Você sabe o que é holerite?

Por Diego Contezini
10 de dezembro, 2015

Você sabe o que é holerite? Considerado um dos documentos mais importantes para uma empresa e para os funcionários, ele garante mais segurança para ambas as partes, sendo um documento obrigatório, já que a empresa pode responder legalmente por negligenciá-lo.
Para entender mais sobre o assunto, avance na leitura e veja como ele pode ser emitido, as informações que devem constar e muito mais. Acompanhe!

O que é um holerite?

O holerite, também conhecido como contracheque, nada mais é do que um documento que demonstra todos os recebimentos de um funcionário em uma empresa durante um determinado período.
Geralmente, o holerite está vinculado à folha de pagamento da empresa e serve para que o RH possa demonstrar como ocorrem os vencimentos e deduções no salário de um funcionário. Assim, ele também permite que o funcionário possa ter controle sobre os seus recebimentos em geral.

Quais são os dados que constam em um holerite?

De maneira geral, o holerite contém três tipos de dados diferentes: dados sobre o funcionário, dados sobre a empresa e sobre os recebimentos em si.
Os dados dos funcionários incluem nome e cargo, além de CPF e possivelmente área ou supervisor em seu respectivo setor. Já quanto aos dados da empresa, normalmente devem constar como CNPJ e razão social.
Nos recebimentos, são indicados o valor do salário bruto, os dias trabalhados, possíveis faltas, horas extras, adicionais noturnos e adiantamentos. Também há indicações de descontos de Imposto de Renda, contribuição do INSS, contribuição sindical, convênio médico, porcentagem de vale-alimentação, vale-transporte e outros mais.
Em casos específicos, também são indicados descontos de pensão alimentícia e descontos semelhantes com retenção na fonte pagadora.

Como emitir um holerite?

Para emitir um holerite, a empresa deve usar sua folha de pagamento para garantir que todas as informações estejam corretas. Assim, é preciso começar inserindo as informações básicas sobre o funcionário para a identificação do documento e discriminação dos dados. Em seguida, devem ser inseridas as informações a respeito do salário e informações como as bancárias ou de endereço, caso o holerite seja enviado pelo correio.
Com isso preenchido, devem-se inserir todos os dados relativos ao mês, como:

  • horas trabalhadas;
  • horas extras;
  • benefícios concedidos;
  • possíveis adiantamentos;
  • outras informações relevantes que possam afetar no valor do salário líquido.

Imediatamente após os dados serem inseridos, o holerite é gerado, sendo impresso em duas vias. Caso aplicável, ele deve ser assinado pelo funcionário ou enviado pelo correio.

Qual a importância do holerite?

O holerite é fundamental para que a empresa tenha um controle sobre os salários de cada funcionário, havendo um possível controle individual quando necessário. Além disso, o holerite também ajuda a respaldar a empresa por ser uma confirmação do cumprimento de seus compromissos.
Para o funcionário, o holerite é importante porque ele passa a ter mais controle sobre quais são os descontos de seu salário e por que eles acontecem, além de poder usar esse documento para comprovação de renda — como na abertura de contas bancárias, crediários ou solicitações de financiamento e empréstimos, por exemplo.
O holerite é um documento importante e que faz parte do controle de pagamento de uma empresa, contendo dados sobre os vencimentos do funcionário e como ocorrem os descontos. Também é fundamental para o funcionário, que, com esse documento, pode conferir diretamente informações sobre seu salário.

Mas para que serve, afinal?

Além de um documento de extrema importância para o colaborador, já que nele está discriminada a composição do seu salário, o holerite é também uma obrigação. É o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) em seu artigo 464, segundo o qual:

O pagamento do salário deverá ser efetuado contrarrecibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)

Perceba que a assinatura do empregado, conforme o texto de lei, é aplicável até mesmo nos casos em que ele seja analfabeto. Sendo assim, o holerite representa um direito básico e não um benefício ou um “extra”.
Cabe ressaltar que, atualmente, são raros os casos em que a empresa fica obrigada a recolher a assinatura do colaborador ao entregar o holerite. Isso porque, de acordo com a lei, essa assinatura é dispensada quando o pagamento é feito por depósito bancário.
Dessa forma, o holerite serve essencialmente como um instrumento comprobatório de uma relação trabalhista. Ele atesta que a empresa está pagando os salários conforme acordado em contrato individual de trabalho.

Pró-labore tem holerite?

A remuneração nas empresas é paga por meio de salários quando a relação de trabalho é regida pela CLT. Contudo, há casos em que os pagamentos são feitos por meio do pró-labore, uma espécie de pagamento destinado não aos empregados celetistas, mas aos sócios.
Embora ele possa até ser contabilizado como se fosse um salário, na prática, trata-se de uma despesa administrativa. Afinal, quem recebe pró-labore não tem direito a outras categorias de remuneração como 13º salário, DSR e férias.
Na verdade, a forma como um sócio é pago fica mais a critério do acordo feito entre as lideranças da empresa, que podem ou não instituir direitos e benefícios.
De qualquer forma, a diferença elementar entre pró-labore e salário é justamente a obrigatoriedade de emissão de um holerite. Caso queira comprovar sua renda, o sócio remunerado dessa forma precisa solicitar junto à contabilidade uma declaração de pró-labore.

