Sistema de cobrança: tudo que você precisa saber

por Tecnologia e Segurança

Publicado em 13 de março, 2018 | Atualizado em 31 de outubro, 2022

Muitas vezes, as empresas desconhecem os impactos positivos que um sistema de cobrança pode proporcionar ao negócio.

Além de organizar as contas e recebimentos, garantindo efetividade no controle do capital da empresa, uma ferramenta tecnológica pode verificar pagamentos e automatizar os procedimentos de cobranças dos clientes.

Por isso, no artigo de hoje, mostraremos como um sistema de cobrança eficaz pode agregar valor à sua empresa e reduzir o índice de inadimplência. Continue a leitura do conteúdo para saber tudo sobre o assunto!

Conteúdo

O que é um sistema de cobrança?

Com os avanços em tecnologia e a popularização do acesso à Internet nos últimos anos, tem se tornado cada vez mais comum a implementação de ferramentas e softwares de automação de tarefas operacionais nos empreendimentos.

O aumento da competitividade de mercado e as exigências do consumidor da era digital são os principais fatores que geram um aumento na demanda por sistemas de automação de cobrança, principalmente em um cenário econômico complexo, como o atual, em que o índice de inadimplência é alto.

De forma simplificada, um sistema de cobrança é uma ferramenta tecnológica capaz de tornar diversos processos financeiros da empresa mais ágeis, seguros e eficientes já que realiza o envio de faturas e boletos automaticamente aos clientes via e-mail ou SMS.

Vale destacar que um sistema de cobrança envia notificações aos clientes com antecedência à data de vencimento, avisando-os a respeito de seus compromissos com a dívida, além de contar com mecanismos avançados para verificar pagamentos.

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Qual a importância do sistema de cobrança nas empresas?

O uso de softwares para automatizar pagamentos e cobranças é uma solução inteligente porque torna as rotinas administrativas do setor financeiro muito mais simples, práticas, além de passar uma imagem mais profissional para os clientes.

Por outro lado, quando a empresa adquire um sistema de cobrança, é possível ter o total controle da gestão do seu negócio. Como assim? Você sabe quais as cobranças estão em andamento, quais devem ser executadas, qual o índice e a situação dos inadimplentes. O melhor disso tudo, é que você tem acesso às informações necessárias para tomar as melhores decisões.

Indo mais além, adotar um sistema de cobrança correto vale a pena! Por que será? O seu negócio adquire vantagem competitiva. Esse é o principal deles, além disso, dá para eliminar, pelo menos, os sete riscos que listamos neste post. Sendo assim, a empresa sai na frente da concorrência e garante um excepcional relacionamento com os seus clientes

O que faz um sistema de cobrança ser essencial para a empresa?

Listamos os 4 motivos que justificam valer a pena usar um sistema de cobrança empresarial levando sempre em consideração as necessidades da empresa. Aproveite para conhecer e tire suas próprias conclusões agora!

1. Cobrança mais assertiva

Se existiam dúvidas, é bom que sejam eliminadas! Ter um sistema de cobrança informatizado gera o benefício de cobrar ao cliente certo. Com isso, há uma redução brusca dos índices de erros, além de levar o seu negócio a uma plena satisfação dos consumidores e a consequente diminuição do número de inadimplentes.

2. Gerenciamento dos pagamentos

Adotar um sistema de cobrança é sinônimo de maior controle gerencial das finanças do empreendimento. O motivo é óbvio! Os softwares disponibilizam extratos e resumos financeiros de diversos períodos. De posse desses documentos, cabe a empresa estruturar novas estratégias com base no faturamento real da empresa.

3. Inadimplência em menor proporção

A possibilidade do consumidor não quitar o pagamento pela adesão de produtos e serviços é assustadora. Entretanto, ao adotar um sistema de cobrança, essa situação é reduzida porque o dono do negócio passa a contar com uma estrutura de envio e reenvio das cobranças via SMS, WhatsApp ou e-mail.

4. Integração das estruturas

Um bom sistema de cobrança gera a conexão e a integração das estruturas que já foram criadas no negócio, como as lojas virtuais e o próprio site da empresa. A aplicação é simples e permite um gerenciamento das rotinas com maior eficácia. Por toda essa agilidade nos processos, é possível dedicar boa parte do tempo na análise de estratégias para alavancar o volume de vendas.

