucro.

Dessa forma, você consegue ter uma noção de quanto tem custado cada operação e do quanto você precisa faturar, para que o seu caixa não feche “no vermelho”, evitando problemas financeiros futuros, que poderiam pôr em risco o crescimento do seu negócio.

Em suma, com um planejamento financeiro eficiente, você vai conseguir verificar até onde a sua empresa pode chegar. Assim, também é possível eliminar futuras ameaças, criando estratégias para evitar que elas aconteçam.

4.2. Elimine os gastos supérfluos

Com base no planejamento, você também vai conseguir identificar se existem exageros nos gastos da empresa. Ou seja, os gastos supérfluos: todas aquelas despesas que sua empresa possui, mas que não são tão importantes para as atividades dela. Por isso, isso é de suma importância que você os identifique e os elimine o mais rápido possível, pois esse dinheiro pode ser direcionado a outro setor capaz de proporcionar um retorno maior.

Inclusive, identificar como se dá o desperdício de dinheiro é o primeiro passo, uma vez que ele pode acabar com a lucratividade do seu negócio. Para evitar que isso aconteça, verifique se o gasto excessivo está na luz ou na água, ou ainda no transporte desnecessário de produtos, por exemplo.

Também é preciso manter o controle no momento em que o corte de gastos for realizado, para que isso não afete a qualidade dos serviços prestados. Portanto, comece pelos itens menos importantes e continue eliminando-os, gradativamente, para não sacrificar a produtividade do seu negócio.

Além dos gastos básicos, verifique ainda se não existe gasto excessivo com materiais de escritório, como papel, canetas, impressões desnecessárias etc. Em seguida, crie soluções criativas para diminuir os desperdícios.

Por exemplo: se a sua empresa tem um gasto alto com a aquisição de folhas A4 e tinta para impressão, uma boa solução é configurar a sua impressora para imprimir “frente e verso”. Se o problema está na conta de energia elétrica, certifique-se de que todos os aparelhos eletrônicos estão fora da tomada quando não são utilizados. Principalmente, ao final do expediente.

4.3. Não misture as finanças pessoais com as empresariais

Misturar as finanças pessoais com as empresariais é um erro cometido pela maioria dos profissionais autônomos, inclusive, os mais experientes. Mas não é por isso que esse problema deve ser entendido como uma situação comum no mundo dos negócios e que não há problema nenhum se você deixar de solucioná-lo.

Muito pelo contrário. Esse é um tipo de problema que prejudica — e muito! — o desenvolvimento da empresa e faz com que o autônomo perca o controle das suas finanças. Consequentemente, ele não vai conseguir arcar com todos os compromissos da empresa.

Para resolver essa situação, a primeira atitude a ser tomada é criar um pró-labore para você. Por meio dele, você estabelece um valor que achar justo para receber todos os meses, e então, realiza o seu planejamento financeiro pessoal, baseado nessa renda previamente definida.

Em contrapartida, fazer retiradas do caixa sempre que bem entender, não é uma boa prática de gestão financeira. Dessa forma, sempre há o risco de chegar o dia em que você vai precisar do dinheiro para pagar um fornecedor ou qualquer outro compromisso, e não terá o valor suficiente porque você utilizou para quitar um débito pessoal.

Nesse momento, é importante que você seja muito disciplinado, para não fazer retiradas pessoais do seu caixa. Lembre-se: fazer o seu negócio crescer, depende exclusivamente de você.

4.4. Estabeleça metas

As metas são responsáveis por determinar onde a sua empresa deve chegar. Porém, ao estabelecê-las, é necessário que elas tenham prazos reais e sejam possíveis de alcançar.

Quanto ao primeiro aspecto, elas podem de ser de curto, médio ou longo prazo. Inclusive, se você já tiver o planejamento financeiro em mãos, fica mais fácil determinar os seus objetivos, pois saberá exatamente quanto poderá investir.

Já em relação ao segundo, além de manter o foco da gestão, as metas também são responsáveis por motivar o profissional. Por isso é tão importante que você determine prazos reais para cumpri-las.

Por exemplo: a sua meta é abrir uma filial do seu negócio em outra cidade. Então, você deve estabelecer um prazo maior para atingir esse objetivo. Porém, com o passar do tempo, você percebe que esse prazo não foi suficiente para alcançar o seu objetivo e fica frustrado por isso.

Nesse caso, quando você toma decisões equivocadas, as chances de o objetivo ser alcançado diminuem. Muitos profissionais autônomos ficam desmotivados nessa situação e desistem dos seus objetivos por não conseguir alcançá-los.

Mas o que eles não percebem é que essas metas não estão sendo alcançadas porque os prazos para atingi-las não coincidem com a realidade do negócio.

Portanto, não se esqueça: determine metas que você sabe que a sua empresa tem condições de alcançar. Por menores que sejam, com o passar do tempo, elas se tornarão muito relevantes para o crescimento do negócio.

4.5. Tenha uma reserva de emergência

A reserva de emergência é negligenciada pela maioria das pessoas, mas é ela quem tem salvado muitos profissionais autônomos na hora do desespero. No entanto, todos os negócios estão sujeitos a erros e imprevistos. Com o seu, não é diferente. Por isso, é importante que você se conscientize da importância de ter uma reserva financeira.

