Passo a passo para elaborar o Ciclo PDCA: exemplos e ferramentas

O Ciclo PDCA, também chamado de ciclo de Shewart ou de Deming, foi criado em 1930, por Walter Shewhart. Porém, a popularização só ocorreu a partir de 1950, por meio de William Edwards Deming, considerado o guru do gerenciamento pelas empresas japonesas.

Saber como funciona essa técnica é importante para a estabilidade do empreendimento, buscando a melhoria contínua das operações e organização do negócio.

Por isso, ao longo deste texto, vamos apresentar como funciona essa técnica de gestão e mostrar como aplicar ela em sua empresa. Continue lendo para entender!

O que é o ciclo PDCA?

O PDCA é uma abordagem para acompanhar continuamente os processos em uma organização. Ele consiste em quatro fases: Planejar, Executar, Verificar e Agir. Ao final, o ciclo reinicia, ajudando a empresa a analisar oportunidades de melhoria.

Neste caso, lembre-se de contar com um sistema integrado, que possa registrar arquivar as informações da sua empresa de forma automática, assim como o Asaas. Dessa forma, você conseguirá trazer uma visão mais ampla sobre o seu desempenho.

Quais são as vantagens do ciclo PDCA?

O principal objetivo do ciclo PDCA é organizar todos os processos empresariais. Por meio dessa técnica, sua empresa pode agregar vantagens importantes, como:

Auxilia na melhoria contínua

O PDCA é uma ferramenta que ajuda na promoção de melhorias consistentes nas operações empresariais. A abordagem cíclica permite identificar áreas de aprimoramento de forma regular, contribuindo para a evolução contínua da organização.

Produz solução eficaz de problemas

Ao seguir as etapas do ciclo, as organizações são capazes de identificar, analisar e corrigir problemas de maneira sistemática. Isso resulta na implementação de soluções mais eficazes e duradouras.

Garante o aumento da eficiência

Ter um acompanhamento contínuo de melhorias contribui para o aprimoramento dos processos operacionais, tornando-o mais eficiente. Dessa forma, o ciclo PDCA pode ajudar a eliminar desperdícios e otimizar o tempo de trabalho.

Ajuda no envolvimento da equipe

O PDCA ajuda no envolvimento da equipe com suas atividades. A metodologia incentiva a participação ativa da equipe na identificação de problemas e sugestões de melhorias, promovendo uma cultura de feedback e autodesenvolvimento aos colaboradores.

Auxilia na tomada de decisão informada

O ciclo PDCA fornece um processo estruturado para a tomada de decisões. Ao basear as ações em dados e resultados verificáveis, as decisões tornam-se mais informadas e alinhadas aos objetivos da organização.

Quando usar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada em diversas situações para promover a melhoria contínua e a eficiência organizacional. Aqui estão algumas situações em que essa técnica pode ser utilizada:

Identificação e solução de problemas organizacionais

Quando a empresa enfrenta desafios operacionais, o PDCA pode ser utilizado para identificar as causas desse problema. Assim, é possível desenvolver soluções eficazes e implementar mudanças para resolver cada situação de forma sistemática.

Melhoria de processos internos

O ciclo PDCA permite que a organização avalie seus processos de forma contínua, mostrando os pontos de ajustes para alcançar um desempenho mais eficaz. Assim, ele pode aprimorar os resultados obtidos, reduzir desperdícios e otimizar fluxos de trabalho. 

Atingimento de metas da empresa

Se a empresa tem metas específicas, o PDCA pode ser aplicado para planejar as ações, executá-las, verificar os resultados e ajustar estratégias conforme necessário. Isso ajuda a organização a manter o foco no crescimento e expansão do negócio.

Iniciar novos projetos na empresa

A técnica PDCA pode ser utilizada desde a fase de planejamento até a execução de novos projetos. Ele permite uma abordagem interativa, onde cada ciclo contribui para aprimorar e refinar o projeto com base nas lições aprendidas durante o processo.

Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é constituído por 4 etapas: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Do (Ação). Em cada parte desse processo, você deve:

1. Plan: planejar

A primeira fase é a de planejamento. Aqui é onde identificamos o problema, estabelecemos metas específicas e elaboramos um plano de ação com recursos e estratégias para superar os problemas encontrados.

2. Do: executar

A etapa de execução é onde colocamos o planejamento da fase anterior em prática. Nela, implementamos as ações delineadas, coletamos os dados e compartilhamos as atividades com a equipe, para que todos possam seguir com o plano.

3. Check: verificar

Partindo dos primeiros resultados, essa fase serve para entendermos se as atividades estão realmente dentro das metas almejadas. Aqui, são analisadas as atividades, identificando as que estão sendo positivas ou negativas.

4. Act: ação

Na fase de ação, implementamos ações corretivas e preventivas com base nas conclusões da etapa anterior. Neste caso, os problemas são corrigidos e o plano é ajustado. Ao final, o ciclo reinicia, buscando melhorias contínuas na empresa.

Como elaborar o Ciclo PDCA?

Elaborar o seu ciclo PDCA pode ser uma tarefa um pouco complicada. Afinal, são etapas que se repetem constantemente e, se não forem planejadas de forma eficiente, podem gerar resultados ineficientes.

Antes de iniciar o ciclo PDCA, é crucial estabelecer indicadores de desempenho relevantes para medir o sucesso em cada etapa. Esses indicadores podem incluir métricas de eficiência, taxas de sucesso das ações e dados quantitativos dos processos feitos.

A clareza na definição desses indicadores proporciona uma base objetiva para avaliar o progresso e orienta as decisões ao longo do ciclo.

Etapa 1: Planejar

O planejamento é fundamental para a organização das soluções engajadas pela empresa. Por isso, é essencial que as equipes dediquem tempo e esforço nesta atividade. Para planejar as ações do ciclo PDCA, você pode:

Identifique o problema que deseja solucionar

Comece identificando as áreas que precisam ser melhoradas ou que estão trazendo ótimos resultados. Isso significa que a busca pode ser por um problema existente ou uma oportunidade de crescimento para a empresa. Em ambos os casos, fique atento!

Use ferramentas para análise e definição das causas

Defina metas específicas e mensuráveis que deseja alcançar. Essas metas ajudarão a direcionar todo o processo de melhoria. Abaixo, veja quais ferramentas podem ser utilizadas para análise e definição das causas:

Análise de Pareto

O Princípio de Pareto, também conhecido como Análise de Pareto, sugere que 80% das consequências vem de 20% das causas. Essa ferramenta serve para identificar e focar nas causas mais significativas de um problema.

Neste caso, a ferramenta organiza dados em um gráfico de barras, destacando as causas mais impactantes em ordem decrescente.

Passo 1: identifique os problemas

Liste todos os problemas enfrentados pela empresa, suas possíveis causas e a frequência com que cada um deles aparecem e os organize em ordem decrescente.

• Atraso na entrega (50)
• Problemas no estoque (45)
• Falha no atendimento (25)

Passo 2: calcule o percentual de impacto 

Calcule a frequência dos problemas para chegar em uma porcentagem. Isso ajudará quanto cada tópico impacta na empresa. Para isso, use a fórmula: 

(nº de frequência individual / (soma da frequência de todos os problemas)) * 100

Ex: Atraso na entrega

(50/ (50+45*25)) * 100 = 41,66%

Passo 3: crie um gráfico para análise do resultado

Além do percentual, crie um gráfico de barras que ajude a ilustrar a relação entre os problemas e sua frequência, facilitando a análise dos resultados.

Diagrama de Árvore

O Diagrama de Árvore, ou Mapa Mental, é uma ferramenta que ajuda a visualizar as relações entre diferentes elementos de um problema. A estrutura de árvore facilita a decomposição do problema em partes menores, tornando-o mais compreensível.