Quais são os benefícios do sistema de cobrança automatizado?

Descubra o que faz um sistema de cobrança ser essencial para as empresas:

Profissionaliza seu negócio

É inegável que automatizar os seus métodos de cobrança faz com que a empresa transmita muito mais profissionalismo e credibilidade aos clientes, concorda? Ao adotar um sistema de cobrança, seu negócio se equipara aos empreendimentos de médio e grande porte, podendo, até mesmo, ganhar uma ótima posição de destaque.

Diversifica as ofertas

Um dos aspectos que faz com que um sistema de cobrança agregue valor ao seu negócio é que, ao utilizá-lo na empresa, seus clientes poderão contar com variadas formas de pagamento. Ou seja, poderão pagar os boletos em casas lotéricas, via aplicativos bancários ou internet banking, estabelecimentos credenciados e caixas eletrônicos.

Sem dúvidas, diversificar as formas de pagamento aumenta as ofertas e influencia, de forma direta, no processo de tomada de decisão de compra do consumidor, que prioriza comodidade e boas alternativas.

Melhora os processos

Você já parou para pensar nas possibilidades que um sistema de cobrança automatizado pode oferecer ao seu negócio? Pois bem, o envio de cobranças de modo automático proporciona ganhos exponenciais de produtividade aos processos internos, principalmente no departamento de finanças.

Além de permitir que as tarefas sejam realizadas com muito mais agilidade, você pode fazer análises com mais precisão a respeito do verdadeiro panorama financeiro de sua empresa, pois o sistema mostra a quantidade exata de pagamentos futuros, pendentes e recebidos.

Reduz custos com cobranças automatizadas

Alguns recursos, como o envio automático de boletos bancários via e-mail e notificações de cobrança, descartam a necessidade de postagem física e reduzem ou eliminam diversos gastos operacionais (funcionários específicos para essa função, Correios, material de escritório etc.).

Além disso, diminuem, de maneira significativa, o índice de inadimplência dos clientes, aumentando a rentabilidade do negócio.

Permite a atualização de segunda via

É muito comum que ocorram atrasos nos pagamentos, seja por imprevistos financeiros, seja por puro esquecimento da parte de seus clientes, seja por qualquer outro motivo.

O fato é que, considerando essa possibilidade, os sistemas de cobrança permitem que uma segunda via do boleto seja emitida, sendo devidamente atualizada com juros e multas por atraso calculados, além de realizar o reenvio do documento para o e-mail do cliente.

Otimiza seu relacionamento com o cliente

Não poderíamos deixar de citar um dos aspectos mais importantes que um sistema de cobrança pode proporcionar para gerar valor ao seu negócio: é a otimização do relacionamento com o cliente.

Afinal, o cliente é o personagem mais importante em todo o processo de vendas, já que ele é o responsável por trazer capital à empresa, não é verdade?

Isso significa que estreitar seu relacionamento com os clientes e garantir a satisfação deles são formas de gerar valor de mercado ao negócio, além de destacar a empresa com um diferencial competitivo entre os concorrentes.

Você deve estar se perguntando sobre o que um sistema de cobrança tem a ver com relacionamento com o cliente, correto?

O que queremos dizer é que realizar cobranças é um processo bastante delicado e, quando não é realizado corretamente, pode gerar constrangimento e fragilizar a relação do consumidor com a sua marca.

Diferentemente do que ocorre em procedimentos de cobrança manuais ou pessoais, a automação de cobrança envia notificações aos clientes sobre as suas pendências por SMS, WhatsApp ou por e-mail, alertando-os com antecedência sobre os prazos de vencimento.

Isso resulta em uma maneira respeitosa, profissional e eficiente de fazer as suas cobranças. Ou seja, além de reduzir a inadimplência, é possível garantir um ótimo relacionamento entre o cliente e a empresa.

Quais as principais funcionalidades de um sistema de cobrança?

É muito simples! As principais funções de um sistema de cobrança envolvem a ação de manter o setor financeiro da empresa em ordem e o fluxo de caixa em dia. Nesse sentido, cabe ao consumidor ter um leque de possibilidades para efetivar a quitação do débito e, por outro lado, a empresa encontrar soluções que favoreçam a redução de riscos de calotes.

