Sistema de controle de gastos empresa: saiba como eles podem te ajudar!

Por Diego Contezini
14 de abril, 2020

Com o passar do tempo surgiram diversos softwares que aprimoraram as atividades empresariais, esses sistemas modernizaram todas as áreas dentro dos empreendimentos, desde a parte operacional até os níveis estratégicos. Logo, os empreendedores que optarem por usufruir da tecnologia certamente estarão à frente de seus concorrentes, seja na aplicação de novos produtos ou no controle de gastos empresa.

Todos sabemos que a maior dificuldade de um negócio está diretamente relacionada a gestão financeira. Conseguir alinhar as despesas com as receitas não é uma tarefa fácil. Muitas vezes, quando não se tem um domínio sobre o que se gasta no empreendimento, surgem situações que podem levar à falência.

Para ajudar você no controle de gastos empresa, nesse post, falaremos sobre a importância da utilização de sistemas nos empreendimentos.

Leia atentamente e confira!

Por que investir nos softwares de gestão?

Para que o negócio seja produtivo e consiga dar continuidade às atividades, é fundamental que os empreendedores tenham domínio sobre quanto eles têm e quanto é gasto para desenvolver o produto da empresa.

Antigamente, esse controle era todo realizado de forma manual, isso é, tudo que entrava e saía era anotado em um caderno e quando havia dúvidas lá se ia folhar o caderno para procurar o furo no caixa.

Contudo, com o passar do tempo e o aumento das rotinas, ficou inviável continuar com essa forma de gestão. Graças ao avanço tecnológico, é possível controlar, planejar e proteger todas as informações do seu negócio.

Como a rotina de um empreendedor é muito corrida, não há como ficar refém da falta de dados para a tomada de decisão. Os sistemas de gestão financeira se tornaram o braço direito dos empresários, visto que eles trouxeram recursos que possibilitaram uma visão mais ampla de como está a saúde financeira da empresa.

Ao investir em um sistema o tomador de decisão poderá ter rapidamente o diagnóstico do que está ocorrendo dentro do seu estabelecimento. Dessa forma, é possível averiguar quais itens estão dando mais retorno e quais são os produtos que necessitam de uma nova estratégia.

Além de apresentar o cenário geral, os softwares de gestão financeira proporcionam relatórios e gráficos detalhados quando necessário. Esses dados são fundamentais no controle de gastos empresa, pois como sabemos em posse de números reais é possível traçar estratégias mais condizentes com a realidade do empreendimento.

Como os sistemas de gestão financeira empresarial funcionam?

Os sistemas financeiros são caracterizados por um conjunto de ferramentas que integram as informações de diversos setores. Dessa maneira, eles centralizam todos os dados em uma única plataforma dinamizando o acesso para o empresário.
Suponha que uma empresa vende um item na sua loja, se a empresa utiliza um sistema, todo o percurso e setores que foram afetados estarão relacionados assim que o gestor emitir um relatório.

No momento da venda o item é retirado diretamente do estoque, dessa forma é dado entrada no caixa, lembrando que é de suma importância mencionar como está sendo efetuado o pagamento, à vista ou a prazo.

A partir dessa operação, o sistema disponibiliza diversas informações ao empresário. Primeiramente, ele atualiza automaticamente a quantidade de produto do estoque, com isso o gestor analisará se é prudente comprar novos produtos ou se a quantidade existente supre a demanda, esse dado é essencial para evitar o desperdício na compra de material desnecessário.

Além disso, com a utilização do sistema de gestão financeira o controle do fluxo de caixa ficou muito mais rápido e exato, pois os sistemas ao integrar as operações reduzem os riscos de equívocos.

Quais os benefícios da utilização de sistemas de gestão no controle de gastos empresa?

Como mencionamos, o sucesso de uma empresa é baseado na direção dada pelos empreendedores, contudo é imprescindível que eles estejam embasados em informações seguras e, a partir disso realizar um planejamento financeiro que alavanquem os resultados. Para que isso seja mais fácil os sistemas de gestão proporcionam diversos benefícios às empresas no controle de gasto empresa.

Maior eficiência

Com a velocidade das informações, as mudanças no mercado afetam diretamente os empreendimentos. Logo, conseguir ter reação a essas mudanças de forma rápida e que não comprometam os negócios é imprescindível.
Com dados gerenciais e a aplicação de decisões acertadas os resultados positivos tendem a virem cada vez mais rápido, possibilitando o crescimento empresarial.

Menor risco

Em épocas em que os números de dados são incalculáveis, monitorar e controlar todas essas fontes de recursos não é uma tarefa fácil. Um dado errado e as consequências podem ser drásticas para as finanças. Já com o auxílio dos sistemas financeiros esses erros são reduzidos a porcentagens muito baixas, qualificando as informações disponibilizadas.

Segurança das informações

Quando as informações financeiras são arquivadas em diferentes diretórios é possível que o tempo para a compilação de todos os relatórios seja lento e não deem garantias de eficácia.

Com o uso dos sistemas de gestão, a compilação dos dados é realizada de forma automática, possibilitando o manuseio de diversas fontes de dados para os envolvidos.

Organização das despesas

Para que o controle de gastos empresa seja efetivo, é muito importante que se saiba quais estão sendo os maiores dispêndios. O uso de softwares de gestão financeira proporciona uma alocação das despesas por categorias, isso facilita o manejo e identificação dos gastos, em posse disso o empresário pode agir de forma específica nos gargalos identificados.

Controle de estoque

Muitas vezes, o estoque é algo que não damos tanta importância, entretanto ele está diretamente ligado a satisfação do cliente e a saúde financeira do empreendimento. Já imaginou ofertar um item e quando o cliente efetuar a compra, a empresa não está com o produto à disposição para a entrega? Isso seria péssimo para a imagem do seu negócio.

Outro fator determinante no controle de estoque é identificar a quantidade mínima e a máxima. Em um sistema integrado é possível controlar todas essas métricas de forma eficiente, uma vez que os números são atualizados a cada operação realizada.

Projeção de fluxo de caixa

Uma das maiores dificuldades dos empreendedores é ter capital de giro, para que isso não se torne um grave problema, é fundamental saber exatamente quais as projeções de caixa. Quanto a empresa receberá, quais as formas de recebimento e quais seus compromissos, com essa organização é fácil alinhar os pagamentos e a entrada de receita para que a empresa não opere no vermelho.

Avaliação dos resultados

De nada adianta pôr em prática todas as ações que gerarão lucro, mas não conseguir mensurar essa lucratividade. Os sistemas permitem aos seus usuários uma rápida análise dos resultados.

A partir daí, é possível verificar se o planejamento alcançou o esperado ou se é preciso realizar mudanças no trajeto.
Identificar os problemas e potencializar os pontos fortes dos negócios é imprescindível para o sucesso de qualquer empresa.

Quando se tem maneiras rápidas e exatas para potencializar esses estudos os resultados tendem a serem cada vez melhores, logo usufruir dos benefícios que os sistemas de gestão financeira disponibilizam é fundamental para o sucesso dos empreendimentos.

Agora que você sabe a importância dos softwares de gestão no controle de gastos empresa, aproveite e saiba a importância e como fazer a gestão de preço na empresa.