Diagrama de Causa e Efeito

Também conhecido como Diagrama de Ishikawa, é uma representação que ajuda a identificar todas as possíveis causas de um problema específico.

Geralmente, são utilizadas as categorias: materiais, métodos, mão-de-obra, matéria-prima, ambiente e medida. Porém, nem sempre seu problema estará dentro de todas elas.

Brainstorming

O brainstorming é uma técnica de geração de ideias que encoraja a expressão livre e criativa de pensamentos por parte de um grupo. Aqui, os participantes contribuem com ideias sem restrições, promovendo a criação de soluções inovadoras para problemas.

Essas ideias são anotadas e, depois, analisadas novamente, promovendo a escolha entre seus colaboradores.

5 Por Quês

Uma técnica de questionamento usada para explorar a causa raiz de um problema, repetindo a pergunta “Por quê?” cinco vezes. Neste caso, cada resposta leva a uma nova pergunta, ajudando a analisar o problema em sua totalidade.

Matriz Priorização

Você também pode utilizar a Matriz de Priorização para avaliar e classificar os problemas com base em critérios específicos. Você deve atribuir pesos aos critérios relevantes e classificar as opções, conforme a tabela abaixo. Assim, você terá uma visão mais ampla.

Trace um plano de ação para as principais causas

Para criar um plano de ação detalhado, é preciso listar as atividades que serão realizadas e identificar os recursos necessários. Assim, será possível desenvolver estratégias para cada um dos obstáculos, tendo uma abordagem organizada e estruturada.

Etapa 2: Executar

A etapa de execução é onde fazemos a coleta de dados e informações envolvidas no processo. Além de agregar uma visão ampla do progresso alcançado, esses dados podem colaborar na tomada de decisões futuras, ajudando a entender o real cenário da empresa.

Defina ações conforme a definição do plano de ação

Com os dados em mãos, defina quais ações serão realizadas. Assegure-se de que todas as etapas estejam sendo executadas conforme o cronograma estabelecido, reforçando a importância da precisão na implementação.

Lembre-se de monitorar constantemente o progresso do plano de ação, garantindo que as atividades estejam alinhadas com as metas definidas.

Etapa 3: Verificar

Nesta fase, é onde comparamos os resultados alcançados com as metas estabelecidas durante a etapa de planejamento. Essa análise é fundamental para determinar se as mudanças implementadas estão, de fato, conduzindo à melhoria desejada.

Confira a eficácia ou não da ação realizada

Conduza uma análise meticulosa para confirmar a eficácia das ações realizadas. Caso haja desvios entre os resultados reais e as metas estabelecidas, identifique essas áreas para compreender o que não está seguindo conforme o planejado e faça os devidos ajustes.

Etapa 4: Ação

Nesta fase, é o momento crucial de agir. Caso tenham ocorrido falhas ao longo dos processos anteriores, esta etapa é oportuna para implementar correções que otimizem as etapas de execução do plano.

Faça a revisão das atividades e planejamento de futuras tarefas

Realize uma revisão minuciosa das atividades já executadas e do planejamento inicial. Faça ajustes no plano de ação conforme necessário, incorporando sabiamente as lições aprendidas ao longo do processo. 

Esse aprimoramento contínuo é essencial para adaptar estratégias de maneira flexível e alinhá-las aos objetivos estabelecidos.

Elimine definitivamente as causas

Reforce as práticas que foram bem-sucedidas. Isso ajuda a consolidar melhorias e a criar uma base sólida para o próximo ciclo. Dessa forma, é possível fazer melhores escolhas nos próximos planejamentos.

Uma dica para essa tarefa é: busque por um sistema ERP eficiente, que consiga guardar informações e trazer detalhes sobre as ações realizadas pela sua empresa. Isso vai ajudar na eliminação das campanhas sem resultados, evitando estratégias ruins no futuro.

Se você busca aprimorar os resultados da sua empresa, saiba como analisar as opções e melhorar suas tomadas de decisões importantes!