Tudo que você precisa saber sobre sistema ERP

por ERP

Publicado em 5 de dezembro, 2017 | Atualizado em 19 de fevereiro, 2024

Você sabe qual  a importância de um sistema ERP para sua empresa? Uma grande vantagem na implantação de um sistema ERP é a possibilidade de investir o tempo em tarefas estratégicas, em vez de focar nas operacionais.

Entre as soluções tecnológicas mais eficientes, está o sistema ERP. A plataforma é uma saída moderna para gerenciar dados empresariais.

Atividades que antes levavam horas, passam a ser executadas em questão de minutos. A tecnologia do sistema elimina a necessidade de consultar diversas planilhas e ainda permite alinhar todas as informações em uma só plataforma. Considerando isso, continue lendo e entenda mais sobre o sistema ERP e suas funcionalidades:

O que é um sistema ERP?

Em tradução literal, o nome dado ao sistema quer dizer “Planejamento dos recursos da empresa”. Ou seja, o sistema ERP é um software desenvolvido para integrar múltiplos departamentos de uma empresa, possibilitando um fluxo único de informações, contínuo e resistente.

O ERP possui diversos módulos, integrados entre si em uma base única, porém, não redundante.

Cada um desses módulos abrange um setor da empresa e a integração permite que a gestão entenda os processos relacionados à operacionalidade da empresa

Isso dá respaldo para as tomadas de decisão em todas as áreas da empresa, cooperando para a quebra das barreiras criadas pelo modelo de estruturas departamentais.

Para que serve o sistema ERP?

O sistema ERP serve para dar uma visão total da empresa e agregar os muitos processos em um só lugar. Todos os canais da empresa, além de suas transações e atividades, ficam registrados na mesma plataforma, facilitando eventuais consultas e permitindo uma análise completa da saúde empresarial.

Para empresas que estão focadas em automatização e possuem controle administrativo como uma característica do negócio, o sistema ERP é a escolha ideal.

Essa plataforma é perfeita para quem quer visualizar a companhia de forma panorâmica, conectar setores e elevar o potencial tecnológico da organização.

Mas antes de simplesmente adotar um sistema ERP, é preciso considerar que, quando a empresa não possui pessoal especializado no administrativo, as múltiplas funções do ERP podem acabar inutilizadas.

Profissionais autônomos, por exemplo, não costumam demandar esse tipo de tecnologia em seus negócios. Mas vale pensar em ferramentas digitais para microempreendedor individual.

Qual é a importância do ERP para empresas?

O IDG Research Services realizou um estudo sobre a eficácia de dados em empresas que usam ERP.

A pesquisa teve como foco avaliar como o investimento em sistemas ERP pode influenciar nos resultados de uma empresa, considerando acessibilidade, usabilidade, inteligência e qualidade relacionados à manipulação de dados.

A pesquisa entrevistou 300 empresas de médio porte e revelou que as instituições que usam um sistema ERP e operam em alta performance chegam a 35% de crescimento anual.

Além disso, o estudo mostrou que uma melhora na inteligência de dados pode levar a empresa a ter um aumento anual de até 2,2% na receita.

  • Impacto no crescimento da empresa: Além de melhorar os processos empresariais e levar a marca para mais perto de seus clientes, os recursos digitais agora são também vistos como diferenciais competitivos. O consumidor está de olho nas empresas que contam com automação.
  • Controle facilitado e autonomia: O acesso ao controle é facilitado e, com isso, a empresa ganha mais autonomia no controle dos processos.
  • Integração simples: Permitem integrar todas as informações e os módulos de processamento em uma única plataforma.
  • Base de dados: o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) tem por princípio utilizar a mesma base de dados para todos os setores da empresa, armazenando nela todo tipo de elemento.

Quais são os tipos de ERP?

Existem diversos tipos de ERP, cada um projetado para atender às necessidades específicas de diferentes setores e tamanhos de empresas. Alguns dos tipos mais comuns incluem:

  • ERP por setor: Adaptados para atender às demandas particulares de setores específicos, como manufatura, varejo, saúde ou serviços.
  • ERP por porte da empresa: Alguns sistemas são dimensionados para atender às exigências de pequenas, médias ou grandes empresas, considerando a complexidade e o volume de operações.
  • ERP na nuvem: Com o avanço da tecnologia, muitas soluções ERP migraram para ambientes de nuvem, oferecendo maior flexibilidade, escalabilidade e acessibilidade remota.
  • ERP Open Source: Sistemas ERP de código aberto, nos quais o código-fonte é disponibilizado publicamente, permitindo personalizações e modificações pelos usuários.
  • ERP para mobile: Com o aumento do trabalho remoto e a mobilidade corporativa, há ERP adaptados para dispositivos móveis, garantindo acesso a informações críticas em qualquer lugar.

