10 dicas para a reduzir custos na empresa sem perder a qualidade

Um dos objetivos principais de qualquer empresa é gastar menos sem afetar a qualidade de seus produtos. É importante reduzir as despesas por dois motivos principais: o aumento dos lucros e da competitividade.

Sim, porque se a empresa gasta menos também pode oferecer produtos mais baratos para o consumidor e, consequentemente, obter mais vendas e melhorar sua margem de lucro.

Por isso, separamos 10 dicas para que você consiga reduzir custos sem prejudicar a qualidade daquilo que sua empresa oferece:

1. Realize uma análise dos custos atuais

2. Otimize os processos para reduzir custos

3. Automatize as tarefas, melhore os resultados

4. Revise todos os custos fixos

5. Renegocie com os fornecedores

6. Crie metas para reduzir custos

7. Terceirize serviços e gaste menos com espaço/funcionários

8. Envolva sua equipe para alcançar os resultados almejados

9. Reveja o regime tributário e pague menos impostos

10. Controle seu estoque, mobilize seu capital

Leia o texto e entenda melhor.

1. Realize uma análise dos custos atuais

Analisar os custos atuais favorece o controle de caixa

Sem o controle adequado os gastos tendem a aumentar

Quando falamos em reduzir custos, é importante saber como o dinheiro está sendo gasto. Somente assim você conseguirá traçar uma estratégia para diminuir as despesas, que devem ser registradas corretamente, não importando o valor.

O que parece irrelevante pode se tornar, ao final do mês, um fator decisivo na geração de custos altos, pois os valores são somados. Imagine valores pequenos, mas recorrentes diariamente? Dentro de 30 dias, farão uma grande diferença, concorda?

Os gastos devem ser analisados por categoria de cada setor, a fim de identificar quais processos e atividades estão consumindo mais recursos. Há muitos gastos que podem ser reduzidos e existem alguns que devem ser cortados.

2. Otimize os processos para reduzir custos

Otimizar processo torna o trabalho mais eficiente

A tecnologia é uma grande aliada na otimização dos processos

Quando as atividades empresariais são ineficientes, a empresa tende a gastar mais: horas extras, consumo muito alto de energia, muitas atividades diárias e assim por diante.

Quando se otimizam processos, é possível realizar as mesmas atividades com menos funcionários e melhores resultados. É o que ocorre, por exemplo, quando se usa a tecnologia como aliada. Veja, nos tópicos seguintes, como é possível usá-la para automatizar tarefas.

3. Automatize as tarefas, melhore os resultados

A automação agiliza os processos e integra os setores

Uma plataforma online permite acesso rápido às informações

Existem softwares capazes de automatizar tarefas, gerando relatórios por categoria de forma detalhada e rápida. O gestor não precisa elaborar várias planilhas para avaliar os gastos por setor, nem precisa fazer manualmente o registro das contas a receber e a pagar.

Os sistemas automatizados permitem organizar e centralizar as informações, integrando os setores e tornando-as mais acessíveis a todos os interessados. Eles melhoram a comunicação, trabalham mais rápido e com mais precisão, aumentam a produtividade, oferecendo resultados mais confiáveis.

Em uma única plataforma online, você pode integrar todos os setores de seu negócio e automatizar todos os processos. Poderá ter acesso às informações em tempo real, de qualquer lugar e em qualquer horário, com total segurança. Também poderá compartilhar com seus colaboradores.

4. Revise todos os custos fixos

É importante escolher planos de telefonia/internet vantajosos

Avalie todas as despesas fixas da empresa e como elas podem ser melhoradas

Há muitos planos personalizados ofertados pelas operadoras de telefone e de internet. Será que o plano que você escolheu é o melhor? Talvez esteja pagando caro por serviços que sua empresa nem precisa. As operadoras costumam modificar seus planos frequentemente para oferecer serviços mais competitivos. Faça uma pesquisa de mercado e veja as ofertas disponíveis.

Reveja também todos os outros custos fixos, como água e luz, folha de pagamento, despesas administrativas, aluguel de imóvel. Eles também podem ser enxugados para reduzir custos. Consumir menos energia é uma forma, ou até, procurar um imóvel com aluguel mais barato — quem sabe, você consegue financiar um imóvel e ter seu próprio ponto?

