Sistema de gestão escolar: para que serve e como escolher o melhor para sua instituição

A gestão escolar é uma tarefa complexa e desafiadora que envolve a coordenação de diversos processos, desde a administração de recursos financeiros até a gestão de alunos, professores e pais. 

Nesse contexto, a utilização de um sistema de gestão escolar pode ser fundamental para otimizar os processos, torná-los mais eficientes e garantir um ambiente escolar mais organizado e produtivo.

Neste artigo, vamos explicar quais as funções de um sistema de gestão escolar e como você pode escolher a melhor opção para sua escola. Continue lendo!

O que é um sistema de gestão escolar?

Um sistema de gestão escolar é um software que tem como objetivo auxiliar na administração e organização das atividades escolares. Ele engloba diversas funcionalidades, desde a matrícula de alunos até a emissão de boletins e relatórios.

Os sistemas de gestão escolar, geralmente, contêm recursos para gerenciamento de matrículas, controle de frequência, gestão de notas e avaliações, emissão de históricos escolares, além de outras funcionalidades administrativas.

O uso de um sistema de gestão escolar pode proporcionar uma gestão mais eficiente e organizada da instituição de ensino, além de facilitar a comunicação com pais e alunos, gerar relatórios e facilitar a tomada de decisões.

Qual a importância de um sistema de gestão de escolas?

A implementação de um sistema de gestão escolar é importante para garantir mais eficiência e organização da sua instituição de ensino. 

Através desse tipo de software, é possível centralizar diversas atividades e informações em uma única plataforma, o que facilita o acesso a dados importantes e torna as operações mais ágeis e precisas.

Por isso, é muito importante contar com uma solução desse tipo para tornar sua instituição mais organizada e dinâmica. Além disso, para uma escola em expansão, pode ser fundamental contar com as ferramentas financeiras que permitam a ampliação da sua instituição.

Quais são os pilares da gestão escolar?

Falar sobre sistemas de gestão para escolas também envolve entender quais são os pilares que sustentam uma instituição de ensino. 

Administrar uma escola pode ser mais sensível do que uma empresa convencional, já que a educação é um fator que interfere diretamente nos sonhos dos alunos.

Por isso, é fundamental que o sistema de gestão acompanhe todas as necessidades da instituição e potencialize suas qualidades para que possa atuar com a máxima performance, eficiência e assertividade. Confira os pilares que um sistema de gestão para escolas precisa atender:

Gestão financeira

A gestão financeira é um pilar para qualquer empresa. Administrar bem os recursos e manter as contas em ordem é fundamental para que as atividades principais possam ocorrer adequadamente.

Por isso, um sistema de gestão escolar precisa se encaixar dentro do seu planejamento financeiro. Assim, ele pode potencializar a organização dos seus processos financeiros e tornar sua empresa mais eficiente.

Gestão de matrícula

Diferente de outros tipos de instituição, uma escola precisa focar na sua capacidade de gerar matrículas. Isso significa alcançar um público-alvo que possua interesse na sua instituição e se conecte com os serviços oferecidos pela sua escola.

Além disso, a matrícula é uma etapa de conversão dentro da jornada do seu aluno. Por isso, ela precisa ser prática e assertiva – algo que deve ser prioridade dentro do seu sistema de gestão escolar online.

Gestão de evasão

Assim como aumentar as matrículas pode ser um pilar fundamental das instituições de ensino, reduzir a evasão de alunos é igualmente importante. Nesse caso, assim como a matrícula se relaciona a fase de conversão, cuidar da evasão é equivalente a melhorar suas métricas de aquisição.

Afinal, se você consegue manter seus alunos dentro da instituição por mais tempo, melhor será seus gastos para aquisição de novos clientes – especialmente se a sua instituição funciona com vagas limitadas.

Gestão de cobrança

Cobrar é sempre um processo delicado. Por isso, a etapa de cobranças precisa ser feita de forma cuidadosa e com precisão. Um bom sistema de gestão escolar online, pode ajudar sua empresa a manter as matrículas e informações organizadas, facilitando o processo de cobrança.

Nessa etapa, é fundamental que não ocorram erros de cobranças indevidas e que o processo siga um planejamento, definido através de uma régua de cobrança.

