O Sebrae já indicou que uma grande parcela dos negócios acaba fechando as portas por problemas rotineiros de gestão. Duas das maiores dificuldades entre os empreendedores para manter o controle financeiro é lidar com inadimplência e falta de crédito.
Esses problemas, de fato, são desafiadores para qualquer segmento de empresas e atinge todo o país. Porém, a partir de uma boa estratégia de gestão de contas, sua empresa pode levar sua empresa a controlar as finanças com maior rigor.
Por isso, neste artigo vamos explicar o que é gestão de contas e como essa solução pode ser colocada em prática para otimizar os processos internos do seu negócio. Continue lendo!
O que é gestão de contas?
De modo geral, a gestão de contas é o setor da sua empresa responsável por identificar para onde vão seus recursos financeiros. Através dela, você consegue identificar quais são os custos reais para a manutenção das atividades e melhorar seu controle financeiro.
Dentro da gestão de contas, por exemplo, ficam os setores de contas a pagar e receber. Isso significa que esse departamento está diretamente relacionado a sua gestão financeira, precisando ser bem estruturado e atuar a partir de processos eficientes.
Contas a pagar
Por exemplo, a partir das contas a pagar, seu departamento de gestão de contas consegue identificar as despesas fixas e variáveis da sua empresa – impedindo que ocorram gastos excessivos ou desperdício de dinheiro.
Além disso, uma empresa endividada pode acabar ficando sem capacidade de operação, seja por problemas fiscais ou com fornecedores. Então, manter em dia todos os compromissos financeiros do negócio é fundamental para garantir sua operação.
Contas a receber
Para pagar suas despesas, é preciso que o caixa da sua empresa tenha capital suficiente para manter todas as atividades. Por isso, a gestão de contas também controla as entradas que sua empresa irá receber.
Dessa forma, é possível realizar uma previsão de receita e projetar o desempenho financeiro da empresa a partir das contas a receber.
Com um bom controle dessas entradas, sua empresa pode manter a saúde financeira, expandir as operações e continuar conquistando clientes.
Por que a empresa precisa de uma gestão de contas?
Para qualquer empresa que deseja crescer, escalar seu negócio e alcançar uma parcela maior de mercado – precisa ter uma gestão financeira equilibrada. Essa prática pode determinar o bom funcionamento de diversos setores do seu negócio.
Por exemplo, ao entender melhor sua necessidade de contas a pagar, você pode precificar melhor seus produtos e aumentar a margem de lucro das suas vendas. Além disso, também é possível compreender em que área é necessário cortar gastos e em quais você pode investir mais recursos.
Confira todas as vantagens que uma gestão de contas eficiente traz para sua empresa:
Oferece maior transparência nas informações financeiras
Uma das grandes vantagens de uma boa gestão de contas, é tornar sua empresa mais transparente em relação a movimentações de caixa e uso dos recursos. Ou seja, é possível criar relatórios mais precisos e diminuir o risco de gastos inesperados ou crises financeiras.
Com o tempo, essa transparência também pode se converter em insumos para melhorar a aplicação dentro do negócio, garantir investimentos e aumento das atividades.
Auxilia no planejamento estratégico
O planejamento estratégico é parte fundamental de qualquer empresa que deseje crescer e expandir. Com uma boa gestão de contas, seu negócio fica munido das informações necessárias para realizar um bom plano de negócios.
A partir dele, você pode melhorar o uso do seu orçamento e controlar o uso de recursos do seu capital de giro.
Possibilita análise de desempenho aprofundada
Conforme sua gestão de contas torna os processos financeiros mais transparentes dentro da sua empresa, ela também permite uma análise do desempenho da operação do negócio.
Conforme sua empresa realiza suas atividades, você e sua equipe podem perceber desgastes em determinadas funções ou sobrecarga em diferentes áreas.
A partir da análise desses processos, pelo aspecto financeiro, é possível otimizar o uso de recursos de forma inteligente e mais eficiente.
