Como escolher o melhor software de cobrança para sua empresa?

Trabalhar com um bom software de cobrança pode oferecer benefícios que vão muito além da agilidade e organização do setor de contas a receber de uma empresa. Ele pode, inclusive, reduzir os custos.

Mas essa escolha não é tão fácil quanto parece: é necessário entender alguns critérios internos antes de apostar em um software desse tipo. Ou seja, optar por aquele que parece ser o mais barato pode simplesmente não ter a menor utilidade no seu negócio.

Neste artigo, apresentaremos algumas dicas que podem auxiliar nessa difícil tarefa. Seguindo cada uma delas, você fará uma aquisição certeira e que vai trazer muitos ganhos para o seu negócio. Acompanhe!

1. Entenda as necessidades da sua empresa

Antes de qualquer coisa, olhe para dentro da sua empresa. Você, enquanto gestor, precisa conhecer necessidades, gargalos e oportunidades de melhoria do seu setor financeiro.

O pior erro que os empresários cometem quando o assunto é contratar um software de cobrança é achar que a ferramenta vai simplesmente funcionar, sem sequer conhecerem as reais necessidades de suas empresas.

O que acaba acontecendo é que eles adquirem sistemas de cobrança ineficientes para o seu negócio, ou pior, pagam caro por softwares que possuem funcionalidades inúteis. Nos dois casos, o prejuízo pode ser bem grande.

Portanto, é preciso mapear as necessidades e identificar falhas e barreiras que interferem no processo de cobrança e geram custos a mais. Com esses dados bem definidos, você passará para a próxima etapa, que é conhecer as funções da ferramenta que pretende contratar, mas isso é assunto para o próximo tópico. Continue lendo!

2. Conheça as funções do software de cobrança

Conhecer as funcionalidades do sistema é outro passo fundamental, afinal, você já sabe quais são as necessidades do seu negócio e precisa de uma ferramenta que atenda a todas elas.

Sendo assim, existem alguns fatores sobre o sistema que devem ser analisados. Por exemplo: se ele possui negociações em multicanais (SMS, WhatsApp, e-mail, chat etc.) ou outras funções que possibilitem que você tenha mais chances de receber de determinado devedor ou simplesmente fechar uma negociação.

Essa etapa deve estar diretamente alinhada com a anterior. Como já falamos, não adianta contratar um sistema informatizado que ofereça dezenas de funções, se você só for usar uma ou duas. Também não é recomendável adquirir um software de cobrança que não ajuda em nada durante o processo.

3. Analise a relação custo X benefício

Você está bem perto de adquirir o software de cobrança para a sua empresa. Já conhece as suas necessidade, as funcionalidades da ferramenta. E agora, chegou o momento de descobrir se determinado sistema gerará benefícios reais para o seu negócio, considerando o custo que ele tem.

Algumas pessoas podem achar estranho dizer que uma ferramenta informatizada de cobrança pode reduzir o custo administrativo de uma empresa. Mas saiba que essa é uma verdade absoluta que você precisa começar a considerar.

Investir nesse tipo de sistema pode proporcionar uma redução considerável no uso de mão de obra para realizar tarefas de cobranças, bem como reduz os erros que, fatalmente, podem acontecer no processo, evitando retrabalhos e até mesmo problemas judiciais.

As cobranças indevidas são uma realidade no Brasil. Os fóruns estão repletos de processos de consumidores que foram cobrados após o pagamento de uma dívida por completo, ou, simplesmente, sem sequer existir um valor em aberto a ser pago.

Isso pode ocorrer por simples erro operacional, quando um colaborador se esquece de marcar que determinado cliente pagou seus débitos. Ocorre que esse tipo de falha pode trazer prejuízos enormes para um negócio.

4. Verifique a disponibilidade de integração

O próximo passo é identificar se o sistema escolhido possui integração com outros softwares de gestão disponíveis no mercado. Essa funcionalidade é de extrema importância, pois ela será a responsável por reduzir o trabalho manual.

Além disso, a integração possibilita que a cobrança ocorra automaticamente. Ao constatar o não pagamento, o sistema de gestão emite a informação ao software de cobrança, que, então, começa a executar os procedimentos definidos por você.

A integração também evita que um devedor seja cobrado sem necessidade, uma vez que a ordem de cobrança partirá do comando de outro sistema, que identificará o não pagamento de determinada fatura.

A cobrança indevida ou excessiva pode gerar sérios danos judiciais, como você viu no item anterior. Afinal, apesar de um cliente estar em débito com a sua empresa, ele é uma pessoa e merece todo o seu respeito e compreensão.

5. Estude o suporte do produto

Chegamos à última etapa do processo de aquisição de um software de cobrança. Até agora, nós avaliamos as necessidades da empresa, selecionamos uma ferramenta que atende a todas elas, principalmente a integração, e entendemos que o custo é baixíssimo, se comparado aos benefícios que ela proporciona.

Agora, basta verificar o suporte oferecido pela empresa contratada. Acredite: por mais simples e intuitivo que um software possa ser, chegará um momento em que você precisará da ajuda de um técnico do desenvolvedor da ferramenta.

E quando esse momento chegar, será crucial que você seja atendido com o máximo de agilidade, afinal, a falha nesse processo de atendimento pode significar na demora em receber de algum cliente.

Imagine, por exemplo, a seguinte situação: você está prestes a fechar um negócio com um cliente de outra cidade, quando, simplesmente, o sistema perde a comunicação. Consegue prever o tamanho do prejuízo?

Talvez você dificilmente conseguirá contato com esse devedor novamente, fazendo com que o débito continue em aberto ou que tenha que recorrer aos meios judiciais para receber. Portanto, não negligencie a etapa do suporte técnico: ela deve ser determinante na escolha da sua ferramenta.

Com este artigo em mãos, você tem um guia completo para escolher o software de cobrança ideal para o seu negócio. Siga todas essas dicas que você não correrá o risco de errar na hora do contrato.

Se você ainda ficou com alguma dúvida ou, então, já quer adquirir um sistema desses, entre em contato com a ASAAS. Nós temos uma equipe especializada e que está pronta para atender a todas as suas necessidades!

O Autor
Vice-presidente no Asaas
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