Contabilidade para não contadores: o que você precisa saber?

contabilidade-para-nao-contadores-o-que-voce-precisa-saber.jpeg

 

Entre as muitas obrigações ao administrar uma empresa, organizar a área contábil é essencial para acompanhar todo andamento do seu negócio. Isso significa ter de registrar e controlar a movimentação do caixa, manter os pagamentos de fornecedores e impostos em dia e muitas outras tarefas.

Para dar conta de tudo isso, só mesmo com as informações sobre contabilidade para não contadores que trazemos aqui especialmente para você, empreendedor.

Saiba quais são e mantenha a rotina financeira da sua empresa em dia! Boa leitura!

O que é contabilidade?

Contabilidade é o processo de identificar, medir, registrar e divulgar os dados econômicos de um comércio ou de uma prestadora de serviço.

Assim, tudo aquilo que diz respeito às entradas e saídas de recursos de uma empresa — incluindo suas obrigações tributárias, fiscais e trabalhistas — tem ligação com a área contábil.

Geralmente, quem cuida desses aspectos é um profissional formado em ciências contábeis. Mas, com as noções de contabilidade para não contadores que preparamos para você, é possível organizar o seu negócio e seguir em frente. Confira!

Como a contabilidade ajuda a sua empresa?

O sucesso de qualquer empreendimento está fortemente relacionado à organização das suas finanças. Sem isso, há o risco de o empresário se perder e não reconhecer o quanto custa manter as portas abertas. Também podem haver problemas com o pagamento de fornecedores, os recebimentos de clientes, o recolhimento de impostos e a folha de pagamento.

Manter uma contabilidade regular evita todas essas dificuldades, e mais: permite que você enxergue os diferentes momentos financeiros do negócio e as épocas de pagamentos e recebimentos.

Essa visão é crucial para saber se está tudo indo bem, se é preciso fazer ajustes ou, até mesmo, tomar crédito para superar dificuldades. O controle contábil serve ainda para mostrar quando é possível investir, seja no aumento do estoque, seja na expansão das atividades, além de orientar outras tomadas de decisão.

Como organizar a contabilidade do seu negócio?

Uma das mais utilizadas ferramentas para organização financeira em micro, pequenas e grandes empresas é o fluxo de caixa. Por meio dele, fica simples ver os números do negócio, uma vez que ele registra todas as receitas e despesas de um determinado período.

Como fazer um fluxo de caixa?

Escolha o método com o qual se sentir mais confortável para anotar as entradas e saídas de recursos do seu negócio.

As planilhas de fluxo de caixa que estão disponíveis na Internet oferecem agilidade e praticidade ao processo de contabilidade para não contadores, sendo, dessa maneira, ótimas opções.

Um exemplo de planilha que atende a maioria dos microempresários pode ser encontrada no portal do SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).

Ela contém todos os campos indispensáveis a uma anotação detalhada e precisa da movimentação financeira de sua empresa. Note que não somente as entradas e saídas diárias, mas também as previsões de recebimentos e pagamentos futuros, precisam constar nesse registro.

Além disso, os lançamentos das informações devem seguir uma rotina, ou seja, serem feitos com regularidade.

Como organizar seus pagamentos?

A primeira ação, nesse sentido, é anotar todas as contas a pagar, com as respectivas datas de vencimento e o valor de cada uma. Pagamentos fixos mensais, como aluguel, água e energia elétrica, devem constar nessa agenda.

Ordene essas despesas de acordo com o dia em que devem ser pagas, para poder se programar e não esquecer nenhum compromisso. Com isso feito, você está menos sujeito a ser pego sem caixa para arcar com os custos da sua empresa.

Caso os recursos disponíveis sejam insuficientes para honrar algum pagamento, é bastante útil saber da situação com antecedência a fim de poder levantar tal valor em tempo hábil. Já se a situação financeira vai muito bem, negociar descontos por antecipação de pagamentos pode ser vantajoso.

Como ter controle dos recebimentos de clientes?

É fundamental manter registros precisos dos consumidores aos quais você concedeu crédito. Sua planilha de fluxo de caixa deve apontar os recebimentos futuros, mas isso não exclui a necessidade de fazer um controle rigoroso das dívidas a receber.

O ideal, para isso, é elaborar mais uma planilha, com foco nas vendas parceladas. Ela deve conter os dados pessoais do cliente e informações sobre a compra. Com isso, ao acessar esse registro, você vai visualizar valores e datas de recebimento das parcelas.

Esse gerenciamento vai proporcionar a você uma clara percepção dos débitos em aberto. Desse modo, oportuniza providenciar, o quanto antes, uma cobrança amigável, porém efetiva, para reverter a situação.

Como a inadimplência é um dos problemas que mais afetam as empresas, fique atento para resolvê-la assim que aparecer! Para tal, tome os seguintes cuidados:

  • permita parcelamentos só após consultar a situação do cliente junto aos órgãos de proteção ao crédito, como o SPC e o SERASA;
  • fixe uma data para o vencimento das parcelas e emita um boleto para pagamento na rede bancária ou em uma lotérica — fazer isso facilita a quitação das prestações;
  • adote um sistema de cobrança eficiente: dê preferência a uma cobrança automatizada, que alerte o cliente já nos primeiros dias de atraso.

Além dessas práticas, é importante estar com a clientela devidamente cadastrada, para que você tenha seus endereços, telefones e outros meios de contato. Manter essa base constantemente atualizada é fundamental para executar uma cobrança.

Como gerenciar o pagamento de funcionários?

Uma contabilidade para não contadores, sem abordar obrigações trabalhistas, estaria incompleta.

Então, observe que, para pagar certo, você tem que controlar faltas, atrasos e horas extras, o que torna altamente recomendável manter um livro de ponto em seu estabelecimento.

Outras recomendações para uma folha de pagamento cumprir todos os requisitos legais são:

  • sempre entregue, ao seu funcionário, o demonstrativo de pagamento/holerite. Nele, devem constar os valores do salário e dos descontos (que precisam ser especificados);
  • mantenha uma cópia dos documentos relacionados à folha de pagamento — comprovantes de depósito do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e do recolhimento do PIS (Programa de Integração Social), entre outros.

Planejamento, controle e disciplina são os maiores aliados de quem administra as finanças do próprio negócio. Portanto, aplique os conhecimentos que reunimos sobre contabilidade para não contadores no dia a dia da sua empresa. Com isso, você reduz os riscos de se ver às voltas com dificuldades e aumenta as chances de alcançar grande sucesso!

Para se organizar ainda melhor pode ser de grande valia contar com o apoio de um software ou plataforma de gestão financeira para empreendedores. Dessa forma você pode simplificar a gestão financeira e ter ainda mais controle sobre o negócio.

Para profissionalizar a emissão de boletos e cobranças, entre em contato com o ASAAS! Temos a solução perfeita para você!

Gerar boleto

Esteja sempre bem informado sem pagar nada!

Cadastre-se e receba um e-mail semanal com as últimas novidades do blog.