Quais são os riscos de um sistema de cobrança ineficiente?

A cobrança é talvez a parte mais complexa e importante das vendas de uma empresa. Os empreendedores aprendem rápido a não descuidar dessa etapa, já que ela impacta diretamente o fluxo de caixa, o relacionamento com os clientes e a produtividade do negócio. Mas nem sempre o sistema de cobrança adotado é o mais correto e eficiente.

Quem é profissional autônomo ou possui uma pequena empresa esbarra em muitos problemas relacionados à cobrança. Boa parte da dor de cabeça é resultado do uso de ferramentas incorretas para receber o pagamento dos clientes. Para mostrar os riscos que o uso de um sistema de cobrança falho traz para o seu negócio, preparamos este conteúdo.

Falta de informações

Dados incorretos ou a falta de informação sobre as cobranças efetuadas são alguns dos principais riscos que o empreendedor assume quando não usa um sistema de cobrança correto. Para quem cuida do próprio negócio ou tem um funcionário dedicado para cobrar os clientes a dificuldade é a mesma: saber exatamente o que foi feito e qual tarefa ainda é preciso executar para receber pelo produto ou serviço vendido.

Sem muitas informações em mãos, a pessoa responsável pela cobrança pode cometer erros e deixar passar detalhes importantes que vão prejudicar a saúde financeira do negócio. Sem conhecimento ou com uma perspectiva errada sobre a situação das cobranças, a gestão da empresa também é prejudicada.

Prejudica decisões sobre o negócio 

O risco de o empreendedor tomar decisões ruins como resultado da análise de dados incorretos sobre as cobranças é grande. Ele pode contar com a entrada de recursos na data errada ou vindo de um cliente que esteja inadimplente e isso prejudica o planejamento da empresa.

Embora considerar a inadimplência como um risco constante para o próprio negócio faça parte de uma boa gestão, não se preparar para isso por não saber qual o andamento das cobranças é um erro. Por isso, é fundamental tomar decisões sobre o negócio tendo como base as informações corretas e atualizadas sobre os valores que a empresa tem a receber dos clientes.

Aumenta as chances de erro

Além de prejudicar as decisões sobre a gestão do negócio, o uso de um sistema de cobrança ineficaz aumenta a chance de erros no processo de emissão de cobranças. Por exemplo, se o sistema adotado para a emissão de boletos é manual, existe o risco de o empreendedor ou o funcionário emitir o documento com informações incorretas, esquecer de gerar o boleto ou fazer cobranças duplicadas.

Quando a falha é da empresa, fica mais difícil cobrar o cliente e a imagem do próprio negócio acaba prejudicada. Os erros podem gerar a impressão de que a empresa é desorganizada.

Dificulta a cobrança de inadimplentes

Se realizar uma cobrança é uma etapa delicada do processo de venda, entrar em contato com um cliente inadimplente é ainda mais complicado. Caso o empreendedor use um sistema manual, vai depender do próprio controle das contas para identificar um cliente inadimplente. Para isso, ele precisa checar os boletos emitidos e conferir o extrato da conta no banco.

Nesse processo, erros como não identificar um boleto em atraso e confundir o cliente responsável por determinada entrada de dinheiro tem muitas chances de acontecer, tornando mais difícil e demorado fazer a cobrança de quem está devendo para a empresa.

Perdas financeiras

A probabilidade maior de cometer erros somada à dificuldade para controlar e cobrar os inadimplentes pode gerar perdas financeiras. Se o sistema de cobrança é falho, o resultado vai aparecer primeiro no fluxo de caixa da empresa.

Além do impacto negativo que o não recebimento pode ter no caixa, o pagamento de boletos fora da data estipulada também atrapalha o planejamento. Outro exemplo é o volume os erros na hora de gerar boletos, uma das formas mais comuns de cobrança, e que tem um custo para a empresa a cada emissão.

Atrapalha a experiência de compra 

E se deixar de cobrar é um dos problemas do empreendedor, falhar na cobrança do cliente que está com as contas em dia pode prejudicar ainda mais o negócio. 

Caso a empresa não dê baixa no pagamento de um boleto, por exemplo, e encaminhe a conta para protesto, o cliente sofrerá inúmeras consequências. Além de ficar bloqueado na empresa e não poder realizar mais compras, o nome do cliente pode entrar no cadastro de inadimplentes em serviços como o SPC e Serasa.

Agora, imagine se o sistema de cobrança que um empreendedor usa é falho e ele bloqueia ou deixa o nome de um cliente sujo sem que ele esteja, de fato, em uma situação de inadimplência? 

Além de correr o risco de perder o comprador e ter de lidar com as consequências do erro, já que ele afeta diretamente terceiros, a propaganda negativa que essa falha gera pode prejudicar a conquista de futuros clientes.

Afeta a produtividade

Com os riscos de emitir cobranças indevidas, tomar decisões erradas com base em informações incompletas, perder o controle sobre os inadimplentes e, consequentemente, sobre o fluxo de caixa da empresa, o empreendedor ainda pode perder produtividade se não usar um bom sistema de cobrança.

Processos feitos de forma manual, além de contarem com o risco de falha humana, demandam muito tempo para serem executados. Portanto, quanto mais demorado é o processo de cobrança, menor é a produtividade da empresa. Principalmente nos pequenos negócios, o tempo gasto cuidando de processos de cobrança que poderiam ser feitos por meio de um sistema eletrônico faz muita diferença.

Vantagem competitiva do sistema de cobrança

Depois de tantos riscos, você já deve se perguntar qual o benefício em adotar um sistema de cobrança correto. A vantagem competitiva é o principal deles. Reduzindo ou eliminando os sete riscos que listamos neste post, o empreendedor já sai na frente da concorrência e garante um bom relacionamento com os clientes. 

Sabendo exatamente quais as cobranças em andamento, quais devem ser executadas, qual o índice e a situação dos inadimplentes, o empreendedor tem como parte dos benefícios as informações necessárias para tomar as melhores decisões na gestão do negócio. Mas, para garantir esse ganho de vantagem competitiva, é preciso escolher o sistema correto, levando em consideração as necessidades da empresa. 

Quer saber mais sobre o que um sistema de cobrança eficiente pode fazer pelo seu negócio? Entre em contato conosco.

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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