Assim como a sua empresa, você também tem contas para pagar, as quais não podem atrasar, não é verdade? Quando se trabalha sozinho, os riscos de não conseguir receber a mesma quantia todos os meses ainda é grande. É nessa situação que a reserva de emergência entra.

Você deve estar pensando: qual quantia deve ser ideal para a reserva? Pois bem, esse cálculo é muito simples. Você só precisa realizar uma média do quanto você precisa para arcar com os seus compromissos mensais, e então multiplicá-los por, no mínimo 12 meses.

Por exemplo: se seus gastos são de R$ 4.000,00 mensais, a sua reserva de emergência deverá ser de R$ 48.000,00.

De início, pode parecer um valor exorbitante para uma reserva, mas ela será muito útil, caso você enfrente algum imprevisto financeiro. Além disso, a reserva de emergência livra-o da necessidade de recorrer a empréstimos ou outras linhas de crédito que possuem juros exorbitantes.

4.6. Não atrase o pagamento dos seus impostos

Ao atrasar o pagamento dos seus impostos, além de juros altos, você fica sujeito a se tornar réu em um processo de execução fiscal.

Com isso, as suas despesas vão aumentar, pois além de ter que pagar a dívida com a autarquia credora (União, Estado ou Município), você também deverá pagar as custas de cartório, que são as despesas que o escrivão teve com a emissão de cartas, autuação do processo, oficial de justiça e várias outras despesas que são calculadas de acordo com o valor da sua dívida.

O processo de execução fiscal funciona da seguinte forma: o executado é citado para pagar a dívida em 5 dias. Se nesse período, a dívida continuar em aberto, o juiz determinará ao oficial de justiça que se dirija até a sua empresa e realize a penhora de todos os bens até que o valor do débito seja suprido.

Feito isso, esses bens serão avaliados e levados a leilão. Caso a empresa não tenha bens suficiente para pagar a dívida, o juiz determinará que o profissional autônomo integre à lide (processo) como executado também.

Então, novamente o oficial de justiça vai realizar novas penhoras de bens em nome do autônomo, até que o valor do débito seja pago.

Percebeu o quanto a situação torna-se delicada? Se a sua empresa possui dívidas com impostos, procure a autarquia credora para solucionar essa situação o quanto antes.

É importante também saber que essas autarquias costumam liberar o REFIS anualmente, que é um programa de incentivo ao pagamento de impostos em atraso, sem o acréscimo de juros. Basta você procurar o seu credor e se informar sobre essa oportunidade.

4.7. Esqueça as planilhas manuais

As planilhas manuais tornam a sua gestão financeira sujeita a erros, os quais podem comprometer o futuro do seu empreendimento. O ideal é que você invista em um software de gestão que facilite todo o processo de finanças do seu negócio.

Com o software você pode gerar relatórios exatos, com gráficos e informações relevantes, as quais facilitam a tomada de decisão, tornando-a mais rápida e precisa.

Sem contar que você pode acessar os seus recursos, quando e onde estiver. Afinal, a maioria dessas tecnologias podem ser acessadas de dispositivos móveis (tablets ou smartphones), sem precisar ficar na dependência das informações de um único computador, por exemplo.

Outro fator importante do software é a segurança. Nas planilhas tradicionais de Excel, qualquer pessoa que tiver acesso ao seu desktop, pode inserir e retirar informações importantes, que podem confundir e prejudicar o seu controle financeiro. Por outro lado, para acessar o software você terá um login e uma senha. Assim, seus dados ficarão muito mais protegidos.

4.8. Organize suas férias

As férias também são importantes para o profissional autônomo, por isso elas precisam ser incluídas no seu planejamento financeiro, sendo essencial que ela seja planejada, antecipadamente. Até porque ter alguns dias de descanso farão bem para a sua saúde.

As férias devem ser programadas em um período do ano mais tranquilo para a sua empresa, ou seja, em épocas que a demanda de serviço é menor.

Verifique seu controle financeiro e analise todos os seus gastos e ganhos. Se possível, aumente a sua produtividade para antecipar as suas entregas, para que você tenha dias disponíveis para viajar, sem preocupações.

Analise ainda qual estratégia você vai usar. Pode ser que você não queira tirar os 30 dias, para diminuir o período no qual a sua empresa não funcionará e viajar para um lugar ou estabelecer uma programação que custe um pouco mais. Outra opção é tirar os 30 dias, mas escolher um lugar mais em conta para descansar.

Como você viu ao longo deste artigo, a gestão financeira para autônomos não tem muito segredo. Basta ter foco, disciplina e dedicação na hora de concluir as suas atividades. E lembre-se: todos os passos aqui demonstrados são cruciais para o bom desenvolvimento do seu negócio. Nada pode ser deixado para trás.

Muitas vezes, a insegurança pode “bater à sua porta”, mas se você tiver todos os processos funcionando dentro do seu planejamento financeiro, não tem com o que você se preocupar.

Assim, uma boa gestão financeira garante o crescimento da sua empresa, independentemente, da situação econômica ou política do país. Afinal, você estará seguro, caso ocorram imprevistos.

Lembre-se sempre: o sucesso da sua empresa depende exclusivamente da sua dedicação. Por isso, a realização de uma gestão financeira eficiente torna-se tão fundamental.

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O Autor
Vice-presidente no Asaas
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