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Como fazer controle de estoque: guia para uma gestão eficiente

Publicado em . Atualizado em
Por Hugo Stephan . Tempo de leitura: 6 mins
Na imagem, temos um homem vestindo uma blusa social em seu escritório de trabalho. Ele está mexendo em seu notebook, mostrando como fazer controle de estoque da sua empresa. Algumas imagens de nuvens de transferência, documentos e engrenagens estão destacadas.

Você quer saber como fazer controle de estoque? Essa é uma das atividades primordiais em qualquer negócio. Fazer um bom gerenciamento de estoque é essencial para ter clareza e precisão sobre a quantidade de cada item, além de manter a saúde financeira em dia.

Entender como fazer controle de estoque de forma eficiente e ágil pode impactar positivamente outros setores da empresa, impulsionando os resultados. Além disso, um controle de estoque ajuda a otimizar o tempo e reduzir custos. 

Se a gestão de estoque é um desafio na sua empresa, este conteúdo irá te ajudar! A seguir você entenderá os principais problemas causados pela falta de estoque e a importância de fazer uma gestão eficiente. Confira ainda 5 dicas de como você pode manter esse controle e por que  usar um sistema de estoque pode ser a melhor escolha.

Quais são os problemas causados pela falta de controle de estoque?

O controle do estoque costuma ser negligenciado por muitas empresas que às vezes não sabem como fazê-lo. No entanto, a tarefa é muito importante  para garantir o funcionamento do negócio e o atendimento de todas as demandas.

Prejuízos e perdas

Sem o acompanhamento adequado, a falta de controle de estoque pode causar prejuízos e perdas que pesam no financeiro e impedem novos investimentos, por exemplo. Pode ainda afetar a produtividade e o engajamento dos colaboradores que ficam frustrados com os desafios.

Falta ou excesso de estoque

É válido pontuar que os problemas podem ser relacionados tanto à falta, quanto ao excesso de estoque. Imagine que a equipe responsável, sem saber ao certo a quantidade de produtos já adquiridos, faz um novo pedido ao fornecedor. Porém, trata-se de um produto com pouca saída e a nova compra fica parada no estoque.

Impacto financeiro

Além de ocupar o espaço físico, o estoque excedente também trata de um dinheiro que poderia ser melhor aplicado. Ou seja, controlar estoque alinhado com a gestão financeira possibilita melhoria nas decisões estratégicas.

Nesse sentido, um bom controle de estoque permite aproveitar oportunidades de investimento e negociações melhores com os fornecedores. Sobre isso, exploraremos melhor a no próximo tópico a importância do controle de estoque. 

Qual a importância do controle de estoque?

Gerenciar estoque garante uma visão ampla dos itens que estão entrando e saindo e possibilita uma análise criteriosa do fluxo de vendas e o lucro em cada mês. Desse modo, evita-se erros e falhas decorrentes da falta de informação. 

Com o auxílio de relatórios gerenciais, gerados automaticamente no caso de plataformas de gestão, fica mais fácil tomar decisões e decidir sobre a inclusão ou retirada de novos produtos, por exemplo. Confira outras vantagens do controle de estoque a seguir.

Redução de custos e prevenção de prejuízos

A redução de custos acontece justamente pela facilidade em compreender o fluxo de entrada e saída de cada item. Assim dá para controlar as quantidades de compra e evitar faltas ou excesso, redirecionando o dinheiro da forma mais adequada.

Nesse contexto, negociar com os fornecedores e garantir preços e prazos melhores torna-se uma oportunidade atrativa. O acompanhamento possibilita maior previsibilidade para planejamento financeiro, estratégico e até mesmo ações promocionais.

Aumento de produtividade

A produtividade está inteiramente relacionada à organização do trabalho, ou seja, quando a empresa atua com um controle de estoque eficiente, gestores e colaboradores tendem a ganhar com isso. 

Ter processos fáceis, ágeis e práticos contribuem para a produtividade, por isso, apostar em um bom sistema de controle de estoque é fundamental. 

A seguir falaremos melhor sobre as opções de controle, mas é válido destacar que a automatização e simplificação dos processos com a tecnologia potencializa os resultados, portanto um software de gestão é o mais indicado.

Auxílio no planejamento financeiro

Ter uma organização e um planejamento claro dos produtos estocados resulta em uma melhora na saúde financeira do negócio, isso porque aumenta a previsibilidade e otimiza o uso dos recursos. 

No caso de um software de gestão como o Asaas, por exemplo, é possível unir o controle do estoque com a gestão financeira para ter visualização completa em um único lugar. 

Como fazer controle de estoque?

Conheça 4 formas de realizar o controle de estoque:

1. Ficha de controle de estoque

Consiste em um documento para registrar diariamente as entradas e saídas do estoque. Deve constar a data, procedência e a quantidade em estoque.

2. Planilha de controle de estoque

Similar à ficha, a planilha pode trazer outras funcionalidades para ajudar na operação, mas muitas vezes pode ser necessário criar e atualizar várias planilhas dependendo do tamanho da sua operação.

3. Aplicativo de controle de estoque

Uma opção mais interessante são os aplicativos que permitem a digitalização dos dados para um controle prático e disponível na palma da mão.

4. Sistema de controle de estoque

Uma solução completa é o sistema de controle de estoque. Em um formato integrado é possível acompanhar métricas e visualizar com eficiência a atualização automática dos números a cada operação.

Qual a melhor forma de controlar estoque de PME?

Muitas empresas costumam dar pouca importância para o controle de estoque ou fazer de forma manual, contudo, essa prática aumenta os riscos de falhas e erros humanos. 

Afinal, pode acontecer de preencher os dados errados ou não conseguir atualizar na frequência adequada. Para evitar que isso aconteça, as soluções tecnológicas são a melhor opção.

Sistema ERP para gestão de estoque eficiente

Um sistema ERP como o Base by Asaas permite a gestão financeira de todo o negócio, desde o controle de estoque até a emissão de notas fiscais. Conta com recursos completos e o melhor: é um sistema gratuito! Não existe mensalidade, apenas taxas referentes aos serviços que usar.

Os processos são simplificados, automatizados e podem ser acessados de qualquer lugar devido ao funcionamento em nuvem. Outra vantagem do sistema ERP é a segurança e armazenamento das informações: as chances de perder os dados são muito pequenas comparadas ao uso de fichas ou planilhas. 

funcionalidades do base erp

Agora que você já sabe como fazer controle de estoque, aproveite e crie agora mesmo a sua conta Asaas para começar a mudar a rotina do seu negócio.

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Escrito por

Hugo Stephan

Gerente de Engenharia no Base by Asaas. Administrador com ênfase em Análise de Sistemas, com MBA em Negócios pela Unopar. Trabalhou durante 12 anos como diretor técnico da Ares Sistemas, player de ERP tradicional. Cofundador e CTO da Base Sistemas, empresa que desenvolveu o Base ERP, software em nuvem para gestão de pequenas empresas, posteriormente adquirido pelo Asaas.

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