Saiba como a automação de processos faz seu negócio crescer

Já imaginou como seria sua vida hoje em dia sem todos os recursos que utiliza para facilitar as tarefas do dia a dia? Difícil, certo? Porém, da mesma forma que esses artifícios contribuem para você ganhar mais tempo e administrar melhor o seu dia, a tecnologia também é importante para otimizar os processos da sua empresa com a automação de processos.

De modo geral, a automação consiste em utilizar a tecnologia para realizar tarefas repetitivas e operacionais com mais agilidade, segurança e precisão. Você delega para a máquina os serviços mecânicos e sobra mais tempo para pensar estrategicamente em outras ações. Neste sistema, as atividades são realizadas de forma automática e sua implementação tem se mostrado cada vez mais necessária nos negócios mais diversos.

Continue para entender mais sobre o assunto!

Como a automação de processos pode ajudar o negócio a crescer?

Por menor que seja o porte da empresa, e independentemente do segmento em que atua, é fundamental que ela conte com alguns recursos tecnológicos para realizar suas atividades de forma eficaz, organizada e otimizada. Afinal, com a realidade econômica que enfrentamos atualmente, sabemos o quanto é desafiador contratar colaboradores apenas para realizar atividades operacionais.

Uma das vantagens da automação é, inclusive, direcionar as tarefas burocráticas para que os softwares possam fazer. Assim, é possível realocar os funcionários para ações mais estratégicas e que exigem planejamentos consistentes, que são elaborados com focados no crescimento da companhia. Além desses fatores, veja como esse recurso pode ajudá-lo. Veja abaixo!

Padroniza os processos

Ao delegar as atividades para que sejam feitas de maneira automática, a sua empresa tende a cometer menos erros. Isso acontece porque o sistema é programado para fazer as tarefas de forma mecânica e isso evita que ocorram falhas humanas. Assim, a padronização garante a eficácia e a qualidade do processo.

A geração de notas fiscais e dos demais documentos necessários para o funcionamento do seu negócio são alguns exemplos de tarefas que podem ser realizadas de forma automatizada. Além disso, quando uma atividade é feita de maneira única, menores são as chances de os colaboradores — intencionalmente ou não — adaptarem as funcionalidades, características e normas que devem ser padrão da empresa.

Aumenta a produtividade interna

Quando as tarefas são realizadas de modo mecânico, gasta-se menos tempo para fazer mais atividades (e as mesmas atividades) e com o mesmo número de integrantes em uma equipe. Neste caso, as máquinas conseguem ser ainda mais ágeis que o colaborador, por isso, a empresa acaba ganhando mais tempo para produzir ainda mais e de maneira consistente.

Diminui custos

Quase toda empresa se preocupa em reduzir custos internos e um dos principais benefícios em relação à automação de atividades se dá pelo fato de haver menos erros e falhas humana, assim, gasta-se menos material e tempo do colaborador.

Outro ponto importante é que, muitas vezes, um mesmo sistema pode realizar diversas atividades de forma independente e isso contribui para que os gastos com programas ou softwares para a executar outras tarefas não sejam necessários. Por exemplo, uma ferramenta que emite notas, boletos e faz a gestão de crédito e cobranças otimiza o trabalho e reduz custos.

Garante mais segurança

A tecnologia promove a segurança da informação que, quando as atividades são feitas de forma manual, podem não contar com essa proteção a mais. Tanto os dados sigilosos da empresa quanto os dos colaboradores são preservados na nuvem quando um processo é automatizado e isso contribui para que poucas pessoas tenham acesso às informações que precisam estar seguras.

Este é um ponto muito importante a ser avaliado pela companhia, pois evita que funcionários que tenham más intenções usufruam de dados contra a empresa ou os colegas de trabalho. Do mesmo modo, quando o sistema é elaborado com tecnologia de ponta e tem proteção, é possível que a empresa se resguarde contra hackers que possam tentar invadir a programa e acessar conteúdos importantes.

Auxilia na tomada de decisões

Ao desempenhar menos as ações burocráticas, os gestores também contam com mais tempo para tomar decisões que precisam de estratégia e planejamento. Nesse caso, o empresário ainda poderá utilizar as ferramentas que apresentam dados e informações que serão essenciais para produzir relatórios e definir medidas dentro da companhia.

Como exemplo, imagine que um empreendedor tenha a sensação de que está vendendo bastante número de um determinado produto. Porém, ao gerar um relatório de notas e analisar os dados, ele vai poder acompanhar se, efetivamente, aquele item está tendo uma boa saída ou não. 

A partir disso, ele vai conseguir pensar em estratégias que podem alavancar o negócio, sendo respaldado por números concretos e não por suposições.

Como começar a automatizar e escolher a solução certa?

Para implementar a automatização no seu negócio, é preciso entender que, para garantir a eficácia do processo, é necessário adotar as seguintes etapas: apostar em tecnologias específicas e que permitam a integração de sistemas; determinar e controlar o fluxo de trabalho, distribuir as tarefas, realizar o monitoramento e utilizar os dados sempre que possível.

Apostar na automação requer uma análise estratégica do negócio — e, talvez, até do segmento — e, para isso, podem ser necessárias várias etapas até conseguir a estruturação ideal. 

Porém, vale ressaltar que o primeiro passo é organizar, mapear e gerir as atividades realizadas pela companhia, com o objetivo de identificar as lacunas existentes e quais ações, entre as que apresentarem deficiências ou oportunidades de melhoria, poderão ser automatizadas.

Somente após esses procedimentos é que vai ser possível escolher a solução certa para a empresa. Além disso, entenda que, por meio da automação de processos, um sistema de dados coleta informações, identifica padrões e aponta tendências que podem (e devem) ser aplicadas pelos gestores para identificar os gargalos e as oportunidades de atuação. Por isso, não deixe de apostar nesse recurso para alavancar o seu negócio!

Vimos como a tomada de decisão é um dos fatores mais importantes dentro de uma empresa e como processos automáticos influenciam nisso. Aproveite para conferir dicas de como melhorar seu poder de decisão dentro da companhia!

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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