Permite a correção do planejamento estratégico
Dentro da sua análise de contas e durante o processo de gestão financeira, é possível que sua equipe de gestão de contas identifique falhas práticas na rotina da sua empresa ou mesmo eventos que desperdicem recursos.
Por isso, utilizar esses dados para aplicar correções estratégicas pode ser essencial para manter sua empresa operante, possibilitar avanços e escalar seu negócio.
Como implementar o processo de gestão de contas?
Embora o processo de gestão de contas seja bastante desafiador para implementar dentro da sua empresa, existem algumas medidas que você e sua equipe podem tomar para torná-lo mais simples.
É importante seguir algumas etapas para que o controle das contas da sua empresa seja sustentável. Confira como implementar o processo de gestão de contas no seu negócio:
Faça um planejamento empresarial eficiente
O primeiro passo para executar uma gestão eficiente é o planejamento. Por isso, todo o processo de gestão de contas precisa estar definido dentro do seu plano de negócios.
Através dessa etapa, você irá determinar como sua empresa irá gerenciar todas as atividades da gestão. Por exemplo, é aqui que serão definidas as ferramentas utilizadas para o processo de controle de contas e quem será responsável por esse procedimento.
Organize processos e atividades internas
Para sua gestão funcionar como um todo, também será necessário integrar diversos setores dentro do seu planejamento. Ou seja, você precisa que sua equipe esteja operando de forma coordenada e caminhando para o mesmo objetivo.
Esse processo pode tornar toda a comunicação interna mais assertiva, além de oferecer mais transparência para o controle financeiro e de contas.
Invista em auditorias de contas
Auditorias internas ou externas podem ajudar sua empresa a exercer uma visão mais analítica sobre toda a operação do negócio. Dessa forma, fica fácil identificar excessos, desvios ou falhas na execução de atividades.
A partir disso, sua empresa ganha insumos para que a tomada de decisão seja mais assertiva e voltada para solucionar problemas dessa rotina administrativa, operacional e financeira.
Além disso, essa atividade pode ter um impacto positivo sobre sua gestão de tempo, apontando possíveis otimizações que leve a implementação de uma metodologia mais ágil.
Adote soluções estratégicas
Por fim, para alcançar o máximo de potencial da sua gestão, adotar soluções estratégicas e tecnológicas pode potenciar a sua empresa.
Afinal, através de ferramentas é possível automatizar processos burocráticos, evitar erros humanos ou cortar o tempo despendido em certas atividades.
Assim, sua gestão ganha em agilidade e eficiência – além de criar uma sistemática que torna todas as etapas da gestão mais transparentes e assertivas. Por isso, invista em ferramentas que possam auxiliar na sua contabilidade, gestão financeira e na logística de caixa.
Como fazer uma gestão de contas mais eficiente?
Para você realizar uma gestão eficiente de contas, será necessário fazer o mapeamento do fluxo dos seus processos internos. Entender como as rotinas de atividades operam dentro do seu negócio é o primeiro passo para tornar sua empresa mais produtiva.
Confira os passos para tornar toda sua gestão de contas mais eficiente:
1. Divida os gastos em categorias corretas
Uma das medidas mais importantes é na categorização e divisão dos seus gastos empresariais. Afinal, sua empresa precisa entender todos os setores pelos quais seus recursos são distribuídos.
Isso é necessário para permitir que não existam excessos ou desperdícios de recursos em uma única área.
2. Mantenha o controle das entradas e saídas
Da mesma forma, suas entradas e saídas precisam estar controladas. Afinal, você precisa saber exatamente quanto de recurso está entrando dentro do seu fluxo de caixa, assim como a quantidade de pendências que sua empresa possui a serem gastas.
3. Desenvolva uma política de crédito consistente
A inadimplência financeira é um dos grandes problemas do Brasil. Segundo o Mapa da Inadimplência do Serasa, cerca de 69 milhões de brasileiros possuem alguma restrição de crédito.