Quais são as vantagens de usar um sistema de gestão escolar?

Conforme comentamos, um sistema de gestão escolar pode tornar o dia-a-dia administrativo da sua instituição muito mais fácil. Porém, existem algumas funções nas quais essa ferramenta atua que podem ser mais afetadas.

Dependendo das necessidades do seu negócio, você pode optar por diferentes sistemas. Sendo assim, é muito importante compreender em quais áreas essa solução atua de forma mais efetiva. Confira:

Digitalização de processos

Trabalhar com processos físicos pode ser um desperdício de tempo e de recursos. Afinal, isso aumenta os custos com papéis e torna a troca de informações mais demorada para seus colaboradores e alunos.

Com a digitalização, você evita gastos desnecessários com documentos, além de tornar a troca de informações mais dinâmica.

Maior integração da comunidade escolar

Conforme comentamos no tópico acima, um sistema de gestão torna a comunicação interna mais simples e assertiva. A troca de informações entre seus funcionários e gestão utilizando diferentes ferramentas pode levar a erros e ruídos.

Por isso, um sistema unificado permite centralizar sua gestão e tornar a comunicação mais direta – assim todos os envolvidos em determinado assunto recebem as informações corretas na hora certa.

Automatização de processos

A automação de processos permite que seus colaboradores gastem menos tempo com funções manuais e atuem de forma mais eficiente. Além disso, os erros também são reduzidos e todos podem ter um acesso mais prático aos materiais necessários.

Com o aumento da produtividade, sua instituição pode iniciar um projeto de expansão – focada em alcançar mais matrículas, sabendo que têm um sistema que comporta o aumento de alunos.

Melhora o relacionamento com a comunidade

Pode até parecer uma solução distante, mas um software de gestão escolar permite uma conexão mais fácil com a comunidade escolar. Pais, alunos, professores e coordenadores podem se comunicar com maior fluidez.

Além disso, é possível manter todos os documentos, resultados e notificações em um único ambiente online.

Melhorar sua gestão financeira

A essência da gestão financeira envolve possuir uma visão estratégica, baseada em dados e planejamento. Uma instituição de educação precisa controlar seus custos, manter a inadimplência baixar e focar em expandir suas matrículas.

Por isso, contar com um sistema com recursos que permita controlar as atividades financeiras da sua instituição é fundamental para sua saúde financeira.

Aumento da agilidade na gestão pedagógica

A gestão pedagógica é um processo complexo e que envolve tarefas essenciais para o funcionamento da sua instituição. 

Controlar notas, frequência, geração de notas e boletins, análises de desempenho, gestão de turmas, grades de conteúdo, são atividades que precisam ser bem organizadas dentro da sua rotina empresarial.

Pensando nisso, um sistema de gestão eficiente pode ajudar a otimizar esses processos. Além disso, ele executa demandas de forma padronizada e automática – deixando seus colaboradores livres para focar na educação dos alunos.

Quais são as soluções que um sistema de gestão para escolas oferece?

Um bom sistema de gestão escolar permite que sua instituição funcione em alta performance. Porém, existem algumas áreas que devem ser o foco das resoluções para sua gestão.

Afinal, como acontece com qualquer empresa, existem algumas situações que causam mais problemas para uma instituição de ensino. Dessa forma, confira quais são as soluções que um sistema de gestão escolar deve resolver:

Acabar com excesso de papelada e burocracia

Um bom sistema de gestão escolar vai ajudar a reduzir o excesso de papelada na sua instituição. Afinal, com a digitalização, você evita os materiais físicos e ainda aumenta o dinamismo do compartilhamento de informações.

Isso permite que sua escola reduza a burocracia e torne os processos mais rápidos. Isso beneficia tanto a rotina dos seus colaboradores quanto as atividades feitas pelos seus alunos.

Dificuldade em acompanhar alunos

Muitas instituições enfrentam problemas para centralizar as atividades e acompanhar o desempenho de seus alunos durante o período letivo. Especialmente com o surgimento de cursos à distância ou semipresenciais, se tornou importante consolidar dados em um único ambiente.