Pensando em tudo isso, resolvemos apresentar aqui as 5 principais funcionalidades mais importantes de um sistema de cobrança que podem facilitar o dia a dia do seu empreendimento. Acompanhe cada detalhe:

1. Cobrança via cartão de crédito, Pix e boleto bancário

Conforme informações do Banco Central, aqui no Brasil são mais de 123 milhões de cartões de crédito em uso. Outra fonte que vem para reforçar é a do E-commerce Radar 2017. Segundo eles, 60% dos pedidos em e-commerce ocorrem por cartões de crédito.

Por essas informações acima, já se percebe que é uma aposta bastante inteligente, concorda? Mas, como ocorre a cobrança via cartões de crédito? É simples! Para que a cobrança ocorra de forma automática, é só o cliente cadastrar o cartão no sistema e você inserir o valor e a periodicidade da cobrança. 

Sobre boleto e Pix, o processo não difere muito do cartão de crédito. Para que tudo possa dar certo, basta cadastrar o nome do cliente, suas condições de pagamento e a periodicidade. Posteriormente, é só enviar a cobrança por e-mail ou via WhatsApp. Vale ressaltar que, assim que o débito for quitado, o sistema dá baixa em questão de minutos, evitando cobranças indevidas.

2. Emissão e envio automático de nota fiscal 

O primeiro passo é cadastrar o cliente na plataforma de cobrança. Lá, é só informar o período de emissão da nota fiscal, visto que elas são geradas no momento que for detectado o pagamento. Feito isso, o documento é enviado, automaticamente, para o cliente, gerando assim transparência e otimização do serviço para o setor financeiro da empresa.

3. Envio de notificação automática

Uma solução eficiente é o envio de notificações automáticas cujo objetivo é evitar que o seu cliente esqueça a data dos pagamentos. Ao aproximar o dia da quitação da dívida, basta fazer o disparo de mensagens personalizadas e programadas para determinadas datas. Com isso, além de evitar inadimplência, é uma oportunidade de aumentar o relacionamento entre empresa e consumidor.

4. Acesso ao contrato online

Outra importante função de um sistema de cobrança é garantir o acesso dos contratos dos clientes via online para ocorrer uma perfeita gestão. Sendo assim, dá para você cadastrar o modelo de contrato ideal, capturar a assinatura digital do cliente e receber o pagamento pela contratação do serviço. O que a empresa ganha? Vantagem competitiva e agilidade no fechamento das vendas.

5. Páginas personalizadas no sistema 

Ter uma página web para contratação dos serviços é outra função de destaque. Feito isso, o cliente tem acesso ao site da empresa para comprar em um ambiente totalmente seguro. Como consequência dessa funcionalidade, além de gerar maior segurança e credibilidade para o consumidor, essa ação irá aumentar as chances de conversões de vendas dos seus produtos ou serviços.

Quais os riscos de um sistema de cobrança ineficiente?

A cobrança é talvez a parte mais complexa e importante das vendas de uma empresa. Pois, ela impacta diretamente no fluxo de caixa, no relacionamento com os clientes e na produtividade do negócio. Mas nem sempre o sistema de cobrança adotado é o mais correto e eficiente.

Para mostrar os riscos que o uso de um sistema de cobrança falho traz para o seu negócio, preparamos este conteúdo.

Falta de informações

Dados incorretos ou a falta de informação sobre as cobranças efetuadas são alguns dos principais riscos que a empresa assume quando não usa um sistema de cobrança correto. Para quem cuida do próprio negócio ou tem um funcionário dedicado para cobrar os clientes, a dificuldade é a mesma: saber exatamente o que foi feito e qual tarefa ainda é preciso executar para receber pelo produto ou serviço vendido.

Sem muitas informações em mãos, a pessoa responsável pela cobrança pode cometer erros e deixar passar detalhes importantes que vão prejudicar a saúde financeira do negócio. Sem conhecimento ou com uma perspectiva errada sobre a situação das cobranças, a gestão da empresa também é prejudicada.

Prejudica decisões sobre o negócio 

O risco de tomar decisões ruins como resultado da análise de dados incorretos sobre as cobranças é grande. Ele pode contar com a entrada de recursos na data errada ou vindo de um cliente que esteja inadimplente e isso prejudica o planejamento da empresa.

Embora considerar a inadimplência como um risco constante para o próprio negócio faça parte de uma boa gestão, não se preparar para isso por não saber qual o andamento das cobranças é um erro. Por isso, é fundamental tomar decisões sobre o negócio tendo como base as informações corretas e atualizadas sobre os valores que a empresa tem a receber dos clientes.

