Emissor de nota fiscal: como funcionam e como escolher um

Escolher o sistema emissor de nota fiscal adequado é uma decisão crucial para empresas de todos os portes. 

Com a digitalização dos processos fiscais, encontrar uma solução eficiente e compatível com as necessidades do negócio tornou-se fundamental para garantir a conformidade com a legislação tributária e otimizar a gestão financeira. 

Por isso, trazemos as principais respostas que você precisa ter para escolher o melhor sistema de nota fiscal para sua empresa. Continue lendo!

O que é um emissor de nota fiscal eletrônica?

Um emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma ferramenta digital que automatiza e simplifica o processo de emissão de notas fiscais por empresas. 

Ele é uma solução tecnológica que substitui os antigos documentos fiscais em papel por versões eletrônicas, trazendo maior eficiência, segurança e conformidade com a legislação tributária.

Ao invés de preencher manualmente os campos de uma nota fiscal em papel, o emissor de NF-e permite que os dados necessários sejam inseridos em um sistema informatizado, geralmente integrado ao sistema de gestão empresarial (ERP) da organização. 

Esses dados incluem informações sobre os produtos ou serviços vendidos, valores, tributos aplicáveis, dados do cliente, entre outros.

Como funciona um emissor de nota fiscal?

Um emissor de nota fiscal opera de forma integrada com o sistema de gestão da empresa, facilitando o acesso aos dados necessários para a emissão das notas fiscais. 

Assim que uma venda é realizada ou um serviço é prestado, o sistema automaticamente coleta as informações relevantes e as organiza conforme os padrões estabelecidos pela legislação tributária.

Esses dados são formatados e compilados em um arquivo eletrônico no formato XML, que é reconhecido e aceito pelos órgãos fiscais. 

Após a assinatura digital, o arquivo da NF-e é transmitido para a Secretaria da Fazenda ou órgão fiscal responsável, onde ele é validado conforme as regras fiscais vigentes. Depois, a NF é autorizada e retorna ao emissor, confirmando sua validade. 

O emissor de nota fiscal também é responsável por armazenar as notas fiscais emitidas em seu banco de dados, conforme exigido pela legislação.

Quem pode utilizar um emissor de nota fiscal?

Qualquer empresa que realize operações de venda de produtos ou prestação de serviços pode utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e). 

Isso inclui empresas de todos os portes e segmentos, desde microempreendedores individuais (MEIs) até grandes corporações.

Além disso, o uso de um emissor de NF-e é obrigatório para empresas que estão enquadradas no regime tributário do Simples Nacional e para aquelas que ultrapassam os limites de faturamento estabelecidos pelos órgãos fiscais para emissão de notas fiscais em papel. 

Nesses casos, a emissão da NF-e é uma exigência legal e o emissor se torna uma ferramenta essencial para garantir a conformidade fiscal da empresa.

Quais as vantagens de utilizar um programa para emitir nota fiscal?

O uso de um emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) oferece diversas vantagens para as empresas, tanto em termos de praticidade operacional quanto em conformidade fiscal. Aqui estão algumas das vantagens mais significativas:

• Agilidade e eficiência: Com um emissor de NF-e, as empresas podem gerar e transmitir notas fiscais em poucos cliques, reduzindo o tempo gasto nessa tarefa e aumentando a produtividade operacional.

• Conformidade fiscal: O uso de um emissor de NF-e ajuda as empresas a estarem em conformidade com as exigências fiscais e tributárias estabelecidas pela legislação brasileira. Isso inclui a geração e transmissão automática de informações para o Fisco, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais e evitando possíveis penalidades por irregularidades.

• Controle e organização: Um emissor de NF-e permite que as empresas organizem e controlem suas operações de forma mais eficaz. Com a possibilidade de armazenamento eletrônico das notas fiscais emitidas, é mais fácil acompanhar e gerenciar o fluxo de documentos fiscais, facilitando processos como reconciliação de vendas, contabilidade e auditorias internas.

Como escolher o melhor emissor de nota fiscal?

Escolher o melhor emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma decisão estratégica para qualquer empresa, pois impacta diretamente sua eficiência operacional e conformidade fiscal. 

Abaixo, separamos uma lista de critérios que você pode utilizar durante a escolha do seu emissor de notas fiscais:

1. Veja se o software é fácil de usar

A usabilidade é fundamental para garantir que sua equipe possa usar o sistema sem dificuldades. 

Um software intuitivo e de fácil navegação reduz a curva de aprendizado, permitindo que seus funcionários realizem tarefas de emissão de notas fiscais com rapidez e precisão. 