Quais vantagens de utilizar um sistema ERP?

Além de ser um sistema completo e muito eficiente, existem diversas vantagens de contar com um sistema ERP. 

O Base é uma das melhores opções do mercado, já que além de oferecer as principais funções de um sistema ERP padrão, também garante os recursos em conjunto com uma conta digital completa. Confira:

Economia de Tempo

Utilizar um Sistema ERP proporciona uma significativa economia de tempo nas operações cotidianas. Com a automação de tarefas repetitivas e a integração de processos, as equipes podem direcionar seus esforços para atividades mais estratégicas. 

Isso não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também reduz a carga de trabalho manual, permitindo que os colaboradores se concentrem em iniciativas mais produtivas.

Centralização da Informação

Uma das principais vantagens de um Sistema ERP é a centralização de informações. Ao integrar dados de diferentes departamentos em uma única plataforma, eliminando a redundância e a dispersão de informações. 

Isso não apenas facilita o acesso rápido a dados cruciais, mas também promove uma visão unificada da empresa. A centralização contribui para uma comunicação mais eficiente e evita a proliferação de informações desatualizadas ou imprecisas.

Padronização de Processos

A implementação de um Sistema ERP permite a padronização eficaz de processos empresariais. Ao definir fluxos de trabalho consistentes, a empresa pode garantir que cada departamento siga procedimentos uniformes. 

Isso não apenas melhora a qualidade do trabalho, mas também simplifica a colaboração entre equipes. A padronização reduz erros operacionais, promove a conformidade com regulamentações e facilita a integração de novos membros à equipe.

Tomada de Decisões Mais Assertivas

A disponibilidade de informações em tempo real e relatórios analíticos robustos resulta em uma base sólida para a tomada de decisões mais assertivas. 

Os gestores podem analisar dados atualizados, identificar tendências, avaliar o impacto de decisões anteriores e, assim, tomar medidas mais informadas. Essa capacidade de análise aprimorada contribui para uma gestão mais eficaz e adaptativa.

Desenvolva Estratégias Direcionadas

Com um Sistema ERP, as empresas podem desenvolver estratégias mais direcionadas e personalizadas. 

Ao analisar dados precisos sobre o desempenho, preferências dos clientes e tendências do mercado, a organização pode ajustar suas estratégias de negócios de maneira proativa. 

Isso possibilita a criação de campanhas de marketing mais eficazes, a oferta de produtos ou serviços alinhados às demandas do público e a adaptação rápida a mudanças no ambiente competitivo.

Mais Segurança de Dados

A segurança de dados é uma prioridade inegociável nos negócios modernos. Sistemas ERP oferecem recursos avançados de segurança, protegendo informações críticas contra acessos não autorizados, ataques cibernéticos e perdas acidentais. 

Com recursos como criptografia, autenticação de usuário e backup automatizado, as empresas podem confiar na integridade e confidencialidade de seus dados, construindo assim a confiança tanto dos clientes quanto de parceiros comerciais.

Maior Controle de Custos Operacionais

O controle de custos é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. Um sistema ERP proporciona uma visão abrangente dos custos operacionais em tempo real. 

Isso permite que os gestores identifiquem áreas de desperdício, otimizem processos e tomem medidas para reduzir despesas desnecessárias. 

Redução de Erros

A automação de processos proporcionada por um sistema ERP reduz significativamente a incidência de erros operacionais. 

Ao eliminar tarefas manuais suscetíveis a equívocos, a empresa minimiza riscos relacionados a erros de entrada de dados, duplicidade de informações e falhas de comunicação entre departamentos. 

A redução de erros não apenas aprimora a eficiência operacional, mas também evita potenciais impactos negativos nos clientes e na reputação da empresa.

Como funciona o sistema ERP?

Para funcionar com eficiência, cumprindo todas as atividades necessárias a uma empresa, o sistema ERP é dividido em módulos. Mesmo integrados, esses módulos possuem particularidades de acordo com as necessidades de cada área.

Os módulos podem ser adaptados conforme a utilização da empresa, se adequando ao que for preciso nas rotinas.

É possível encontrar ERPs com funcionalidades distintas no mercado. No entanto, um bom ERP precisa contar com alguns módulos específicos.

A seguir, listamos quais são eles e as principais funcionalidades de cada um.

