Aprenda como fazer Régua de cobrança e veja modelo de fluxo

Entre as principais dificuldades enfrentadas pelos empreendedores estão o controle das cobranças e o combate à inadimplência. 

Para manter o financeiro e evitar problemas relacionados ao fluxo de caixa, uma das ferramentas mais utilizadas é a régua de cobrança.

Conhecer melhor o conceito de régua de cobrança, seus benefícios e sua aplicação, pode fazer toda a diferença na gestão financeira da sua empresa. Por isso, separamos as melhores informações sobre o assunto. Acompanhe!

O que é régua de cobrança?

Régua de cobrança é um fluxo estratégico de ações que a empresa utiliza para lidar com as cobranças. É como se fosse um manual de instrução de cobrança, que mostra o que a empresa deve fazer em cada etapa de recebimento.

Por meio dessas ações, a empresa consegue melhorar o controle da gestão de pagamentos, aumentar a previsão de receita e reduzir a inadimplência. 

Importância da régua de cobrança para a gestão financeira

A régua de cobrança é importante para a organização e recebimento dos pagamentos, além de ajudar a manter a imagem profissional da empresa. 

Por meio de um fluxo de comunicação definido, o cliente passa a ver o seu negócio com credibilidade, o que pode impactar positivamente no relacionamento entre vocês.

Ao optar pela régua, a empresa também facilita o recebimento, especialmente se todo o processo estiver vinculado ao uso de sistemas automatizados.

Quais as vantagens de fazer o planejamento de cobrança?

Saber como cobrar seus clientes traz diversos benefícios ao empreendimento. Independente do tamanho da sua empresa, aplicar uma régua de cobrança em seus clientes pode:

Diminuição da inadimplência

A régua de cobrança é uma excelente ferramenta para diminuir a inadimplência de seus clientes. Por meio de ações consistentes e eficazes, sua empresa poderá manter o fluxo de recebimento estável, promovendo um relacionamento saudável com o consumidor.

Afinal, quando você tem um planejamento estratégico de cobrança, fica muito mais fácil controlar as situações em que sua empresa pode ser prejudicada. 

Com a régua de cobrança, você reduz os possíveis impactos negativos com responsabilidade e segurança.

Controle de recebimento

Por meio da régua de cobrança, fica mais fácil acompanhar e controlar os pagamentos que a sua tem a receber. Consequentemente, você ganha mais informações para o planejamento financeiro, prevendo tomadas de decisões mais inteligentes. 

Além disso, com uma visão detalhada sobre seus recebimentos, você pode promover ações promocionais, incentivando seus clientes a efetuarem o pagamento no prazo.

Para te ajudar a controlar seus recebimentos, você pode contar com uma conta digital para empresas, que ofereça serviços financeiros eficientes, assim como o Asaas. 

Facilidade no recebimento

Ao criar a régua de cobrança eficaz, você estabelece o envio de lembretes de pagamentos, enviando cobranças por meio de links ou boletos atualizados da fatura.

Por meio disso, você faz com que o cliente tenha uma maior conveniência ao efetuar o pagamento, dando o acesso facilitado à cobrança final, com os juros e multas apropriados.

Facilitando o envio de pagamento, as empresas têm uma maior probabilidade de receber os valores devidos com maior facilidade, rapidez e satisfação ao cliente.

Imagem e profissionalismo 

A régua de cobrança é responsável por estabelecer uma comunicação assertiva entre a empresa e o cliente, definindo ações de cobrança personalizadas para cada caso. 

Dessa forma, o cliente passa a ter uma visão de seriedade com relação ao seu negócio, o que traz credibilidade e profissionalismo para a imagem da empresa. 

Melhora do relacionamento com cliente

A régua de cobrança ajuda a empresa a ter um melhor relacionamento com o cliente. Isso acontece porque ela permite uma comunicação mais proativa e transparente sobre os pagamentos, ajudando a construir confiança. 

Além disso, oferece oportunidades para resolver problemas de pagamento de forma rápida, mostrando ao cliente que a empresa se importa com suas necessidades. 