Uma interface limpa e organizada, com processos simples de emissão e envio de notas fiscais, é essencial para otimizar o fluxo de trabalho.

2. Avalie o suporte técnico

Um suporte técnico eficiente é crucial para lidar com qualquer problema que possa surgir durante o uso do sistema. 

Verifique se o provedor oferece suporte técnico dedicado e acessível, preferencialmente com diferentes canais de comunicação, como telefone, e-mail ou chat online. 

Um suporte responsivo e experiente pode ajudar a resolver problemas rapidamente, minimizando o tempo de inatividade e garantindo que suas operações comerciais não sejam afetadas negativamente.

3. Priorize sistemas com integração e automatização

Um bom emissor de NF-e deve ser capaz de se integrar facilmente com outros sistemas de gestão empresarial, como ERP (Enterprise Resource Planning) e sistemas de contabilidade. 

A integração permite uma troca eficiente de dados entre os sistemas, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e reduzindo o risco de erros. 

Além disso, a automatização de processos, como a geração automática de notas fiscais a partir de pedidos de venda ou a atualização automática de estoques após a emissão de notas fiscais, pode melhorar significativamente a eficiência operacional da sua empresa.

5. Verifique se há funções são completas

Avalie se o emissor de NF-e oferece todas as funcionalidades necessárias para suas operações comerciais específicas. 

Isso inclui recursos como emissão de NF-e, NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), controle de estoque, gestão de clientes e fornecedores, relatórios fiscais, entre outros. 

Certifique-se de que o sistema atenda às necessidades presentes e futuras da sua empresa, garantindo que você não precise mudar de sistema no futuro devido à falta de recursos.

Como usar um emissor nacional?

O emissor nacional foi regulamentado através da Resolução CGNFS-e nº 3/2023, para registar e armazenar as notas fiscais eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal do Brasil ou pela prefeitura municipal..

O emissor nacional é fundamental para empresas que precisam emitir documentos fiscais de forma rápida, precisa e em conformidade com a legislação. Aqui estão os passos básicos para utilizar um emissor de NF-e:

• Acesso ao sistema: Primeiramente, é necessário acessar o sistema Nacional de emissão de notas fiscais eletrônicas.

• Escolha o tipo de emissão: Você pode fazer a emissão completa ou simplificada. A escolha depende dos dados já cadastrados, caso você nunca tenha emitido nota, opte pela emissão completa.

• Preenchimento dos dados: preencha os dados necessários para a emissão da nota fiscal. Isso inclui informações como dados da empresa (CNPJ, razão social, endereço), dados do cliente (CNPJ/CPF, nome, endereço), descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos incidentes, entre outros.

• Use posteriormente o sistema simplificado: após o registro do cliente, você pode usar a emissão simplificada para as demais notas.

• Consulte as notas fiscais emitidas e recebidas.

• Cadastre os serviços prestados para facilitar as próximas emissões.

Lembrando que, o emissor nacional só pode ser usado para emissão de NF-e quanto para NFS-e.

Como emitir notas fiscais pelo Asaas?

A plataforma do Asaas é uma conta digital completa, que também possui recursos específicos para realizar emissão de notas fiscais.

A plataforma do Asaas em si tem um foco maior em notas de serviço, porém o Base by Asaas, ERP na nuvem, amplia a sua capacidade de oferecer ferramentas para sua empresa e outros modelos de notas.

Em relação às notas fiscais, através do Base, é possível emitir uma quantidade muito maior de modelos de notas. Com ele você pode emitir:

• Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e): destinada à prestação de serviços, a NFS-e registra transações relacionadas à oferta de serviços por empresas. Esse modelo é obrigatório para empresas prestadoras de serviços, mas facilita a gestão financeira, contribuindo para a regularidade tributária e proporcionando eficiência no controle fiscal.

• Nota Fiscal de produto eletrônica (NF-e): é um documento digital essencial para registrar vendas de produtos e mercadorias. Emitida por empresas, possui validade jurídica, agilizando processos fiscais e facilitando o recolhimento de impostos. Nesse modelo também é possível realizar a emissão de DANFE e notas complementares.

• Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e): é uma variante da nota fiscal eletrônica, direcionada ao varejo, registrando vendas diretas ao consumidor final. Similar à NF-e, simplifica a emissão de notas fiscais, sendo especialmente útil para estabelecimentos com vendas no balcão, proporcionando agilidade no registro das transações.

Você também pode emitir nota fiscal de serviço pelo Portal Nacional e integrar com o Asaas. Aqui tem o passo a passo de como fazer.

Sendo assim, se você precisa de um sistema eficiente para emitir notas fiscais, abra sua conta no Asaas agora mesmo e conte com a melhor solução do mercado!