5. Renegocie com os fornecedores

Conversar com fornecedores ajuda a reduzir custos com insumos

Você pode conseguir melhores preços e condições de pagamento

É preciso avaliar se você fez realmente boas parcerias. Os seus fornecedores oferecem boas condições de pagamento e preços competitivos? Os prazos são satisfatórios? Analise bem o mercado para ter certeza disso.

Talvez seja possível encontrar um fornecedor com preços mais competitivos, que oferece prazos satisfatórios e produtos de boa qualidade. A fidelização é valiosa. Mas, para ser conservada, é preciso que seja vantajosa para ambos: o comprador e o fornecedor.

6. Crie metas para reduzir custos

É possível reduzir custos, criando metas realistas

Com boas estratégias, as metas são alcançadas, diminuindo gastos

A redução das despesas precisa ser representada por metas realistas, que possam ser medidas. Um exemplo de meta é: reduzir em 20% o consumo de energia em três meses. A definição da meta dependerá das características de sua empresa.

Se o empreendedor pretende reduzir a conta telefônica, pode se valer de estratégias como usar recursos gratuitos de comunicação (Skype, WhatsApp). Falhas operacionais podem ser diminuídas por meio de treinamentos. Mesmo sendo pagos, os treinamentos representam um investimento, pois os erros operacionais podem gerar grandes prejuízos.

7. Terceirize serviços e gaste menos com espaço/funcionários

A terceirização permite reduzir custos fixos

Terceirizando serviços, você gasta menos e lucra mais

Hoje já é permitido terceirizar até a atividade principal do negócio. Considere que, terceirizando parte da produção, você economizará gastos com locação, pois será possível ocupar um espaço menor internamente.

Também é possível economizar com funcionários, contratando profissionais para efetuarem um determinado serviço somente quando necessário. A folha de pagamento representa um dos maiores gastos de uma empresa, pois envolve salários, encargos, horas extras e outros benefícios.

8. Envolva sua equipe para alcançar os resultados almejados

O envolvimento da equipe é fundamental para o sucesso das estratégias

Os funcionários podem propor formas de redução de gastos

O envolvimento da equipe é fundamental para reduzir custos. Os colaboradores precisam saber como a redução de gastos e a otimização dos processos são valiosos para a empresa e para eles mesmos. Sendo parte da empresa, eles também lucram quando o negócio aumenta.

Também podem ser estimulados a formular ideias. Como eles trabalham em diferentes atividades e entendem seu funcionamento, podem perceber falhas e sugerir maneiras eficazes de gastar menos.

9. Reveja o regime tributário e pague menos impostos

A carga tributária pode causar ônus na empresa

Existem formas de pagar menos tributos dentro da lei

Uma carga tributária pesada gera altos custos para o empreendedor, que deve assumir o pagamento de impostos, taxas, contribuições, tarifas. O regime tributário pode ser alterado anualmente. Consulte seu contador e veja a possibilidade de enquadrar o negócio em um regime tributário mais vantajoso.

O contador fará simulações e projeções para ver em qual dos regimes a empresa terá melhores benefícios, considerando, por exemplo, a possibilidade de resgatar créditos tributários ou de concentrar os principais tributos em um único pagamento (Simples Nacional).

10. Controle seu estoque, mobilize seu capital

Estoque muito grande e sem rotatividade é dinheiro parado

O estoque bom é o que te dá lucro

Produtos sem saída significam perda de dinheiro. O estoque deve ser bem planejado e ter alta rotatividade para gerar lucros. Um bom software pode ajudar na gestão de estoque, evitando acúmulo de muitos produtos sem demanda. O bom planejamento faz do estoque um investimento e não uma sobrecarga financeira.

Seguindo essas 10 dicas, você pode reduzir custos e promover o crescimento de seu negócio, com a obtenção de maiores lucros e a conquista de maior competitividade no mercado em que atua. Então, não de colocá-las em prática o quanto antes.

Para ficar ainda mais bem informado, veja 5 dicas de planejamento financeiro para autônomos!

O Autor
Vice-presidente no Asaas
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