Quando usar a régua de cobrança?

A régua de cobrança pode ser utilizada a partir da emissão de cobrança de uma empresa a um cliente, ajudando a gerenciar o processo de recebimento de forma mais eficaz. 

Ela pode ser aplicada nos pagamentos à vista, parcelados e recorrentes, nas modalidades de boleto bancário e cartão.

Cobrança por boleto bancário

O boleto bancário é uma das modalidades de pagamento mais tradicionais do Brasil, sendo considerada a melhor opção por muitos consumidores. Por isso, é fundamental que a empresa ofereça esse meio.

Em muitos casos, o pagador apenas esquece de que há uma cobrança em aberto. Neste caso, a régua de cobrança do boleto parcelado, pode ser utilizada em uma data próxima ao vencimento, buscando lembrar o cliente da fatura. 

Na régua de cobrança do boleto, o primeiro ponto de atenção deve ser a data de vencimento do boleto. Geralmente essas datas são entre os dias 5 e 15 do mês.

Tenha cuidado com o tom de voz e a comunicação dessas mensagens, evitando qualquer tipo de ameaça ou tom mais agressivo. 

Você pode apostar no envio de notificações de vencimento via SMS, WhatsApp e e-mail, especialmente para clientes pessoa física. No Asaas você pode emitir boletos com QR code para facilitar o recebimento de cobranças.

Cobrança por cartão de crédito

No caso do pagamento por cartão de crédito — especialmente online —, além do esquecimento, existem outras duas causas principais:

• cartão vencido: neste caso, é preciso usar a régua de cobrança para notificar o cliente para atualização do documento ou alteração na modalidade de pagamento.
• suspeita de fraude ou limite insuficiente: nesta situação, é importante seguir os procedimentos definidos pela operadora do cartão ou pelo banco. Você pode utilizar a régua de cobrança para apresentar outras formas de pagamento.

Caso você esteja passando por problemas com fraudes e golpes, busque por um sistema seguro e automático de cobranças, que ajude a evitar esse tipo de problema.

Como funciona o fluxo de cobrança?

A régua de cobrança é mais simples do que você imagina. Ela é um processo que ajuda a identificar os melhores momentos para a empresa entrar em contato com o cliente para realizar a cobrança de uma fatura.

Você deve pensar em cada situação que o cliente passa dentro da cobrança, separando nas seguintes categorias:

1. Escolha do método de cobrança;
2. Envio de lembretes;
3. Identificação do atraso;
4. Tentativa de contato;
5. Negociação de pagamento;
6. Negativação Serasa.

Neste caso, a régua de cobrança estabelece como, quando e por onde o cliente será cobrado.

Cobrança preventiva

A cobrança preventiva, como o próprio nome sugere, é uma cobrança de prevenção à inadimplência. Ou seja, é feita antes do vencimento da fatura, com a ideia de lembrar o consumidor de que ele tem uma cobrança em aberto.

Ela segue as seguintes etapas:

1. Emissão e envio da cobrança ao cliente;
2. Lembrete de pagamento 5 dias antes do vencimento;
3. Lembrete de pagamento no dia do vencimento;
4. Envio da confirmação do pagamento.

Caso o cliente efetue o pagamento até a data de vencimento, a última etapa da régua de cobrança é o envio da confirmação de pagamento. Assim, a empresa demonstra que se importa com a ação do cliente, dando sinal de que recebeu o dinheiro.

No entanto, nos casos de inadimplência, é preciso recorrer à cobrança reativa.

Cobrança reativa

Se o cliente não realizar o pagamento, é necessário acionar a cobrança reativa. Neste caso, a linguagem acaba sendo um pouco mais firme, porém deve continuar dentro da comunicação amigável e profissional. 

Lembre-se de que você precisa sempre manter o respeito em todo o relacionamento empresarial que tiver, independente se é uma situação de cobrança ou não. 

