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Cobrança recorrente: o que é e qual a melhor forma de fazer?

Por Eduardo Kruger
Publicado em 7 de abril, 2016 | Atualizado em 20 de maio, 2022

Para muitas empresas, como aquelas que oferecem assinaturas de revistas, de TV a cabo e de softwares, é interessante adotar a cobrança recorrente. Ela é realizada mensalmente, sendo possível exigir um prazo de vigência mínimo e incidir multas em casos de cancelamento antecipado.

Se a sua empresa vende serviços e produtos que precisam de cobrança recorrente, é necessário adequar as condições de pagamento de acordo com o perfil do consumidor. Afinal, optar apenas por uma forma pode fazer com que você perca o comprador.

Além disso, é importante saber como fazer o controle de cobrança por assinatura de forma adequada e quando é necessário automatizar os processos. Quer saber mais sobre isso? Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber.

Conteúdo

O que é a cobrança recorrente?

A cobrança recorrente é aquela que ocorre em uma frequência pré-estabelecida, periodicamente. O período mais adotado é o mensal.

Assim, podemos dizer que contas de água, luz, telefone e internet são recorrentes, porque são feitas todos os meses, em datas específicas.

A cobrança de modo recorrente é como a cobrança de um plano ou assinatura realizada com regularidade e, na maioria das vezes, automaticamente.

O usuário autoriza a cobrança e, dessa forma, o primeiro pagamento é feito. A partir de então, os outros, sejam quinzenais, mensais ou anuais, são estabelecidos previamente.

A cobrança é suspensa somente quando o cliente cancela o serviço ou quando o período de assinatura chega ao fim. Nesse caso, existe um valor fixo que pode sofrer reajustes, podendo ser cobrado apenas em um novo plano,  de acordo com o que diz o contrato.

Como funciona a cobrança recorrente?

Agora que você conhece os meios de pagamento mais usados para cobrança de modo recorrente, entenda como funciona esse processo.

Como fazer cobrança recorrente no cartão de crédito

Na cobrança recorrente do cartão de crédito, o débito é realizado no cartão de crédito do cliente automaticamente.

Dessa forma, o processo de pagamento fica mais fácil para o cliente. Isso porque ele não precisa se deslocar até o estabelecimento para realizar uma nova transação a cada mês.

Ou, se a compra tiver sido feita online, o cliente não precisa inserir os dados do seu cartão de crédito novamente a cada pagamento de mensalidade.

Além disso, a cada nova cobrança, não é necessária a autorização do cliente. O contrato assinado inicialmente já autoriza a cobrança.

Entre os benefícios de da cobrança recorrente pelo cartão de crédito, estão:

  • Comodidade tanto para a empresa quanto para o cliente;
  • Fidelização dos clientes;
  • Diminuição dos cancelamentos;
  • Menos custos para a empresa;
  • Possibilidade de vender sem maquininha;
  • Redução da inadimplência;
  • Não impacta o limite do cartão de crédito do cliente.

Entenda a estrutura por trás da cobrança recorrente por cartão de crédito:

  • Bandeiras: marcas licenciadas pelos bancos e demais instituições financeiras, como Visa, Elo, Mastercard, American Express;
  • Adquirentes: responsáveis pelas transações em cartão de crédito e recebem por cada transação, como GetNet, Elo, Cielo, Elavon (eles realizam desde o credenciamento das empresas até a gestão das funções de débito/crédito nas respectivas contas);
  • Gateways de pagamento: provedores de serviço que agrupam em somente uma interface os meios de pagamento usados, facilitando a integração de vários adquirentes;
  • Facilitadores: oferecem diferentes meios de pagamento sem recorrer à criação de convênios com bancos, empresas antifraude e adquirentes.

Como fazer cobrança recorrente no boleto bancário

No boleto bancário, para fazer a cobrança recorrente, é necessário realizar o contrato com um banco e solicitar uma carteira de cobrança

Se a empresa vai gerar o boleto em papel impresso, é preciso dispor também de uma infraestrutura para impressão da conta. Nesse caso, terá que incluir no seu orçamento os gastos com a impressora, papel e com o envio ao cliente.

Certifique-se de que o seu consumidor seja bem orientado sobre as formas de pagamento, a possibilidade de digitação ou escaneamento do código de barras e sobre a segurança do sistema.

Existem maneiras rápidas e eficazes de emissão e controle de boletos, com ferramentas disponíveis na web e softwares especializados. Esses aplicativos geram os carnês com facilidade, permitindo fazer até mesmo pelo smartphone. Com isso, o controle poderá ficar ainda mais preciso.

Como fazer cobrança recorrente no Pix

Para cobrar mensalmente dos seus clientes por meio do Pix, é necessário gerar os QR Codes para que eles façam o pagamento a partir da leitura do código.