Aumenta as chances de erro

Além de prejudicar as decisões sobre a gestão do negócio, o uso de um sistema de cobrança ineficaz aumenta a chance de erros no processo de emissão de cobranças. Por exemplo, se o sistema adotado para a emissão de boletos é manual, existe o risco de emitir o documento com informações incorretas, esquecer de gerar o boleto ou fazer cobranças duplicadas.

Quando a falha é da empresa, fica mais difícil cobrar o cliente e a imagem do próprio negócio acaba prejudicada. Os erros podem gerar a impressão de que a empresa é desorganizada.

Dificulta a cobrança de inadimplentes

Se realizar uma cobrança é uma etapa delicada do processo de venda, entrar em contato com um cliente inadimplente é ainda mais complicado. Caso a empresa use um sistema manual, o controle das contas para identificar um cliente inadimplente, vai depender de um controle rígido e diário. Para isso, ele precisa checar os boletos emitidos e conferir o extrato da conta no banco.

Nesse processo, erros como não identificar um boleto em atraso e confundir o cliente responsável por determinada entrada de dinheiro tem muitas chances de acontecer, tornando mais difícil e demorado fazer a cobrança de quem está devendo para a empresa.

Perdas financeiras

A probabilidade maior de cometer erros, somada à dificuldade para controlar e cobrar os inadimplentes pode gerar perdas financeiras. Se o sistema de cobrança é falho, o resultado vai aparecer primeiro no fluxo de caixa da empresa.

Além do impacto negativo que o não recebimento pode ter no caixa, o pagamento de boletos fora da data estipulada também atrapalha o planejamento. Outro exemplo é o volume os erros na hora de gerar boletos, uma das formas mais comuns de cobrança, e que tem um custo para a empresa a cada emissão.

Atrapalha a experiência de compra 

E se deixar de cobrar é um dos problemas as empresas, falhar na cobrança do cliente que está com as contas em dia pode prejudicar ainda mais o negócio. 

Caso a empresa não dê baixa no pagamento de um boleto, por exemplo, e encaminhe a conta para protesto, o cliente sofrerá inúmeras consequências. Além de ficar bloqueado na empresa e não poder realizar mais compras, o nome do cliente pode entrar no cadastro de inadimplentes em serviços como o SPC e Serasa.

Agora, imagine se o sistema de cobrança é falho e ele bloqueia ou deixa o nome de um cliente sujo sem que ele esteja, de fato, em uma situação de inadimplência? 

Além de correr o risco de perder o comprador e ter de lidar com as consequências do erro, já que ele afeta diretamente terceiros, a propaganda negativa que essa falha gera pode prejudicar a conquista de futuros clientes.

Afeta a produtividade

Com os riscos de emitir cobranças indevidas, tomar decisões erradas com base em informações incompletas, perder o controle sobre os inadimplentes e, consequentemente, sobre o fluxo de caixa da empresa, ainda pode perder produtividade se não usar um bom sistema de cobrança.

Processos feitos de forma manual, além de contarem com o risco de falha humana, demandam muito tempo para serem executados. Portanto, quanto mais demorado é o processo de cobrança, menor é a produtividade da empresa. Principalmente nos pequenos negócios, o tempo gasto cuidando de processos de cobrança que poderiam ser feitos por meio de um sistema eletrônico faz muita diferença.

Qual o melhor sistema de cobrança?

É notório! Quando se fala em sistema de cobrança, é preciso pensar em mais de uma opção de pagamento para que o processo seja algo eficiente e possa valorizar os fluxos e a própria gestão do negócio. Logo, a empresa atingirá a tão sonhada vantagem competitiva e a satisfação dos seus clientes.

Dito isso, o Asaas é uma incrível plataforma de gestão de pagamentos para o seu negócio. Com ela, é possível oferecer várias formas de pagamentos e de cobrança aos seus clientes em uma única ferramenta. Vale ressaltar não haver recolhimento de mensalidades e nem taxas de adesão. E o melhor, você só paga quando utilizar os serviços!

Além de tudo isso, o Asaas possibilita a integração simples, rápida e segura com outros sistemas, ERPs e e-commerces. Aproveite para conhecer as soluções do Asaas e centralize todos os seus recebimentos em um único lugar.

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