Para a cobrança reativa, considere as seguintes etapas:

1. Aviso de atraso 1 dia após o vencimento;
2. Aviso de atraso 7 dias após o vencimento;
3. Aviso de atraso 14 dias após o vencimento;
4. Notificação por voz 30 dias após o vencimento;
5. Negativação do pagador 45 dias após o vencimento.

Assim que o cliente realizar o pagamento da cobrança, ele também deve receber uma confirmação de pagamento. 

Em algumas plataformas de cobranças, assim como o Asaas, você consegue automatizar todas as etapas da régua de cobrança, desde a emissão até a negativação no Serasa. 

Dica: com o Asaas você consegue automatizar todas as etapas da sua régua de cobrança, desde a emissão, passando pelo envio de lembretes antes e depois do vencimento, até a negativação no Serasa (caso seja necessário).

Como montar uma régua de cobrança?

A régua de cobrança pode ter diferentes processos definidos com base nas particularidades do negócio e considerando o meio de pagamento. Para montar a sua régua de cobrança, você precisa:

1. Saiba quem é seu público-alvo

Entender o perfil do seu público-alvo é fundamental para personalizar a abordagem de cobrança. Considere fatores como:

• Meio preferido de comunicação;
• Escolha do método de pagamento;
• Personalidade;
• Posição socioeconômica;
• Profissão em que atua;
• Idade;
• Região em que mora.

Todas essas informações devem estar cadastradas na ficha de cada cliente. Isso ajudará a adaptar a régua de cobrança para atender às necessidades do seu público de forma mais eficaz.

2. Adote uma linguagem adequada

A cobrança pode ser vista como uma ação negativa para o consumidor, bem como para a empresa. Por isso, utilize uma linguagem fácil, respeitosa e profissional em todos os pontos de contato da régua de cobrança. 

Independente de ser uma cobrança ou não, evite qualquer estilo de linguagem agressivo ou intimidador, pois isso pode prejudicar o relacionamento com o cliente. 

Para evitar discussões e estresse desnecessário, busque adaptar o tom de voz da empresa conforme o perfil do cliente, mantendo sempre o respeito e o profissionalismo.

3. Conheça a jornada de pagamento cliente

Entendendo a jornada de pagamento do cliente você conhecerá os diferentes estágios pelos quais o cliente passa, desde o recebimento da fatura até o pagamento final. Isso é essencial para criar uma régua de cobrança eficaz. 

Assim, ficará mais fácil planejar cada interação da régua de cobrança, oferecendo lembretes e incentivos no momento certo para maximizar as chances de pagamento.

4. Escolha um bom canal de comunicação 

Identifique o canal de comunicação preferido dos seus clientes. Geralmente, as opções mais comuns são: 

• E-mail;
• SMS;
• Carta;
• Ligações;
• WhatsApp.

Ao escolher o canal mais popular entre seus clientes, você aumenta a probabilidade de receber o pagamento e facilita a comunicação.

5. Personalize suas mensagens

Adapte suas mensagens conforme o histórico de relacionamento com o cliente, o meio de comunicação utilizado e a forma de cobrança. Uma abordagem personalizada mostra cuidado e aumenta a chance de uma resposta positiva.

6. Use técnicas de negociação

Esteja aberto à negociação e ofereça opções flexíveis de pagamento, como parcelamento da dívida ou descontos para pagamentos à vista. Isso pode incentivar o cliente a resolver a situação de forma colaborativa.

7. Mantenha o cadastro do cliente atualizado

Mantenha um cadastro detalhado e atualizado de todos os clientes, incluindo informações de contato, histórico de compras e pagamentos. Isso facilita a personalização da comunicação e ajuda a entender melhor o comportamento do cliente.

8. Cuidado com golpes

Esteja atento a possíveis golpes ou fraudes, como o da nota fiscal falsa, onde o cliente envia uma nota fiscal falsa afirmando já ter feito o pagamento. Lembre-se de que sua instituição financeira irá notificar a confirmação do pagamento. 

Caso seu cliente aponte problemas para efetuar o pagamento, procure o suporte da sua conta para verificar o que pode estar acontecendo.

