Saiba como a automação de processos faz seu negócio crescer

Por Diego Contezini
29 de abril, 2020

Já imaginou como seria sua vida hoje em dia sem todos os recursos que utiliza para facilitar as tarefas do dia a dia? Difícil, certo? Porém, da mesma forma que esses artifícios contribuem para você ganhar mais tempo e administrar melhor o seu dia, a tecnologia também é importante para otimizar os processos da sua empresa com a automação de processos.

De modo geral, a automação consiste em utilizar a tecnologia para realizar tarefas repetitivas e operacionais com mais agilidade, segurança e precisão. Você delega para a máquina os serviços mecânicos e sobra mais tempo para pensar estrategicamente em outras ações. Neste sistema, as atividades são realizadas de forma automática e sua implementação tem se mostrado cada vez mais necessária nos negócios mais diversos.

Continue para entender mais sobre o tema!

Como a automação de processos pode ajudar o negócio a crescer?

Por menor que seja o porte da empresa, e independentemente do segmento em que atua, é fundamental que ela conte com alguns recursos tecnológicos para realizar suas atividades de forma eficaz, organizada e otimizada. Afinal, com a realidade econômica que enfrentamos atualmente, sabemos o quanto é desafiador contratar colaboradores apenas para realizar atividades operacionais.

Uma das vantagens da automação é, inclusive, direcionar as tarefas burocráticas para que os softwares possam fazer. Assim, é possível realocar os funcionários para ações mais estratégicas e que exigem planejamentos consistentes, que são elaborados com focados no crescimento da companhia. Além desses fatores, veja como esse recurso pode ajudá-lo. Veja abaixo!

Padroniza os processos

Ao delegar as atividades para que sejam feitas de maneira automática, a sua empresa tende a cometer menos erros. Isso acontece porque o sistema é programado para fazer as tarefas de forma mecânica e isso evita que ocorram falhas humanas. Assim, a padronização garante a eficácia e a qualidade do processo.

A geração de notas fiscais e dos demais documentos necessários para o funcionamento do seu negócio são alguns exemplos de tarefas que podem ser realizadas de forma automatizada. Além disso, quando uma atividade é feita de maneira única, menores são as chances de os colaboradores — intencionalmente ou não — adaptarem as funcionalidades, características e normas que devem ser padrão da empresa.

Aumenta a produtividade interna

Quando as tarefas são realizadas de modo mecânico, gasta-se menos tempo para fazer mais atividades (e as mesmas atividades) e com o mesmo número de integrantes em uma equipe. Neste caso, as máquinas conseguem ser ainda mais ágeis que o colaborador, por isso, a empresa acaba ganhando mais tempo para produzir ainda mais e de maneira consistente.

Diminui custos

Quase toda empresa se preocupa em reduzir custos internos e um dos principais benefícios em relação à automação de atividades se dá pelo fato de haver menos erros e falhas humana, assim, gasta-se menos material e tempo do colaborador.

Outro ponto importante é que, muitas vezes, um mesmo sistema pode realizar diversas atividades de forma independente e isso contribui para que os gastos com programas ou softwares para a executar outras tarefas não sejam necessários. Por exemplo, uma ferramenta que emite notas, boletos e faz a gestão de crédito e cobranças otimiza o trabalho e reduz custos.

Garante mais segurança

A tecnologia promove a segurança da informação que, quando as atividades são feitas de forma manual, podem não contar com essa proteção a mais. Tanto os dados sigilosos da empresa quanto os dos colaboradores são preservados na nuvem quando um processo é automatizado e isso contribui para que poucas pessoas tenham acesso às informações que precisam estar seguras.

Este é um ponto muito importante a ser avaliado pela companhia, pois evita que funcionários que tenham más intenções usufruam de dados contra a empresa ou os colegas de trabalho. Do mesmo modo, quando o sistema é elaborado com tecnologia de ponta e tem proteção, é possível que a empresa se resguarde contra hackers que possam tentar invadir a programa e acessar conteúdos importantes.

Auxilia na tomada de decisões

Ao desempenhar menos as ações burocráticas, os gestores também contam com mais tempo para tomar decisões que precisam de estratégia e planejamento. Nesse caso, o empresário ainda poderá utilizar as ferramentas que apresentam dados e informações que serão essenciais para produzir relatórios e definir medidas dentro da companhia.

Como exemplo, imagine que um empreendedor tenha a sensação de que está vendendo bastante número de um determinado produto. Porém, ao gerar um relatório de notas e analisar os dados, ele vai poder acompanhar se, efetivamente, aquele item está tendo uma boa saída ou não.

A partir disso, ele vai conseguir pensar em estratégias que podem alavancar o negócio, sendo respaldado por números concretos e não por suposições.

Como começar a automatizar e escolher a solução certa?

Para implementar a automatização no seu negócio, é preciso entender que, para garantir a eficácia do processo, é necessário adotar as seguintes etapas: apostar em tecnologias específicas e que permitam a integração de sistemas; determinar e controlar o fluxo de trabalho, distribuir as tarefas, realizar o monitoramento e utilizar os dados sempre que possível.

Apostar na automação requer uma análise estratégica do negócio — e, talvez, até do segmento — e, para isso, podem ser necessárias várias etapas até conseguir a estruturação ideal.

Porém, vale ressaltar que o primeiro passo é organizar, mapear e gerir as atividades realizadas pela companhia, com o objetivo de identificar as lacunas existentes e quais ações, entre as que apresentarem deficiências ou oportunidades de melhoria, poderão ser automatizadas.

Somente após esses procedimentos é que vai ser possível escolher a solução certa para a empresa. Além disso, entenda que, por meio da automação de processos, um sistema de dados coleta informações, identifica padrões e aponta tendências que podem (e devem) ser aplicadas pelos gestores para identificar os gargalos e as oportunidades de atuação. Por isso, não deixe de apostar nesse recurso para alavancar o seu negócio!

Vimos como a tomada de decisão é um dos fatores mais importantes dentro de uma empresa e como processos automáticos influenciam nisso. Aproveite para conferir dicas de como melhorar seu poder de decisão dentro da companhia!