Para resolver esse problema, um software de gestão escolar pode dispor um ambiente para que os alunos realizem suas atividades, ao mesmo tempo que são acompanhados por professores e podem solucionar problemas pedagógicos ou administrativos.

Acabar com a inadimplência

A inadimplência é um problema que afeta todos os setores econômicos do Brasil. Segundo o Mapa da Inadimplência do Serasa, existem 70 milhões de brasileiros em situação de inadimplência no país.

Por isso, um bom software escolar também ajuda sua instituição a lidar com as matrículas e cobrar mensalidades atrasadas, evitando a falta de pagamento dos alunos.

Acabar com falhas de comunicação interna

Uma comunicação clara e direta é um fator essencial para que sua instituição funcione plenamente. Sendo assim, qualquer comunicado precisa chegar a todos os colaboradores e um sistema centralizado permite que essas demandas sejam feitas de forma organizada.

Os alunos também podem se beneficiar de um sistema que torne o diálogo com sua gestão mais direta, sem precisar de intermediários ou de visitas físicas à instituição.

Aumentar a captação de alunos

Para captar mais alunos e expandir as operações da sua escola, é necessário muito planejamento e estruturação. Um sistema de gestão permite que você organize processos internos e desenvolva um plano de ação.

Através dos dados que podem ser colhidos pela plataforma, você pode elaborar um plano de marketing, por exemplo – definindo seu público-alvo e desenvolvendo um funil de vendas para os alunos potenciais.

Padronizar processos

A padronização ajuda a tornar sua instituição mais segura durante as atividades. Afinal, mesmo que alguns funcionários deixem a organização de lado, os métodos de organização e atuação permanecem – pois o sistema mantém tudo padronizado e acessível.

Melhorar sua tomada de decisão

Por fim, com um sistema que melhora seu controle sobre o ambiente escolar, você ganha mais insumos para tomar decisões.

Durante um período de crise na sua empresa, ou caso seja necessário focar em investimentos e inovações, você irá possuir dados e uma estrutura para tomar decisões estratégicas que levam sua escola para um patamar mais satisfatório.

Como escolher o melhor sistema de gestão escolar?

Com tantas vantagens, pode parecer fácil optar por um sistema escolar para sua instituição. Porém, você sempre precisa considerar alguns fatores antes de tomar sua decisão. Afinal, não são todos os sistemas de gestão que irão atender as demandas da sua organização.

Escolher um sistema errado pode gerar muitas complicações para seu negócio, por isso é crucial estudar cada opção estrategicamente considerar alguns fatores:

1. Considere o que sua empresa precisa

O primeiro passo é entender quais são as principais necessidades da sua organização. 

Você pode conversar com seus colaboradores e entender a demanda de cada área, depois desenvolver um plano de negócios que estabeleça quais são as necessidades urgentes e o que pode ser feito para suprir cada uma.

Posteriormente, escolha o sistema de gestão educacional que melhor atenda esses levantamentos, que possa ajudar sua escola a crescer e somar resultados positivos.

2. Opte por software na nuvem

Softwares na nuvem estão entre os melhores do mercado. Isso acontece porque eles demandam menos dos seus computadores e permitem mais mobilidade para a troca de informações – afinal, qualquer usuário pode acessar o sistema, contanto que tenha as permissões do sistema.

Assim, você não fica limitado a um único hardware e ainda pode atualizar o sistema com maior facilidade.

O Base by Asaas, por exemplo, é um sistema de ERP que ajuda empresas a controlarem melhor seu fluxo de vendas e finanças através de um software na nuvem e gratuito.

3. Considere os custos e benefícios

O custo-benefício sempre é um critério para ser considerado ao contratar um software de gestão escolar. Embora alguns sistemas possuam um preço acessível, eles podem não trazer as soluções necessárias para sua instituição.

Por isso, a pesquisa de mercado ajuda a entender quais são as melhores opções disponíveis e, até mesmo, aquilo que funciona para seus concorrentes.

4. Confira as opções de suporte

Especialmente no início, é esperado que sua instituição tenha problemas para se adaptar a um novo software de gestão escolar. Por isso, é fundamental que a empresa ofereça um suporte de confiança para você.