9. Conte com um sistema ERP integrado

Utilize um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integrado para gerenciar todo o processo de cobrança de forma eficiente. Basicamente, esse recurso é responsável pelo armazenamento e organização dos dados dos clientes e da própria empresa.

O Asaas oferece um ERP gratuito para as contas empresariais. Por meio dele, você tem a automação de: controle de estoque, gestão de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber. Tudo isso em um único lugar.

Modelo de régua de cobrança

Após estabelecer a linguagem adequada e conhecer a jornada de pagamento do cliente, você deve identificar as melhores datas para iniciar a régua de cobrança.

Essa data pode variar conforme o vencimento de cada fatura, porém, tente considerar os períodos em que o cliente tem mais condições de pagar a fatura. Geralmente essas datas são entre os dias 5 e 15 do mês.

Abaixo, vamos apresentar um exemplo de régua de cobrança, mostrando como um fluxo de comunicação pode funcionar.

Lembre-se de adaptar as mensagens conforme a linguagem estabelecida pela empresa e o meio de comunicação utilizado.

Mensagem após a confirmação da compra

Exemplo de Mensagem: 

Bom dia, [Nome do cliente]! 

Confirmamos a compra de [Nome do Produto ou Serviço], no dia [Data da compra], no estabelecimento [nome da empresa]. 

Você pode acessar mais detalhes da sua cobrança pelo link [Link de pagamento].

Agradecemos pela sua preferência e esperamos que volte sempre!

Mensagem no dia antes do vencimento

Exemplo de Mensagem: 

Bom dia, [Nome do cliente]!

Tudo bem?

Estamos entrando em contato para lembrar que você tem uma fatura de [Descrição da compra] com vencimento próximo. 

Para efetuar o pagamento, acesse: [Link de pagamento].

Qualquer dúvida ou problema, por favor, entre em contato conosco!

Mensagem dia 1 após o vencimento

Exemplo de Mensagem: 

Bom dia, [Nome do cliente]!

Lembramos que sua fatura de [descrição da fatura] venceu ontem. Você pode realizar o pagamento diretamente por esse link: [Link de pagamento]

Em caso de problemas ou dúvidas relacionadas à cobrança, entre em contato!

Mensagem dia 7 após o vencimento

Exemplo de Mensagem:

Bom dia!

[Nome do cliente], você possui uma fatura de [descrição da fatura]. Para realizar o pagamento, acesse o link: [Link de pagamento]

Caso tenha problemas ou dúvidas relacionadas à cobrança, entre em contato!

Mensagem dia 14 após o vencimento

Exemplo de Mensagem:

Bom dia, [nome do cliente]!

Estamos entrando em contato para lembrá-lo sobre a fatura pendente de [descrição da fatura]. Você pode realizar o pagamento agora mesmo pelo link: [Link de pagamento]

Qualquer dúvida, ficamos à disposição!

Mensagem dia 30 após o vencimento

Exemplo de Mensagem:

Bom dia!

[Nome do cliente], estamos entrando em contato para informar que sua fatura de [descrição da fatura] continua pendente. Para regularizar sua situação, pedimos que efetue o pagamento o mais rápido possível. Acesse: [Link de pagamento]

Estamos à disposição!

Dia 45 após o vencimento

Nesta etapa, caso seu cliente ainda não tenha efetuado o pagamento, será necessário tomar ações um pouco mais rígidas. Nesse caso, você pode entrar com o processo de negativação Serasa.

Para facilitar esse processo e otimizar o tempo da sua empresa, existem ferramentas automatizadas especializadas em cobranças, assim como as que o Asaas oferece.

Dessa forma, você ganha tempo para focar em atividades mais direcionadas ao crescimento da empresa, enquanto mantém a saúde financeira do negócio estável.

Tenha uma régua de cobrança automática, e ganhe praticidade e agilidade para sua empresa. Abra sua conta no Asaas agora mesmo e diminua o índice de inadimplência da sua empresa!