Por isso, é necessário que sua empresa possua uma política de crédito consistente. Por exemplo, realizando a consulta de crédito antes de oferecer pagamentos a prazo, utilizando uma régua de cobranças e também a negativação no Serasa.
4. Realize o controle das notas fiscais
As notas fiscais são parte fundamental dos processos de organização financeira. A partir de sistemas de automação, você pode realizar uma organização de notas fiscais de forma prática e eficiente.
As notas fiscais são importantes para manter o controle das operações financeiras, assim como também servem no momento de apresentar seus relatórios fiscais para órgãos de controle.
5. Automatize a gestão financeira da empresa
Automatizar é a saída para tornar qualquer processo mais eficiente. Afinal, através desse tipo de sistema, sua empresa ganha autonomia para tornar os processos menos burocráticos, mais rápidos e ágeis.
Além disso, com um bom sistema de gestão, suas atividades podem ser melhor distribuídas para que as equipes sejam direcionadas a atividades mais estratégicas e analíticas.
6. Adota uma plataforma de ERP
Você também pode se beneficiar ao utilizar uma plataforma ERP. Esse tipo de sistema permite que sua gestão possa ser eficiente em diferentes funções.
Por isso, ao aplicar as ferramentas disponíveis de uma plataforma ERP, sua empresa pode melhorar a gestão de contas – ganhando dinamismo e maior transparência no controle de entradas e saídas.
Como o ERP pode ajudar na gestão de contas?
O ERP (Planejamento Integrado de Recursos) é um conjunto de softwares para automatizar a gestão empresarial. Essa ferramenta pode abranger desde as funções mais elementares, até no nível estratégico dos negócios.
Por isso, ela também funciona para ajudar a gerenciar seus recursos financeiros. Além de tornar todo o procedimento mais simples. Confira quais as principais vantagens ao utilizar o ERP na gestão de contas:
Reduz as falhas e melhora a produtividade
O sistema ERP permite que sua empresa reduza as falhas humanas durante os processos. Afinal, com menos etapas realizadas de forma manual, sua equipe pode evitar erros e realizar as atividades com maior praticidade.
Organiza o fluxo dos processos
Outra vantagem dos sistemas ERP é centralizar as informações e processos dentro de uma única ferramenta. Ou seja, a comunicação de dados, pedidos e pagamentos da sua empresa pode ser encontrada em um único ambiente.
Assim, tudo é feito uma única vez e sem perda de dados. Além disso, o tempo dos processos também é reduzido.
Otimiza a emissão de notas fiscais
Conforme comentamos, as notas fiscais podem ser um instrumento importante para organização financeira e controle das suas obrigações fiscais.
Um sistema ERP permite que suas notas fiscais sejam emitidas com maior praticidade, mantendo-as organizadas dentro de uma única plataforma para controle.
Auxilia na organização do Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa também está diretamente relacionado à saúde financeira do seu negócio. Por isso, essa solução precisa de um controle eficiente e estratégico, para que seu negócio possa manter as operações em funcionamento.
Uma plataforma de ERP também ajuda para que seu caixa opere com liquidez, mantendo em dias suas entradas e saídas.
Auxilia na gestão de contas a pagar e a receber
Por fim, um software de ERP pode ser a ferramenta que falta para tornar toda a gestão de contas mais assertiva, especialmente para suas contas a receber e a pagar. Por isso, o Asaas oferece um software de ERP completo e na nuvem, o Base by Asaas.
Além de gratuito, ele possui recursos completos para você gerenciar sua empresa, administrando suas contas a pagar e receber e manter seu fluxo de caixa com maior liquidez.
Com ele, você também pode gerenciar suas vendas, propostas comerciais, pedidos de venda, controle de estoque, cadastro de clientes e muito mais. Não deixe de conferir mais sobre o Base by Asaas e todas as vantagens que ele oferece para seu negócio.