  • Módulo financeiro: permite o controle das contas a pagar e a receber, a administração das contas bancárias e o acompanhamento do fluxo de caixa. Quando integrado com os demais setores da empresa, esse módulo fornece relatórios gerenciais sobre todas as movimentações financeiras.
  • Módulo contábil: permite otimizar as tarefas, uma vez que pode ser integrado com o SPED Contábil. Possibilita também relatórios de contabilidade geral, demonstrativos periódicos, balancetes e outros documentos importantes, tudo de forma automatizada.
  • Módulo compras: é de fundamental importância, tanto para o setor de compras quanto para vendas e logística. Para isso, é essencial que ele seja totalmente integrado ao setor de contabilidade e aos locais de armazenamento. Dessa forma, é possível acompanhar todo o processo de compra de produtos, que vai desde o pedido da mercadoria até o pagamento dos fornecedores.
  • Módulo produção e estoque: é possível acompanhar todas as etapas da produção de mercadorias, como o abastecimento do setor, o acompanhamento das atividades dos colaboradores, entre outras funções. Ao calcular os indicadores de produção, o gestor pode planejar as ações com precisão e identificar problemas de produção e estoque com mais facilidade.
  • Módulo gestão de relacionamento com o cliente: que também pode ser chamado de CRM (Customer Relationship Management), faz o registro dos clientes da empresa e o acompanhamento dos processos de venda e pós-venda dos produtos ou serviços.
  • Módulo gestão de RH e Departamento Pessoal: permite ao gestor ter um registro de todos os dados relativos aos colaboradores centralizados e com fácil acesso. Essa facilidade ajuda o RH a ser mais produtivo, uma vez que grande parte das tarefas operacionais é automatizada.

Como usar o Sistema ERP?

Empreendimentos de diversos tamanhos e setores podem se beneficiar significativamente da implementação de um Sistema ERP, pois essa solução oferece uma abordagem integrada para a gestão eficiente dos processos empresariais. 

Aqui está uma expansão detalhada sobre os setores e os benefícios específicos que um Sistema ERP pode proporcionar:

Manufatura

  • Controle de Produção: Um sistema ERP otimiza a produção, fornecendo insights em tempo real sobre o status da produção, estoque de matérias-primas e cronogramas de produção.
  • Gestão de Estoque: Permite um controle preciso do estoque, minimizando custos e eliminando gargalos na cadeia de suprimentos.

Varejo

  • Gerenciamento de Estoque: Auxilia no rastreamento do estoque em tempo real, evitando falta de produtos ou excesso de mercadorias.
  • Ponto de Venda (PDV): Integração do PDV ao ERP proporciona eficiência nas transações e insights sobre o comportamento do cliente.

Serviços Financeiros

  • Contabilidade: Simplifica as operações contábeis, rastreando transações financeiras e garantindo conformidade com regulamentações fiscais.
  • Gestão de Riscos: Ajuda a identificar e mitigar riscos financeiros por meio de análises detalhadas.

Educação

  • Gestão de Alunos: Facilita a administração acadêmica, desde matrículas até o acompanhamento do desempenho dos alunos.
  • Recursos Educacionais: Permite a gestão eficiente de materiais didáticos, salas de aula e programação de cursos.

Vale ressaltar que, independente do setor, a implementação de um sistema ERP proporciona maior eficiência operacional, redução de custos, melhor tomada de decisões e maior competitividade no mercado. 

Essa abordagem integrada não só atende às necessidades presentes da empresa, mas também oferece escalabilidade para apoiar o crescimento futuro.

Como escolher um sistema ERP?

Escolher um sistema ERP é uma decisão crucial para qualquer empresa, e a seleção adequada pode ter um impacto significativo em sua eficiência operacional e competitividade. 

Confira algumas diretrizes essenciais para ajudar na escolha de um bom sistema ERP:

1. Avalie as necessidades da empresa

Antes de iniciar o processo de seleção, compreenda completamente as necessidades específicas da sua empresa. 

Identifique os processos comerciais críticos, áreas de melhoria e os requisitos essenciais para atender às demandas operacionais e estratégicas. Essa análise prévia fornecerá uma base sólida para a escolha do sistema.

2. Compatibilidade com o setor

Certifique-se de que o sistema ERP é adaptado ao setor em que sua empresa atua. 

Diferentes setores têm requisitos distintos, e um sistema ERP projetado para atender às especificidades do seu segmento aumentará a probabilidade de uma implementação bem-sucedida.

3. Potencial de escalabilidade

Considere o potencial de crescimento da sua empresa. Um sistema ERP deve ser escalável para acompanhar o desenvolvimento do negócio

Escolher um sistema que se adapte facilmente às mudanças na escala e complexidade garantirá que sua solução continue sendo eficaz a longo prazo.

