Como fazer controle de estoque: guia para uma gestão eficiente

Você quer saber como fazer controle de estoque? Essa é uma das atividades primordiais em qualquer negócio. Fazer um bom gerenciamento de estoque é essencial para ter clareza e precisão sobre a quantidade de cada item, além de manter a saúde financeira em dia.

Entender como fazer controle de estoque de forma eficiente e ágil pode impactar positivamente outros setores da empresa, impulsionando os resultados. Além disso, um controle de estoque ajuda a otimizar o tempo e reduzir custos. 

Se a gestão de estoque é um desafio na sua empresa, este conteúdo irá te ajudar! A seguir você entenderá os principais problemas causados pela falta de estoque e a importância de fazer uma gestão eficiente. Confira ainda 5 dicas de como você pode manter esse controle e por que  usar um sistema de estoque pode ser a melhor escolha.

Quais são os problemas causados pela falta de controle de estoque?

O controle do estoque costuma ser negligenciado por muitas empresas que às vezes não sabem como fazê-lo. No entanto, a tarefa é muito importante  para garantir o funcionamento do negócio e o atendimento de todas as demandas.

Prejuízos e perdas

Sem o acompanhamento adequado, a falta de controle de estoque pode causar prejuízos e perdas que pesam no financeiro e impedem novos investimentos, por exemplo. Pode ainda afetar a produtividade e o engajamento dos colaboradores que ficam frustrados com os desafios.

Falta ou excesso de estoque

É válido pontuar que os problemas podem ser relacionados tanto à falta, quanto ao excesso de estoque. Imagine que a equipe responsável, sem saber ao certo a quantidade de produtos já adquiridos, faz um novo pedido ao fornecedor. Porém, trata-se de um produto com pouca saída e a nova compra fica parada no estoque.

Impacto financeiro

Além de ocupar o espaço físico, o estoque excedente também trata de um dinheiro que poderia ser melhor aplicado. Ou seja, controlar estoque alinhado com a gestão financeira possibilita melhoria nas decisões estratégicas.

Nesse sentido, um bom controle de estoque permite aproveitar oportunidades de investimento e negociações melhores com os fornecedores. Sobre isso, exploraremos melhor a no próximo tópico a importância do controle de estoque. 

Qual a importância do controle de estoque?

Gerenciar estoque garante uma visão ampla dos itens que estão entrando e saindo e possibilita uma análise criteriosa do fluxo de vendas e o lucro em cada mês. Desse modo, evita-se erros e falhas decorrentes da falta de informação. 

Com o auxílio de relatórios gerenciais, gerados automaticamente no caso de plataformas de gestão, fica mais fácil tomar decisões e decidir sobre a inclusão ou retirada de novos produtos, por exemplo. Confira outras vantagens do controle de estoque a seguir.

Redução de custos e prevenção de prejuízos

A redução de custos acontece justamente pela facilidade em compreender o fluxo de entrada e saída de cada item. Assim dá para controlar as quantidades de compra e evitar faltas ou excesso, redirecionando o dinheiro da forma mais adequada.

Nesse contexto, negociar com os fornecedores e garantir preços e prazos melhores torna-se uma oportunidade atrativa. O acompanhamento possibilita maior previsibilidade para planejamento financeiro, estratégico e até mesmo ações promocionais.

Aumento de produtividade

A produtividade está inteiramente relacionada à organização do trabalho, ou seja, quando a empresa atua com um controle de estoque eficiente, gestores e colaboradores tendem a ganhar com isso. 

Ter processos fáceis, ágeis e práticos contribuem para a produtividade, por isso, apostar em um bom sistema de controle de estoque é fundamental. 

A seguir falaremos melhor sobre as opções de controle, mas é válido destacar que a automatização e simplificação dos processos com a tecnologia potencializa os resultados, portanto um software de gestão é o mais indicado.

Auxílio no planejamento financeiro

Ter uma organização e um planejamento claro dos produtos estocados resulta em uma melhora na saúde financeira do negócio, isso porque aumenta a previsibilidade e otimiza o uso dos recursos. 

No caso de um software de gestão como o Asaas, por exemplo, é possível unir o controle do estoque com a gestão financeira para ter visualização completa em um único lugar. 

Como fazer controle de estoque?

Conheça 4 formas de realizar o controle de estoque:

1. Ficha de controle de estoque

Consiste em um documento para registrar diariamente as entradas e saídas do estoque. Deve constar a data, procedência e a quantidade em estoque.

2. Planilha de controle de estoque

Similar à ficha, a planilha pode trazer outras funcionalidades para ajudar na operação, mas muitas vezes pode ser necessário criar e atualizar várias planilhas dependendo do tamanho da sua operação.

3. Aplicativo de controle de estoque

Uma opção mais interessante são os aplicativos que permitem a digitalização dos dados para um controle prático e disponível na palma da mão.

4. Sistema de controle de estoque

Uma solução completa é o sistema de controle de estoque. Em um formato integrado é possível acompanhar métricas e visualizar com eficiência a atualização automática dos números a cada operação.

Qual a melhor forma de controlar estoque de PME?

Muitas empresas costumam dar pouca importância para o controle de estoque ou fazer de forma manual, contudo, essa prática aumenta os riscos de falhas e erros humanos. 

Afinal, pode acontecer de preencher os dados errados ou não conseguir atualizar na frequência adequada. Para evitar que isso aconteça, as soluções tecnológicas são a melhor opção.

Sistema ERP para gestão de estoque eficiente

Um sistema ERP como o Base by Asaas permite a gestão financeira de todo o negócio, desde o controle de estoque até a emissão de notas fiscais. Conta com recursos completos e o melhor: é um sistema gratuito! Não existe mensalidade, apenas taxas referentes aos serviços que usar.

Os processos são simplificados, automatizados e podem ser acessados de qualquer lugar devido ao funcionamento em nuvem. Outra vantagem do sistema ERP é a segurança e armazenamento das informações: as chances de perder os dados são muito pequenas comparadas ao uso de fichas ou planilhas. 

Agora que você já sabe como fazer controle de estoque, aproveite e crie agora mesmo a sua conta Asaas para começar a mudar a rotina do seu negócio.