Características de um administrador: saiba como se destacar no mercado

Os administradores são responsáveis por diversas atividades, desde o gerenciamento de processos até a solução de problemas relacionados à estabilidade da organização.

Por isso, é extremamente importante estar preparado para combater as adversidades, mantendo o desempenho de produção da equipe.

Com a evolução tecnológica, as empresas precisam se ajustar constantemente, adotando novas abordagens para se adaptar às transformações constantes do mercado. 

Diante disso, é importante conhecer quais as características de um administrador, para manter o destaque da empresa em meio a concorrência. Vamos te explicar mais sobre o assunto ao longo deste artigo!

Quais são as 7 funções principais de um administrador?

Um administrador é um profissional responsável por planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades de uma organização. 

Ele pode trabalhar em empresas, instituições sem fins lucrativos, entidades governamentais ou qualquer outra forma de grupo organizado.

Os administradores desempenham uma variedade de funções essenciais na empresa, visando garantir o funcionamento prático e eficiente de uma organização. Algumas das principais funções de um administrador incluem:

1. Planejamento: Desenvolver estratégias e planos de ação para alcançar os objetivos da organização a curto e longo prazo.

2. Organização: Estruturar e organizar os recursos humanos, financeiros e materiais da organização para otimizar a eficiência e o desempenho.

3. Direção: Liderar equipes, estabelecendo metas, delegando responsabilidades e motivando os colaboradores para um melhor desempenho.

4. Controle: Acompanhar o progresso das atividades da organização, garantindo que elas estejam alinhadas com os objetivos estabelecidos.

5. Tomada de decisão: Tomar decisões estratégicas com base em análises de dados e tendências de mercado, visando o crescimento e a sustentabilidade da empresa.

6. Relações Públicas: Representar a organização perante clientes, fornecedores, parceiros e a comunidade em geral, mantendo uma boa imagem institucional.

7. Recursos humanos: recrutar, treinar, desenvolver e motivar os colaboradores, garantindo um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Quais são as áreas de atuação de um administrador?

Os administradores estão envolvidos em diversos setores e departamentos de uma organização. Algumas das áreas em que o administrador pode atuar são:

Marketing

No setor de marketing, os administradores são responsáveis por desenvolver estratégias para promover os produtos da empresa, atrair clientes e aumentar as vendas.

Eles podem estar envolvidos na análise de mercado para identificar tendências, no desenvolvimento de campanhas publicitárias e na comunicação com clientes.

Os administradores também colaboram com pesquisas para entender as necessidades dos clientes e desenvolver produtos ou serviços que atendam a essas demandas.

Gestão de pessoas

A gestão de pessoas e recursos humanos é crucial para garantir que a organização tenha os talentos certos e um ambiente de trabalho produtivo.

Os administradores nesta área são responsáveis por recrutar funcionários qualificados, gerenciar avaliações de desempenho e resolver conflitos da equipe.

Eles também lidam com questões relacionadas a salários, benefícios, conformidade com leis trabalhistas e promoção da cultura organizacional.

Finanças

No departamento financeiro, os administradores têm a responsabilidade de gerenciar os recursos financeiros da empresa de forma eficiente e sustentável.

Isso envolve a elaboração de orçamentos, previsões financeiras, análise de custos e despesas, gerenciamento de fluxo de caixa e tomada de decisões de investimento.

Os administradores também são responsáveis por garantir a conformidade com as regulamentações financeiras e a elaboração de relatórios de investimentos.

Logística

A logística é fundamental para garantir que os produtos da empresa cheguem aos clientes de forma eficiente e oportuna.

Os administradores neste setor lidam com o gerenciamento da cadeia de suprimentos, incluindo aquisição de materiais, armazenamento, transporte e distribuição.

Eles são responsáveis por otimizar os processos logísticos para reduzir custos, melhorar a eficiência e garantir a satisfação do cliente.

Quais são as características de um administrador?

Para ser um bom administrador, você precisa cumprir alguns requisitos específicos. Sem o desenvolvimento dessas características, as coisas podem sair do controle e a empresa será prejudicada. São elas:

1. Boa comunicação 

Ter uma boa comunicação é algo que destaca uma empresa das outras, melhorando a gestão e a produtividade. Para alcançar bons resultados, um administrador precisa saber se comunicar com clientes e fornecedores, visando manter um bom relacionamento. 

Além disso, lembre-se de ouvir as opiniões da sua equipe e incluir a participação deles na tomada de decisões importantes da empresa. Isso ajuda a manter a motivação e melhora o desempenho dos colaboradores.

2. Apure o seu Timing

No mundo dos negócios, o ditado “tempo é dinheiro” é ainda mais relevante, pois dinheiro perdido é difícil de recuperar. Por isso, os gestores modernos precisam ter um bom senso de timing para identificar e aproveitar oportunidades de negócios.

Essa habilidade de reconhecer situações favoráveis e agir rapidamente é o que torna uma organização mais competitiva, extraindo o máximo das oportunidades disponíveis.

3. Flexibilidade

É importante reconhecer quando uma estratégia não está funcionando e estar disposto a mudar de curso. O bom gestor deve admitir falhas e estar aberto a novas ideias, demonstrando maturidade e coragem.

Para auxiliar nessa tarefa, existem ferramentas de desempenho que ajudam a identificar se as estratégias estão funcionando, como a matriz SWOT ou o ciclo PDCA.