Você pode conferir em sites como o Reclame Aqui, qual a nota que as empresas de gestão possuem com seus clientes e entender se eles atendem os critérios de satisfação necessários.

5. Priorize a segurança

Por último, mas não menos importante, é válido lembrar que um sistema de gestão lida com informações sensíveis – dos seus alunos, colaboradores e da empresa como um todo. 

Por isso, ela precisa contar com soluções antifraude e que mantenham seus dados em segurança. É fundamental contar com critérios de segurança como a autenticação multifator e outros certificados que garantam a integridade de dos da sua comunidade escolar.

Como manter as finanças da escola organizadas?

Como acontece em qualquer empresa, manter as finanças organizadas é sempre um desafio. Porém, existem algumas tecnologias que disponibilizam soluções que conseguem tornar essa tarefa mais funcional.

O Asaas, por exemplo, é uma conta digital completa para empresas e também oferece recursos fundamentais para uma boa gestão financeira. 

Com o Asaas, sua instituição ganha mais controle sobre as finanças e também tem acesso a uma série de recursos para potencializar sua rotina. Entenda um pouco mais quais são os recursos que o Asaas pode oferecer para aprimorar sua gestão e manter as finanças organizadas:

Automação de processos

A automação de processos financeiros é fundamental para otimizar a eficiência e reduzir custos. Através dela, é possível eliminar tarefas manuais e repetitivas, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes e com maior valor.

Além disso, a automação de processos pode ajudar a reduzir erros humanos e garantir maior precisão e confiabilidade dos dados financeiros. Ela também pode ajudar a acelerar os processos financeiros, tornando a gestão mais ágil e responsiva. 

Isso permite que a empresa tenha informações financeiras atualizadas e precisas em tempo real, o que é essencial para tomada de decisões estratégicas e planejamento financeiro a longo prazo.

Sistema de pagamento recorrente

Para toda modalidade de escola, o sistema de pagamentos recorrentes é uma das principais formas de manter os alunos matriculados, facilitando o pagamento.

Para qualquer modelo de escola, um sistema de pagamentos recorrentes facilita o pagamento dos alunos e a gestão de recebíveis.

Além disso, essa modalidade ajuda a manter um controle maior sobre os alunos inadimplentes e possibilita a renovação automática, caso seja benéfico para o cliente.

O Asaas possibilita que você administre suas assinaturas com praticidade e dinamismo, disponibilizando diversas formas de pagamento e fornecendo ferramentas úteis como cadastro de clientes, emissão de notas fiscais e até a função de consulta de crédito do Serasa.

Principais meios de pagamento

Como falamos, oferecer os meios de pagamento mais populares é uma possibilidade através do Asaas. Isso permite que seu aluno pague a matrícula e suas mensalidades da forma que for mais prática para seu bolso, sem deixar sua escola em maus lençóis.

Para sistemas de pagamento recorrente, se destaca a opção de cartão de crédito – que nem mesmo precisa de maquininha – e o boleto parcelado (carnê) que também conta com um QR Code Pix, para facilitar o pagamento.

Notificações de cobranças

A inadimplência é um problema que afeta empresas de todos os segmentos. Porém, no campo da educação, isso se torna uma preocupação mais contundente.

Afinal, o pagamento das mensalidades é a principal fonte de receita para uma instituição de ensino. A falta de pagamento pode afetar diretamente o fluxo de caixa, investir em infraestrutura e até mesmo prejudicar outros alunos.

A inadimplência também pode gerar problemas jurídicos, já que as escolas têm o direito de cobrar as mensalidades atrasadas e, em casos extremos, podem ser obrigadas a recorrer à justiça para receber o pagamento.

Isso pode gerar custos e transtornos desnecessários para a escola e para as famílias envolvidas. Por isso, o Asaas disponibiliza um sistema de notificações de cobrança – tanto para cobranças preventivas quanto reativas.

Assim, seu aluno sempre fica ciente da necessidade de pagamento, evitando atrasos e diminuindo a taxa de inadimplência.

Para conhecer mais sobre essa função e outras funções do Asaas podem ser aplicadas na sua instituição, confira nosso artigo completo sobre conta digital.