No entanto, fazer isso manualmente é inviável para empresas que possuem muitos clientes para cobrar, tornando o trabalho repetitivo e aumentando as chances de erros. Por isso, a maneira mais eficiente de resolver esse problema é usando uma plataforma que automatize esse processo.

O Asaas, por exemplo, permite que a sua empresa tenha o Pix como uma forma de cobrança recorrente de forma mais fácil. Com o gerador de QR Code Pix do Asaas, a empresa automatiza a criação dos QR Codes: basta cadastrar as cobranças e a própria ferramenta envia ao cliente notificações automaticamente.

Quais são as vantagens de optar pela cobrança recorrente?

A assinatura recorrente oferece muitas vantagens para a empresa, como as descritas a seguir.

Menor barreira de entrada para novos clientes

Como os clientes assumem o pagamento por um serviço que estão usando, e não pela compra de um produto, o fornecedor pode assegurar um preço mais acessível em médio e em curto prazo.

Há facilidades também porque a cobrança pode ocorrer todo mês, trimestre, semestre ou ano, conforme a finalidade do negócio.

Consequentemente, a fidelização de clientes tende a ser maior, pois o correto é ofertar benefícios conforme o plano que foi contratado.

Risco mais baixo de inadimplência

Como em alguns casos (cartão de crédito e débito automático) os valores são descontados de forma automática, a cobrança por assinatura reduz os riscos de inadimplência.

Previsibilidade financeira

Com o pagamento recorrente, a empresa sabe quanto receberá em um período específico. Isso torna mais fácil o planejamento das finanças e o entendimento do melhor momento de fazer investimentos.

Satisfação para o consumidor

Por ser uma forma que permite mais comodidade para o cliente, o pagamento recorrente pode garantir mais satisfação para o consumidor e, consequentemente, sua fidelização.

Quanto mais automatizados os processos, mais simples para o cliente. Hoje, a experiência é um dos pontos mais valorizados pelos consumidores na relação com uma empresa. Por isso, é importante oferecer o pagamento recorrente para assegurar uma boa experiência.

Como trabalhar com pagamento recorrente?

O pagamento recorrente é indicado para diferentes tipos de empresa, como:

  • clubes;
  • academias;
  • instituições de ensino;
  • locadoras de equipamento e veículos.

Essa modalidade também é empregada por empresas que vendem serviços online oferecidos com continuidade. É o caso de provedores de filmes/séries, de canais de TV, de sites de relacionamentos, de SaaS (softwares como serviço) e assim por diante.

Quais são os meios de pagamento para cobrança recorrente?

Os meios de pagamentos mais comuns para cobrança recorrente são três: cartão de crédito, boleto bancário e Pix. Vejamos as características de cada um deles.

Cartão de crédito

O cartão de crédito é uma das formas de pagamento mais práticas: com apenas alguns dados informados, o cliente já tem o valor incluído na sua próxima fatura. Além disso, ele permite que o parcelamento do valor seja direto com a empresa ou com a administradora do cartão, facilitando o pagamento.

Outra facilidade é que, muitas vezes, a fatura do cartão é cobrada em débito automático. Assim, o cliente não precisa se preocupar em pagar a assinatura recorrente.

Algumas lojas contam ainda com cartão próprio. Isso serve para fidelizar o consumidor e conceder a ele algum desconto ou benefício durante as compras.

A desvantagem é que nem todo mundo pode ter um cartão de crédito, porque sua liberação depende da análise de crédito

Boleto bancário

Muita gente acredita que o boleto está ultrapassado, porém, essa é uma forma de pagamento ainda muito utilizada. Qualquer pessoa pode pagar um boleto: basta se dirigir a uma casa lotérica, banco, correio ou mesmo usar o banco online. É uma opção até para quem não tem uma conta bancária.

Há clientes que preferem essa opção por não precisarem informar nenhum dado sensível, como o cartão de crédito. Ainda, dependendo do caso, eles conseguem um desconto em cima do valor original quando pagam antecipadamente.

O consumidor ainda vê uma grande vantagem em relação à cobrança recorrente de juros, em caso de atraso, porque são menores que outros meios de pagamento. Já para a empresa, a principal vantagem é o dinheiro ser liberado rapidamente.

Porém, ele também tem seus pontos negativos, como a demora para compensar o pagamento e a maior possibilidade de inadimplência. Além disso, alguns serviços precisam que a primeira parcela seja paga para serem ativados — e o cliente pode desistir antes do pagamento.

Pix

O Pix é o meio de pagamento instantâneo do Banco Central, com adesão em massa pelos consumidores. De acordo com a Agência Brasil, são 113,6 milhões pessoas físicas usando o Pix, o que equivale a 53,4% da população do país.

Por isso, é uma forma de pagamento interessante para assinatura recorrente, que é realizada por meio de QR Codes. A empresa gera o QR Code referente ao valor devido e o cliente paga instantaneamente.