4. Redução de custos

O gestor moderno não só gerencia as pessoas, mas também cuida das finanças da empresa e toma medidas necessárias para garantir seu funcionamento.

Para ser um bom administrador, é importante saber que, com dedicação e criatividade, é possível reduzir os custos do setor, colaborando com o capital de giro da empresa.

Como ser um bom administrador de empresas?

Para te ajudar na gestão empresarial, separamos as melhores dicas para se tornar um bom administrador. Por meio delas, você poderá se tornar um profissional ainda melhor e desenvolver grandes projetos na sua empresa. Confira:

Tenha uma escuta ativa

Pratique o hábito de ter uma escuta mais ativa. Dessa forma, você entenderá as necessidades dos seus clientes e poderá se concentrar em construir processos de vendas escaláveis, orientados por dados verdadeiros e consistentes. 

Assim como fala o diretor de vendas do Asaas, Marcelo Vital:

“Ter uma escuta ativa, processos bem definidos e dados orientados são a chave para oferecer soluções que vendem e o mapa para um crescimento sustentável”

Foque em inovação

Busque constantemente maneiras de inovar e melhorar seus processos, produtos ou serviços. Esteja aberto a novas ideias que possam impulsionar o crescimento e a eficiência da sua empresa.

O Asaas, por exemplo, oferece automação e praticidade para as empresas, implementando um sistema integrado de gestão financeira. 

Por meio desse software, você poderá emitir notas fiscais, antecipar recebíveis, controlar seus pagamentos, emitir cobranças, etc.

Autoconfiança

Ainda que você passe por diversas dificuldades, acredite em si e em suas capacidades. Saiba que você é capaz de enfrentar desafios e superar obstáculos ao longo da sua jornada como administrador. 

Leve as críticas e contratempos como uma forma de aprender e trazer mais inovação para sua equipe. Em casos assim, é importante manter-se firme em sua visão e objetivos.

Conheça seu público e mercado

Seja dedicado a entender a verdadeira dor do cliente que você quer resolver. Conhecer profundamente seu público-alvo e o mercado em que atua é essencial para oferecer soluções eficazes e se destacar da concorrência.

Para o CEO do Asaas, Diego Contezini, uma das maiores dicas para o sucesso de um administrador é:

“Seja fanático por entender a real dor do cliente e faça de tudo para resolvê-la” 

Quais ferramentas ajudam o administrador?

Existem algumas ferramentas que podem ser extremamente úteis para um administrador. Além de facilitar a organização do trabalho, elas ajudam no controle e comunicação da equipe. São elas:

Ferramentas para gerenciamento de tarefas

Em qualquer empresa, é importante gerenciar tarefas com eficiência. Por conta disso, existem algumas opções de ferramentas para empreendedores que podem agilizar processos e aumentar sua produtividade, como:

• Agenda online: organizar suas tarefas com antecedência pode aumentar a eficiência para você e sua equipe. Use uma agenda online como o Google Agenda ou Outlook para listar todas as atividades e reuniões importantes.

• Gerenciador de arquivos: utilize o Google Drive ou o OneDrive para armazenar seus documentos importantes. Essas ferramentas permitem compartilhar arquivos com a equipe. Assim, você evita depender de dispositivos para acessar informações.

• Gerenciador de tarefas: para complementar suas ferramentas de produtividade, é essencial ter um gerenciador de tarefas. Isso ajuda a dividir suas demandas de forma organizada, facilitando a gestão do seu tempo. 

Indicadores de desempenho

Os KPIs, ou Indicadores de Desempenho são ferramentas essenciais para analisar o desempenho do seu negócio. Eles fornecem números que ajudam você e sua equipe a acompanhar resultados importantes. 

Esses indicadores são valores quantitativos. Com base neles, você pode planejar, investir e ajustar suas estratégias de maneira eficaz. Geralmente, são utilizados:

• Matriz BCG

• Análise SWOT

• Matriz GUT

• Ciclo PDCA

Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM)

O sistema CRM é uma ferramenta que ajuda a prospectar e atender os clientes com qualidade. Por meio dela, você facilita a captação de novos clientes e o gerenciamento estratégico das informações, permitindo oferecer promoções personalizadas. 

Você pode usar o CRM para adaptar o atendimento para cada um dos seus clientes, melhorando sua experiência. Isso agiliza o atendimento, organiza as interações e facilita a conversão de vendas.

Sistema de gestão integrado (ERP)

O sistema ERP é uma ferramenta focada no “back office”, otimizando recursos e processos internos da empresa. Ele automatiza demandas pós-conversão, agilizando tanto as operações estratégicas quanto as operacionais. 

O ERP pode monitorar vendas, pedidos e estoques, mantendo as informações seguras e acessíveis. Além disso, ele melhora o tempo de resposta das transações, facilitando a comunicação entre os setores.

Software de gestão financeira

O software de gestão financeira é importante para o crescimento da sua empresa. Essa ferramenta ajuda a empresa a lidar com cobranças, pagamentos, notas fiscais e outras operações que ajudam a manter a saúde financeira do seu negócio. 

O Asaas oferece um dos melhores softwares de gestão financeira, automatizando processos e dando mais autonomia para sua empresa. Confira os produtos Asaas:

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