Como ler um holerite de forma rápida?

Por se tratar de um documento cuja função é basicamente mostrar números, em alguns casos a leitura de um holerite pode ser confusa. Nesse caso, vale destacar as principais seções que compõem esse documento:

  • identificação da PJ e do colaborador — campo em que devem constar o nome da empresa, endereço e respectivo CNPJ. Junto a esse campo, deve estar o nome do colaborador e o seu número de identificação interna.
  • itens de remuneração codificados para uso da contabilidade;
  • descrição de cada item que forma a remuneração. Nesse caso, entram os vencimentos, descontos e o período de referência (mês ou quinzena, por exemplo);
  • impostos, benefícios e horas extras;
  • dados bancários, contendo o número da conta e agência;
  • total — campo em que deve constar todas as entradas, saídas e o saldo final
  • FGTS e INSS, com os devidos descontos discriminados

Como é formado o salário-base?

Não há uma empresa igual à outra, como não há colaborador que receba exatamente o mesmo que outro, ainda que ocupe a mesma função. Por isso, cada holerite mostrará resultados distintos para os cálculos dos itens que vimos no tópico anterior.
Esses cálculos, por sua vez, têm como referência o salário-base, ou ordenado, como costuma ser chamado pelas pessoas mais experientes. Esse é o salário propriamente dito, ou seja, o que é pago ao colaborador em troca do seu trabalho.
O salário-base também pode ser compreendido como o salário fixo. Portanto, essa é a remuneração mensal que não muda, e nela não são incluídos pagamentos de benefícios e horas extras, por exemplo.
Assim sendo, na conta do salário-base não entram pagamentos do tipo:

  • horas extras;
  • comissões por vendas;
  • adicional noturno;
  • bônus e distribuição de lucros.

Como ficam possíveis adiantamentos?

Já que não há duas empresas e dois colaboradores idênticos, o mesmo vale para a frequência e as épocas em que os pagamentos são feitos. Embora boa parte das empresas com empregados celetistas paguem mensalmente, existem casos em que a remuneração é feita por semana ou a cada 15 dias. Como fica o holerite nesses casos?
Aqui, a questão principal não é quantos contracheques serão emitidos, mas que a totalidade dos pagamentos seja descrita. Ou seja, não importa se para cada período o colaborador receba um holerite ou que ele seja mensal. O importante é que todos os descontos e proventos constem nesse documento, ainda que os pagamentos sejam de períodos passados.
No entanto, normalmente, as empresas que remuneram com frequência quinzenal emitem um primeiro holerite do mês descrevendo o pagamento como um adiantamento salarial. É no segundo documento que o salário vem descrito de forma mais completa, como vimos em tópicos anteriores.

E os impostos, como são descritos?

Há também os casos em que a empresa é obrigada a fazer a chamada retenção de imposto na fonte (IRRF). Corresponde ao valor que a empresa deve reter antes de efetuar o pagamento do salário, repassando-o à Receita Federal.
Sendo um imposto, ele é cobrado mediante alíquotas que incidem sobre o salário total, podendo ser de zero a 27,5%. Em 2020, esse cálculo obedece à tabela abaixo:

  • até 1.903,98 — isento;
  • de 1.903,66 até 2.826,65 — alíquota de 7,5% e parcela a deduzir de R$ 142,80;
  • de 2.826,66 até 3.751,05 — alíquota de 15% e parcela a deduzir de R$ 354,80;
  • de 3.751,06 até 4.664,48 — alíquota de 22,5% e parcela a deduzir de R$ 636,13;
  • acima de 4.664,68 — alíquota de 27,5% e parcela a deduzir de R$ 869,36.

Todas essas alíquotas e valores retidos devem constar no holerite no campo destinado a mostrar os descontos. Esse campo, por sua vez, pode ser impresso conforme o modelo padrão sugerido a seguir.

Existe um modelo padrão?

Cada empresa é livre para formatar seus holerites da forma que achar melhor. Ou, se você preferir, pode montar de acordo com este modelo, sugerido pelo site Guia do Excel.

Como usar a tecnologia para montar um holerite?

Caso você não seja adepto das planilhas, existe ainda uma segunda opção mais prática: os softwares de gestão. Boa parte deles é equipado com plataforma para controle de pagamentos, sendo assim uma alternativa recomendada até mesmo em virtude da automação que representam.
Então, ficou claro para você o que é holerite? Temos certeza que sim. Não se esqueça de que informação é poder e faz toda a diferença para superar a concorrência.
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