Conheça o ciclo PDCA e otimize os processos da sua empresa

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A otimização de processos para a garantia de melhor qualidade de um produto ou serviço faz parte das prioridades do trabalho de todo gestor. São muitas as metodologias e as ferramentas de gestão disponíveis para a implantação e melhoria de produtos e serviços, entre as quais se destaca o ciclo PDCA. Sua fácil aplicação, resultado e melhoria popularizou o método que tem sido utilizado em organizações de todo o mundo.

Quer conhecer mais sobre o ciclo PDCA e saber como aplicá-lo na gestão de qualidade dos processos de sua empresa? Veja a seguir!

Afinal, o que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA foi criado em 1930 por Walter Shewhart, mas a popularização do método só ocorreu a partir da década de 1950, com as palestras de William Edwards Deming (conhecido como o guru do gerenciamento de qualidade) nas indústrias japonesas. Por isso, o ciclo PDCA também pode ser encontrado como ciclo de Shewart ou ciclo de Deming.

De modo geral, o ciclo PDCA tem por objetivo o controle e a melhoria de processos de modo contínuo, a partir da execução de 4 fases, cujas iniciais vem do inglês Plan, Do, Check e Act (Planejar, Executar, Verificar e Agir, em português). A ideia é de ciclo, pois assim que a fase de ação termina, o PDCA é reiniciado para que a empresa continue identificando novas oportunidades para otimizar processos. Conheça detalhadamente cada uma dessas fases e sua aplicabilidade na gestão de sua corporação.

To Plan: planejar

A primeira fase do ciclo é o momento em que a equipe avalia o problema. A partir de uma análise criteriosa, são apontados os objetivos e as possíveis soluções para a correção desse problema.

Nessa fase, também é elaborado o plano de ação que deverá ser executado na sequência. Vamos apresentar detalhadamente o modo de realizar o planejamento em sua empresa a partir dos passos a seguir:

  • Combine forças: convoque a participação dos seus funcionários para identificar o problema e apresentar possibilidades reais de melhoria;
  • Realize um mapeamento dos processos para a identificação desse problema em potencial e as possíveis oportunidades: você pode fazer uso de algumas ferramentas, como o diagrama de Ishikawa, o relatório Drill Down ou o checklist 5W2H, em que é necessário responder às 7 perguntas da sigla (What: o que será feito? Why: por quê? Where: onde? When: quando? Who: por quem? How: como? e How much: que determina o custo para a resolução do problema);
  • Analise as informações selecionadas anteriormente: procure identificar o que desencadeou o problema;
  • Após a descoberta da causa principal do problema, é hora de pensar nas soluções: comece com um brainstorming até chegar na melhor solução possível;
  • Desenvolva o plano de ação que colocará essa solução em prática;
  • Por último, defina os indicadores de performance que vão monitorar as ações e verificar se elas estão contribuindo para otimizar o processo.

To Do: executar

É a hora de colocar o plano de ação definido na fase anterior em prática. Esteja preparado para eventuais mudanças.

É muito importante que essa fase siga um cronograma, pois ao longo desse processo, pode haver diferenças entre aquilo que foi planejado e o que é realmente necessário ou possível para a execução desse planejamento. Registre essas mudanças ao longo dessa fase. Esses dados serão utilizados na etapa seguinte do ciclo PDCA.

To Check: verificar

Momento decisivo no ciclo PDCA, a fase de verificação ou checagem identifica as diferenças apresentadas na fase anterior entre o planejamento idealizado e as soluções que foram realizadas. Identifique os padrões que foram obedecidos e o que funcionou ou não ao longo da tentativa de otimizar o processo, a partir dos resultados apresentados nos indicadores de desempenho. Faça os ajustes necessários para a etapa seguinte.

Act: ação

É momento de agir. Se houve falhas ao longo dos processos anteriores, esse é o momento de correção.

Por isso, a quarta fase do ciclo PDCA também é conhecida como a fase da ação corretiva. Com essas informações reunidas e analisadas, é hora de realizar um novo plano de ação e reiniciar o ciclo.

Quais são as vantagens do ciclo PDCA para sua empresa?

Como dito anteriormente, o principal objetivo do ciclo PDCA é a melhoria contínua dos processos. Além de eficiência, as consequências práticas dessas melhorias têm impacto em toda a empresa.

Com a redução das falhas, é possível aumentar a produtividade e otimizar o tempo de trabalho, reduzindo os custos e, por conseguinte, aumentando a lucratividade da empresa. Por último, ao convocar o trabalho em equipe, o ciclo PDCA exige uma maior atuação dos funcionários na otimização dos processos e na resolução dos problemas. Assim, esses funcionários se sentem mais valorizados e comprometidos com os processos de melhoria dentro da corporação.

Cuidados na aplicação do ciclo PDCA

Existem alguns cuidados importantes na implementação do ciclo PDCA. O primeiro é: só inicie a fase de Execução depois de uma dedicação exclusiva da fase de Planejamento.

Do mesmo modo, de nada adianta Executar sem realizar a Verificação. Não pule nenhuma etapa, pois o processo de melhoria é contínuo e a omissão de qualquer uma das fases do processo pode ocasionar falhas na otimização dos processos.

Não deixe também de realizar um registro preciso de todas as informações encontradas ao longo da aplicação do ciclo PDCA. Qualquer medição ou análise imprecisa pode comprometer o resultado final. É importante que esses dados sejam constantemente atualizados e compartilhados com a equipe envolvida.

Repetição

Não custa repetir mais uma vez: o princípio fundamental PDCA é que ele é um processo contínuo. Por isso, para que seus benefícios possam contribuir para otimizar processos da empresa, é importante que o ciclo seja repetido assim que chegar na fase de Ação.

Por último, em cada ciclo PDCA, considere um problema a ser resolvido. Mesmo que a equipe tenha identificado outros problemas ao longo da aplicação do método, siga na resolução do problema inicial.

Só depois de concluído crie outros ciclos para os demais problemas. Além de evitar a má execução do ciclo PDCA, o foco em um único problema mantém a equipe concentrada em otimizar o processo. Depois de conhecer um pouco mais sobre o ciclo PDCA, suas aplicações e vantagens, queremos a sua opinião.

Acredita que ele possa ser utilizado em sua empresa para otimizar processos? Já conhecia o ciclo e utiliza a metologia? Compartilhe suas impressões!

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