O QR Code dinâmico deve ser utilizado para uma transação específica, trazendo informações daquele pagamento, como dados do produto e do recebedor. Para cobrança de assinaturas, é indicado para pagamentos que variam o valor.

Já o QR Code estático é indicado para pagamentos recorrentes cujo valor é sempre o mesmo. Um mesmo código é usado para que o cliente faça o pagamento novamente. É interessante para serviços de assinaturas, por exemplo.

Como implementar a cobrança recorrente com sucesso?

É importante adotar um sistema de gestão para cobrança recorrente. Assim, todas as atividades ficam centralizadas na plataforma.

Dessa forma, é eliminado o trabalho manual e a equipe de profissionais deixa de ser apenas operacional para atuar de forma analítica.

Antes de escolher um sistema, é fundamental observar se ele trabalha em integração com outras soluções, como bancos e outras instituições financeiras e operadoras de cartão de crédito.

Assim, o processo de baixa de títulos (pagamento via cartão de crédito, débito automático, boleto bancário) fica menos sujeito a falhas humanas e, portanto, mais eficiente.

O Asaas é um exemplo de plataforma de gestão de pagamentos recorrentes. Ajuda a centralizar o controle sobre as cobranças, facilitando tanto a vida do fornecedor quanto do consumidor.

A seguir, vamos explicar algumas dicas que vão te ajudar a adotar a pagamento recorrente no seu negócio e evitar erros nesse processo. Confira:

1. Estude bem as funcionalidades do seu software de gestão

A melhor forma de garantir maior segurança nas transações, incluindo o controle de pagamentos, é aderindo às inovações tecnológicas. Afinal, estamos na era digital.

Um bom software de gestão de cobranças ajuda bastante a organizar as finanças de qualquer empresa. Por meio de um banco de dados, ficam disponíveis:

  • informações sobre clientes;
  • datas dos vencimentos das faturas;
  • cálculos automáticos de juros e multas;
  • integração com outros sistemas;
  • automatização das rotinas de suspensão;
  • cancelamento, entre outras.

Os aplicativos podem enviar mensagens aos clientes informando sobre datas de vencimento e reduzindo os riscos de atraso nos pagamentos.

2. Aposte nos recursos de autoatendimento

Os recursos de autoatendimento facilitam a vida tanto da empresa quanto do cliente. Dividindo responsabilidades e concedendo maior autonomia ao usuário, ele pode fazer os processos sozinho, acessando sua área particular.

O usuário tem sua rotina mais prática a partir de possibilidades como:

  • Alterar dados cadastrais;
  • Emitir 2ª via da fatura/boleto;
  • Conferir o histórico de cobrança;
  • Modificar o plano e a forma de pagamento;
  • Efetuar download da nota fiscal;
  • Tirar dúvidas com o departamento financeiro.

3. Acompanhe métricas apropriadas para cuidar da saúde do seu negócio

Um sistema de gestão para cobrança recorrente permite que as empresas acompanhem métricas específicas para um melhor desenvolvimento do negócio, como:

  • Churn rate: a taxa de cancelamento das assinaturas/serviços;
  • Growth rate: a taxa de crescimento de sua empresa;
  • CAC (ou custo de aquisição por cliente): determina quanto a empresa gasta para captar um cliente;
  • Lifetime value: valor médio que cada cliente deixa na empresa durante o tempo em que é cliente;
  • Payback: o tempo médio que um cliente leva para dar lucro à empresa.

4. Gerencie a inadimplência de maneira eficaz

Um dos maiores erros que os empresários cometem é não gerenciar corretamente a inadimplência, de modo que ela atinja proporções exageradas e gere prejuízos elevados.

Há alguns critérios que devem ser considerados na gestão da inadimplência em pagamento recorrente, a fim de entender melhor por que acontecem falhas nos pagamentos, como:

  • Preço cobrado pela empresa: se ele é muito alto ou está dentro da média;
  • Data de vencimento: se ela é adequada ou está contribuindo para a inadimplência;
  • Envio de mensagens: se a empresa está ou não usando esse recurso, seja por e-mail ou por SMS, para lembrar os clientes do dia do vencimento;
  • Relação entre o cancelamento de assinaturas e a inadimplência: muitas vezes, clientes inadimplentes acabam cancelando.

5. Utilize uma plataforma de gestão de assinaturas

O Asaas é uma plataforma de pagamentos, que oferece o serviço de gestão de assinaturas para empresas. A ferramenta oferece suporte de excelente qualidade, apresentando como principais características:

  • Gestão de clientes, cobranças e mensalidades;
  • Envio automático de faturas e boletos através de WhatsApp, e-mail e SMS;
  • Geração automática de 2ª via com cálculo de juros e multa;
  • Avisos sobre vencimento, sucesso ou falha de pagamento;
  • Preço fixo por boleto recebido;
  • Não cobra taxa de adesão ou mensalidade.