4. Integração com sistemas existentes

Verifique a capacidade do ERP de se integrar aos sistemas existentes na empresa, como softwares financeiros, de RH e de gestão de clientes. A integração eficiente minimiza a redundância de dados e garante uma visão holística das operações.

5. Usabilidade e treinamento

A interface do usuário do sistema ERP deve ser intuitiva para facilitar a adoção pelos funcionários. 

Além disso, avalie a disponibilidade de treinamento e suporte para garantir que a equipe esteja capacitada a usar todas as funcionalidades da plataforma.

6. Segurança da informação

A segurança dos dados é crucial. Certifique-se de que o sistema ERP adota práticas robustas de segurança, como criptografia de dados, controle de acesso e backup regular. 

Isso é vital para proteger informações sensíveis e garantir conformidade com regulamentações de privacidade.

7. Custo Total de Propriedade (TCO)

Além do investimento inicial, leve em consideração o custo total de propriedade, incluindo despesas de implementação, manutenção, treinamento e suporte contínuo. Compreender o TCO ajuda a evitar surpresas financeiras no futuro.

8. Avaliações e Referências

Pesquise avaliações de usuários e solicite referências de empresas que já implementaram o sistema ERP em questão. Compreender as experiências de outras organizações pode fornecer insights valiosos sobre a eficácia e confiabilidade do sistema.

Ao considerar esses pontos ao escolher um sistema ERP, as empresas podem tomar decisões informadas que se alinham às suas metas estratégicas e proporcionam uma base sólida para o crescimento sustentável

Como implantar um sistema ERP?

Para começar a implementação de um sistema ERP, é importante pesquisar as empresas que oferecem o serviço e escolher aquela mais adequada às demandas da sua empresa.

Uma vez que o sistema ERP é potencialmente personalizável, o ideal é optar por aquele que tenha funções pensadas para o seu tipo de negócio.

A função de implementar o software fica a cargo da fornecedora e se divide em três fases principais:

  • Estudo da implantação do ERP: Na primeira fase, a de estudo da implementação do ERP, os processos serão analíticos. Serão realizadas coletas de informações na empresa, a partir da observação dos procedimentos e, assim, deve ser moldado o plano de atuação.
  • Implantação do ERP: Na fase de implementação do ERP, como o nome já diz, o plano de trabalho definido é colocado em prática e os softwares são preparados e instalados nas máquinas. As equipes são treinadas nessa fase, a fim de se tornarem aptas a utilizar a totalidade das funções da plataforma.
  • Entrada em produção: A entrada em produção diz respeito ao começo da utilização supervisionada do sistema ERP na rotina da companhia.

Base by Asaas: sistema ERP gratuito na nuvem

Agora que você já sabe tudo sobre o sistema ERP, chegou a hora de conhecer os diferenciais do ERP Base by Asaas.

O Base by Asaas é um  Software ERP, criado para garantir a gestão financeira completa para a sua empresa. Sistema totalmente na nuvem, com ele, é possível: cuidar do financeiro, criar propostas comerciais, organizar o estoque e emitir notas fiscais. Tudo em um único sistema.

Sistema SERP gratuito, com o Base by Asaas você não paga mensalidade, mesmo com vários usuários. A empresa paga apenas as taxas dos serviços que usar. Além disso, não há custos de implantação e a empresa tem direito a um treinamento online gratuito para facilitar o processo.

Veja as funcionalidades oferecidas pelo sistema:

Gestão financeira:

  • Contas a pagar: controle de pagamentos de funcionários, fornecedores etc.
  • Contas a receberotimização de recebimentos, com registros das entradas.
  • Fluxo de caixa: controle de fluxo de caixa mais eficiente.

Gestão de vendas:

  • Proposta comercial: auxilia nas propostas, indicando as melhores estratégias.
  • Pedido de venda: facilidade e rapidez na criação de pedidos de vendas.
  • Nota fiscal eletrônica: emissão com mais agilidade.
  • Cadastro de cliente: registros com informações relevantes para um melhor relacionamento os clientes.

Gestão de estoque e de compras

  • Estoque automático: controle de estoque e automatização de parte das atividades.
  • Nota fiscal de entrada: maior facilidade no registro de entradas de mercadorias na empresa.
  • Pedido de compra: automatização do processo para facilitar as rotinas de gestão.

Além de todos os recursos oferecidos, o Base by Asaas é um sistema 100% baseado em nuvem, ou seja, pode ser acessado de qualquer lugar.

Diferente de outros sistemas, o Base by Asaas não cobra mensalidade de acordo com a quantidade de colaboradores que usam a solução, permitindo um número ilimitado de usuários, sem nenhuma cobrança mensal extra.

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