Melhores práticas para realizar a cobrança dos clientes

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Para os donos de micro e pequenas empresas, a cobrança dos clientes é um desafio que, muitas vezes, exige mais tempo do que eles dispõem para resolver. No momento em que essa se torna uma preocupação, é preciso pensar soluções e buscar estratégias que auxiliem esse setor crucial. Voltar a atenção para os procedimentos e critérios de cobrança da sua empresa e estabelecer práticas mais eficientes, pode poupar muito trabalho e prejuízos no futuro.

Mas antes de preparar uma nova abordagem de cobrança, é necessário pensar na relação da empresa com o cliente. Os bons procedimentos na área servem para diminuir a possibilidade de mal entendidos, evitar situações delicadas entre as partes e garantir o cumprimento das obrigações acordadas sem que seja necessário levantar o assunto fora do contexto.

Portanto, a melhor saída para que a cobrança não se torne uma dificuldade para os dois lados é ter práticas claras, simples e maneiras impessoais de cobrar uma possível dívida. Essa premissa precisa ser colocada pelas empresas na hora de negociar com o cliente.

Mas como começar a estruturar um sistema eficiente? Elaboramos quatro atitudes que podem facilitar a vida do empresário e ajudá-lo a estabelecer as melhores práticas para realizar cobranças dos clientes.

Seja organizado

É essencial que que o cadastro dos clientes esteja atualizado e as contas da empresa em dia. Sem um controle sobre as finanças e uma contabilidade básica fica impossível administrar um negócio de qualquer porte.

Tenha também uma lista com os dados de seus consumidores, os serviços prestados em determinado período e as movimentações financeiras correspondentes. Além de ser fundamental para qualquer empreendimento, o hábito de manter esse tipo de planilha ajuda a acompanhar a  processo de cobrança e controlar sua eficiência.

Negocie as formas de pagamento previamente

Combinar previamente as condições de pagamento com o cliente é a melhor maneira de evitar mal entendidos na hora da cobrança. Negocie com ele datas, valores, os meios de pagamento. Apare todas as arestas já nas primeiras conversas e não deixe para resolver depois o que pode virar um problema.

Ao negociar, procure adaptar-se o máximo que puder às necessidades do cliente. Se for possível estender um prazo para o dia do pagamento dele, por que não fazer? Porém, estabeleça os limites do seu negócio quando for necessário. É conversando que as pessoas se entendem e se previnem.

Ofereça vantagens para o pagamento

Outra maneira de garantir o sucesso das cobranças é oferecer algumas vantagens para que elas sejam efetuadas dentro do prazo ou pelo meio de pagamento mais lucrativo para a empresa.

Descontos de pequenas porcentagens para os que pagam em dia é uma maneira suave de cobrar uma multa dos que atrasam o pagamento. Cartões de crédito, por exemplo, costumam levar uma bela fatia do lucro. Que tal oferecer um desconto caso a compra seja paga em dinheiro ou cheque?

Use ferramentas para gerenciar as cobranças

Na hora de executar a cobrança, uma das melhores saídas é utilizar os serviços automáticos de notificação do cliente. As ferramentas permitem que o processo seja executado de maneira recorrente e sem precisar da abordagem pessoal nem dos boletos de cobrança.

Por e-mail, o cliente recebe a cobrança, tem a opção de escolher entre os meios de pagamento disponíveis e você é avisado sobre todo o decorrer da operação, inclusive se houver algum atraso.

Automatizar a cobrança poupa trabalho e deixa a relação com o cliente mais amistosa.

Com essas dicas, você será capaz de organizar um esquema simples e eficiente para as cobranças. Assim, o empreendedor pode cuidar do crescimento do seu negócio e se ocupar o menor tempo possível com burocracias.

E você? Tem se organizado bem para cobrar os clientes? Deixe seu comentário?

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