Por que é importante fazer o controle de cobrança recorrente?

Os modelos de negócios atuais exigem o controle de cobrança recorrente. Quando se trabalha com assinaturas de longo prazo, especialmente, a preocupação é redobrada. Ele garante a fidelização de clientes e fornece uma provisão de recebimentos, mas precisa ser bem gerido.

A regularidade e a organização fazem parte da imagem que o SaaS passa ao cliente: se as cobranças ocorrem de forma desorganizada, o cliente se sente inseguro de se manter naquela parceria.

Além disso, a projeção do fluxo de caixa para longos períodos depende do correto recebimento das cobranças recorrentes. Ele embasa o planejamento estratégico para garantir a permanência da empresa no mercado.

Quais são as principais dificuldades no controle de pagamentos recorrentes?

Para as empresas, o controle de cobrança recorrente pode apresentar dores de cabeça. Primeiro, há o receio de entrar em contato com o cliente para cobrar e isso se tornar uma experiência desagradável. Algumas empresas simplesmente não se sentem à vontade em realizar essa atividade.

Outro ponto de dificuldade diz respeito ao acompanhamento da cobrança recorrente. Quando feito manualmente, pode ser falho e demanda um tempo que poderia estar sendo direcionado a outras atividades mais efetivas para a empresa.

O pagamento recorrente também traz outro desconforto: lidar com clientes inadimplentes. Muitas vezes, a figura do fornecedor do serviço se confunde com seu lado pessoal diante do cliente, que atribui à cobrança um problema entre ambos.

Isso prejudica tanto a manutenção do relacionamento como a imagem da empresa no mercado, visto que pode gerar uma repercussão negativa desnecessária.

Como controlar pagamento recorrente?

Para lidar com a cobrança recorrente e evitar esses problemas, há algumas dicas que o empresário pode tomar como base. A partir delas, são definidos seus processos de cobrança, tornando-os mais eficazes. Por exemplo:

Conceder impessoalidade à cobrança

É importante tornar a cobrança impessoal, desvinculando a figura pessoal da figura do prestador de serviços. Há formas muito práticas de fazer isso, por exemplo:

  • O e-mail utilizado para a cobrança não deve ter o nome de nenhum prestador, mas deve ser um e-mail de disparo automático ou exclusivo para isso, por exemplo: financeiro@nomedaempresa.com.br.
  • A utilização de uma plataforma de cobrança deve organizar a emissão de avisos e disparo de e-mails.

Favorecer o pagamento em dia

Para evitar a inadimplência, tente oferecer vantagens ao cliente para que ele pague em dia. Por exemplo, conceder descontos para pagamento antes do vencimento ou pontos extras em um sistema de fidelidade.

Integrar os controles

Como o fluxo de caixa é o alicerce da saúde financeira da sua empresa, não esqueça que é importante integrar os controles de cobrança com os registros de contas a receber.

Prever seus recebimentos é o primeiro passo para organizar seu fluxo operacional e trabalhar os prazos com seus fornecedores.

Diversificar as formas de pagamento

Pense em formas alternativas de pagamento: se o cartão do cliente não tiver margem para pagamento, ele precisa ter outras opções, como boleto bancário, débito em conta, etc. Quanto mais opções de pagamento ele tiver, menos riscos corre de deixar de pagar.

Usar uma plataforma de pagamento recorrente

Automatize o máximo possível o seu controle de cobrança recorrente. Preferencialmente, utilize uma plataforma que se encarregue de organizar a atividade, fazendo com que a empresa economize tempo para outras tarefas.

No mercado competitivo e dinâmico em que vivemos, a tecnologia é uma aliada que não se pode deixar de lado.

Vale a pena investir em automação de pagamentos recorrentes?

Como vimos, a cobrança recorrente é um recurso que garante muitos benefícios para a empresa. Nesse sentido, contar com uma maneira de automatizar esse processo é ainda melhor para ter mais agilidade e eficiência.

A automação de pagamentos recorrentes ajuda a diminuir os atrasos dos clientes e também otimiza o relacionamento com a empresa. Isso porque não há desgaste com cobranças mensais, o que pode acabar gerando incômodo. O contato com o cliente passa a ser apenas para estreitar a relação.

Além disso, usar uma plataforma de pagamentos recorrentes garante que a empresa possa escalar o negócio, uma vez que não terá o trabalho de realizar esse processo manualmente. Já que ele passa a ser automatizado, a empresa tem chances de atender mais clientes.

Agora você já sabe que vale a pena trabalhar com cobrança recorrente — principalmente com um bom sistema de gestão para controle. Confira também as nossas dicas de como receber pelo Pix de maneira eficiente.

No Asaas você tem emissão automática de notas fiscais