A inadimplência sempre foi um fator que assustou os empreendedores brasileiros. Afinal, segundo dados do Mapa da Inadimplência do Serasa, existiam 69,83 milhões de brasileiros com o nome restrito em 2022.
Esses números apontam a necessidade crescente que as empresas possuem de melhorar o processo de cobrança. Assim, é possível prevenir prejuízos no fluxo de caixa, mantendo a liquidez das contas.
Neste artigo, entenda como funcionam as etapas do processo de cobrança e como automatizá-lo para evitar inadimplência. Continue lendo!
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Qual a importância do controle no processo de cobrança?
A gestão do processo de cobrança é fundamental para a saúde financeira de qualquer negócio. Por isso, as empresas precisam de um sistema rígido de controle das contas a receber.
A partir da previsão de recebimentos, há como manter a previsibilidade no fluxo de caixa, garantindo que não ocorram atrasos nas entradas de recursos para a empresa.
Por isso, o recomendado é que todo departamento financeiro invista em treinamento, além da criação de processos estruturados que deem mais visibilidade para o controle das finanças.
A melhor forma para otimizar esse processo na empresa é por meio dos softwares de cobrança. Assim, há como ganhar tempo e deixar a burocracia de lado para uma visão mais estratégica.
O sistema possibilita o acompanhamento rigoroso dos vencimentos e a atuação preventiva em casos de atraso.
Dessa forma, a empresa ganha agilidade, automatiza tarefas repetitivas e reduz erros. Além disso, ele gera relatórios que ajudam a analisar o comportamento de pagamento dos clientes e aprimorar continuamente as técnicas de cobrança.
Como funciona o processo de cobrança automatizado?
O processo de cobrança engloba um conjunto de etapas organizadas para garantir que um cliente realize o pagamento dentro do prazo estabelecido.
Como abordado anteriormente, o sistema de cobrança automatizado entra como um facilitador nesse fluxo.
Afinal, a cobrança automatizada agiliza todas as etapas do processo, desde a emissão das faturas até o envio de lembretes de vencimento.
No entanto, é importante se atentar às ferramentas e soluções que ficam disponíveis dentro dos sistemas. O ideal é buscar por uma plataforma completa, como o Asaas.
Por meio dele, a empresa pode desenvolver etapas estruturadas para manter a regularidade nos recebimentos.
Confira quais são as principais etapas do processo de cobrança automatizado:
1. Cadastro do cliente e configuração da cobrança
O primeiro passo é cadastrar corretamente as informações do cliente (nome, CPF ou CNPJ, telefone, e-mail e endereço).
Após isso, é hora de criar e configurar a cobrança. Defina o valor, insira a descrição, data de vencimento e estabeleça se será uma cobrança à vista, parcelada ou por assinatura.
Agora basta escolher a forma de pagamento (boleto, Pix ou cartão de crédito). Em plataformas, como o Asaas, é possível configurar multas e descontos.
Essas configurações permitem que o sistema gere automaticamente a cobrança no prazo correto, evitando retrabalho manual e aumentando a eficácia do processo.
2. Estruturação da régua de cobrança
A régua de cobrança é um recurso simples que ajuda a identificar os melhores momentos para que a empresa entre em contato com os clientes. Ela funciona tanto de maneira preventiva quanto para cobranças reativas.
Também existem diferentes canais para realizar a cobrança. Cada um funciona para determinado público e possui vantagens competitivas para o negócio: SMS, WhatsApp, e-mail, robô de voz e Correios.
Na régua de cobrança do Asaas, por exemplo, é possível enviar lembretes de cobrança automáticos aos clientes por diversos canais, antes e depois do vencimento.
Entenda melhor a estruturação da régua de cobrança e como ela pode ser aplicada na empresa:
Cobrança preventiva
Muitas vezes, os clientes deixam de pagar uma conta devido ao esquecimento causado pela rotina agitada. Sendo assim, a cobrança preventiva é um lembrete de pagamento.
Ela acontece entre o pedido do cliente e a data de pagamento da fatura. Ela funciona como um aviso, indicando quanto tempo ainda falta para o vencimento do boleto ou fatura.
A prevenção é a principal aliada para combater a inadimplência e garantir que o cliente se lembre de efetuar a quitação da fatura.
Cobrança reativa
A cobrança reativa acontece quando o cliente não efetua o pagamento dentro da data estipulada. Dessa forma, é necessário enviar algumas notificações em tom amigável para continuar o processo de cobrança.
Nessa etapa, é válido considerar que o cliente possa ter tido algum tipo de imprevisto, como um problema na transação de pagamento. É possível realizar notificações a partir de 1 dia após o vencimento e seguir durante os 30 dias consecutivos.
É válido considerar enviar notificações por voz e avisar sobre as consequências de negativação no Serasa.
3. Envio da cobrança automatizada
Com a cobrança gerada, o sistema envia automaticamente a fatura ou link de pagamento ao cliente nos canais previamente definidos.
Tudo isso sem necessidade de intervenção manual. Esse envio pode ser programado para ocorrer em momentos estratégicos, conforme a régua de cobrança estabelecida.
4. Acompanhamento do status do processo de cobrança
Após o envio, o sistema passa a monitorar o status da cobrança em tempo real. Isso permite saber se o pagamento foi efetuado, está em atraso ou foi cancelado.
Caso haja atraso, o sistema pode aplicar automaticamente juros e multa, além de continuar com a sequência de notificações previstas na régua de cobrança.
5. Geração de relatórios e indicadores de cobrança
Por fim, o sistema automatizado gera relatórios completos com indicadores de desempenho das cobranças, inadimplência financeira por período e histórico por cliente.
Esses dados são essenciais para a tomada de decisões estratégicas, ajudando a empresa a melhorar continuamente sua política de cobrança e relacionamento com os clientes.
Como otimizar o processo de cobrança para empresas?
Realizar um bom processo de cobrança exige adaptabilidade. O cenário econômico e o perfil dos clientes estão sempre em mudança, o que demanda que a empresa esteja preparada para lidar com esses cenários.
É importante ressaltar que uma gestão de cobranças assertiva contribui para a vantagem competitiva do negócio. A partir dela, você pode identificar potenciais riscos e traçar estratégias para superar os obstáculos da inadimplência.
Veja abaixo dicas para otimizar o processo de cobrança:
- Crie diferentes abordagens: desenvolva novas estratégias de cobrança para cobrar os clientes para reduzir as taxas de inadimplência. Estude o público para entender qual abordagem tem mais chances de ser bem-sucedida;
- Negocie com o cliente inadimplente: crie um plano de opções que facilite o pagamento das dívidas. Mesmo que o consumidor não responda as primeiras notificações, ainda assim é essencial manter o canal de negociação aberto com ele;
- Defina indicadores de sucesso: utilize alguns indicadores de desempenho, que demonstrem, a partir de dados, o quanto as soluções de cobrança estão trazendo resultados;
- Entre em contato com o cliente antes do vencimento: como mencionado, a cobrança preventiva evita situações como o esquecimento e falta de planejamento por parte do cliente.
Por fim, é fundamental investir na automatização de cobranças.
A partir do uso de sistemas automatizados, como o Asaas, você aumenta o controle das cobranças e conta com diversas ferramentas que tornam essa demanda menos burocrática: régua de cobrança multicanal, consulta e negativação Serasa, relatórios automáticos e muito mais.
A longo prazo, um sistema de cobrança pode impactar na satisfação dos clientes, além de estabelecer mais liquidez no fluxo de caixa.
Abra sua conta digital agora mesmo e comece a usar a régua de cobrança multicanal do Asaas.
