Gestão de tempo: 4 boas práticas para implementar na sua empresa

O investimento de esforços na gestão de tempo da sua empresa impacta diretamente na busca por melhores resultados. Essa prática permite às equipes um maior foco no core business do negócio, agiliza a realização de tarefas e alinha os times em torno das necessidades dos clientes — em vez de ficar preso em processos burocráticos. 

Todos esses pontos, por sua vez, tendem a promover uma maior satisfação por parte dos consumidores e alavancar o sucesso da companhia. Se deseja saber de que forma é possível melhorar a fluidez da realização de atividades na organização, não deixe de conferir as 4 dicas deste conteúdo!

Quais são as melhores práticas de gestão de tempo para empresas?

Otimizar recursos é sempre um passo positivo — em qualquer tipo de organização. Mesmo sabendo disso, muitos negócios não investem nos fatores certos, ou seja, naqueles que são capazes de melhorar o fluxo de trabalho e de aprimorar a produtividade dos colaboradores e gestores

A seguir, apresentaremos 4 atitudes que tendem a maximizar o uso do tempo no escritório ou home office. Acompanhe!

1. Priorizar as tarefas que realmente agregam valor

Trabalhar com uma lista numerada e categorizada (indo da atividade mais importante para a menos relevante) é imperativo aos que desejam usar as horas disponíveis no dia com o máximo de aproveitamento. Quem atua sozinho pode, um dia antes, estabelecer a ordem de realização das tarefas. Já os que estão na empresa, precisam reunir toda a equipe e alinhar, de forma conjunta, as prioridades.

Assim, ao deixar todos os setores na mesma página, será simples garantir que as equipes trabalhão em sintonia, minimizando distrações e promovendo os melhores resultados possíveis.

2. Alocar tempo suficiente para lidar com imprevistos e urgências

Por mais que a ideia seja sempre minimizar os gargalos, é impossível prever situações desagradáveis que podem afetar o sucesso da companhia. Desse modo, quando algo sair do planejado, é interessante mobilizar alguns colaboradores de imediato e solicitar que se dediquem à resolução do problema.

Nesse meio tempo, os funcionários restantes devem ser orientados a otimizar sua produção e buscar, na medida do possível, cobrir a atuação dos que estarão focados na resolução do imprevisto. Dessa forma, além do obstáculo em questão não ganhar proporções maiores do que o necessário, o fluxo de trabalho rotineiro não sofrerá tanto.

3. Reduzir e otimizar as reuniões

Reunir os líderes de setores e seus times é algo interessante na hora de monitorar os resultados, coletar novos insights e delegar funções. Contudo, em excesso, essa atividade tende a comprometer a boa gestão de tempo dos colaboradores. Mesmo que sejam rápidas, as reuniões quebram a concentração dos membros das equipes e mudam o foco de sua atuação.

Na intenção de evitar que os encontros impactem negativamente a produtividade, reserve dias fixos e, preferencialmente, horários agendados para discutir fatores alheios ao cotidiano. Caso conte com uma situação específica, recrute apenas os envolvidos e permita que o restante da equipe continue executando suas tarefas.

Ainda, se estiver em home office, lembre-se que as chamadas de vídeo também estão inclusas no formato das reuniões. Mas limite-as tanto quanto for possível e prefira usar outros meios de comunicação com os funcionários, como o e-mail.

4. Automatizar as finanças

O fluxo de caixa, os recibos e o controle financeiro de uma companhia são elementos cruciais ao seu bom andamento. Logo, se forem geridos de forma inadequada, tendem a afetar o negócio e impedir seu sucesso. Grande parte dessa área é movida pelos recebimentos advindos de clientes e fornecedores. Portanto, sem o uso das ferramentas certas, é possível o surgimento de problemas.

Aproveitar as facilidades que a tecnologia traz às corporações é uma excelente forma de não apenas melhorar a administração de tempo, mas, também, de organizar e mensurar o que entra e sai da companhia. Para tanto, há softwares especializados que otimizam resultados, como os de:

  • centralização da informação;
  • gestão de boletos;
  • envio de cobranças;
  • profissionalização na comunicação com os clientes etc.

Todos esses pontos, quando transformados em automáticos, simplificam o trabalho dos contadores e administradores financeiros e permite que mais tempo possa ser dedicado ao que realmente importa: a satisfação de sua clientela.

Quais os maiores erros que atrapalham a gestão de tempo?

Com boas práticas, que otimizam o trabalho, é hora de saber o que não fazer. Assim, você evitará que falhas que impedem o seu negócio de chegar onde deseja: na melhoria dos processos de sua empresa. Confira!

Procrastinação

Essa é uma das maiores inimigas da gestão de tempo — em especial de quem trabalha em regime remoto. É sempre muito fácil se distrair com notícias, conversas paralelas, celular e diversos outros equipamentos. Ao fazê-lo, as tarefas que precisam ser entregues no dia vão ficando para trás. Consequentemente, a sensação de culpa surge.

A procrastinação é, em outras palavras, um círculo vicioso. Justamente para evitar que afete sua produtividade e da sua equipe é que ela deve ser evitada. Então, ao primeiro sinal, busque levantar, tomar um copo de água e voltar ao trabalho. Assim, quando você finalizar certas atividades da sua lista, já se sentirá melhor e menos propenso a deixar os afazeres para depois.

Indefinição de objetivos

Esse é um dos maiores segredos de uma boa gestão de tempo. Mesmo que o aumento da produtividade, o fim da procrastinação e a organização dos processos sejam fundamentais, saber os motivos por trás da busca pela otimização desses recursos é imperativo. Portanto, saiba quais metas você deseja alcançar, estimule sua equipe a buscá-las junto com você e dedique-se.

Desconsideração da transformação digital

A tecnologia chegou para maximizar os resultados de, praticamente, todos os setores. Fazer de conta que isso não é verdade e deixar de implementar soluções que agilizem e facilitem o dia a dia da empresa tende a colocar sua marca atrás da concorrência. Então, automatize seu negócio e simplifique sua rotina de trabalho!

A correta gestão de tempo é positiva a qualquer setor. Com as dicas desse conteúdo, será mais simples garantir que ela faça parte de seu cotidiano. Isso impedirá que falhas pequenas atrapalhem seu sucesso. Portanto, conte com elas!

Gostou das medidas sugeridas no post? Conhecê-las ajuda muitos gerentes a aprimorar a organização das atividades. Então, espalhe essas informações, compartilhe-as em suas redes sociais!

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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